Ügynöksége éves pénzügyi modellje: tervezze meg a bevételt és a csapatot

A legtöbb ügynökség „ahogy jön, úgy megy” alapon él: vannak projektek — remek; nincsenek — keresünk. A tervezés arra redukálódik, hogy reménykedünk: a következő hónap olyan lesz, mint az előző. De abban a pillanatban, amikor egy ügynökség tudatosan akar növekedni — alkalmazottat felvenni, hitelt felvenni, új szolgáltatást indítani —, pénzügyi modellre van szüksége: egy egyszerű egyéves tervre, amely megmutatja, mennyit kell keresnie, mekkora csapatot érdemes tartania, és mikor lesz ténylegesen pénz a számlán.

A pénzügyi modell bonyolultan hangzik, de egy ügynökség számára valójában néhány összefüggő számról van szó. Nézzük meg, miből épül fel, és hogyan állítsunk össze egyet egy évre.

Miért van szüksége az ügynökségnek pénzügyi modellre

A modell olyan kérdésekre ad választ, amelyeket egyébként megérzés alapján döntenek el: megengedhetünk-e magunknak még egy szakembert, hány ügyfélre van szükségünk a kívánt nyereség eléréséhez, mikor jön a likviditási rés. Nem jóslat, hanem „mi lenne, ha” eszköz: megváltoztat egy számot (mondjuk felvesz valakit), és láthatja, hogyan alakul ez az egész éven át. A pénzügyeiben lévő alapvető rendet, amelyre a modell épül, a Vezetői számvitel marketingügynökségeknek: honnan induljunk című cikk mutatja be.

1. blokk. Bevétel: mennyi és honnan

Kezdje a bevétellel. Vázolja fel a várható bevételeket hónapokra bontva: retainerek (stabil alap) plusz egyszeri projektek (becslés). Itt az őszinteség számít: ne az legyen a cél, hogy „2 milliót akarunk”, hanem hogy „ennyi retainerünk van, és realistán ennyit tudunk lezárni egyszeri projektekben”. Éppen az alap és az egyszeri projektek szétválasztása mutatja meg, mennyire stabil valójában a bevétele.

2. blokk. A csapat: a legnagyobb kiadása

Ezután következik a csapat, az ügynökség legnagyobb kiadása. Számolja ki a bérköltséget hónapokra bontva, figyelembe véve a tervezett felvételeket. A lényeg, hogy a csapatot a kihasználtságon keresztül kösse össze a bevétellel: mennyi munkát tud a csapat fizikailag elvégezni. Nincs értelme olyan bevételt tervezni, amelyet a jelenlegi csapat nem tud kezelni, vagy létszámot tartani olyan bevételre, amely nem létezik. Erről az összefüggésről bővebben: Csapatkihasználtság és nyereség és Bérköltség: mekkora % a bevételből a normális.

3. blokk. A többi kiadás és a nyereség

Adja hozzá a többi kiadást: bérleti díj, szoftverek, marketing, adók, a tulajdonos fizetése. A bevétel mínusz az összes kiadás havonta adja meg a tervezett nyereséget — és azonnal szembeötlenek azok a hónapok, amikor ez negatívba fordul. Ez nem pánikra, hanem felkészülésre ad okot: kiadásokat áthelyezni, az alapot emelni, a felvételt elhalasztani.

4. blokk. Pénz: mikor érkezik meg a számlára

A papíron lévő nyereség nem pénz a számlán. A modell utolsó blokkja a cash flow, amely figyelembe veszi a tényleges fizetési határidőket és halasztásokat. Éppen ez mutatja meg előre a likviditási réseket. Ha a bevételek egyenetlenek, a pénz tervezéséhez lásd: Hogyan tervezze a pénzt, ha az ügyfelek egyenetlenül fizetnek.

Példa: hogyan fogja meg a modell a problémát

Egy ügynökség márciusban két embert tervez felvenni a várható növekedés miatt. A modellben ez így néz ki: a bérköltség azonnal megugrik márciusban, míg az új projektekből származó bevétel realistán csak májustól kezd növekedni (időbe telik az ügyfelek megszerzése). Tehát március–április nyereségvisszaesést és résveszélyt jelent. A modell már januárban jelezte ezt — és a tulajdonos félretesz egy tartalékot, vagy egy hónappal elhalasztja a felvételt. A modell nélkül felvette volna az embereket, és utólag szembesült volna a réssel.

Honnan induljunk

Ne építsen azonnal bonyolult táblázatot. Vegye a 4 blokkot — bevétel, csapat, egyéb kiadások, pénz — és bontsa le őket hónapokra egy évre előre, akár csak nagyjából is. Már ez is megmutatja, mikor éri el csapata a plafont, és hol lesznek a rések. Innentől a modellt a tényadatok finomítják.

A Finmapben a bevétel, a csapat és a pénz tényadatai maguktól összeállnak, így a pénzügyi modellt havonta könnyű összevetni a valósággal ahelyett, hogy nulláról építené fel. Próbálja ki ingyen 7 napig.