Koszt druku: jak liczyć maszynogodzinę i przygotowanie

„Mamy sto osiemdziesiąt zleceń w miesiącu i maszyna chodzi na full. Handlowcy pokazują mi marżę pięćdziesiąt osiem procent. A ja trzeci rok z rzędu jakoś nie mogę kupić drugiej maszyny” — tak zaczął rozmowę Andrij, właściciel drukarni w mieście wojewódzkim.

Znajomy obrazek? Offset buczy na dwie zmiany, zleceń więcej niż rok temu, w raporcie marża, jakiej pozazdrościłaby restauracja. A wolnej gotówki dokładnie tyle, żeby dociągnąć do kolejnego miesiąca.

Przyczyna prawie zawsze jest jedna. Drukarnia liczy marżę jako różnicę między ceną a materiałami — papierem, farbą, formami. Wszystko inne leży w „kosztach ogólnych hali”. Ale największym kosztem w poligrafii nie jest papier. Jest nim czas maszyny. I dopóki nie jest rozłożony na zlecenia, nie wiesz, które z nich cię karmią, a które zjadają.

W tym tekście rozkładamy drukarnię na dwie jednostki: zlecenie i maszynogodzinę. I pokazujemy, dlaczego dwa zlecenia na te same ulotki mogą różnić się wynikiem dwadzieścia osiem razy.

Droga założyciela: od risografu do maszyny offsetowej

Andrij zaczynał od risografu i krajarki w wynajętym pokoju na czterdzieści metrów. Drukował druki, ogłoszenia, proste ulotki. Liczył prosto: wziąłem za zlecenie, odjąłem papier i farbę, reszta moja.

Po czterech latach kupił pierwszą maszynę offsetową, po sześciu — czterokolorową A2 w leasingu i przeniósł się do hali na czterysta metrów. Pojawili się drukarze na dwie zmiany, introligatornia, przygotowalnia i dwóch handlowców od zleceń.

Właśnie wtedy zniknęła jasność. Zleceń zrobiło się cztery razy więcej, obrót wzrósł czterokrotnie. A zysk — nie.

„Na risografie fizycznie widziałem, ile czasu stoję nad każdym zleceniem. Na offsecie czas zjada maszyna i nikt tego nie widzi, bo to nie wygląda jak koszt. Wygląda jak praca”.

Dlaczego „liczba zleceń” nic nie mówi o pieniądzach

Sto osiemdziesiąt zleceń w miesiącu brzmi jak pełne obłożenie. Ale zlecenie w poligrafii to nie jest jednolita rzecz. Jedno zajmuje czterdzieści sześć minut maszyny, inne — cztery godziny. I oba w rejestrze wyglądają identycznie: jeden wiersz.

Różnica między nimi nie polega na wielkości, a na tym, jaką część czasu zjada przygotowanie. Bo maszyna, która stoi na przygotowaniu, zużywa dokładnie tyle samo, co maszyna, która drukuje. Tylko na wyjściu nie ma nic.

Dopóki wszystkie zlecenia leżą na jednej liście „wykonane”, nie odpowiesz na podstawowe pytanie: których brać więcej, a z których rezygnować.

Życie przed tym, jak zlecenia stały się wierszami

Stan, w którym Andrij przeżył prawie trzy lata, rozpozna każda drukarnia, która wyrosła z jednej maszyny.

• Marżę liczono jako cenę minus materiały. Papier, farba, formy — i tyle. Czas maszyny w ogóle nie wchodził w koszt zlecenia.
• Przygotowanie maszyny nie istniało jako pozycja. Było częścią „pracy drukarza” i nie wiązało się z konkretnym nakładem.
• Makulaturę narządową spisywano w ogólne straty. Ile arkuszy zeszło na dojście do koloru w konkretnym zleceniu, nie wiedział nikt.
• Powtórne formy po poprawkach klienta robiono bezpłatnie. „No przecież to nasz stały klient”.
• Zlecenia na cito wstawiano do planu na słowo. Dopłata dwadzieścia procent wydawała się wystarczającą rekompensatą.
• Sezonowość traktowano jak pogodę. Zimą gorzej — i to całe wyjaśnienie, jakie było.

Żaden z tych problemów nie był technologiczny. Wszystkie sześć było księgowe — i właśnie dlatego nie widział ich ani drukarz, ani handlowiec.

Główna jednostka: maszynogodzina

Pierwsze, co zrobił Andrij, to policzył, ile kosztuje jedna godzina pracy jego maszyny.

Z czego składa się maszynogodzina

W hali przez miesiąc zbiera się 740 000 ₴ kosztów i prawie wszystkie istnieją po to, żeby maszyna drukowała.

• Najem hali 400 m² — 95 000 ₴.
• Pensje drukarzy, cztery osoby na dwie zmiany — 196 000 ₴.
• Introligatornia: cięcie, falcowanie, bigowanie, trzy osoby — 108 000 ₴.
• Przygotowalnia i grafik — 42 000 ₴.
• Dwóch handlowców od zleceń — 76 000 ₴.
• Prąd, w którym maszyna jest głównym odbiorcą — 64 000 ₴.
• Leasing i serwis maszyny — 118 000 ₴.
• Chemia, zmywacze, części, wywóz odpadów — 41 000 ₴.

Kalendarzowy fundusz czasu to 352 godziny w miesiącu: dwadzieścia dwa dni na dwie zmiany. Ale z tego na przeglądy, awarie i czekanie idzie około pięćdziesięciu sześciu. Zostaje 296 godzin produktywnych.

Podziel 740 000 ₴ na 296 godzin i wyjdzie, że jedna godzina pracy maszyny kosztuje drukarnię 2 500 ₴. To ta liczba, której nie było w żadnej kalkulacji zlecenia.

Przygotowanie maszyny: godzina, która kosztuje tyle samo przy każdym nakładzie

A teraz najważniejsze w poligrafii. Przed każdym nakładem maszynę trzeba przygotować: założyć formy, dojść do koloru, zrobić pasowanie. Na czterokolorowej zajmuje to czterdzieści pięć minut.

Co wchodzi w przygotowanie maszyny

Czterdzieści pięć minut czasu maszynowego to 0,75 godziny × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Plus komplet czterech form drukowych — 680 ₴. Plus około 180 arkuszy, które idą w odpad, dopóki maszyna dochodzi do właściwego koloru — to kolejne 540 ₴ papieru.

Razem 3 095 ₴. I ta suma jest taka sama, czy drukujesz tysiąc egzemplarzy, czy sto tysięcy.

„Przygotowanie maszyny to podatek od rozpoczęcia pracy. Im mniejszy nakład, tym większą część tego podatku niesie każdy egzemplarz. Na tysiącu ulotek podatek jest większy niż sama robota”.

Dwa zlecenia, które wyglądają identycznie

Weźmy dwa prawdziwe zlecenia na te same ulotki A5, pełny kolor z dwóch stron. Na arkuszu A2 mieści się osiem sztuk.

Zlecenie A — tysiąc egzemplarzy. To 125 arkuszy nakładu plus 180 na makulaturę narządową, razem 305. Maszyna drukuje siedem tysięcy arkuszy na godzinę, czyli sam druk zajmuje jedną minutę. Całego czasu maszynowego — czterdzieści sześć minut, z czego czterdzieści pięć to przygotowanie.

Zlecenie B — dwadzieścia tysięcy egzemplarzy. To 2 500 arkuszy plus te same 180, razem 2 680. Druk trwa dwadzieścia jedną minutę. Całego czasu maszynowego — godzina sześć minut.

Co widzi handlowiec

Handlowiec liczy według znanego wzoru: cena minus materiały. W zleceniu A materiały to papier 915 ₴ i formy 680 ₴, razem 1 595 ₴. Przy cenie 3 800 ₴ „marża” wychodzi 2 205 ₴, czyli 58%.

W zleceniu B materiały — 8 720 ₴ przy cenie 17 500 ₴. „Marża” 8 780 ₴, czyli 50%.

Według tej logiki krótkie zlecenie jest korzystniejsze. Właśnie dlatego handlowcy się ich trzymają.

Co zostaje naprawdę

A teraz to samo, tylko z maszynogodziną w środku.

Pozycja	Zlecenie A: 1 000 szt.	Zlecenie B: 20 000 szt.
Cena dla klienta	3 800 ₴	17 500 ₴
Czas maszynowy	0,77 godz. — 1 920 ₴	1,11 godz. — 2 768 ₴
Formy drukowe	680 ₴	680 ₴
Papier z makulaturą narządową	305 ark. — 915 ₴	2 680 ark. — 8 040 ₴
Introligatornia	400 ₴	1 200 ₴
Pełny koszt własny	3 920 ₴	12 688 ₴
Wynik	−120 ₴	+4 812 ₴
Marża „na materiałach”	58%	50%
Realna marża	−3%	27,5%

Zlecenie, które w raporcie miało najlepszą marżę w całej drukarni, w rzeczywistości przynosi stratę. Różnica nie leży w papierze — w zleceniu A jest go tylko na 915 ₴. Różnica polega na tym, że czterdzieści pięć minut przygotowania legło na tysiącu egzemplarzy, a nie na dwudziestu tysiącach.

Zysk na maszynogodzinie: różnica dwadzieścia osiem razy

Ale najważniejsza liczba pojawia się, kiedy podzielisz wynik na zużyty czas maszyny.

Zlecenie A: minus 120 ₴ za 0,77 godziny — to minus 156 ₴ na maszynogodzinę. Zlecenie B: 4 812 ₴ za 1,11 godziny — to 4 347 ₴ na maszynogodzinę.

Różnica nie dwa i nie pięć razy. Między tymi dwoma zleceniami jest prawie dwadzieścia osiem razy — a oba nazywają się „ulotki A5, 4+4”.

To zysk na maszynogodzinie, a nie marża w procentach, odpowiada na pytanie, które zlecenie brać, kiedy maszyna jest jedna, a godzin w miesiącu 296.

Jedna trzecia maszyny pracuje na minusie

Kiedy Andrij rozniósł wszystkie sto osiemdziesiąt zleceń miesiąca na dwie grupy, obraz stał się nieprzyjemnie wyraźny.

Grupa zleceń	Liczba	Godzin maszyny	Wynik
Krótkie nakłady, do 2 000 egz.	124	99	−14 880 ₴
Długie nakłady, powyżej 2 000 egz.	56	196	+269 472 ₴
Razem	180	295	+254 592 ₴

Krótkie zlecenia to 69% wszystkich zleceń drukarni i 34% czasu maszyny. I dają minus czternaście tysięcy osiemset osiemdziesiąt hrywien.

Czyli jedna trzecia najdroższego zasobu firmy idzie na pracę, która nie przynosi nic. Te dziewięćdziesiąt dziewięć godzin, oddane długim nakładom, dałyby ponad czterysta tysięcy hrywien.

Dlaczego handlowcy ciągną krótkie zlecenia

Nie dlatego, że źle pracują. Dlatego, że ich premia liczy się od marży na materiałach — a według tej logiki krótki nakład jest najkorzystniejszy w całym cenniku.

Handlowiec robi dokładnie to, za co mu się płaci. Dopóki wzór się nie zmieni, dalej będzie zapełniał maszynę tysiącowymi nakładami i szczerze uważał to za sukces.

„Cztery lata płaciłem handlowcom premię za to, żeby ładowali maszynę stratnymi zleceniami. I sam się dziwiłem, dlaczego nie ma pieniędzy na drugą”.

Papier, który poszedł w makulaturę

Osobna pozycja, której nie widzi nikt, to makulatura narządowa. Pierwsze arkusze po przygotowaniu idą w odpad, dopóki maszyna nie dojdzie do właściwego koloru. To około 180 arkuszy na każde zlecenie, niezależnie od nakładu.

W zleceniu na dwadzieścia tysięcy to 6% papieru — niezauważalne. W zleceniu na tysiąc to 180 arkuszy z 305, czyli 59% całego zużytego papieru idzie w makulaturę.

Przez miesiąc sto osiemdziesiąt zleceń daje 97 200 ₴ papieru, który nigdy nie stał się produktem. W raporcie rozpuszcza się w wierszu „materiały” i wygląda jak zupełnie normalny koszt.

Poprawki po wykonaniu form

Jeszcze jedna pozycja, która żyje poza księgami. Klient zatwierdził projekt, przygotowalnia wyświeciła formy na CTP — i wtedy przychodzi mail: „zmieniliśmy zdanie, podmieńcie telefon”.

To oznacza nowy komplet form za 680 ₴ i powtórne przygotowanie maszyny za 1 875 ₴. Razem 2 555 ₴ za każdą taką poprawkę. Klientowi zwykle się tego nie wystawia — „drobnostka, przecież współpracujemy”.

U Andrija takich przypadków okazało się dwadzieścia trzy w miesiącu. Razem zjadły 58 765 ₴ — cztery razy więcej niż cała strata na krótkich nakładach, i nie było o tym ani jednego wiersza w żadnym raporcie.

Zlecenia na cito, które rozrywają plan

Najdroższa z niewidzialnych pozycji. Klient prosi „zróbcie dzisiaj”, handlowiec się zgadza i wstawia zlecenie w środek zmiany.

Dlaczego jedno cito kosztuje trzy przygotowania

Maszyna jest już ustawiona pod bieżący nakład. Żeby wstawić pilne, trzeba zdjąć bieżące zlecenie — to raz. Ustawić maszynę pod pilne — dwa. Wrócić i ustawić ją znowu pod przerwane — trzy.

Zamiast jednego przygotowania wychodzą trzy. Dwa zbędne to 3 750 ₴ czasu maszynowego na każdą wstawkę.

U Andrija takich wstawek jest czternaście w miesiącu. Koszt — 52 500 ₴. A dopłata za pilność wynosiła dwadzieścia procent, czyli około 800 ₴ na zlecenie: razem 11 200 ₴.

Wynik netto pilności — minus 41 300 ₴ miesięcznie. Drukarnia dopłacała klientom za to, że ją poganiali.

Ile naprawdę zarobiła drukarnia

Złóżmy wszystko razem. Wynik operacyjny na zleceniach — 254 592 ₴. Ale dwie pozycje, których nie ma w księgach, zabierają swoją część.

Pozycja	Kwota miesięcznie
Wynik na długich nakładach	+269 472 ₴
Wynik na krótkich nakładach	−14 880 ₴
Powtórne przygotowania z powodu poprawek klienta	−58 765 ₴
Wstawki na cito, netto	−41 300 ₴
Zysk faktyczny	154 527 ₴

Sto tysięcy sześćdziesiąt pięć hrywien — 58 765 plus 41 300 — to 39% tego, co drukarnia uważała za swój zysk. Dwie pozycje, z których żadnej nie było ani w cenniku, ani w raporcie, ani w premii handlowca.

„Cały czas mnie ciekawiło, gdzie się podziewa różnica między raportem a bankiem. Okazało się, że podziewa się w dwóch rzeczach, które sam pozwoliłem robić bezpłatnie”.

Sezonowość: jesienny szczyt i zimowy dołek

Poligrafia jest sezonowa, a sezon tutaj jest ostrzejszy niż w większości produkcji. Szczyt to wrzesień–grudzień: katalogi, kalendarze, opakowania, produkty świąteczne. Dołek — styczeń–luty i druga połowa lata.

Problem w tym, że maszyna i hala kosztują tyle samo przez cały rok. 740 000 ₴ kosztów w grudniu rozkłada się na 296 godzin obłożenia. Te same 740 000 ₴ w lutym rozkładają się na 170 godzin — i maszynogodzina staje się nie 2 500 ₴, a 4 353 ₴.

Dlaczego w styczniu nie da się „nadrobić wolumenem”

Bo w styczniu nie ma dla kogo drukować. Klienci wykorzystali swoje budżety w grudniu, a nowe nie są jeszcze zatwierdzone.

I tu pojawia się pokusa, która psuje cały rok: żeby załadować maszynę zimą, drukarnia bierze dowolne krótkie nakłady za dowolną cenę. Obłożenie wraca, raport wygląda przyzwoicie — a maszynogodzina na tych zleceniach nie pokrywa się nawet w połowie.

Prawidłowa odpowiedź jest inna: zimą trzeba brać nie cokolwiek, a to, co pokrywa maszynogodzinę choćby na zero. Resztę czasu lepiej oddać na profilaktykę maszyny, na którą w grudniu nigdy nie ma czasu.

„Dwa lata z rzędu brałem w lutym tanie nakłady, żeby maszyna nie stała. Kiedy policzyłem maszynogodzinę, okazało się, że lepiej by stała: przestój kosztuje mniej niż stratne zlecenie”.

Co się zmieniło, kiedy zlecenia stały się wierszami

Andrij zrobił trzy rzeczy. Do kalkulacji każdego zlecenia dodano maszynogodzinę — z przygotowaniem w osobnym wierszu. Premię handlowców przepisano z marży na materiałach na zysk na maszynogodzinie. A poprawki po CTP i wstawki na cito wpisano do cennika.

Przez dwa kwartały zrobiło się widać takie rzeczy:

• Krótkie nakłady podrożały o 35%. Cena wzrosła z 3 800 ₴ do 5 130 ₴, wynik z minus 120 ₴ zrobił się plus 1 210 ₴. Trzydzieści osiem klientów odeszło do konkurencji, zostało osiemdziesiąt sześć — i ta grupa zaczęła przynosić 104 060 ₴ zamiast straty. A dodatkowo zwolniło się trzydzieści godzin maszyny pod długie nakłady.
• Poprawki po wykonaniu form stały się płatne — 2 555 ₴ za komplet. Liczba takich przypadków spadła z dwudziestu trzech do sześciu w miesiącu: klienci zaczęli uważniej czytać projekt. Oszczędność — 43 435 ₴ miesięcznie.
• Dopłata za pilność wzrosła z 20% do 60%. Połowa „pilnych” klientów nagle odkryła, że może poczekać do jutra. Zostało osiem wstawek zamiast czternastu i teraz przynajmniej częściowo pokrywają swój koszt: minus 10 800 ₴ zamiast minus 41 300 ₴.

Żadna z tych decyzji nie wymagała nowej maszyny ani nowych klientów. Wymagały tego, żeby zobaczyć zlecenie jako wiersz — i zobaczyć, ile minut maszyny zabrało.

Wniosek dla przedsiębiorców. Jeśli twój biznes opiera się na jednym drogim zasobie — maszynie, foteliku, sali, brygadzie — marża w procentach przestaje być kryterium. Kryterium staje się zysk na jednostkę tego zasobu. Dwa zlecenia z taką samą marżą mogą różnić się realną wartością dziesiątki razy, a zobaczyć to można tylko dzieląc wynik na czas.

Rady na koniec

• Policz koszt maszynogodziny. Wszystkie koszty hali podziel na godziny produktywne, a nie kalendarzowe. To baza dla każdej kalkulacji.
• Wynieś przygotowanie maszyny w osobny wiersz w każdym zleceniu. Jest takie samo dla tysiąca i dla stu tysięcy — i właśnie ono decyduje, czy krótki nakład się opłaca.
• Licz zysk na maszynogodzinie, a nie marżę w procentach. Kiedy zasób jest ograniczony, liczy się nie to, ile zarobiłeś na zleceniu, a ile zarobiłeś na godzinie.
• Powiąż premię handlowców z zyskiem na maszynogodzinie. Dopóki premia idzie od marży na materiałach, będą uczciwie ładować maszynę stratnymi nakładami.
• Wpisz makulaturę narządową w koszt konkretnego zlecenia. Na krótkich nakładach może być większa niż sam nakład.
• Zrób poprawki po wykonaniu form płatnymi. Nie po to, żeby zarobić, a po to, żeby klient czytał projekt, zanim wyświecisz CTP.
• Policz realny koszt pilności. Jedna wstawka w środek zmiany kosztuje trzy przygotowania, a nie jedno — i dopłata musi to pokrywać.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

Poligrafia wygląda na biznes, w którym wszystko rozstrzyga jakość druku i cena papieru. W rzeczywistości jakość to bilet wstępu, a o pieniądzach decyduje jedno: ile zysku przynosi godzina pracy twojej maszyny.

Żaden z tych kosztów nie znika sam. Ale w chwili, gdy zlecenie staje się wierszem z własnym czasem i własnym przygotowaniem, widać, który nakład cię karmi, ile godzin maszyny idzie w nicość — i co z tym można zrobić już w następnym tygodniu.

Jak zobaczyć to we własnej drukarni

Wszystko, co opisano wyżej, opiera się na jednej tabeli: każde zlecenie to wiersz, w którym obok siebie stoją cena, zużyte minuty maszyny i pełny koszt z przygotowaniem. Większość właścicieli prowadzi to w Excelu i zapomina zaktualizować po trzecim pilnym zleceniu. Gdy te same dane zbierają się automatycznie, zysk na maszynogodzinę widać bez ręcznych obliczeń — właśnie dlatego właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie składać go na koniec miesiąca.

Przeczytaj także

• Klub fitness: dlaczego pieniądze na koncie to dług, a nie zysk
• Wiercenie studni: zysk ze studni, a nie z metra

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy