Фінансові KPI агенції: 5 цифр, які дивитися щотижня

Більшість власників агенцій дивляться на фінанси раз на місяць — коли бухгалтер зведе звіт. Проблема в тому, що місяць — це занадто пізно: касовий розрив, збитковий клієнт чи провал у продажах ви побачите вже по факту. Щоб тримати агенцію під контролем, не потрібні складні звіти — потрібні кілька ключових цифр, на які ви дивитесь щотижня, за 15 хвилин у понеділок.

Розберемо 5 фінансових KPI, яких достатньо власнику агенції, щоб не втрачати керма. Про сам ритуал щотижневого огляду — стаття Щотижневий огляд KPI власника.

Чому щотижня, а не раз на місяць

Фінансові проблеми дешево вирішуються, лише поки вони попереду. Касовий розрив, помічений за два тижні, — це дзвінок клієнту про передоплату; помічений у день зарплати — це паніка. Щотижневий погляд ловить проблеми в зоні, де ще можна діяти. Не треба глибокого аналізу — треба регулярність і кілька правильних цифр.

KPI 1. Гроші: залишок і прогноз

Найважливіша цифра — скільки грошей є зараз на всіх рахунках і скільки буде за 2–4 тижні з урахуванням майбутніх надходжень і виплат. Це страховка від касового розриву. Якщо прогноз показує мінус — ви реагуєте заздалегідь. Як уникати розривів системно — у статті Касовий розрив в агенції: як уникнути.

KPI 2. Дебіторка: хто вам винен

Друга цифра — скільки вам винні клієнти за вже зроблену роботу і хто прострочує. Дебіторка — це ваші гроші в чужих руках; що більше вона росте, то більший розрив між «заробили» і «отримали». Щотижневий погляд на прострочення дозволяє нагадати вчасно, а не коли згадали.

KPI 3. Завантаження команди

Третя цифра — наскільки завантажена команда оплачуваною роботою. Це найдешевший важіль прибутку: падіння завантаження прямо б'є по грошах. Щотижня видно, хто перевантажений, а хто простоює. Детальніше — у статті Завантаження команди і прибуток.

KPI 4. Прибуток по активних клієнтах

Четверта цифра — як почуваються ключові клієнти й проєкти за прибутковістю. Не весь P&L, а сигнали: чи не сповзає хтось із прибутку в збиток, чи не «горить» проєкт понад бюджет годин. Основа для цього — P&L по клієнтах.

KPI 5. Продажі: ліди й воронка

П'ята цифра — що в продажах: скільки нових лідів, скільки на стадії угоди, скільки закрили. Це випереджальний показник: провал у лідах цього тижня стане провалом у грошах через місяць-два. Дивитись його щотижня — означає бачити майбутню виручку заздалегідь.

Як зібрати це за 15 хвилин

Секрет не в складності, а в тому, щоб ці 5 цифр були під рукою в одному місці, а не збиралися вручну щоразу. Коли облік ведеться системно, щотижневий огляд — це справді 15 хвилин: відкрив, подивився 5 показників, прийняв рішення. Якщо ж кожну цифру треба збирати руками з таблиць, огляд не робиться ніколи.

У Finmap залишок і прогноз грошей, дебіторка, завантаження й прибуток по клієнтах зібрані в одному місці — 5 KPI видно за хвилини, без ручного зведення. Спробуйте 7 днів безкоштовно.