Как LIBERT сэкономила $8 348 в год, заменив таблицы на Finmap
LIBERT осуществляет премиальные и бизнес-перевозки в Украине — индивидуальные и корпоративные заказы, официальный транспорт для делегаций, логистику мероприятий, международные маршруты, бронированные автомобили для поездок с повышенными требованиями к безопасности и англоговорящих водителей. Андрей Антоненко основал компанию в 2008 году и построил её на простом принципе: порядок важен, особенно в финансах, поэтому с самого начала он обучил свою команду чёткой системе отчётности.
“Наконец-то со всей моей командой выстраиваются честные и прозрачные отношения, а это для меня один из ключей к успеху.”
— Андрей Антоненко, владелец LIBERT
Проблема
Эта дисциплина держалась на ручном труде. LIBERT работала на самодельных таблицах, и к концу года это означало сверку более двенадцати ежемесячных таблиц, которые разрослись настолько, что доверять им без постоянной двойной проверки было невозможно. Каждый вечер нёс тот же риск. «Если вечером не сверить всё с таблицами и дополнительно не свести все результаты, или пропустить где-то ошибку, то завтра распутать этот клубок данных будет невозможно!» — говорит Антоненко. Объём работы перерос то, что один операционный менеджер мог бы разумно выполнить за обычный рабочий день, а CRM-системы, которые LIBERT пробовала внедрять, не соответствовали тому, как бизнес реально работает — ни одна из них не была построена вокруг водителей, автомобилей и проектов так, как это нужно транспортной компании.
Решение
Антоненко решил попробовать Finmap. «Система простая, и всё понятно. А онлайн-встреча с консультантом поддержки позволила настроить сервис именно под формат моего бизнеса», — говорит он.
Компания построила свою конфигурацию Finmap вокруг того, как она реально работает: каждый из примерно 20 водителей LIBERT получает отдельный аккаунт, чтобы фиксировать расходы с чеками и привязывать их к проекту, поэтому расходы никогда не остаются загадкой к моменту, когда информация доходит до головного офиса. Отдельные автомобили отслеживаются как отдельные проекты, показывая расходы на обслуживание и доход по классу транспорта. Дашборд также даёт Антоненко видимость расхода топлива каждого водителя относительно установленных лимитов.
Результаты
Самый очевидный результат — наём, который LIBERT больше не нужно делать. Взять дополнительного операционного менеджера при средней зарплате в Украине $750 в месяц обошлось бы компании примерно в $8 780 в год. Годовая подписка Finmap стоит $432 — чистая экономия $8 348 в год, помимо расходов на фонд оплаты труда и управленческих накладных расходов, которые добавил бы новый сотрудник.
В повседневной работе это также означает меньше времени на сверку и больше времени на управление бизнесом: лимиты топлива, балансы водителей и прибыльность каждого автомобиля теперь можно проверить на дашборде, а не восстанавливать из стопки таблиц. Другой результат сложнее выразить цифрой, но для него он не менее важен: доверие внутри команды. «Наконец-то со всей моей командой выстраиваются честные и прозрачные отношения, а это для меня один из ключей к успеху. Важно, чтобы всего хватало на всех, тогда работа водителей будет комфортной, а уровень нашего сервиса будет только расти», — говорит он.
Он уже думает о том, что ещё могла бы взять на себя система: «Я даже не знал, существуют ли подобные программы или конкуренты Finmap. И зачем, если эта система меня полностью устраивает? Для нашего бизнеса было бы хорошо иметь возможность не только выставлять счета в Finmap, но и выдавать акты выполненных работ».
