Der Labor Cost, der Ihre Marge frisst: Dienstplan nach Nachfrage, nicht aus Gewohnheit

«Wir hatten den Food Cost unter Kontrolle und dachten, mit der Marge sei alles in Ordnung. Als wir den Labor Cost pro Schicht berechneten, stellte sich heraus: An Wochentagen zum Mittagessen waren mehr Mitarbeiter im Raum als Gäste. Wir bezahlten für Schichten, die kaum Umsatz brachten.»

Diese Geschichte kennen viele Gastronomen. Food Cost ist ein wichtiger Hebel für die Marge, aber nicht der einzige. Der zweite, oft unterschätzte Hebel ist der Labor Cost – die Personalkosten. Und der Gewinn verschwindet hier meist nicht durch hohe Löhne, sondern durch einen Dienstplan, der aus Gewohnheit statt nach tatsächlicher Nachfrage erstellt wird.

Was Labor Cost in einfachen Worten bedeutet

Labor Cost sind die Personalausgaben geteilt durch den Umsatz im selben Zeitraum. Bei einem Umsatz von $50.000 im Monat und einer Lohnsumme inklusive Steuern von $16.000 liegt der Labor Cost bei 32%. Ein gesunder Richtwert für die meisten Betriebe liegt bei 25–35%, abhängig vom Format: Betriebe mit einfachem Service liegen niedriger, große Restaurants mit umfassendem Service höher. Alles deutlich darüber frisst die Marge.

Warum der durchschnittliche Labor Cost trügt

Inhaber kennen meist den durchschnittlichen Labor Cost ihres Betriebs – sagen wir 30% – und das wirkt in Ordnung. Die Falle ist, dass der Durchschnitt die Streuung zwischen den Schichten verbirgt. Ein Freitagabend kann bei 20% Labor Cost liegen (volles Haus, gleiche Belegschaft), während ein Dienstagsmittagessen bei 55% liegt (gleiche Personalstärke, ein Drittel der Gäste). Im Durchschnitt kommen weiterhin dieselben 30% heraus, aber der Gewinn verschwindet genau in den ruhigen Schichten, in denen mehr Personal da ist als nötig.

Das Dienstagsmittagessen frisst mehr als die Hälfte seines Umsatzes für Personal. Das Problem ist nicht, dass die Mitarbeiter teuer sind, sondern dass zu viele von ihnen für den Gästestrom dieser Schicht eingeteilt sind. Eine Position aus ruhigen Schichten zu streichen, bringt dem Gewinn oft mehr als jede Einsparung bei den Zutaten.

Der wichtigste Hebel: der Dienstplan nach Nachfrage

Labor Cost wird nicht durch Löhne bestimmt, sondern durch den Dienstplan. Wenn Sie wissen, wann der tatsächliche Gästestrom herrscht, setzen Sie mehr Personal auf Spitzenschichten und weniger auf ruhige Schichten – und der Labor Cost gleicht sich aus, ohne dass der Service leidet. Der Schlüssel liegt darin, den Dienstplan anhand von Umsatzdaten nach Stunde und Tag zu erstellen, nicht nach dem Motto «so haben wir es immer gemacht». Oft reicht es, zwei oder drei der ruhigsten Schichten der Woche zu überprüfen, um die Marge spürbar zu steigern.

«Der Dienstplan ist der größte Kostenposten, den ein Restaurant jede Woche steuert. Aus Gewohnheit erstellt, kostet er Sie still ein bis zwei zusätzliche Gehälter im Monat. Nach Nachfrage erstellt, bringt er diese zurück in den Gewinn.»

Was sich sonst noch im Labor Cost verbirgt

Neben Überbesetzung in ruhigen Schichten frisst die Marge Überstunden durch einen schlechten Dienstplan, Fluktuation (jeder neue Kellner bedeutet Einarbeitung und Fehler in den ersten Wochen) und «graue» Stunden, in denen die Schicht bereits begonnen hat, aber die Gäste noch nicht da sind. All das zeigt sich nicht im Durchschnittswert, wird aber sichtbar, wenn Sie den Labor Cost pro Schicht berechnen und genau sehen, wo eine Person mehr kostet, als sie einbringt.

Wie sich das im Alltag zeigt

Das Problem hört man in typischen Sätzen. «Wir sind am Wochenende voll ausgebucht, aber der Gewinn bleibt trotzdem gering.» «Die Löhne wachsen schneller als der Umsatz.» «Nachmittags unter der Woche ist der Raum fast leer, aber die Personalstärke bleibt gleich – das war schon immer so.» «Ich glaube, wir bezahlen zu viel Personal, aber genau nachgerechnet habe ich nicht.» Jede dieser Aussagen beschreibt einen Betrieb, der den Gesamtumsatz im Blick hat, aber den Labor Cost pro Schicht nicht sieht.

Wie Sie das in Ihrem Betrieb sichtbar machen

Um die Marge zu steuern, müssen Sie Umsatz und Personalkosten nach Zeiträumen sehen. In Finmap erfassen Sie den Umsatz nach Tagen und die festen Lohnkosten getrennt von Waren und Miete, sehen den Labor Cost und seinen Trend. Es wird klar, welche Schichten durch Überbesetzung unterdurchschnittlich abschneiden, und der Dienstplan lässt sich anhand von Zahlen überprüfen, nicht nach dem Gefühl, dass «dienstags sowieso wenig los ist».

Verwandte Themen – der Food Cost, der Ihren Gewinn frisst und wie Sie den Break-even-Punkt für den Monat berechnen.

Ein paar Tipps

• Berechnen Sie den Labor Cost pro Schicht, nicht im Durchschnitt. Das Problem liegt immer in konkreten ruhigen Schichten, nicht im «Gesamten».
• Erstellen Sie den Dienstplan anhand von stündlichen Umsatzdaten, nicht aus Gewohnheit – Spitzenschichten dichter besetzen, ruhige Schichten dünner.
• Achten Sie auf Überstunden: Sie sind fast immer ein Zeichen für einen schlechten Dienstplan, nicht für Personalmangel.
• Halten Sie einen Ziel-Labor-Cost für Ihr Format fest und gleichen Sie ihn wöchentlich ab, nicht einmal pro Quartal.
• Denken Sie an die Fluktuation: Einen erfahrenen Kellner zu halten, ist günstiger, als ständig neue einzuarbeiten.

Ein volles Haus am Wochenende ist noch kein Gewinn, wenn ruhige Schichten ihn durch Personalkosten auffressen. Gewinn entsteht, wenn Sie den Labor Cost pro Schicht sehen und den Dienstplan nach der tatsächlichen Nachfrage erstellen, nicht aus Gewohnheit. Ein paar gezielte Anpassungen im Dienstplan bringen der Marge oft mehr als ein Monat Einsparungen bei den Zutaten.

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