Vorlage für die Rechnungsübersicht
Die Rechnungsübersicht ist die Arbeitsliste: eine Zeile je Rechnung, mit Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag, bereits gezahltem Anteil und der Zahl der Verzugstage. Es ist die Datei, die Sie öffnen, um zu entscheiden, wer heute Vormittag einen Anruf bekommt.
Das ist bewusst keine Fälligkeitsanalyse. Eine Altersstruktur verteilt die Forderungen auf 30-, 60- und 90-Tage-Körbe und sagt, wie schlecht die Lage ist; die Übersicht sagt, was heute zu tun ist. Wenn Sie die verdichtete Sicht brauchen, nutzen Sie die Vorlage zur Altersstruktur der Forderungen daneben — sie beantworten verschiedene Fragen, und die meisten Finanzabteilungen führen beide.
Die Reihenfolge der Anrufe sollte aus der Tabelle kommen, nicht aus dem Gedächtnis. Nach Betrag sortiert steht die große Rechnung oben, nach Tagen sortiert die älteste. Nützlich ist beides zugleich — Betrag mal Verzugstage — denn eine kleine, uralte Rechnung ist meist ein nicht erfasster Streitfall, während eine große, eine Woche überfällige Rechnung oft nur eine Erinnerung von der Zahlung entfernt ist.
Sehen Sie Teilzahlungen vor, sonst lügt die Tabelle Sie binnen eines Monats an. Echte Kunden zahlen den größten Teil einer Rechnung und halten die strittige Position zurück, und eine Übersicht mit reinem Bezahlt-oder-nicht-Status schreibt entweder alles als eingegangen ab oder mahnt weiter den vollen Betrag an. Eine Spalte für Gezahlt und eine für Offen lösen das, und der offene Betrag ist es, der sich zu dem aufsummiert, was Ihnen wirklich zusteht.
Was hier veraltet, ist die Zuordnung von Zahlungen zu Rechnungen: Geld kommt als Kontozeile mit einem Verwendungszweck, der nichts bedeuten muss. Finmap gleicht diese beim Eingang gegen offene Rechnungen ab, sodass die Statusspalte die Bank widerspiegelt und nicht den letzten manuellen Stand der Datei.
