Wykorzystanie zespołu a zysk: jak je ze sobą powiązać

Dwie agencje o takiej samej liczbie pracowników i takich samych stawkach mogą osiągać zupełnie różny zysk. Zwykle sprowadza się to do jednego niewidocznego wskaźnika — wykorzystania czasu zespołu (utilization). Pokazuje on, jaka część opłaconego czasu pracy ludzi faktycznie przynosi pieniądze, i to właśnie on — a nie liczba klientów czy wielkość zespołu — decyduje o tym, czy agencja zarabia, czy nie.

Problem w tym, że prawie nikt nie śledzi wykorzystania czasu — nie widać go na wyciągu bankowym. A tymczasem spadek wykorzystania o 10% potrafi zjeść cały zysk. Rozłóżmy na czynniki pierwsze, jak wykorzystanie wiąże się z zyskiem i jak nim zarządzać.

Czym jest wykorzystanie zespołu

Wykorzystanie to udział czasu pracy, który przypada na zadania rozliczane z klientem. Jeśli specjalista z 160 godzin pracy w miesiącu rozlicza klientom 110, a pozostałe 50 idzie na wewnętrzne spotkania, szkolenia, przestoje i sprawy administracyjne, jego wykorzystanie wynosi około 69%. Pozostałe 31% to czas, za który nikt wam nie płaci — a wy i tak wypłacacie za niego pełną pensję.

Dlaczego wykorzystanie to zysk

Pensja pracownika jest stała, niezależnie od tego, ile czasu poświęca na pracę dla klientów. Dlatego każda rozliczana godzina „spłaca” część tej pensji, a każda nierozliczana ją „zjada”. Podnieście wykorzystanie, a ten sam zespół przy tym samym budżecie na wynagrodzenia przyniesie więcej przychodu — zysk rośnie bez zatrudniania nowej osoby. Dlatego wykorzystanie to najtańsza dźwignia zysku w agencji. Jest ono bezpośrednio powiązane z waszym kosztem godziny: im niższe wykorzystanie, tym droższa staje się każda rozliczana godzina (jak obliczyć koszt godziny).

Jak obliczyć wykorzystanie zespołu

Wzór jest prosty: wykorzystanie = godziny rozliczane / wszystkie godziny pracy. Do tego potrzebujecie choćby przybliżonego śledzenia czasu w podziale na projekty: ile godzin zespół poświęcił na pracę dla klientów w stosunku do całkowitego czasu pracy. Nie musicie liczyć co do minuty — wystarczy uczciwy szacunek dla każdej osoby co tydzień.

Jaki poziom wykorzystania jest zdrowy

Dla agencji zdrowy poziom dla produktywnego zespołu to 65–80%. Poniżej 60% to sygnał ostrzegawczy: zbyt dużo opłaconego czasu nie przynosi przychodu. Powyżej 85% przez dłuższy czas grozi wypaleniem i spadkiem jakości. Ale ważniejszy od samej liczby jest trend: jeśli wykorzystanie systematycznie spada, zysk pójdzie w jego ślady.

Przykład: jak 10% wykorzystania zmienia zysk

Zespół 5 osób, pełny koszt każdej to 60 tysięcy miesięcznie (razem 300 tysięcy kosztów zespołu). Stawka dla klienta — 800 UAH/godzinę. Przy wykorzystaniu 70% zespół rozlicza 5 × 160 × 0,7 = 560 godzin, przychód wynosi 448 tysięcy, a „brutto” wynik zespołu to +148 tysięcy.

Teraz podnieście wykorzystanie do 80%: 5 × 160 × 0,8 = 640 godzin, przychód 512 tysięcy, wynik +212 tysięcy. Ci sami ludzie, te same pensje — a zysk jest wyższy o 64 tysiące, wyłącznie dzięki 10% wykorzystania. Dlatego jest to najtańsza dźwignia.

Jak podnieść wykorzystanie

Wykorzystanie podnosi się, ograniczając „szary”, nierozliczany czas: obcinając nadmiar wewnętrznych spotkań, oddając rutynowe zadania podwykonawcom, lepiej planując projekty, tak by nie było przestojów między nimi. Pomaga też zwykła przejrzystość — gdy zespół widzi własne wykorzystanie, sam zaczyna je podnosić. Powiązanym wskaźnikiem jest to, którzy klienci „zjadają” nieproporcjonalnie dużo czasu (rentowność klienta), oraz czy projekty nie schodzą na minus przez przekroczenia godzin (marża projektu). Klasyczna wpadka w śledzeniu godzin — przypadek 20 programistów i nieznanego zysku z projektu.

W Finmap godziny projektów, przychody i koszty zespołu spotykają się w jednym miejscu, dzięki czemu wykorzystanie i jego wpływ na zysk widać na realnych danych. Wypróbuj za darmo przez 7 dni.