Vorlage für Zero-Based Budgeting
Zero-Based Budgeting setzt jede Kostenposition auf null und lässt sie sich ihren Platz verdienen, statt das Vorjahr zu nehmen und ein paar Prozent daraufzulegen. Die Vorlage stellt das Vorjahr neben den neu aufgebauten Betrag, sodass sichtbar wird, welche Kategorien nur aus Gewohnheit mitgelaufen sind.
Fortschreibende Budgetierung konserviert alte Entscheidungen für immer. Ein Abo, das für ein 2023 beendetes Projekt gekauft wurde, ein Agenturhonorar, das niemand geprüft hat, ein Kuriervertrag, der auf das doppelte Volumen ausgelegt ist — jede Position überlebt, weil sie im Vorjahresbudget stand und die Erhöhung vernünftig aussah. Nichts im Prozess fragt, ob die Zeile überhaupt existieren sollte.
Die Disziplin steckt in der Begründungsspalte, und sie muss in dem geschrieben sein, was das Geld kauft: das deckt X Nutzer ab, das sind Y Lieferungen zu je Z. Eine Position, die sich nur mit "das hatten wir schon immer" rechtfertigen lässt, ist genau die, nach der die Übung sucht. Wo Kosten mit etwas skalieren, notieren Sie diesen Treiber neben dem Betrag — das macht die nächste Runde zu einer Stunde statt einer Woche.
Machen Sie das nicht mit jeder Zeile. Löhne und Miete von null zu budgetieren ist Theater: sie sind vertraglich und Sie kennen ihren Preis. Der Ertrag liegt in den disponiblen Gemeinkosten — Software, Marketing, Reisen, Dienstleistungen, Logistik — die meist einen bescheidenen Anteil der Ausgaben und fast die gesamte Verschwendung ausmachen. Nehmen Sie die zwanzig größten Kategorien und Sie haben fast alles erfasst, was zu holen ist.
Die Übung funktioniert nur mit sauberen Ist-Zahlen: zwölf Monate Ausgaben nach Kategorien, mit sichtbaren Einmaleffekten. Finmap kategorisiert Zahlungen beim Eingang, sodass die Ausgangszahlen das sind, was Sie tatsächlich ausgegeben haben, und nicht das, was das alte Budget versprach.
