Costo di stampa: come calcolare l'ora macchina

«Facciamo centottanta ordini al mese e la macchina è piena fino all'orlo. I commerciali mi mostrano un margine del cinquantotto per cento. E io, non so come, sono al terzo anno che non riesco a comprare la seconda macchina» — così ha aperto la conversazione Andriy, titolare di una tipografia in un capoluogo di provincia.

Ti suona familiare? L'offset ronza su due turni, gli ordini sono più dell'anno scorso, e nel rendiconto c'è un margine che farebbe invidia a un ristorante. Di soldi liberi, invece, ce n'è esattamente quanti bastano per arrivare al mese dopo.

Il motivo è quasi sempre lo stesso. Una tipografia calcola il margine come differenza tra il prezzo e i materiali: carta, inchiostro, lastre. Tutto il resto finisce nelle «spese generali di reparto». Ma la voce di costo principale della stampa non è la carta. È il tempo macchina. E finché quel tempo non è spalmato sui singoli ordini, non sai quali ti danno da mangiare e quali ti mangiano.

In questo articolo scomponiamo la tipografia in due unità: l'ordine e l'ora macchina. E mostriamo perché due ordini per gli stessi volantini possono dare un risultato diverso di ventotto volte.

Il percorso del titolare: dal risografo alla macchina offset

Andriy ha iniziato con un risografo e una taglierina in una stanza affittata di quaranta metri quadri. Stampava moduli, avvisi, volantini semplici. Il conto era semplice: ho preso tanto per l'ordine, togli carta e inchiostro, il resto è mio.

In quattro anni ha comprato la prima macchina offset, in sei una quadricromia A2 in leasing e si è spostato in un reparto di quattrocento metri quadri. Sono arrivati gli stampatori su due turni, la finitura, il prepress e due commerciali agli ordini.

È esattamente lì che è sparita la chiarezza. Gli ordini sono quadruplicati, il giro d'affari è quadruplicato. L'utile no.

«Sul risografo vedevo fisicamente quanto tempo stavo su ogni ordine. In offset il tempo lo mangia la macchina, e nessuno lo vede, perché non ha l'aspetto di un costo. Ha l'aspetto del lavoro».

Perché «il numero di ordini» non dice nulla sui soldi

Centottanta ordini al mese suonano come una macchina piena. Ma in tipografia l'ordine non è una cosa omogenea. Uno si porta via quarantasei minuti di macchina, un altro quattro ore. E sul registro i due sembrano identici: una riga.

La differenza tra loro non sta nella dimensione, ma in quale fetta di tempo si mangia la preparazione. Perché una macchina ferma in avviamento consuma esattamente quanto una macchina che stampa. Solo che in uscita non c'è niente.

Finché tutti gli ordini stanno in un'unica lista «evaso», non rispondi alla domanda di base: di quali ti conviene prenderne di più e a quali devi dire no.

La vita prima che gli ordini diventassero righe

Lo stato in cui Andriy ha vissuto per quasi tre anni lo riconosce qualunque tipografia cresciuta intorno a una macchina sola.

• Il margine si calcolava come prezzo meno materiali. Carta, inchiostro, lastre, e basta. Il tempo macchina non entrava affatto nel costo dell'ordine.
• L'avviamento non esisteva come voce. Faceva parte del «lavoro dello stampatore» e non era agganciato a una tiratura precisa.
• Lo scarto di avviamento finiva nel macero generale. Quanti fogli fossero andati sull'avviamento di un ordine preciso non lo sapeva nessuno.
• Le lastre rifatte per le correzioni del cliente si regalavano. «Ma è un cliente storico».
• Gli ordini urgenti si infilavano nel piano a voce. Un sovrapprezzo del venti per cento sembrava una compensazione sufficiente.
• La stagionalità si viveva come il meteo. D'inverno va peggio, e la spiegazione finiva lì.

Nessuno di questi problemi era tecnologico. Tutti e sei erano di contabilità, ed è proprio per questo che non li vedeva né lo stampatore né il commerciale.

