Як Mathema замінила Excel-помилку на $250 щоденним фінансовим контролем
“Мені пощастило з фінансами — я завжди слухав розумних людей, і всі вони казали одне: контролюй свої фінанси.”
— Віталій Шкіль, співзасновник Mathema
Виклик
Mathema — онлайн-школа математики, яка сьогодні проводить понад 20 000 занять на місяць для понад 2000 учнів. Так було не завжди, і почалося все не з Finmap — співзасновник Віталій Шкіль вів фінанси компанії на старті в Excel, як роблять більшість засновників. Це працювало, доки бізнес не почав масштабуватися. Таблиці, які мали давати Шкілю повну фінансову картину, так і не змогли її дати — оновлення затримувалися, і бізнес платив за це так, що передбачити наслідки заздалегідь було складно. Одного разу помилка у формулі Excel коштувала компанії $250, і команді знадобилося дві години пошуків, щоб знайти, де саме прорахувалися цифри.
Для Шкіля такий розрив важив більше, ніж міг би важити для засновника-початківця. Він прийшов у бізнес уже з досвідом фінансового обліку і не хотів, щоб таблиця стала стелею для того, наскільки добре він міг цей досвід застосувати. «Мені пощастило з фінансами — я завжди слухав розумних людей, і всі вони казали одне: контролюй свої фінанси», — каже він.
Рішення
З березня 2021 року Mathema веде фінансовий облік у Finmap. Шкіль підключив банківські рахунки компанії, щоб транзакції потрапляли в систему автоматично, а не вносилися вручну, — це прибрало саме той крок ручного введення, у якому закралася помилка на $250. Він також налаштував рольовий доступ для команди, щоб люди могли вносити й бачити цифри, релевантні для їхньої ділянки бізнесу, без потреби надавати повну фінансову видимість кожному користувачу.
Щоденна звичка — моніторинг грошового потоку: картина того, що надходить і витрачається, в режимі того самого дня, замість запізнілої й схильної до помилок картини, яку раніше давав Excel. Окрім цієї щоденної перевірки, Шкіль щомісяця переглядає звіт про прибутки та збитки й звіт про рух грошових коштів, а також окремо відстежує оплати перших занять — цей показник показує, чи справді нові учні конвертуються в платних клієнтів, а не просто реєструються. Ті самі цифри він використовує, щоб регулярно переглядати структуру витрат Mathema й шукати категорії, варті оптимізації в міру масштабування школи. «Я вже застосовував свої знання з фінансового обліку до нового бізнесу, роблячи його фінансово здоровим з самого початку», — каже він.
Результати
Mathema виросла до школи, яка проводить понад 20 000 занять на місяць для понад 2000 учнів, а фінансова звітність більше не залежить від того, чи хтось пам'ятав правильно оновити таблицю, чи встиг помітити помилку до того, як вона коштуватиме реальних грошей. Завдяки щоденній дисципліні контролю грошового потоку, яку Шкіль побудував навколо Finmap, компанія повідомляє, що жодного разу не потрапляла в касовий розрив — саме той тип сліпої зони, який колись коштував бізнесу $250 і дві втрачені години, коли всю систему тримав на собі Excel.
Для Шкіля вибір інструменту ніколи не був суто фінансовим питанням. «Я також хочу підтримувати круті українські продукти, як-от Finmap», — каже він.
