Як Intelligent System зросла на ~150% у рік пандемії завдяки Finmap
“Платіжний календар допоміг нам планувати надходження та витрати, щоб знати, чи є у нас касовий розрив або де він може виникнути. Ми мали час відреагувати й уникнути такої ситуації.”
— Микола Мостовий, засновник, Intelligent System
Виклик
Микола Мостовий будував свій будівельний бізнес так, як і більшість підрядників на старті: швидко, вручну і в Excel. До того часу, коли компанія вже керувала десятьма окремими бригадами з Варшави — з інтернаціональною командою з України, Молдови, Грузії, Білорусі та Польщі — такий підхід перестав працювати. Кожна бригада вела власний бюджет на матеріали й витратні матеріали, але ніде не було єдиного місця, де можна побачити всю картину: які клієнти справді заплатили, скільки йде на закупівлі та зарплати, які проєкти прибуткові, а які ні, і яке обладнання зберігається на складах на десяти різних об'єктах. До Finmap усе це жило в розрізнених файлах Excel, а звірка цифр однієї бригади з іншою забирала час, якого в команди не було.
Аутсорсингова польська бухгалтерська фірма компанії не могла закрити цей розрив. Її звіти надходили через два-три тижні після подій — це годилося для звітності, але було марним для рішення, яке потрібно було ухвалити того ж тижня. Очевидне рішення — найняти фінансового директора на повну ставку у Варшаві — мало реальну ціну: близько 8 000 злотих (приблизно €2 000) на місяць, витрата, на яку Мостовий не був готовий піти заради посади, доцільність якої ще не міг повністю обґрунтувати. «Нам потрібен був більш оперативний інструмент управлінського обліку, який показував би, де ми заробляємо прибуток, де втрачаємо гроші і де можемо працювати ефективніше», — каже він.
Рішення
Мостовий об'єднав бюджети всіх десяти бригад у Finmap, налаштувавши доступ за ролями так, щоб керівники проєктів, прораби та водії бачили й вносили лише те, що стосується їхньої частини бізнесу. Замість того щоб накопичувати документи для звірки в кінці місяця, співробітники самі фіксують операції доходів, витрат і переказів одразу, як вони відбуваються, використовуючи три основні точки внесення даних Finmap.
Основне навантаження несуть дві функції. Звіт «Рух грошових коштів» дає Мостовому актуальну на той самий день картину того, куди насправді рухаються гроші, бригада за бригадою. Платіжний календар дозволяє йому планувати доходи та витрати наперед, а не виявляти дефіцит уже тоді, коли він став проблемою. «Платіжний календар допоміг нам планувати надходження та витрати, щоб знати, чи є у нас касовий розрив або де він може виникнути. Ми мали час відреагувати й уникнути такої ситуації», — каже він.
Система також несподівано стала страховкою. Одного вересня співробітник загубив рахунок на 4 500 злотих (близько €1 000) і повністю про нього забув — доки бухгалтери не почали звіряти документи за місяць і не виявили, що його бракує. Оскільки операція вже була зафіксована в Finmap, компанія помітила розрив до того, як гроші були остаточно втрачені. «Добре, що він все провів через Finmap», — каже Мостовий.
Результати
Завдяки щоденній видимості по всіх десяти бригадах будівельний бізнес Мостового зріс приблизно на 150% за один рік — попри пандемію. Ще один проєкт у його портфелі, у фінтех-сфері, що також працює на Finmap, за той самий період зріс на 400%.
Не менш промовистим є те, кого Мостовий досі не найняв. «На рівні, на якому ми працюємо, ми мали б давно найняти когось, хто займався б фінансами. Але з сервісом Finmap поки що потреби в цьому немає», — каже він, уникаючи витрати приблизно у 8 000 злотих на місяць і водночас маючи щоденну, структуровану видимість по кожній бригаді.
На пряме запитання, чому він обрав Finmap, Мостовий не наводить фінансових показників. «Тому що це круто!» — каже він.
