Noleggio macchine: perché conta l'utilizzo, non la tariffa

«Diciotto macchine, tutte in cantiere, il telefono non smette di suonare. Il fatturato sfiora il milione. E a fine mese guardo il conto e non capisco dove siano quei quarantamila di utile che mi ha mostrato il contabile» — così ha iniziato il discorso Pavlo, titolare di un noleggio di macchine da costruzione a Lviv.

Se noleggiate macchine, questa frase l'avete già detta a voi stessi. I mini-escavatori sono prenotati con una settimana di anticipo, le piastre vibranti a marzo le portano via tutte. E i soldi per una macchina nuova non ci sono da tre anni.

Il motivo è quasi sempre lo stesso. Una macchina porta soldi solo nei giorni in cui sta nel cantiere di qualcuno. E costa ogni giorno, anche nei fine settimana, anche quando è smontata in officina. Per questo il costo di un giorno di noleggio non è una costante, ma una frazione di cui non controllate il denominatore.

Scomponiamo il noleggio in due unità: la macchina e il giorno-macchina. E mostriamo perché la stessa tariffa di 3 800 ₴ può dare 172 ₴ di margine, oppure 611 ₴.

Il percorso del fondatore: da una piattaforma aerea a diciotto macchine

Pavlo ha iniziato con una sola piattaforma aerea articolata, comprata a rate. La trasportava lui stesso con un furgone, mostrava lui stesso ai montatori come si lavora con il cestello. Il conto era semplice: ho preso tanto per la giornata, ho tolto il gasolio e la rata, il resto è mio.

In otto anni le macchine sono diventate diciotto. È arrivato un piazzale fuori città, tre meccanici, due commerciali e un camion per i trasporti. È stato allora che i numeri hanno smesso di coincidere con la sensazione: il parco è cresciuto di diciotto volte, il fatturato più o meno altrettanto, l'utile non è cresciuto.

«Quando avevo una sola piattaforma, sapevo tutto di lei: dov'era in quel momento, quanti giorni aveva lavorato, quando cambiarle l'olio. Ora ho diciotto macchine e non saprei dirvi quale ieri ha guadagnato e quale è stata semplicemente ferma».

Perché «diciotto macchine» non dice niente sui soldi

Un parco da 14 400 000 ₴ suona solido: in bilancio è un attivo, in banca una garanzia. Ma una macchina non porta soldi per il fatto di essere vostra. Li porta nei giorni in cui sta nel cantiere di un altro. Negli altri giorni lavora contro di voi: il leasing matura, l'assicurazione corre, il meccanico è in busta paga.

Finché diciotto macchine stanno in contabilità in un'unica riga «macchinari», non risponderete alla domanda più semplice: quanti giorni dei possibili il noleggio ha venduto e quanto vi è costato quel giorno.

La vita prima che la macchina diventasse una riga

Lo stato in cui Pavlo ha vissuto quasi tre anni lo riconosce qualunque noleggio cresciuto da una o due macchine.

• Il costo del giorno era una stima. Le spese si dividevano per il calendario e veniva fuori un numero che accontentava tutti.
• L'utilizzo non lo misurava nessuno. C'era la sensazione «le macchine sono in cantiere», non il numero di giorni sui possibili.
• Il fermo macchina in officina non aveva un prezzo. La fattura dei ricambi si vedeva, la tariffa persa no.
• La consegna era considerata un servizio. La cifra in fattura non dipendeva dalla distanza.
• Gli sconti si davano a voce. Il commerciale trattava sul posto e non restava traccia.
• Le macchine morte si contavano insieme a quelle vive. Nel report c'era il parco, non diciotto storie separate.

Nessuna delle sei era un problema tecnico. I meccanici lavoravano bene, i commerciali rispondevano al telefono. I problemi erano contabili, ed è per questo che nessuno sul piazzale li vedeva.

L'unità principale: il giorno-macchina

La prima cosa che ha fatto Pavlo è stata calcolare quanto costa un solo giorno di esistenza del suo parco.

