Bauteile im Ausland einkaufen: Wie Sie Vorauszahlungen planen und beim Wechselkurs kein Geld mehr verlieren

Die Rüstungsproduktion ist fast immer von importierten Bauteilen abhängig. Und Importe bedeuten drei Dinge gleichzeitig: lange Lieferzeiten, Vorauszahlung im Voraus und eine fremde Währung. Jedes davon ist für sich genommen beherrschbar, aber zusammen fressen sie still und leise Ihre Liquidität und Ihre Marge auf.

Sie bezahlen Bauteile heute und in Fremdwährung, erhalten sie erst Monate später und verkaufen das fertige Produkt in Hrywnja. Zwischen diesen beiden Punkten liegen in Vorauszahlungen gebundenes Geld und ein Wechselkurs, der sich gegen Sie entwickeln kann. Und wenn Sie das nicht einplanen, wird „es ist plötzlich teurer geworden“ zu einer ständigen Überraschung.

Das lässt sich steuern. Dafür müssen Sie Fremdwährungszahlungen und den Wechselkurs aber im Voraus sehen – nicht erst im Nachhinein im Kontoauszug.

Warum Währung und Vorauszahlungen Ihre Marge auffressen

Das Problem ist nicht, dass die Bauteile teuer sind. Das Problem sind drei Lücken, die sich übereinanderlegen.

Solange diese drei Dinge nicht zusammengeführt werden, läuft die Planung auf „es ist Fremdwährung auf dem Konto, also zahlen wir“ hinaus. Und wenn mehrere Vorauszahlungen in eine Woche fallen und der Kurs gesprungen ist, fehlt Ihnen „plötzlich“ ausgerechnet für das wichtigste Bauteil das Geld.

„Wir haben den Kurs vom Planungstag in unsere Stückkosten eingerechnet, gezahlt haben wir aber anderthalb Monate später zu einem anderen Kurs. Bei einer großen Charge hat diese Differenz fast unseren gesamten Gewinn aus dem Vertrag aufgefressen.“

Wie sich das in Zahlen zeigt

Eine Charge Bauteile, zwei Kurse — zum Zeitpunkt der Planung und zum Zeitpunkt der Zahlung:

Der Dollarbetrag hat sich nicht geändert. Aber in Hrywnja hat die Charge mehr gekostet, als Sie in den Produktpreis eingerechnet hatten. Bei einer einzelnen Charge sind das ein paar Prozent, und über eine Serie von Dutzenden Einkäufen hinweg wird daraus ein spürbares Loch, das Sie nie gesehen haben — weil Sie nur auf den Dollarbetrag geschaut haben.

„Am schwersten war zu begreifen, dass wir nicht wegen der Lieferantenpreise Geld verlieren, sondern weil wir selbst nicht in der Lage waren, Fremdwährungszahlungen und den Wechselkurs zu planen.“

Wie Sie das planen

Damit Währung und Vorauszahlungen aufhören, eine Überraschung zu sein, müssen Sie sie als eigenen gesteuerten Kreislauf führen:

• Führen Sie die Buchhaltung in der Transaktionswährung. Sehen Sie Salden und Zahlungen in Dollar oder Euro separat, nicht nur im Hrywnja-Äquivalent.
• Tragen Sie Vorauszahlungen im Voraus in den Kalender ein. Sobald Sie sehen, welche Fremdwährungszahlungen in welche Wochen fallen, können Sie sie entzerren, statt alles auf einmal zu zahlen.
• Halten Sie eine Währungsreserve für geplante Einkäufe vor, damit Sie nicht im ungünstigsten Moment unter Termindruck Fremdwährung kaufen müssen.
• Rechnen Sie den Wechselkurs mit einem Puffer in die Stückkosten ein — damit die Differenz zwischen Plan und Zahlung Ihre Marge nicht unbemerkt auffrisst.

Wozu Buchhaltung hier gebraucht wird

Fremdwährungszahlungen, den Wechselkurs und das in Vorauszahlungen gebundene Geld gleichzeitig im Blick zu behalten, ist mit bloßem Auge unmöglich, wenn Sie mehrere Lieferanten, mehrere Währungen und unterschiedliche Lieferzeiten haben. All das muss an einem Ort und im Voraus zusammenlaufen, statt im Nachhinein aus Kontoauszügen rekonstruiert zu werden.

In Finmap können Sie Konten in verschiedenen Währungen führen, Zahlungen an Lieferanten in der Transaktionswährung sehen und Vorauszahlungen in den Zahlungskalender eintragen. So sehen Sie, welche Fremdwährungszahlungen anstehen, wie viel Geld unterwegs gebunden ist und wo der Wechselkurs Ihre Marge auffrisst.

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