El modelo financiero anual de su agencia: planifique los ingresos y el equipo

La mayoría de las agencias viven «según venga»: hay proyectos, genial; no los hay, salimos a buscar. La planificación se reduce a esperar que el próximo mes se parezca al anterior. Pero en cuanto una agencia quiere crecer de forma deliberada —contratar, solicitar un préstamo, lanzar un nuevo servicio—, necesita un modelo financiero: un plan anual sencillo que muestre cuánto hay que ganar, qué tamaño de equipo mantener y cuándo estará realmente el dinero.

Un modelo financiero suena complicado, pero para una agencia es un puñado de cifras conectadas entre sí. Vamos a ver de qué se compone y cómo construir uno para el año.

Por qué una agencia necesita un modelo financiero

El modelo responde a preguntas que de otro modo se deciden a ojo: si podemos permitirnos un especialista más, cuántos clientes necesitamos para alcanzar el beneficio deseado, cuándo llegará una brecha de caja. No es una profecía, sino una herramienta de «qué pasaría si»: cambia una cifra (por ejemplo, contrata a una persona) y ve cómo se refleja en todo el año. El orden básico en sus finanzas sobre el que se construye el modelo se explica en Contabilidad de gestión para una agencia de marketing: por dónde empezar.

Bloque 1. Ingresos: cuánto y de dónde

Empiece por los ingresos. Detalle las entradas previstas mes a mes: retenedores (una base estable) más proyectos puntuales (una estimación). Aquí importa la honestidad: no «queremos 2 millones», sino «tenemos retenedores por este importe y realistamente podemos cerrar este otro en proyectos puntuales». Precisamente separar la base de los proyectos puntuales es lo que muestra cuán estables son en realidad sus ingresos.

Bloque 2. El equipo: su mayor gasto

Después viene el equipo, el mayor gasto de una agencia. Calcule la nómina mes a mes, teniendo en cuenta las contrataciones planificadas. La clave es vincular el equipo con los ingresos a través de la utilización: cuánto trabajo puede realizar físicamente el equipo. No tiene sentido planificar ingresos que el equipo actual no pueda asumir, ni mantener una plantilla para unos ingresos que no existen. Sobre esta relación, vea Utilización del equipo y beneficio y Nómina: qué % de los ingresos es normal.

Bloque 3. El resto de los gastos y el beneficio

Añada los demás gastos: alquiler, software, marketing, impuestos, el salario del propietario. Los ingresos menos todos los gastos de cada mes dan el beneficio planificado, y los meses en que se vuelve negativo saltan a la vista de inmediato. Eso no es motivo de pánico, sino motivo para prepararse: desplazar gastos, elevar la base, retrasar una contratación.

Bloque 4. Dinero: cuándo llega a la cuenta

El beneficio sobre el papel no es dinero en la cuenta. El último bloque del modelo es el flujo de caja, teniendo en cuenta las fechas reales de pago y los aplazamientos. Es este el que muestra las brechas de caja con antelación. Para planificar el dinero cuando las entradas son irregulares, vea Cómo planificar el dinero cuando los clientes pagan de forma irregular.

Ejemplo: cómo el modelo detecta un problema

Una agencia planea contratar a dos personas en marzo ante un crecimiento previsto. En el modelo se ve así: la nómina sube en marzo de inmediato, mientras que los ingresos de los nuevos proyectos, de forma realista, solo empiezan a crecer a partir de mayo (se necesita tiempo para firmar con los clientes). Por lo tanto, marzo-abril suponen una caída del beneficio y un riesgo de brecha. El modelo lo señaló ya en enero, y el propietario reserva un colchón o retrasa la contratación un mes. Sin el modelo, habría contratado y se habría topado con la brecha después de los hechos.

Por dónde empezar

No construya de entrada una hoja de cálculo compleja. Tome los 4 bloques —ingresos, equipo, otros gastos, dinero— y distribúyalos mes a mes para el año que viene, aunque sea de forma aproximada. Solo con eso verá cuándo alcanza el techo de su equipo y dónde estarán las brechas. A partir de ahí, el modelo se va afinando con los datos reales.

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