Rachunek zysków i strat na klienta w agencji: kto naprawdę na Was zarabia

Agencja obsługująca 15 klientów niemal zawsze jest przekonana, że wie, kto jest tym kluczowym. Zwykle to „ten z największą fakturą”. Ale faktura to przychód, a nie zysk. Żeby zobaczyć, kto naprawdę przynosi pieniądze, a kto pracuje na stracie, potrzebny jest rachunek zysków i strat na klienta — czyli rozbicie P&L na poszczególnych klientów.

Brzmi skomplikowanie, ale w praktyce sprowadza się do trzech kroków. Sprawdźmy, jak to zbudować.

Czym jest rachunek zysków i strat na klienta

Rachunek zysków i strat na klienta to prosta tabela: ile klient Wam zapłacił, ile na niego wydaliście, ile zostało. Ta różnica to jego rentowność. Zróbcie tak dla każdego klienta, a obraz „ogólnie jesteśmy na plusie” się rozsypie: jedni klienci napędzają agencję, inni po cichu ją pogrążają. Od czego zacząć księgowość zarządczą w agencji w ogóle, przeczytacie w artykule Księgowość zarządcza w agencji marketingowej: od czego zacząć.

Krok 1. Zbierzcie przychody dla każdego klienta

Przypiszcie każdą płatność do konkretnego klienta: abonamenty, jednorazowe projekty, dodatki. Tylko nie wrzucajcie do tego budżetów reklamowych, jeśli przechodzą przez Was — to pieniądze przechodnie, a nie Wasz przychód. W efekcie wiecie, ile faktycznie przynosi każdy klient miesięcznie.

Krok 2. Przypiszcie koszty bezpośrednie

Koszty bezpośrednie to wydatki poniesione konkretnie na danego klienta: godziny zespołu (przeliczone na pieniądze), podwykonawcy, usługi związane z jego projektem. Godziny to najtrudniejszy, a zarazem najważniejszy element: bez nich rachunek zysków i strat kłamie. Nawet przybliżone oszacowanie, ile godzin zespół poświęca klientowi, daje bardziej realistyczny obraz niż „ogólnie jesteśmy na plusie”.

Krok 3. Rozdzielcie koszty wspólne

Czynsz, administracja, wynagrodzenia kierownictwa — to koszty wspólne, które również trzeba rozdzielić między klientów, inaczej zysk wygląda na zawyżony. Rozdzielcie je proporcjonalnie — według przychodu albo godzin zespołu. Tak otrzymacie zysk netto na klienta.

Co zrobić z wynikiem

Gdy rachunek zysków i strat jest już gotowy, niemal zawsze ujawnia się zasada Pareto: 20% klientów generuje 80% zysku — jak w artykule Rentowność klientów: te 20%, które dają 80% zysku. W przypadku pozostałych trzeba podjąć decyzję: podnieść cenę, zrewidować zakres współpracy albo się rozstać. Przykład systematycznego spojrzenia na klientów znajdziecie w case study Księgowość zarządcza w agencji: spojrzenie na klientów z osobna.

Taki rachunek zysków i strat można zbudować ręcznie w Excelu, ale przy 10+ klientach zamienia się to w comiesięczną mordęgę. W Finmap wystarczy tagować operacje klientami, a rentowność każdego z nich liczy się automatycznie — 7 dni za darmo.