Închirieri utilaje: de ce gradul de utilizare bate tariful

„Optsprezece utilaje, toate pe șantiere, telefonul nu tace. Încasările se apropie de un milion. Iar la sfârșitul lunii mă uit în cont și nu înțeleg unde sunt cele patruzeci de mii de profit pe care mi le-a arătat contabilul” — așa a început discuția Pavlo, proprietarul unei firme de închirieri de utilaje de construcții din Lviv.

Dacă închiriați utilaje, v-ați spus deja asta singur. Miniexcavatoarele sunt rezervate cu o săptămână înainte, plăcile vibratoare se iau pe nerăsuflate în martie. Iar bani pentru un utilaj nou nu sunt de trei ani.

Cauza e aproape mereu aceeași. Un utilaj aduce bani doar în zilele în care stă pe șantierul cuiva. Dar costă în fiecare zi, inclusiv în weekend și inclusiv când zace demontat în atelier. De aceea costul unei zile de închiriere nu este o constantă, ci o fracție în care nu controlați numitorul.

Descompunem firma de închirieri în două unități: utilajul și zi-mașină. Și arătăm de ce același tarif de 3 800 ₴ poate aduce 172 ₴ de marjă sau poate aduce 611 ₴.

Drumul fondatorului: de la o nacelă la optsprezece utilaje

Pavlo a început cu o singură nacelă articulată, cumpărată pe credit. O transporta el însuși cu o furgonetă, le arăta el însuși montatorilor cum se lucrează din coș. Socoteala era simplă: am luat atât pe zi, am scăzut motorina și rata, restul e al meu.

În opt ani utilajele au ajuns optsprezece. A apărut o platformă în afara orașului, trei mecanici, doi oameni de vânzări și un camion pentru transport. Exact atunci cifrele au încetat să se potrivească cu senzația: parcul a crescut de optsprezece ori, încasările cam la fel, profitul nu a crescut.

„Când aveam o singură nacelă, știam totul despre ea: unde este acum, câte zile a lucrat, când îi schimb uleiul. Acum am optsprezece utilaje și nu v-aș putea spune care dintre ele a câștigat ceva ieri și care a stat degeaba”.

De ce „optsprezece utilaje” nu spune nimic despre bani

Un parc de 14 400 000 ₴ sună solid: în bilanț este activ, la bancă este garanție. Dar un utilaj nu aduce bani prin faptul că este al vostru. Îi aduce în zilele în care stă pe șantierul altcuiva. În restul zilelor lucrează împotriva voastră: leasingul curge, asigurarea curge, mecanicul este pe salariu.

Cât timp optsprezece utilaje stau în contabilitate pe un singur rând numit „utilaje”, nu veți răspunde la cea mai simplă întrebare: câte zile dintre cele posibile a închiriat parcul și cât v-a costat ziua aceea.

Viața de dinainte ca utilajul să devină un rând

Starea în care Pavlo a trăit aproape trei ani o recunoaște orice firmă de închirieri crescută din unul sau două utilaje.

• Costul zilei era luat aproximativ. Cheltuielile se împărțeau pe calendar și ieșea o cifră care mulțumea pe toată lumea.
• Gradul de utilizare nu era măsurat de nimeni. Exista senzația că „utilajele lucrează”, nu numărul de zile dintre cele posibile.
• Staționarea în atelier nu avea preț. Factura de piese se vedea, tariful pierdut nu.
• Transportul era considerat un serviciu. Cifra din factură nu depindea de distanță.
• Discounturile se dădeau din vorbă. Omul de vânzări negocia pe loc și nu rămânea nicio urmă.
• Utilajele moarte erau numărate împreună cu cele vii. În raport apărea parcul, nu optsprezece povești separate.

Niciuna dintre cele șase nu era o problemă tehnică. Mecanicii lucrau bine, oamenii de vânzări răspundeau la telefon. Problemele erau de evidență și tocmai de aceea nimeni din platformă nu le vedea.

Unitatea principală: zi-mașină

Primul lucru pe care l-a făcut Pavlo a fost să calculeze cât costă o singură zi de existență a parcului său.

Din ce este alcătuită o lună a parcului

Într-o lună se adună 896 000 ₴ de cheltuieli și aproape fiecare poziție există doar pentru ca utilajul să poată pleca pe șantier.

Poziție de cheltuieli	Sumă pe lună	% din încasări
Leasing și amortizare	312 000 ₴	33%
Mecanici (3 persoane)	126 000 ₴	13%
Logistică, transport utilaje	148 000 ₴	16%
Chiria platformei	64 000 ₴	7%
Asigurări	38 000 ₴	4%
Vânzări, birou	112 000 ₴	12%
Combustibil și revizii	96 000 ₴	10%
Total	896 000 ₴	95%

În afară de combustibil și o parte din logistică, nicio poziție nu depinde de zilele închiriate: leasingul este același în iulie și în ianuarie.

De ce fondul de zile din calendar minte

Optsprezece utilaje înmulțite cu 26 de zile lucrătoare dau 468 de zile-mașină, toată marfa pe care firma o poate vinde într-o lună. Pavlo a împărțit 896 000 ₴ la 468 și a obținut 1 915 ₴ pe zi. Față de un tarif de 3 800 ₴ asta părea o marjă de 1 885 ₴, aproape jumătate din preț.

Problema este că 468 este fondul la un grad de utilizare de sută la sută, pe care nu îl are nimeni. În fapt parcul a închiriat 247 de zile-mașină, adică 52,8% din posibil. Costul de 1 915 ₴ există doar într-o lume în care fiecare utilaj stă în fiecare zi pe șantierul cuiva.

„Trei ani am fost convins că am cincizeci la sută marjă. În realitate îmi împărțeam cheltuielile la zile pe care nu le vândusem”.

Costul real al unei zile-mașină: 3 628 ₴

Aceiași 896 000 ₴, împărțiți la cele 247 de zile efectiv închiriate, dau 3 628 ₴, prețul adevărat al unei zile de închiriere pentru acest parc.

Scădeți-l din tarif: 3 800 − 3 628 = 172 ₴. O sută șaptezeci și două de grivne pe zi, adică 4,5% din preț. Exact ce arată raportul: încasări 938 600 ₴, cheltuieli 896 000 ₴, profit 42 600 ₴, rentabilitate 4,5%.

Între 1 915 ₴ și 3 628 ₴ este aproape dublu. Iar diferența nu a apărut din motorină, ci din cele 221 de zile-mașină pe care nu le-a luat nimeni.

Punctul zero: 236 de zile-mașină

Împărțiți cheltuielile la tarif: 896 000 / 3 800 = 235,8. Atâtea zile de închiriere sunt necesare doar pentru a închide luna, iar asta înseamnă 50,4% grad de utilizare.

Și acum cel mai important. Fiecare zi peste acest punct nu mai aduce 172 ₴, ci toți cei 3 800 ₴. Pavlo l-a depășit cu aproximativ unsprezece zile, iar acele zile sunt tot profitul lui.

Trei scenarii pentru unul și același parc

Aceleași optsprezece utilaje, același tarif, aceiași 896 000 ₴ de cheltuieli. Se schimbă doar numărul de zile închiriate.

Scenariu	Zile-mașină	Costul zilei	Marja pe zi	Profit pe lună
Dacă s-ar închiria toate zilele — 100%	468	1 915 ₴	1 885 ₴	882 400 ₴
În fapt — 52,8%	247	3 628 ₴	172 ₴	42 600 ₴
Ținta de 60%	281	3 189 ₴	611 ₴	171 800 ₴

Primul rând nu este o țintă, este o fantezie: o firmă de închirieri cu grad de utilizare de sută la sută nu există. Dar exact după el și-a socotit Pavlo marja trei ani la rând.

De ce cele 34 de zile în plus nu adaugă nicio grivnă la cheltuieli

Între cele 247 de zile reale și cele 281 din țintă sunt treizeci și patru de zile. Pentru a le închiria nu trebuie să cumpărați un utilaj sau să angajați un mecanic. Utilajele sunt deja în curte, mecanicii sunt deja pe salariu, leasingul se plătește deja: cheltuielile rămân aceiași 896 000 ₴.

Exact de aceea costul zilei scade de la 3 628 ₴ la 3 189 ₴: aceeași sumă s-a împărțit pe mai multe zile. Marja crește de la 172 ₴ la 611 ₴, iar tariful nu s-a mișcat, pentru că ambele cifre sunt 3 800 ₴ minus costul.

Profitul este 171 800 ₴ în loc de 42 600 ₴. De patru ori mai mult, cu aceeași listă de prețuri.

Un procent de utilizare este mai scump decât orice discount

Priviți lucrurile cu ochii omului de vânzări care negociază la telefon. Clientul cere minus cinci la sută, „îl luăm pe o săptămână întreagă”. Cinci la sută din 3 800 ₴ sunt 190 ₴, iar marja zilei reale este 172 ₴. Omul de vânzări dă mai mult decât există în ziua aceea: un tarif de 3 610 ₴ față de un cost de 3 628 ₴ dă minus 18 ₴ pe zi.

Jocul în cealaltă direcție nu e mai bun. Pentru a ajunge la 171 800 ₴ cu aceleași 247 de zile, tariful ar trebui ridicat de la 3 800 ₴ la 4 323 ₴, adică aproape 14%. Piața nu dă asta.

În schimb, un grad de utilizare de 60% dă același rezultat fără să atingă lista de prețuri. În închirieri, gradul de utilizare nu este un indicator pentru ședință, ci principalul instrument financiar al proprietarului.

„Ani de zile am smuls o sută de grivne din tarif și credeam că asta înseamnă să lucrezi cu marja. S-a dovedit că o singură zi de închiriere în plus pe utilaj într-o lună aduce mai mult decât toate negocierile acelea la un loc”.

De ce gradul de utilizare stă pe loc

Cifra de 52,8% arată ca o problemă de cerere. Dar când Pavlo a început să marcheze fiecare zi neînchiriată cu o cauză, cererea nu s-a dovedit vinovatul principal.

• Utilajul este în atelier exact atunci când există cerere pentru el. Cea mai scumpă staționare: clientul sunase deja.
• Logistica nu face față. Utilajul este liber, dar camionul este în ziua aceea pe alt traseu.
• Omul de vânzări nu știe unde se află utilajul. Refuză ca să fie siguri, deși nacela a fost adusă ieri.
• Patru utilaje pe care aproape nimeni nu le cere. Ele trag media în jos.

Trei cauze din patru nu cer nici bani, nici clienți noi, doar să știi unde este fiecare utilaj și ce a făcut.

Atelier în ziua cererii: 129 200 ₴

Prima dintre cele două poziții care nu apăreau în niciun raport al lui Pavlo. În lună utilajele au stat în atelier 34 de zile-mașină, și asta numărând doar zilele în care exista deja o cerere concretă pentru utilaj. 34 × 3 800 = 129 200 ₴ de încasări pe care parcul nu le-a primit. Pentru comparație: tot profitul aceleiași luni este 42 600 ₴.

Aritmetica este aici neplăcut de exactă: 247 plus 34 fac 281. Ținta de 60% grad de utilizare nu înseamnă clienți noi sau buget de publicitate, ci aceleași utilaje care nu stau demontate în ziua în care există cerere pentru ele.

De ce o defecțiune neprevăzută costă mai mult decât piesele

Revizia planificată poate fi pusă într-o zi fără cereri: luni, după ploi, la mijlocul lui ianuarie. Defecțiunea neprevăzută nu lasă loc de ales, pentru că se întâmplă în a treia zi a unei săptămâni fierbinți, când pentru nacela aceea se face coadă.

De aceea prețul unei reparații în închirieri este piese plus tariful zilelor nelucrate. Partea a doua este aproape mereu mai mare și nu o trece nimeni pe factură.

Transportul facturat pe jumătate

A doua poziție trăiește direct în lista de prețuri și arată ca o comoditate pentru client. Șantier la 40 km de platformă: a duce acolo un miniexcavator și a-l aduce înapoi costă 1 450 ₴ în combustibil, șofer și timp de camion. Iar în tariful de 3 800 ₴ pentru transport sunt prevăzuți doar 800 ₴.

Diferență de 650 ₴ la fiecare drum. Livrări pe lună: 102. În total 66 300 ₴ pe care firma i-a plătit din buzunarul propriu fără să observe, pentru că totul s-a ascuns pe rândul de logistică.

Iată dimensiunea. O livrare deservește în medie 2,4 zile de închiriere: 247 de zile împărțite la 102 drumuri. Adică subfacturarea mănâncă 268 ₴ dintr-o zi în care marja este de doar 172 ₴.

Cât a câștigat în realitate parcul

Să adunăm cele două poziții: atelier în ziua cererii 129 200 ₴ și transport subfacturat 66 300 ₴. În total 195 500 ₴ față de un profit de 42 600 ₴. Două lucruri care nu există nici în lista de prețuri, nici în raport sunt de 4,6 ori mai mari decât tot ce firma considera câștigul său.

Și nu sunt cheltuieli pe care trebuie să le tăiați. Prima este încasare care poate fi luată cu aceleași utilaje. A doua este un preț care nu a ajuns pe factură.

Patru utilaje care stau

Când Pavlo a desfăcut luna pe utilaje separate, s-a văzut că 52,8% este media dintre două afaceri diferite. Patru utilaje din optsprezece stau mai mult de 80% din timp. Celelalte paisprezece sunt utilizate la 62%.

Indicator	Cele patru utilaje care stau
Cota din parc	4 din 18
Grad de utilizare	circa 20%
Închiriate în lună	20,8 zile-mașină
Încasări	79 040 ₴
Cota din cheltuielile fixe (4/18)	199 111 ₴
Rezultat net	−120 071 ₴

O sută douăzeci de mii pe lună, aproape triplul profitului întregii firme. Patru utilaje mănâncă ce au câștigat celelalte paisprezece și o fac în liniște: rândul „utilaj” nu există în raport.

De ce utilajele moarte nu se vând

Motivul este psihologic. Cele patru utilaje valorează 3 200 000 ₴ în bilanț, câte 800 000 ₴ fiecare. A le vinde înseamnă a recunoaște că achiziția a fost o greșeală, iar cât timp utilajul stă în platformă pare că mai valorează ceva.

Să spunem cinstit: vânzarea nu va îndepărta toți cei 199 111 ₴, fiindcă biroul rămâne. Dar leasingul și asigurarea pleacă împreună cu utilajul.

„Două excavatoare le-am luat pentru că s-a nimerit un preț bun. Au stat patru ani și m-au mâncat, iar de fiecare dată îmi spuneam: păi e totuși un activ”.

Sezonalitatea: iarna care dublează costul

Sezonalitatea în închirieri este mai dură decât în majoritatea afacerilor: vârful este din mai până în octombrie, prăbușirea este ianuarie, februarie și fiecare ploaie lungă din extrasezon.

De ce tariful ieftin de iarnă este cea mai scumpă decizie a anului

Cheltuielile de 896 000 ₴ nu știu nimic despre iarnă: leasingul, asigurarea, platforma și cei trei mecanici costă în februarie la fel cât în iulie. Gradul de utilizare însă scade, să zicem la 35%, adică la 164 de zile-mașină. Costul zilei urcă la 5 463 ₴, tariful de 3 800 ₴ dă minus 1 663 ₴ în fiecare zi, iar luna se închide pe un rezultat de aproximativ minus 272 800 ₴.

Aici se face greșeala care mănâncă anul. Ca să umple parcul, firma scade prețurile: minus douăzeci la sută, minus treizeci. Raportul arată mai puțin înfricoșător, dar fiecare asemenea zi îndepărtează de zero, pentru că 3 040 ₴ față de un cost de 5 463 ₴ este mai rău decât 3 800 ₴.

Logica corectă de iarnă este alta: tariful nu se mișcă, iar iarna se dă reviziilor planificate ale parcului. Un utilaj revizuit în februarie nu intră în atelier în iunie, când o zi de staționare costă 3 800 ₴ de încasări nerealizate.

„Două ierni la rând am dat excavatorul pe trei mii, ca să aducă măcar ceva. În realitate aducea minus două mii cinci sute pe zi, doar că nu socoteam asta”.

Ce s-a schimbat când utilajul a devenit un rând

Pavlo a făcut trei lucruri. Fiecare utilaj a primit rândul său, cu zilele închiriate și cele neînchiriate. Fiecare zi neînchiriată a început să fie marcată cu o cauză. Iar transportul a trecut pe kilometraj.

În două trimestre s-a văzut următorul lucru:

• Staționarea în atelier a scăzut aproape la jumătate. Când s-a văzut că o zi de nacelă în atelier în iunie costă 3 800 ₴, graficul de revizii a fost rescris după sezon. Staționarea în ziua cererii a scăzut de la 34 de zile-mașină la 18, adică 60 800 ₴ de încasări recuperate.
• Transportul a devenit o poziție cu kilometraj. Niciun client nu a plecat: cei care sunt aproape au început să plătească mai puțin de 800 ₴. Subfacturarea a scăzut de la 650 ₴ la circa 120 ₴ pe drum, de la 66 300 ₴ la 12 240 ₴.
• Cele patru utilaje moarte au încetat să fie minus. Două au fost vândute, iar celelalte două au fost scoase din comenzile mici și puse pe contracte lungi cu antreprenori.

Niciuna dintre aceste decizii nu a cerut utilaje noi, clienți noi sau o creștere a listei de prețuri. Ele au cerut să vezi utilajul ca pe un rând și să vezi câte zile dintre cele posibile a lucrat.

Concluzia pentru antreprenori. Dacă afacerea voastră este un activ scump pe care îl închiriați în timp, costul unității din acel timp nu depinde de cheltuieli, ci de câte unități ați reușit să vindeți. Să negociați tariful fără să fi calculat numitorul este lipsit de sens: un procent de grad de utilizare valorează aproape mereu mai mult decât toate discounturile la un loc.

Sfaturi la final

• Calculați costul unei zile-mașină din zilele efectiv închiriate, nu din calendar. Diferența dintre aceste cifre ajunge să fie dublă.
• Calculați punctul zero în zile. Împărțiți cheltuielile la tariful mediu: tot ce este peste intră în profit la tariful întreg.
• Urmăriți gradul de utilizare pe fiecare utilaj separat. Media parcului ascunde utilajele care stau pe spinarea celorlalte.
• Marcați fiecare zi neînchiriată cu o cauză. Altfel staționarea arată ca lipsă de cerere, deși de obicei este atelierul.
• Evaluați reparațiile în zile, nu în grivne de piese. O zi de staționare în sezon costă tariful întreg.
• Scoateți prețul fix al transportului. Kilometrajul nu alungă clienții, în schimb o cifră fixă face șantierele îndepărtate păguboase.
• Calculați costul zilei separat pentru sezon și pentru extrasezon. Iarna el poate fi dublu.

Banii nu dispar, doar că nu îi vedeți

Închirierile par o afacere în care totul se decide din parc și din tarif: să ai utilajul potrivit și să nu vinzi prea ieftin. În realitate utilajul este condiția de intrare, iar banii îi decide o singură cifră: câte zile dintre cele posibile a stat fiecare utilaj pe șantierul cuiva.

Singure, aceste găuri nu se închid. Dar când fiecare utilaj primește propriul rând cu gradul de utilizare și cauzele staționării, se vede imediat care vă hrănește, care doar stă și de unde să începeți luni.

Cum să vedeți asta în propria firmă de închirieri

Tot ce am descris mai sus stă într-un singur tabel: fiecare utilaj este un rând cu zilele închiriate, zilele în service și zilele de staționare unul lângă altul. Cât timp asta trăiește în registrul de predare și în capul mecanicului, gradul de utilizare se vede doar aproximativ, iar costul unei zile-mașină nu se vede niciodată. Când aceleași date se adună automat, se vede atât utilizarea reală a fiecărui utilaj, cât și care dintre ele nu își acoperă partea de cheltuieli — exact pentru asta folosesc proprietarii de firme mici și mijlocii Finmap: ca să vadă imaginea financiară, nu să o reconstruiască din memorie.

Citiți și

• Costul tipăririi: cum se calculează ora-mașină
• Sală de fitness: de ce banii din cont sunt o datorie, nu un profit

Baza temei: Contabilitate de gestiune explicată: ce este și de ce au nevoie de ea proprietarii