L'unità che conta: l'ora macchina

La prima cosa che ha fatto Andriy è stata calcolare quanto costa un'ora di lavoro della sua macchina.

Di cosa è fatta un'ora macchina

In reparto, in un mese, si accumulano 740 000 ₴ di costi, e quasi tutti esistono perché la macchina possa stampare.

• Affitto del reparto di 400 m² — 95 000 ₴.
• Stipendi degli stampatori, quattro persone su due turni — 196 000 ₴.
• Finitura: taglio, piega, cordonatura, tre persone — 108 000 ₴.
• Prepress e grafico — 42 000 ₴.
• Due commerciali agli ordini — 76 000 ₴.
• Elettricità, dove la macchina è il consumatore principale — 64 000 ₴.
• Leasing e assistenza della macchina — 118 000 ₴.
• Chimica, lavaggi, ricambi, smaltimento rifiuti — 41 000 ₴.

Il fondo ore di calendario è 352 ore al mese: ventidue giorni su due turni. Ma di quelle, tra manutenzione, guasti e attese, se ne vanno circa cinquantasei. Restano 296 ore produttive.

Dividi 740 000 ₴ per 296 ore e scopri che un'ora di lavoro della macchina costa alla tipografia 2 500 ₴. È la cifra che non c'era in nessun preventivo.

Avviamento: l'ora che costa uguale per qualunque tiratura

E ora la cosa più importante della stampa. Prima di ogni tiratura la macchina va preparata: montare le lastre, salire in colore, mettere a registro. Su una quadricromia ci vogliono quarantacinque minuti.

Che cosa c'è dentro l'avviamento

Quarantacinque minuti di tempo macchina sono 0,75 ore × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Più un set di quattro lastre — 680 ₴. Più circa 180 fogli che finiscono negli scarti mentre la macchina sale al colore giusto: altri 540 ₴ di carta.

In tutto 3 095 ₴. E questa somma è la stessa che tu stampi mille copie o centomila.

«L'avviamento è una tassa sull'iniziare a lavorare. Più piccola è la tiratura, più grossa è la fetta di quella tassa che si porta ogni copia. Su mille volantini la tassa costa più del lavoro stesso».

Due ordini che sembrano identici

Prendiamo due ordini veri per gli stessi volantini A5, quadricromia su due lati. Su un foglio A2 ce ne stanno otto.

Ordine A: mille copie. Sono 125 fogli di tiratura più 180 di avviamento, 305 in tutto. La macchina stampa settemila fogli l'ora, quindi la stampa in sé dura un minuto. Tempo macchina totale: quarantasei minuti, di cui quarantacinque sono avviamento.

Ordine B: ventimila copie. Sono 2 500 fogli più gli stessi 180, 2 680 in tutto. La stampa dura ventun minuti. Tempo macchina totale: un'ora e sei minuti.

Quello che vede il commerciale

Il commerciale conta con la formula di sempre: prezzo meno materiali. Nell'ordine A i materiali sono carta per 915 ₴ e lastre per 680 ₴, in tutto 1 595 ₴. Con un prezzo di 3 800 ₴ il «margine» viene 2 205 ₴, cioè il 58%.

Nell'ordine B i materiali sono 8 720 ₴ a fronte di un prezzo di 17 500 ₴. «Margine» 8 780 ₴, cioè il 50%.

Con questa logica l'ordine corto conviene di più. Ed è esattamente per questo che i commerciali ci si attaccano.

Quello che resta davvero

E adesso la stessa cosa con l'ora macchina dentro.

Voce	Ordine A: 1 000 pz	Ordine B: 20 000 pz
Prezzo al cliente	3 800 ₴	17 500 ₴
Tempo macchina	0,77 ore — 1 920 ₴	1,11 ore — 2 768 ₴
Lastre	680 ₴	680 ₴
Carta con lo scarto di avviamento	305 fogli — 915 ₴	2 680 fogli — 8 040 ₴
Finitura	400 ₴	1 200 ₴
Costo pieno	3 920 ₴	12 688 ₴
Risultato	−120 ₴	+4 812 ₴
Margine «sui materiali»	58%	50%
Margine reale	−3%	27,5%

L'ordine che nel rendiconto aveva il margine migliore di tutta la tipografia in realtà porta una perdita. La differenza non è nella carta: nell'ordine A ce n'è per 915 ₴ in tutto. La differenza è che quei quarantacinque minuti di avviamento sono caduti su mille copie invece che su ventimila.

Utile per ora macchina: una differenza di ventotto volte

Ma il numero decisivo salta fuori quando dividi il risultato per il tempo macchina consumato.

Ordine A: meno 120 ₴ in 0,77 ore, cioè meno 156 ₴ per ora macchina. Ordine B: 4 812 ₴ in 1,11 ore, cioè 4 347 ₴ per ora macchina.

La differenza non è di due volte e nemmeno di cinque. Tra questi due ordini ci sono quasi ventotto volte, e si chiamano entrambi «volantini A5, 4+4».

È l'utile per ora macchina, non il margine in percentuale, a rispondere alla domanda su quale ordine prendere quando la macchina è una e le ore nel mese sono 296.

Un terzo della macchina lavora in perdita

Quando Andriy ha smistato tutti i centottanta ordini del mese in due gruppi, il quadro è diventato sgradevolmente chiaro.

Gruppo di ordini	Quantità	Ore macchina	Risultato
Tirature corte, fino a 2 000 copie	124	99	−14 880 ₴
Tirature lunghe, oltre 2 000 copie	56	196	+269 472 ₴
Totale	180	295	+254 592 ₴

Gli ordini corti sono il 69% di tutti gli ordini della tipografia e il 34% del tempo macchina. E portano meno quattordicimilaottocentottanta grivnie.

Vale a dire che un terzo della risorsa più costosa dell'azienda se ne va in lavoro che non porta niente. Quelle novantanove ore, date alle tirature lunghe, avrebbero reso più di quattrocentomila grivnie.

Perché i commerciali si tirano dietro gli ordini corti

Non perché lavorino male. Perché il loro premio si calcola sul margine sui materiali, e con quella logica la tiratura corta è la cosa più redditizia del listino.

Il commerciale fa esattamente quello per cui lo paghi. Finché la formula non cambia, continuerà a riempire la macchina di tirature da mille e a considerarlo sinceramente un successo.

«Per quattro anni ho pagato ai commerciali un premio perché caricassero la macchina di ordini in perdita. E poi mi stupivo da solo che non ci fossero i soldi per la seconda».

La carta finita al macero

Una voce a sé che nessuno vede è lo scarto di avviamento. I primi fogli dopo l'avviamento vanno negli scarti finché la macchina non sale al colore giusto. Sono circa 180 fogli per ogni ordine, indipendentemente dalla tiratura.

In un ordine da ventimila è il 6% della carta: non si nota. In un ordine da mille sono 180 fogli su 305, cioè il 59% di tutta la carta consumata finisce al macero.

In un mese centottanta ordini fanno 97 200 ₴ di carta che non è mai diventata prodotto. Nel rendiconto è sciolta nella riga «materiali» e sembra un costo del tutto normale.

Le correzioni dopo che le lastre sono fatte

Un'altra voce che vive fuori dalla contabilità. Il cliente ha approvato il file, il prepress ha inciso le lastre in CTP, e arriva la mail: «abbiamo cambiato idea, cambiate il telefono».

Vuol dire un set nuovo di lastre da 680 ₴ e un avviamento ripetuto da 1 875 ₴. In tutto 2 555 ₴ per ogni correzione di questo tipo. Al cliente di solito non si fattura: «è una sciocchezza, lavoriamo insieme».

Da Andriy casi così sono risultati ventitré al mese. Insieme si sono mangiati 58 765 ₴, quattro volte più di tutta la perdita sulle tirature corte, e non ce n'era una riga in nessun rendiconto.

Gli ordini urgenti che fanno a pezzi il piano

La più costosa delle voci invisibili. Il cliente chiede «fatelo oggi», il commerciale dice sì e infila l'ordine in mezzo al turno.

Perché un urgente costa tre avviamenti

La macchina è già tarata sulla tiratura in corso. Per infilare l'urgente bisogna smontare l'ordine in macchina: uno. Tarare la macchina sull'urgente: due. Tornare indietro e ritarare su quello interrotto: tre.

Invece di un avviamento ne escono tre. I due in più sono 3 750 ₴ di tempo macchina per ogni inserimento.

Da Andriy inserimenti così sono quattordici al mese. Costo: 52 500 ₴. E il sovrapprezzo per l'urgenza era del venti per cento, cioè circa 800 ₴ per ordine: in tutto 11 200 ₴.

Il risultato netto dell'urgenza è meno 41 300 ₴ al mese. La tipografia pagava i clienti perché la mettessero di fretta.

Quanto ha guadagnato davvero la tipografia

Mettiamo tutto insieme. Il risultato operativo sugli ordini è 254 592 ₴. Ma due voci che in contabilità non ci sono si prendono la loro fetta.

Voce	Importo al mese
Risultato sulle tirature lunghe	+269 472 ₴
Risultato sulle tirature corte	−14 880 ₴
Avviamenti ripetuti per le correzioni del cliente	−58 765 ₴
Inserimenti urgenti, netto	−41 300 ₴
Utile effettivo	154 527 ₴

Centomilasessantacinque hrywnia — 58 765 più 41 300 — è il 39% di quello che la tipografia considerava il suo utile. Due voci, nessuna delle quali stava nel listino, nel rendiconto o nel premio del commerciale.

«Mi è sempre interessato capire dove finisse la differenza tra il rendiconto e la banca. È venuto fuori che finisce in due cose che io stesso ho permesso di fare gratis».

Stagionalità: picco d'autunno e buco d'inverno

La stampa è stagionale, e qui la stagione è più dura che nella maggior parte delle produzioni. Il picco è settembre–dicembre: cataloghi, calendari, imballaggi, prodotti per le feste. Il buco è gennaio–febbraio e la seconda metà dell'estate.

Il problema è che la macchina e il reparto costano uguale tutto l'anno. I 740 000 ₴ di costi di dicembre si spalmano su 296 ore di carico. Gli stessi 740 000 ₴ a febbraio si spalmano su 170 ore, e l'ora macchina diventa non più 2 500 ₴ ma 4 353 ₴.

Perché a gennaio non si può «recuperare con i volumi»

Perché a gennaio non c'è per chi stampare. I clienti hanno consumato i loro budget a dicembre, i nuovi non sono ancora approvati.

Ed è lì che arriva la tentazione che rovina l'anno: per tenere la macchina carica d'inverno, la tipografia prende qualunque tiratura corta a qualunque prezzo. Il carico torna su, il rendiconto sembra decente, e l'ora macchina su quegli ordini non è coperta nemmeno a metà.

La risposta giusta è un'altra: d'inverno non bisogna prendere qualunque cosa, ma quello che copre l'ora macchina almeno a zero. Il resto del tempo è meglio darlo alla manutenzione della macchina, che a dicembre non si fa mai.

«Due anni di fila a febbraio ho preso tirature a prezzi bassi solo per non lasciare la macchina ferma. Quando ho calcolato l'ora macchina è venuto fuori che era meglio lasciarla ferma: il fermo costa meno di un ordine in perdita».

Cosa è cambiato quando gli ordini sono diventati righe

Andriy ha fatto tre cose. Nel preventivo di ogni ordine è entrata l'ora macchina, con l'avviamento come riga a sé. Il premio dei commerciali è stato riscritto dal margine sui materiali all'utile per ora macchina. E le correzioni dopo il CTP e gli inserimenti urgenti sono finiti nel listino.

In due trimestri si è visto questo:

• Le tirature corte sono aumentate del 35%. Il prezzo è passato da 3 800 ₴ a 5 130 ₴, il risultato da meno 120 ₴ a più 1 210 ₴. Trentotto clienti sono andati dalla concorrenza, ne sono rimasti ottantasei, e quel gruppo ha iniziato a portare 104 060 ₴ invece di una perdita. E si sono liberate anche trenta ore di macchina per le tirature lunghe.
• Le correzioni dopo l'incisione delle lastre sono diventate a pagamento: 2 555 ₴ per set. Il numero di casi così è crollato da ventitré a sei al mese: i clienti hanno iniziato a rileggere il file con più attenzione. Risparmio: 43 435 ₴ al mese.
• Il sovrapprezzo per l'urgenza è salito dal 20% al 60%. Metà dei clienti «urgenti» ha improvvisamente scoperto di poter aspettare domani. Sono rimasti otto inserimenti invece di quattordici, e ora coprono almeno in parte il loro costo: meno 10 800 ₴ invece di meno 41 300 ₴.

Nessuna di queste decisioni ha richiesto una macchina nuova o clienti nuovi. Hanno richiesto di vedere l'ordine come una riga, e di vedere quanti minuti di macchina si è portato via.

La conclusione per gli imprenditori. Se la tua attività si incastra su una sola risorsa costosa — un macchinario, una poltrona, una sala, una squadra — il margine in percentuale non è più il criterio. Il criterio diventa l'utile per unità di quella risorsa. Due ordini con lo stesso margine possono valere davvero decine di volte di più l'uno dell'altro, e vederlo si può solo dividendo il risultato per il tempo.

Consigli per chiudere

• Calcola il costo dell'ora macchina. Dividi tutti i costi del reparto per le ore produttive, non per quelle di calendario. È la base di qualunque preventivo.
• Metti l'avviamento su una riga a sé in ogni ordine. È lo stesso per mille copie e per centomila, ed è proprio lui a decidere se una tiratura corta conviene.
• Conta l'utile per ora macchina, non il margine in percentuale. Quando la risorsa è limitata, non conta quanto hai guadagnato sull'ordine, ma quanto hai guadagnato sull'ora.
• Aggancia il premio dei commerciali all'utile per ora macchina. Finché il premio arriva dal margine sui materiali, caricheranno onestamente la macchina di tirature in perdita.
• Metti lo scarto di avviamento nel costo dell'ordine preciso. Sulle tirature corte può essere più grande della tiratura stessa.
• Fai pagare le correzioni dopo l'incisione delle lastre. Non per guadagnarci, ma perché il cliente rilegga il file prima che tu mandi le lastre in CTP.
• Calcola quanto costa davvero l'urgenza. Un inserimento in mezzo al turno costa tre avviamenti, non uno, e il sovrapprezzo deve coprirlo.

I soldi non svaniscono: semplicemente non li vedi

La stampa sembra un business in cui decidono tutto la qualità di stampa e il prezzo della carta. In realtà la qualità è il biglietto d'ingresso, e i soldi li decide una cosa sola: quanto utile porta un'ora di lavoro della tua macchina.

Nessuno di questi costi svanisce da solo. Ma appena l'ordine diventa una riga con il suo tempo e il suo avviamento, si vede quale tiratura ti dà da mangiare, quante ore di macchina vanno nel nulla, e cosa ci si può fare già la settimana prossima.

Come vederlo nella propria tipografia

Tutto quello descritto sopra poggia su un'unica tabella: ogni ordine è una riga in cui stanno affiancati il prezzo, i minuti macchina consumati e il costo pieno comprensivo di avviamento. La maggior parte dei titolari lo tiene in Excel e si dimentica di aggiornarlo dopo il terzo ordine urgente. Quando gli stessi dati vengono raccolti automaticamente, l'utile per ora macchina si vede senza calcoli manuali — è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di ricostruirlo a fine mese.

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Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare