Gépbérbeadás: a kihasználtság többet ér, mint a napidíj

„Tizennyolc gép, mind kint van a munkákon, a telefon nem áll meg. Az árbevétel a milliót közelíti. A hónap végén meg ránézek a számlámra, és nem értem, hol az a negyvenezer nyereség, amit a könyvelő megmutatott” — így kezdte a beszélgetést Pavlo, egy lvivi építőgép-kölcsönző tulajdonosa.

Ha gépeket ad bérbe, ezt már elmondta magának is. A minikotrók egy héttel előre le vannak foglalva, a lapvibrátorokat márciusban szétkapkodják. Új gépre meg harmadik éve nincs pénz.

Az ok szinte mindig ugyanaz. A gép csak azokon a napokon hoz pénzt, amikor valakinél kint van a munkaterületen. Pénzbe viszont minden nap kerül, hétvégén is, és akkor is, amikor szétszedve áll a műhelyben. Ezért egy bérleti nap önköltsége nem állandó, hanem egy tört, amelynek a nevezőjét nem Ön tartja a kezében.

Szétszedjük a kölcsönzőt két egységre: a gépre és a gépnapra. És megmutatjuk, miért hoz ugyanaz a 3 800 ₴ napi díj egyszer 172 ₴, máskor 611 ₴ fedezetet.

Az alapító útja: egy emelőkosaras géptől tizennyolc gépig

Pavlo egyetlen csuklós emelőkosaras géppel kezdte, amit hitelre vett. Maga szállította egy kisbusszal, maga mutatta meg a szerelőknek, hogyan kell a kosárból dolgozni. A számolás egyszerű volt: ennyit kaptam a napra, levontam a gázolajat és a részletet, a többi az enyém.

Nyolc év alatt tizennyolc gép lett. Lett egy telep a városon kívül, három szerelő, két értékesítő és egy teherautó a szállításhoz. Pontosan akkor szűntek meg a számok egyezni az érzéssel: a géppark tizennyolcszorosára nőtt, az árbevétel is körülbelül, a nyereség viszont nem nőtt.

„Amikor egy emelőkosaras gépem volt, mindent tudtam róla: hol van most, hány napot dolgozott, mikor kell olajat cserélni. Most tizennyolc gépem van, és nem tudom megmondani, melyik keresett pénzt tegnap, és melyik állt csak”.

Miért nem mond semmit a pénzről az, hogy „tizennyolc gép”

Egy 14 400 000 ₴ értékű géppark komolyan hangzik: a mérlegben vagyon, a banknál fedezet. De a gép nem attól hoz pénzt, hogy az Öné. Azokon a napokon hoz, amikor más munkaterületén áll. A többi napon Ön ellen dolgozik: a lízing fut, a biztosítás érvényes, a szerelő fizetésen van.

Amíg tizennyolc gép egyetlen „gépek” sorban ül a könyvelésben, a legegyszerűbb kérdésre sem válaszol: a lehetséges napokból hányat adott ki a kölcsönző, és mennyibe került Önnek az a nap.

Az élet addig, amíg a gép sorrá nem vált

Azt az állapotot, amelyben Pavlo majdnem három évet élt, minden olyan kölcsönző felismeri, amely egy-két gépből nőtt ki.

• A napi önköltséget körülbelül vették. A költségeket elosztották a naptárral, és kijött egy szám, amely mindenkinek megfelelt.
• A kihasználtságot senki nem mérte. Volt egy érzés, hogy „a gépek dolgoznak”, nem pedig a lehetséges napokból vett napok száma.
• A műhelyben töltött állásidőnek nem volt ára. Az alkatrészszámlát látták, a kiesett napi díjat nem.
• A kiszállítást szolgáltatásnak tekintették. A számlán szereplő összeg nem függött a távolságtól.
• A kedvezményeket szóban adták. Az értékesítő helyben megegyezett, és nem maradt nyoma.
• A halott gépeket az élőkkel együtt számolták. A kimutatásban a géppark volt benne, nem tizennyolc külön történet.

A hat közül egyik sem műszaki probléma volt. A szerelők rendesen dolgoztak, az értékesítők felvették a telefont. A gondok a nyilvántartásban voltak, és éppen ezért a telepen senki nem látta őket.

A fő mértékegység: a gépnap

Pavlo először azt számolta ki, mennyibe kerül a gépparkja egyetlen napja.

Miből áll össze a géppark egy hónapja

Egy hónap alatt 896 000 ₴ költség gyűlik össze, és szinte minden sor csak azért létezik, hogy a gép ki tudjon menni a munkaterületre.

Költségsor	Havi összeg	Az árbevétel %-a
Lízing és amortizáció	312 000 ₴	33%
Szerelők (3 fő)	126 000 ₴	13%
Logisztika, gépszállítás	148 000 ₴	16%
A telep bérleti díja	64 000 ₴	7%
Biztosítás	38 000 ₴	4%
Értékesítők, iroda	112 000 ₴	12%
Üzemanyag és szerviz	96 000 ₴	10%
Összesen	896 000 ₴	95%

Az üzemanyagon és a logisztika egy részén kívül egyetlen sor sem függ a kiadott napoktól: a lízing júliusban és januárban ugyanannyi.

Miért hazudik a naptári kapacitás

Tizennyolc gép 26 munkanapra 468 gépnap, vagyis az összes áru, amit a kölcsönző egy hónapban el tud adni. Pavlo elosztotta a 896 000 ₴-t 468-cal, és 1 915 ₴-t kapott egy napra. A 3 800 ₴ napi díjhoz képest ez 1 885 ₴ fedezetnek tűnt, vagyis majdnem a fél árnak.

A gond az, hogy a 468 a száz százalékos kihasználtsághoz tartozó kapacitás, ami senkinél nincs. Valójában a géppark 247 gépnapot adott ki, azaz a lehetséges 52,8%-át. Az 1 915 ₴ önköltség csak abban a világban létezik, ahol minden gép minden nap valakinél kint van.

„Három évig biztos voltam benne, hogy ötven százalék fedezetem van. Valójában a saját költségeimet osztottam el olyan napokkal, amelyeket el sem adtam”.

A gépnap valódi önköltsége: 3 628 ₴

Ugyanaz a 896 000 ₴, elosztva a tényleg kiadott 247 nappal, 3 628 ₴-t ad: ennyi egy bérleti nap igazi ára ebben a gépparkban.

Vonja ki a napi díjból: 3 800 − 3 628 = 172 ₴. Százhetvenkét hrivnya naponta, vagyis az ár 4,5%-a. Pontosan ugyanaz, amit a kimutatás mutat: árbevétel 938 600 ₴, költség 896 000 ₴, nyereség 42 600 ₴, jövedelmezőség 4,5%.

Az 1 915 ₴ és a 3 628 ₴ között majdnem kétszeres a különbség. És ez a különbség nem a gázolajból jött, hanem abból a 221 gépnapból, amit senki nem vett ki.

A nullpont: 236 gépnap

Ossza el a költséget a napi díjjal: 896 000 / 3 800 = 235,8. Ennyi bérleti nap kell ahhoz, hogy a hónap egyszerűen záruljon, és ez 50,4%-os kihasználtság.

És most jön a lényeg. Minden nap e pont felett már nem 172 ₴-t hoz, hanem a teljes 3 800 ₴-t. Pavlo körülbelül tizenegy nappal haladta meg, és ez a tizenegy nap az egész nyeresége.

Ugyanannak a gépparknak három forgatókönyve

Ugyanaz a tizennyolc gép, ugyanaz a napi díj, ugyanaz a 896 000 ₴ költség. Csak a kiadott napok száma változik.

Forgatókönyv	Gépnap	A nap önköltsége	Fedezet naponta	Havi nyereség
Ha minden nap kiadnák — 100%	468	1 915 ₴	1 885 ₴	882 400 ₴
Valójában — 52,8%	247	3 628 ₴	172 ₴	42 600 ₴
A cél 60%	281	3 189 ₴	611 ₴	171 800 ₴

Az első sor nem cél, hanem fantázia: száz százalékos kihasználtságú kölcsönző nem létezik. Pavlo viszont pontosan ehhez a sorhoz mérte a fedezetét három éven át.

Miért nem jelent egyetlen hrivnya költséget sem a 34 plusz nap

A tényleges 247 nap és a célként kitűzött 281 között harmincnégy nap van. Ahhoz, hogy ezeket kiadja, nem kell gépet vennie és nem kell szerelőt felvennie. A gépek már ott vannak, a szerelők már fizetésen vannak, a lízing már megy: a költség marad ugyanaz a 896 000 ₴.