Di cosa è fatto un mese del parco

In un mese si accumulano 896 000 ₴ di costi, e quasi ogni voce esiste solo perché la macchina possa uscire verso il cantiere.

Voce di costo	Importo mensile	% del fatturato
Leasing e ammortamento	312 000 ₴	33%
Meccanici (3 persone)	126 000 ₴	13%
Logistica, trasporto delle macchine	148 000 ₴	16%
Affitto del piazzale	64 000 ₴	7%
Assicurazioni	38 000 ₴	4%
Commerciali, ufficio	112 000 ₴	12%
Carburante e manutenzione	96 000 ₴	10%
Totale	896 000 ₴	95%

A parte il carburante e una parte della logistica, nessuna voce dipende dai giorni noleggiati: il leasing è identico a luglio e a gennaio.

Perché il monte-giorni da calendario mente

Diciotto macchine per 26 giorni lavorativi fanno 468 giorni-macchina, tutta la merce che il noleggio può vendere in un mese. Pavlo ha diviso 896 000 ₴ per 468 e ha ottenuto 1 915 ₴ al giorno. Contro una tariffa di 3 800 ₴ sembrava un margine di 1 885 ₴, quasi metà del prezzo.

Il problema è che 468 è il monte-giorni con un utilizzo al cento per cento, che non ha nessuno. Di fatto il parco ha noleggiato 247 giorni-macchina, cioè il 52,8% del possibile. Il costo di 1 915 ₴ esiste solo in un mondo dove ogni macchina è ogni giorno nel cantiere di qualcuno.

«Per tre anni sono stato convinto di avere il cinquanta per cento di margine. In realtà stavo dividendo i miei costi per giorni che non avevo venduto».

Il costo reale del giorno-macchina: 3 628 ₴

Gli stessi 896 000 ₴, divisi per i 247 giorni effettivamente noleggiati, danno 3 628 ₴: il prezzo vero di un giorno di noleggio per questo parco.

Sottraetelo dalla tariffa: 3 800 − 3 628 = 172 ₴. Centosettantadue grivnie al giorno, cioè il 4,5% del prezzo. Esattamente quello che mostra il bilancio: fatturato 938 600 ₴, costi 896 000 ₴, utile 42 600 ₴, redditività 4,5%.

Tra 1 915 ₴ e 3 628 ₴ c'è quasi il doppio. E la differenza non è nata dal gasolio, ma dai 221 giorni-macchina che nessuno ha preso.

Il punto di pareggio: 236 giorni-macchina

Dividete i costi per la tariffa: 896 000 / 3 800 = 235,8. Tanti giorni di noleggio servono solo per chiudere il mese: è il 50,4% di utilizzo.

E ora la cosa principale. Ogni giorno oltre quel punto non porta più 172 ₴, ma tutti i 3 800 ₴. Pavlo l'ha superato di circa undici giorni: sono loro tutto il suo utile.

Tre scenari dello stesso parco

Le stesse diciotto macchine, la stessa tariffa, gli stessi 896 000 ₴ di costi. Cambia solo il numero di giorni noleggiati.

Scenario	Giorni-macchina	Costo del giorno	Margine al giorno	Utile del mese
Se si noleggiassero tutti i giorni — 100%	468	1 915 ₴	1 885 ₴	882 400 ₴
Di fatto — 52,8%	247	3 628 ₴	172 ₴	42 600 ₴
Obiettivo del 60%	281	3 189 ₴	611 ₴	171 800 ₴

La prima riga non è un obiettivo, è una fantasia: un noleggio con utilizzo al cento per cento non esiste. Ma è proprio su quella riga che Pavlo per tre anni ha calcolato il suo margine.

Perché 34 giorni in più non aggiungono una sola grivnia di costi

Tra i 247 giorni reali e i 281 dell'obiettivo ci sono trentaquattro giorni. Per noleggiarli non serve comprare una macchina né assumere un meccanico. Le macchine ci sono già, i meccanici sono già in busta paga, il leasing si paga già: i costi restano gli stessi 896 000 ₴.

