Як Gold Kitchen перетворив 4 години щоденного обліку на секунди
Gold Kitchen — українська компанія, що продає професійне обладнання для HoReCa, працюючи в роздрібних продажах, онлайн-замовленнях і оптових поставках партнерам. Відмовившись від офісу ще у 2019 році, компанія повністю перейшла на віддалену роботу, а це означає, що кожен підрозділ бізнесу потребує спільного доступу до актуальних цифр.
“Я витрачав по чотири години на день лише на те, щоб переглядати і 'перетягувати' кошти з одного місяця в інший.”
— Роман, власник Gold Kitchen
Виклик
До Finmap власник Роман вів фінанси компанії вручну — вибирав цифри з кількох банків і таблиць Excel та звіряв їх самостійно.
"Я витрачав по чотири години на день лише на те, щоб переглядати і 'перетягувати' кошти з одного місяця в інший", — каже Роман. Цей час можна було спрямувати на запуск нових напрямів, роботу з клієнтами чи масштабування бізнесу, але натомість він зникав у рутині.
Ще більшою проблемою була відсутність видимості. Оскільки продажі розподілялися між оптом, роздрібом і онлайн-замовленнями, Роман не міг зрозуміти, який канал насправді приносить прибуток. "Я не знав, який у мене оборот і які напрями прибуткові. У мене було лише приблизне уявлення про цифри", — каже він. Без управлінського обліку будь-якого виду рішення щодо витрат та інвестицій ухвалювалися на інтуїції, а не на даних, і не було жодної можливості побачити касовий розрив до того, як він настане.
Рішення
Роман вирішив вирішити проблему системно, а не латати її на ходу. Він підключив Finmap і залучив фінансового експерта з понад 20-річним досвідом роботи з великими компаніями та імпортерами, щоб правильно все налаштувати.
"Фінансовий експерт — найвищого рівня. Я приємно здивований. Знання — це ключ до всього", — каже Роман.
Впровадження пройшло через кілька етапів: складання карти всіх джерел доходів і витрат з розподілом за напрямами бізнесу, налаштування категорій Finmap і автоматичних правил під конкретну структуру Gold Kitchen, синхронізація даних через інтеграції та імпорт файлів там, де прямої інтеграції не було, — зокрема підключення NovaPay і налаштування обліку для рахунків Monobank, — а також навчання Романа та його команди самостійно читати дані, не чекаючи на ручні звіти.
Результати
Зміни одразу відобразилися на щоденній рутині Романа. Час, що витрачається на фінансовий менеджмент, скоротився приблизно вдесятеро — замість чотирьох годин на день достатньо кількох кліків. Як каже Роман: "Одна секунда — це величезна економія часу; ти можеш бачити всі свої фінанси будь-якої пори дня чи року".
Окрім економії часу, тепер у Романа є повна видимість доходів і витрат за категоріями, чітке розуміння, які напрями бізнесу дійсно прибуткові, та основа для прогнозування касових розривів і платежів — рішення, які раніше ухвалювалися на чуттях, тепер спираються на дані.
"Раніше був облік, що працював більше на державу. Тепер з'явився управлінський облік, що працює на компанію", — каже Роман.
Маючи вже готову базову модель — побудовані категорії, розділені напрями бізнесу та команду, залучену до щоденної підтримки, — Gold Kitchen тепер дивиться вперед: використовує Finmap для прогнозування касових розривів, оптимізує витрати за напрямами бізнесу для покращення маржі та відкриває нові канали продажів на основі вже налагодженого управлінського обліку.
"Тепер у нас є не просто облік для звітності — у нас є управлінський облік, що показує реальну картину бізнесу", — каже Роман.