Éppen ezért esik a napi önköltség 3 628 ₴-ról 3 189 ₴-ra: ugyanaz az összeg több napra oszlott szét. A fedezet 172 ₴-ról 611 ₴-ra nő, a napi díj pedig nem mozdult, hiszen mindkét szám 3 800 ₴ mínusz az önköltség.

A nyereség 171 800 ₴ a 42 600 ₴ helyett. Négyszer annyi, ugyanazzal az árlistával.

Egy százalék kihasználtság drágább minden kedvezménynél

Nézze az értékesítő szemével, aki telefonon alkudozik. A vevő mínusz öt százalékot kér, „egész hétre visszük”. A 3 800 ₴ öt százaléka 190 ₴, a tényleges nap fedezete pedig 172 ₴. Az értékesítő többet ad, mint amennyi abban a napban egyáltalán van: a 3 610 ₴ díj a 3 628 ₴ önköltséggel szemben mínusz 18 ₴-t ad naponta.

A másik irányban sem jobb a játék. Ahhoz, hogy ugyanazzal a 247 nappal 171 800 ₴-ra jusson, a napi díjat 3 800 ₴-ról 4 323 ₴-ra kellene emelni, vagyis majdnem 14%-kal. Ennyit a piac nem ad.

A 60%-os kihasználtság viszont ugyanazt az eredményt adja anélkül, hogy hozzáérne az árlistához. A kölcsönzésben a kihasználtság nem egy mutató a hétfői megbeszélésre, hanem a tulajdonos legfontosabb pénzügyi eszköze.

„Évekig kiharcoltam száz hrivnyát a napi díjban, és azt hittem, ez a fedezettel való munka. Kiderült, hogy egyetlen plusz bérleti nap gépenként havonta többet hoz, mint az összes alkudozás együtt”.

Miért nem mozdul a kihasználtság

Az 52,8% kereslethiánynak látszik. De amikor Pavlo minden ki nem adott napot okkal jelölt meg, kiderült, hogy nem a kereslet a főbűnös.

• A gép pont akkor van a műhelyben, amikor igény van rá. Ez a legdrágább állásidő: a vevő már telefonált.
• A logisztika nem bírja. A gép szabad, de a teherautó aznap más útvonalon megy.
• Az értékesítő nem tudja, hol van most a gép. Biztos, ami biztos, visszamondják, pedig az emelőkosaras gépet tegnap behozták.
• Négy gép, amit szinte senki nem kér. Ezek húzzák le az átlagot.

Négy okból három nem kér sem pénzt, sem új vevőt, csak azt, hogy tudjuk, hol van minden gép és mit csinált.

Műhely az igény napján: 129 200 ₴

Ez az első abból a két sorból, amely Pavlo egyetlen kimutatásában sem szerepelt. Egy hónapban a gépek 34 gépnapot álltak a műhelyben, és ez csak azokat a napokat jelenti, amikor a gépre már konkrét igény volt. 34 × 3 800 = 129 200 ₴ árbevétel, amit a géppark nem kapott meg. Összehasonlításul: ugyanannak a hónapnak a teljes nyeresége 42 600 ₴.

A számtan itt kellemetlenül pontos: 247 plusz 34 az 281. A célként kitűzött 60%-os kihasználtság nem új vevő és nem reklámköltés, hanem ugyanaz a gép, amely nem szétszedve áll azon a napon, amikor kérik.

Miért kerül többe egy váratlan meghibásodás az alkatrésznél

A tervezett szervizt olyan napra lehet tenni, amikor nincs igény: hétfőn, az esők után, január közepén. A váratlan meghibásodás nem ad választást, mert egy forró hét harmadik napján történik, amikor arra az emelőkosaras gépre sorban állnak.

Ezért a javítás ára a kölcsönzésben: alkatrész plusz a ledolgozatlan napok díja. A második rész szinte mindig nagyobb, és senki nem írja ki számlára.

A kiszállítás, amit félárban számláznak

A második sor közvetlenül az árlistában él, és úgy néz ki, mint egy kedvesség a vevőnek. Munkaterület a teleptől 40 km-re: odavinni egy minikotrót és visszahozni 1 450 ₴-ba kerül üzemanyagban, sofőrben és teherautóidőben. A 3 800 ₴ napi díjba viszont csak 800 ₴ van beépítve kiszállításra.

Ez 650 ₴ különbség minden fordulónál. Kiszállítás egy hónapban: 102. Összesen 66 300 ₴, amit a kölcsönző a saját zsebéből fizetett ki anélkül, hogy észrevette volna: minden elrejtőzött a logisztika sorában.

Íme a nagyságrend. Egy kiszállítás átlagosan 2,4 bérleti napot szolgál ki: 247 nap elosztva 102 fordulóval. Vagyis az alulszámlázás 268 ₴-t eszik meg abból a napból, amelyben összesen 172 ₴ fedezet van.

Mennyit keresett valójában a géppark

Adjuk össze a két sort: műhely az igény napján 129 200 ₴, alulszámlázott kiszállítás 66 300 ₴. Együtt 195 500 ₴ a 42 600 ₴ nyereséggel szemben. Két dolog, amely sem az árlistában, sem a kimutatásban nincs benne, 4,6-szor nagyobb mindannál, amit a cég a saját keresetének hitt.

És ezek nem olyan költségek, amelyeket le kell vágni. Az első árbevétel, amit ugyanazzal a géppel be lehet szedni. A második egy ár, amely nem jutott el a számláig.

Négy gép, amelyik áll

Amikor Pavlo gépenként szétszedte a hónapot, kiderült, hogy az 52,8% két különböző üzlet átlaga. Tizennyolc gépből négy az idő több mint 80%-ában áll. A maradék tizennégy 62%-on van kihasználva.

Mutató	A négy álló gép
A géppark aránya	4 a 18-ból
Kihasználtság	körülbelül 20%
Kiadva egy hónapban	20,8 gépnap
Árbevétel	79 040 ₴
Az állandó költségek rájuk eső része (4/18)	199 111 ₴
Nettó eredmény	−120 071 ₴

Százhúszezer havonta, vagyis majdnem a háromszorosa az egész cég nyereségének. Négy gép megeszi azt, amit a másik tizennégy megtermelt, és ezt csendben teszi: a kimutatásban nincs „gép” sor.

Miért nem adják el a halott gépeket

Az ok lelki. Ez a négy gép a mérlegben 3 200 000 ₴, darabonként 800 000 ₴. Eladni azt jelenti, hogy beismerjük: a vásárlás hiba volt, és amíg a gép a telepen áll, úgy tűnik, még ér valamit.

Mondjuk ki őszintén: az eladás nem viszi el a teljes 199 111 ₴-t, mert az iroda megmarad. De a lízing és a biztosítás a géppel együtt megy ki a kapun.

„Két kotrót azért vettem meg, mert jó ár adódott. Négy évig álltak és faltak fel engem, én meg minden alkalommal azt mondtam magamnak: hát ez mégis vagyon”.

Szezonalitás: a tél, amely megkétszerezi az önköltséget

A szezonalitás a kölcsönzésben keményebb, mint a legtöbb üzletben: a csúcs májustól októberig tart, a bezuhanás a január, a február és minden hosszú eső a két szezon között.

Miért a legdrágább döntés az évben az alacsony téli napi díj

A 896 000 ₴ költség nem tud a télről: a lízing, a biztosítás, a telep és a három szerelő februárban ugyanannyiba kerül, mint júliusban. A kihasználtság viszont esik, mondjuk 35%-ra, azaz 164 gépnapra. A napi önköltség 5 463 ₴-ra nő, a 3 800 ₴ díj naponta mínusz 1 663 ₴-t ad, és a hónap körülbelül mínusz 272 800 ₴ eredménnyel zárul.

És itt történik az a hiba, amely felfalja az évet. Hogy megtöltse a gépparkot, a kölcsönző dömpingel: mínusz húsz százalék, mínusz harminc. A kimutatás kevésbé ijesztően néz ki, csak hogy minden ilyen nap távolít a nullától, mert 3 040 ₴ az 5 463 ₴ önköltséggel szemben rosszabb, mint 3 800 ₴.

A helyes téli logika más: a díjat nem mozdítjuk, a telet pedig a géppark tervezett szervizére adjuk. Az a gép, amelyet februárban átvizsgáltak, nem áll be a műhelybe júniusban, amikor egy állásnap 3 800 ₴ kiesett árbevételbe kerül.

„Két télen egymás után háromezerért adtam a kotrót, hogy legalább hozzon valamit. Valójában napi mínusz két és félezret hozott, csak én ezt nem számoltam ki”.

Mi változott, amikor a gép sorrá vált

Pavlo három dolgot tett. Minden gép kapott egy saját sort a kiadott és a ki nem adott napokkal. Minden ki nem adott napot okkal kezdtek megjelölni. A kiszállítást pedig kilométerre tették át.

Két negyedév alatt a következő lett látható:

• A műhelyben töltött állásidő majdnem a felére esett. Amikor láthatóvá lett, hogy egy emelőkosaras gép egy műhelynapja júniusban 3 800 ₴-ba kerül, a szervizütemezést a szezonra írták át. Az igény napján mért állásidő 34 gépnapról 18-ra csökkent, ami 60 800 ₴ visszanyert árbevétel.
• A kiszállítás kilométeres tétel lett. Egyetlen vevő sem lépett ki: akinek közel van, az most 800 ₴-nál kevesebbet fizet. Az alulszámlázás 650 ₴-ról körülbelül 120 ₴-ra esett fordulónként, vagyis 66 300 ₴-ról 12 240 ₴-ra.
• A négy halott gép megszűnt mínusz lenni. Kettőt eladtak, további kettőt kivettek a kis megbízásokból, és hosszú szerződésekre állítottak be kivitelezőkhöz.

Ezek közül egyik döntés sem kívánt új gépet, új vevőt vagy áremelést. Azt kívánták, hogy a gépet sornak lássuk, és lássuk, a lehetséges napokból hányat dolgozott le.

Következtetés vállalkozóknak. Ha az üzlete egy drága vagyontárgy, amelyet időre ad bérbe, akkor ennek az időegységnek az önköltsége nem a költségein múlik, hanem azon, hány egységet sikerült eladnia. Alkudozni a díjon anélkül, hogy kiszámolta volna a nevezőt, értelmetlen: egy százalék kihasználtság szinte mindig többet ér, mint az összes kedvezmény együtt.

Tanácsok a végére

• A gépnap önköltségét a tényleg kiadott napokból számolja, ne a naptárból. A két szám közötti különbség kétszeres is lehet.
• Számolja ki a nullpontot napokban. A költséget ossza el az átlagos napi díjjal: ami e fölött van, teljes díjjal megy a nyereségbe.
• A kihasználtságot minden gépre külön vezesse. A gépparki átlag elrejti azokat a gépeket, amelyek a többi rovására állnak.
• Minden ki nem adott napot jelöljön meg okkal. Különben az állásidő kereslethiánynak tűnik, pedig többnyire a műhely.
• A javítást napokban értékelje, ne alkatrészre fordított hrivnyában. Egy állásnap szezonban a teljes napi díjba kerül.
• Vegye ki a fix kiszállítási árat. A kilométeralapú ár nem tántorítja el a vevőket, a fix összeg viszont veszteségessé teszi a távoli munkaterületeket.
• A napi önköltséget külön számolja szezonra és a két szezon közötti időre. Télen akár kétszer annyi is lehet.

A pénz nem tűnik el, Ön csak nem látja

A kölcsönzés olyan üzletnek látszik, amelyben a géppark és a napi díj dönt el mindent: legyen meg a kellő gép, és ne adjuk alul. Valójában a gép a belépés feltétele, a pénzről pedig egyetlen szám dönt: a lehetséges napokból hányat volt minden gép valakinél kint a munkaterületen.

Ezek a lyukak maguktól nem záródnak be. De amikor minden gép saját sort kap a kihasználtsággal és az állás okaival, azonnal látszik, melyik tartja el Önt, melyik csak áll, és hol kell hétfőn kezdeni.

Hogyan lássa ezt a saját gépparkjában

Minden, amit fentebb leírtunk, egyetlen táblázaton áll: minden gép egy sor, ahol egymás mellett van a bérbe adott napok, a szervizben töltött napok és az állásnapok száma. Amíg ez a kiadási naplóban és a szerelő fejében él, a kihasználtság csak hozzávetőleg látszik, egy gépnap önköltsége pedig egyáltalán nem. Ha ugyanezek az adatok maguktól állnak össze, látszik minden gép valódi kihasználtsága és az is, melyik nem termeli ki a rá eső költséget — pontosan ezért használják a kis- és középvállalkozók a Finmapot: hogy lássák a pénzügyi képet, ne emlékezetből rakják össze.

Olvassa el azt is

• Nyomtatási önköltség: gépóra és beigazítás számítása
• Fitneszklub: miért adósság a számlán lévő pénz, és nem nyereség

A téma alapja: A vezetői számvitel elmagyarázva: mi ez, és miért van rá szüksége a tulajdonosnak