Ecco perché il costo del giorno scende da 3 628 ₴ a 3 189 ₴: la stessa somma si distribuisce su più giorni. Il margine sale da 172 ₴ a 611 ₴ e la tariffa non si è mossa, perché entrambi i numeri sono 3 800 ₴ meno il costo.

L'utile è 171 800 ₴ invece di 42 600 ₴. Quattro volte tanto, con lo stesso listino.

Un punto di utilizzo vale più di qualsiasi sconto

Guardatela con gli occhi del commerciale che tratta al telefono. Il cliente chiede meno cinque per cento, «la prendiamo per una settimana intera». Cinque per cento di 3 800 ₴ sono 190 ₴, e il margine sul giorno reale è 172 ₴. Il commerciale regala più di quanto quel giorno contenga: una tariffa di 3 610 ₴ contro un costo di 3 628 ₴ dà meno 18 ₴ al giorno.

Il gioco opposto non è migliore. Per arrivare a 171 800 ₴ con gli stessi 247 giorni, la tariffa va alzata da 3 800 ₴ a 4 323 ₴, quasi il 14%. Il mercato non lo concede.

Un utilizzo del 60%, invece, dà lo stesso risultato senza toccare il listino. Nel noleggio l'utilizzo non è un indicatore da riunione, ma il principale strumento finanziario del titolare.

«Per anni ho strappato cento grivnie sulla tariffa e lo chiamavo lavorare sul margine. Si è scoperto che un solo giorno di noleggio in più per macchina al mese rende più di tutte quelle trattative insieme».

Perché l'utilizzo non si muove

Il 52,8% sembra un problema di domanda. Ma quando Pavlo ha iniziato a segnare ogni giorno non noleggiato con una causa, la domanda non è risultata la colpevole principale.

• La macchina è in officina proprio quando c'è una richiesta. Il fermo macchina più caro: il cliente aveva già telefonato.
• La logistica non ce la fa. La macchina è libera, ma quel giorno il camion è su un altro giro.
• Il commerciale non sa dove sia la macchina. Dicono no per sicurezza, anche se la piattaforma aerea è rientrata ieri.
• Quattro mezzi che quasi nessuno chiede. Tirano giù la media.

Tre cause su quattro non richiedono né soldi né clienti nuovi: solo sapere dov'è ogni macchina e cosa ha fatto.

Officina nel giorno della richiesta: 129 200 ₴

La prima delle due voci che non comparivano in nessun report di Pavlo. In un mese le macchine sono state ferme in officina 34 giorni-macchina, e solo contando i giorni in cui su quella macchina c'era già una richiesta precisa. 34 × 3 800 = 129 200 ₴ di fatturato che il parco non ha incassato. Per confronto: tutto l'utile dello stesso mese è 42 600 ₴.

L'aritmetica qui è sgradevolmente precisa: 247 più 34 fa 281. L'obiettivo del 60% di utilizzo non sono clienti nuovi né budget pubblicitario, ma le stesse macchine che non stanno smontate il giorno in cui qualcuno le chiede.

Perché un guasto improvviso costa più dei ricambi

La manutenzione programmata si può mettere in un giorno senza richieste: il lunedì dopo le piogge, a metà gennaio. Il guasto improvviso non lascia scelta, perché capita il terzo giorno di una settimana calda, quando per quella piattaforma aerea c'è la coda.

Per questo il prezzo di una riparazione nel noleggio è ricambi più tariffa dei giorni non lavorati. La seconda parte è quasi sempre più grande, e non la mette in fattura nessuno.

La consegna fatturata a metà

La seconda voce vive dentro il listino e sembra una comodità per il cliente. Cantiere a 40 km dal piazzale: portare là un mini-escavatore e riprenderlo costa 1 450 ₴ di gasolio, autista e tempo del camion. E nella tariffa di 3 800 ₴ per la consegna sono previsti solo 800 ₴.

Differenza di 650 ₴ a ogni viaggio. Le consegne del mese sono 102. In tutto 66 300 ₴ che il noleggio ha pagato di tasca propria senza accorgersene: è tutto sparito nella riga della logistica.

Ecco la scala. Una consegna serve in media 2,4 giorni di noleggio: 247 giorni divisi per 102 viaggi. Quindi il mancato addebito si mangia 268 ₴ al giorno, in un giorno dove il margine è di soli 172 ₴.

Quanto ha guadagnato davvero il parco

Sommiamo le due voci: officina nel giorno della richiesta 129 200 ₴, consegna non fatturata per intero 66 300 ₴. In tutto 195 500 ₴ contro un utile di 42 600 ₴. Due cose che non stanno né nel listino né nel report sono 4,6 volte più grandi di tutto quello che l'azienda considerava il suo guadagno.

E non sono costi da tagliare. La prima è fatturato che si può prendere con le stesse macchine. La seconda è un prezzo che non è arrivato in fattura.

Quattro macchine ferme

Quando Pavlo ha spalmato il mese sulle singole unità, è venuto fuori che il 52,8% è la media fra due aziende diverse. Quattro mezzi su diciotto stanno fermi per oltre l'80% del tempo. Gli altri quattordici sono utilizzati al 62%.

Indicatore	I quattro mezzi fermi
Quota del parco	4 su 18
Utilizzo	circa il 20%
Noleggiati nel mese	20,8 giorni-macchina
Fatturato	79 040 ₴
Quota dei costi fissi (4/18)	199 111 ₴
Risultato netto	−120 071 ₴

Centoventimila al mese, quasi il triplo dell'utile di tutta l'azienda. Quattro macchine si mangiano quello che hanno guadagnato le altre quattordici, e lo fanno in silenzio: nel report la riga «singolo mezzo» non esiste.

Perché le macchine morte non si vendono

Il motivo è psicologico. Quei quattro mezzi sono 3 200 000 ₴ a bilancio, 800 000 ₴ ciascuno. Venderli significa ammettere che l'acquisto è stato un errore, e finché la macchina sta sul piazzale sembra che valga ancora.

Diciamolo onestamente: la vendita non toglierà tutti i 199 111 ₴, perché l'ufficio resta. Ma leasing e assicurazione se ne vanno con la macchina.

«Due escavatori li ho presi perché era capitato un buon prezzo. Sono stati fermi quattro anni a divorarmi, e ogni volta mi dicevo: vabbè, è un attivo».

Stagionalità: l'inverno che raddoppia il costo

La stagionalità nel noleggio è più dura che in quasi ogni altro settore: il picco va da maggio a ottobre, il crollo è gennaio, febbraio e ogni pioggia lunga di mezza stagione.

Perché la tariffa invernale bassa è la decisione più cara dell'anno

I costi di 896 000 ₴ non sanno nulla dell'inverno: leasing, assicurazione, piazzale e tre meccanici a febbraio costano come a luglio. L'utilizzo invece crolla, diciamo al 35%, cioè a 164 giorni-macchina. Il costo del giorno sale a 5 463 ₴, la tariffa di 3 800 ₴ dà meno 1 663 ₴ ogni giorno e il mese chiude intorno a meno 272 800 ₴.

Ed è qui che si fa l'errore che divora l'anno. Per riempire il parco il noleggio taglia i prezzi: meno venti per cento, meno trenta. Il report sembra meno drammatico, ma ogni giorno così allontana dal pareggio, perché 3 040 ₴ contro un costo di 5 463 ₴ è peggio di 3 800 ₴.

La logica invernale giusta è un'altra: non toccare la tariffa e dare l'inverno alla manutenzione programmata del parco. Una macchina revisionata a febbraio non finisce in officina a giugno, quando un giorno di fermo costa 3 800 ₴ di fatturato mancato.

«Due inverni di fila ho dato l'escavatore a tremila, perché portasse almeno qualcosa. In realtà portava meno duemilacinquecento al giorno, solo che non lo calcolavo».

Cosa è cambiato quando la macchina è diventata una riga

Pavlo ha fatto tre cose. Ogni mezzo ha avuto la sua riga con i giorni noleggiati e quelli no. Ogni giorno non noleggiato ha cominciato a ricevere una causa. E la consegna è passata al chilometraggio.

In due trimestri si è visto questo:

• Il fermo macchina in officina è quasi dimezzato. Quando è diventato visibile che un giorno di piattaforma aerea in officina a giugno costa 3 800 ₴, il piano di manutenzione è stato riscritto sulla stagione. Il fermo nei giorni di richiesta è sceso da 34 giorni-macchina a 18, cioè 60 800 ₴ di fatturato recuperato.
• La consegna è diventata una voce a chilometraggio. Nessun cliente è andato via: chi sta vicino ha iniziato a pagare meno di 800 ₴. Il mancato addebito è sceso da 650 ₴ a circa 120 ₴ per viaggio, da 66 300 ₴ a 12 240 ₴.
• I quattro mezzi morti hanno smesso di essere una perdita. Due sono stati venduti, altri due sono stati tolti dai piccoli ordini e messi su contratti lunghi con le imprese edili.

Nessuna di queste decisioni ha richiesto macchine nuove, clienti nuovi o un aumento di listino. Hanno richiesto di vedere la macchina come una riga e di vedere quanti giorni dei possibili ha lavorato.

Conclusione per gli imprenditori. Se la vostra azienda è un bene costoso che noleggiate a tempo, il costo dell'unità di quel tempo non dipende dai costi, ma da quante unità siete riusciti a vendere. Trattare sulla tariffa senza aver calcolato il denominatore non ha senso: un punto di utilizzo vale quasi sempre più di tutti gli sconti insieme.

Consigli finali

• Calcolate il costo del giorno-macchina sui giorni effettivamente noleggiati, non sul calendario. La differenza fra i due numeri arriva al doppio.
• Calcolate il punto di pareggio in giorni. Dividete i costi per la tariffa media: tutto quello che sta oltre entra nell'utile alla tariffa piena.
• Tenete l'utilizzo separato per ogni singolo mezzo. La media del parco nasconde le macchine che stanno ferme alle spalle delle altre.
• Segnate ogni giorno non noleggiato con una causa. Altrimenti il fermo macchina sembra assenza di domanda, mentre di solito è officina.
• Valutate le riparazioni in giorni, non in grivnie di ricambi. Un giorno di fermo in stagione costa la tariffa piena.
• Togliete il prezzo fisso della consegna. Il chilometraggio non spaventa i clienti, mentre una cifra fissa rende i cantieri lontani una perdita.
• Calcolate il costo del giorno separatamente per stagione e mezza stagione. D'inverno può essere il doppio.

I soldi non svaniscono, semplicemente non li vedete

Il noleggio sembra un'attività in cui decidono tutto il parco e la tariffa: avere la macchina giusta e non svendere. In realtà le macchine sono la condizione d'ingresso, e i soldi li decide un solo numero: quanti giorni dei possibili ogni macchina è stata nel cantiere di qualcuno.

Da soli questi buchi non si chiudono. Ma quando ogni macchina ha la sua riga con l'utilizzo e le cause del fermo, si vede subito quale vi dà da mangiare, quale sta solo ferma e da dove cominciare lunedì.

Come vederlo nel proprio noleggio

Tutto quello descritto sopra sta in una sola tabella: ogni macchina è una riga con i giorni a noleggio, i giorni in officina e i giorni di fermo accanto. Finché questo vive nel registro delle consegne e nella testa del meccanico, l'utilizzo si intuisce a occhio e il costo di un giorno-macchina non si vede affatto. Quando gli stessi dati si raccolgono da soli, si vede sia l'utilizzo reale di ogni mezzo sia quali di essi non coprono la propria quota di costi — è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di ricostruirlo a memoria.

Leggi anche

• Costo di stampa: come calcolare l'ora macchina
• Palestra: perché i soldi sul conto sono un debito, non un utile

Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare