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08.10.2026
Coste de impresión: cómo calcular la hora máquina
Oleksiy Bazyura
Financial Expert at Finmap
«Tenemos ciento ochenta pedidos al mes y la máquina está a tope. Los comerciales me enseñan un margen del cincuenta y ocho por ciento. Y yo llevo tres años sin poder comprar la segunda máquina» — así empezó la conversación Andrí, dueño de una imprenta en una capital de provincia.
¿Te suena? La offset ronronea a dos turnos, hay más pedidos que el año pasado y en el informe aparece un margen que envidiaría un restaurante. Y de caja libre, justo la necesaria para llegar a fin de mes.
La causa es casi siempre la misma. La imprenta calcula el margen como la diferencia entre el precio y los materiales: papel, tinta, planchas. Todo lo demás se queda en los «gastos generales del taller». Pero el gasto principal de la industria gráfica no es el papel. Es el tiempo de máquina. Y mientras no esté repartido entre los pedidos, no sabes cuáles te dan de comer y cuáles te comen.
En este artículo descomponemos la imprenta en dos unidades: el pedido y la hora máquina. Y mostramos por qué dos pedidos de los mismos flyers pueden diferir en resultado por un factor de veintiocho.
El camino del fundador: del risógrafo a la máquina offset
Andrí empezó con un risógrafo y una guillotina en una habitación alquilada de cuarenta metros. Imprimía formularios, anuncios, flyers sencillos. Las cuentas eran simples: cobro el pedido, resto papel y tinta, el resto es mío.
A los cuatro años compró su primera máquina offset; a los seis, una cuatricromía A2 en leasing, y se mudó a un taller de cuatrocientos metros. Aparecieron maquinistas a dos turnos, acabado, preimpresión y dos comerciales de pedidos.
Fue justo entonces cuando se perdió la claridad. Los pedidos se multiplicaron por cuatro, la facturación se multiplicó por cuatro. El beneficio, no.
«En el risógrafo yo veía físicamente cuánto tiempo estaba encima de cada pedido. En offset el tiempo se lo come la máquina, y nadie lo ve, porque no parece un gasto. Parece trabajo».
Por qué «el número de pedidos» no dice nada sobre el dinero
Ciento ochenta pedidos al mes suena a taller lleno. Pero un pedido en la industria gráfica no es una cosa homogénea. Uno ocupa cuarenta y seis minutos de máquina; otro, cuatro horas. Y en el registro los dos se ven igual: una línea.
La diferencia entre ellos no está en el tamaño, sino en qué parte del tiempo se la come la preparación. Porque una máquina parada en puesta a punto consume exactamente lo mismo que una máquina imprimiendo. Solo que a la salida no hay nada.
Mientras todos los pedidos estén en la misma lista de «terminados», no vas a responder a la pregunta básica: de cuáles hay que coger más y a cuáles hay que decir no.
La vida antes de que los pedidos fueran líneas
El estado en el que Andrí vivió casi tres años lo reconoce cualquier imprenta que haya crecido desde una sola máquina.
- El margen se calculaba como precio menos materiales. Papel, tinta, planchas, y ya está. El tiempo de máquina no entraba en el coste del pedido en absoluto.
- La puesta a punto no existía como partida. Formaba parte del «trabajo del maquinista» y no se ataba a ninguna tirada concreta.
- La maculatura de arranque se cargaba al desperdicio general. Cuántos pliegos se había comido un pedido concreto para llegar al color, no lo sabía nadie.
- Las planchas nuevas por correcciones del cliente se hacían gratis. «Hombre, es un cliente de siempre».
- Los pedidos urgentes se metían en el planning de palabra. Un recargo del veinte por ciento parecía compensación suficiente.
- La estacionalidad se vivía como el tiempo atmosférico. En invierno va peor, y esa era toda la explicación disponible.
Ninguno de estos problemas era tecnológico. Los seis eran problemas de contabilidad, y precisamente por eso no los veía ni el maquinista ni el comercial.
La unidad clave: la hora máquina
Lo primero que hizo Andrí fue calcular cuánto cuesta una hora de trabajo de su máquina.
De qué está hecha una hora máquina
El taller acumula al mes 740 000 ₴ de gastos, y casi todos existen para que la máquina imprima.
- Alquiler del taller de 400 m² — 95 000 ₴.
- Sueldos de los maquinistas, cuatro personas a dos turnos — 196 000 ₴.
- Acabado: corte, plegado, hendido, tres personas — 108 000 ₴.
- Preimpresión y diseñador — 42 000 ₴.
- Dos comerciales de pedidos — 76 000 ₴.
- Electricidad, donde la máquina es el consumidor principal — 64 000 ₴.
- Leasing y servicio técnico de la máquina — 118 000 ₴.
- Química, disolventes, repuestos, retirada de residuos — 41 000 ₴.
El fondo de tiempo de calendario son 352 horas al mes: veintidós días a dos turnos. Pero de ahí se van unas cincuenta y seis en mantenimiento, averías y esperas. Quedan 296 horas productivas.
Divide 740 000 ₴ entre 296 horas y te sale que una hora de trabajo de la máquina le cuesta a la imprenta 2 500 ₴. Esa es la cifra que no estaba en ningún cálculo de pedido.
La puesta a punto: la hora que cuesta lo mismo para cualquier tirada
Y ahora lo más importante de la industria gráfica. Antes de cada tirada hay que preparar la máquina: montar las planchas, llegar al color, ajustar el registro. En una cuatricromía eso son cuarenta y cinco minutos.
Qué entra en la puesta a punto
Cuarenta y cinco minutos de tiempo de máquina son 0,75 horas × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Más un juego de cuatro planchas: 680 ₴. Más unos 180 pliegos que se van al desperdicio mientras la máquina llega al color exacto: otros 540 ₴ de papel.
En total, 3 095 ₴. Y esa cifra es la misma imprimas mil ejemplares o cien mil.
«La puesta a punto es un impuesto por empezar a trabajar. Cuanto más corta la tirada, mayor parte de ese impuesto carga cada ejemplar. En mil flyers el impuesto es mayor que el trabajo en sí».
Dos pedidos que se ven idénticos
Cogemos dos pedidos reales de los mismos flyers A5, a todo color por las dos caras. En un pliego A2 caben ocho.
Pedido A: mil ejemplares. Son 125 pliegos de tirada más 180 de maculatura de arranque, 305 en total. La máquina imprime siete mil pliegos por hora, así que la impresión en sí ocupa un minuto. Tiempo de máquina total: cuarenta y seis minutos, de los cuales cuarenta y cinco son puesta a punto.
Pedido B: veinte mil ejemplares. Son 2 500 pliegos más los mismos 180, 2 680 en total. La impresión dura veintiún minutos. Tiempo de máquina total: una hora y seis minutos.
Lo que ve el comercial
El comercial calcula con la fórmula de siempre: precio menos materiales. En el pedido A los materiales son 915 ₴ de papel y 680 ₴ de planchas, 1 595 ₴ juntos. A un precio de 3 800 ₴, el «margen» sale a 2 205 ₴, es decir, un 58%.
En el pedido B los materiales son 8 720 ₴ a un precio de 17 500 ₴. El «margen», 8 780 ₴, o sea, un 50%.
Con esa lógica, el pedido corto es el bueno. Y por eso mismo los comerciales se agarran a ellos.
Lo que queda de verdad
Y ahora lo mismo, pero con la hora máquina dentro.
| Partida | Pedido A: 1 000 uds. | Pedido B: 20 000 uds. |
|---|---|---|
| Precio para el cliente | 3 800 ₴ | 17 500 ₴ |
| Tiempo de máquina | 0,77 h — 1 920 ₴ | 1,11 h — 2 768 ₴ |
| Planchas | 680 ₴ | 680 ₴ |
| Papel con maculatura de arranque | 305 pliegos — 915 ₴ | 2 680 pliegos — 8 040 ₴ |
| Acabado | 400 ₴ | 1 200 ₴ |
| Coste total | 3 920 ₴ | 12 688 ₴ |
| Resultado | −120 ₴ | +4 812 ₴ |
| Margen «por materiales» | 58% | 50% |
| Margen real | −3% | 27,5% |
El pedido que en el informe tenía el mejor margen de toda la imprenta en realidad da pérdidas. La diferencia no está en el papel: en el pedido A hay 915 ₴ y nada más. La diferencia está en que los cuarenta y cinco minutos de puesta a punto cayeron sobre mil ejemplares en lugar de veinte mil.
Beneficio por hora máquina: una diferencia de veintiocho veces
Pero la cifra que importa aparece cuando divides el resultado por el tiempo de máquina consumido.
Pedido A: menos 120 ₴ por 0,77 horas, es decir, menos 156 ₴ por hora máquina. Pedido B: 4 812 ₴ por 1,11 horas, es decir, 4 347 ₴ por hora máquina.
La diferencia no es de dos ni de cinco veces. Entre estos dos pedidos hay casi veintiocho veces, y los dos se llaman «flyers A5, 4+4».
Es el beneficio por hora máquina, y no el margen en porcentaje, lo que responde a la pregunta de qué pedido coger cuando tienes una sola máquina y 296 horas al mes.
Un tercio de la máquina trabaja en pérdidas
Cuando Andrí repartió los ciento ochenta pedidos del mes en dos grupos, el cuadro se volvió desagradablemente evidente.
| Grupo de pedidos | Cantidad | Horas de máquina | Resultado |
|---|---|---|---|
| Tiradas cortas, hasta 2 000 ejemplares | 124 | 99 | −14 880 ₴ |
| Tiradas largas, más de 2 000 ejemplares | 56 | 196 | +269 472 ₴ |
| Total | 180 | 295 | +254 592 ₴ |
Los pedidos cortos son el 69% de todos los pedidos de la imprenta y el 34% del tiempo de máquina. Y dan menos catorce mil ochocientas ochenta grivnas.
O sea, un tercio del recurso más caro de la empresa se gasta en trabajo que no aporta nada. Esas noventa y nueve horas, dedicadas a tiradas largas, habrían dado más de cuatrocientas mil grivnas.
Por qué los comerciales arrastran pedidos cortos
No porque trabajen mal. Porque su bonus se calcula sobre el margen por materiales, y con esa lógica la tirada corta es lo más rentable de la tarifa.
El comercial hace exactamente aquello por lo que le pagan. Mientras la fórmula no cambie, seguirá llenando la máquina con tiradas de mil y lo considerará sinceramente un éxito.
«Durante cuatro años pagué a mis comerciales un bonus por cargar la máquina con pedidos que daban pérdidas. Y yo mismo me extrañaba de que no hubiera dinero para la segunda».
El papel que se fue al contenedor
Una partida aparte que no ve nadie es la maculatura de arranque. Los primeros pliegos después de la puesta a punto se van al desperdicio mientras la máquina no llega al color exacto. Son unos 180 pliegos por pedido, al margen de la tirada.
En un pedido de veinte mil eso es el 6% del papel: imperceptible. En un pedido de mil son 180 pliegos de 305, es decir, el 59% de todo el papel consumido se va al contenedor.
Al mes, ciento ochenta pedidos dan 97 200 ₴ de papel que nunca llegó a ser producto. En el informe queda diluido en la línea de «materiales» y parece un coste perfectamente normal.
Correcciones después de hacer las planchas
Otra partida que vive fuera de la contabilidad. El cliente aprobó el arte final, preimpresión sacó las planchas en CTP, y entonces llega el correo: «nos lo hemos repensado, cambiadnos el teléfono».
Eso significa un juego nuevo de planchas por 680 ₴ y una segunda puesta a punto por 1 875 ₴. En total, 2 555 ₴ por cada corrección de estas. Al cliente normalmente no se le factura: «es una tontería, si trabajamos juntos».
En el taller de Andrí resultaron ser veintitrés casos al mes. Juntos se comieron 58 765 ₴, cuatro veces más que toda la pérdida de las tiradas cortas, y no había ni una línea sobre ello en ningún informe.
Los urgentes que revientan el planning
La más cara de las partidas invisibles. El cliente pide «hacedlo hoy», el comercial dice que sí y mete el pedido en medio del turno.
Por qué un urgente cuesta tres puestas a punto
La máquina ya está ajustada para la tirada en curso. Para meter el urgente hay que quitar el pedido en curso: una. Ajustar la máquina para el urgente: dos. Volver y ajustarla otra vez para el que se interrumpió: tres.
En lugar de una puesta a punto salen tres. Las dos de más son 3 750 ₴ de tiempo de máquina por cada inserción.
Andrí tenía catorce inserciones de estas al mes. Coste: 52 500 ₴. Y el recargo por urgencia era del veinte por ciento, unos 800 ₴ por pedido: 11 200 ₴ en total.
El resultado neto de la urgencia: menos 41 300 ₴ al mes. La imprenta le pagaba a sus clientes por que la metieran prisa.
Cuánto ganó la imprenta de verdad
Sumemos todo. El resultado operativo por pedidos son 254 592 ₴. Pero dos partidas que no existen en la contabilidad se llevan su parte.
| Partida | Importe mensual |
|---|---|
| Resultado de las tiradas largas | +269 472 ₴ |
| Resultado de las tiradas cortas | −14 880 ₴ |
| Segundas puestas a punto por correcciones del cliente | −58 765 ₴ |
| Inserciones urgentes, neto | −41 300 ₴ |
| Beneficio real | 154 527 ₴ |
Cien mil sesenta y cinco grivnas —58 765 más 41 300— es el 39% de lo que la imprenta creía que era su beneficio. Dos partidas, ninguna de las cuales estaba en la tarifa, ni en el informe, ni en el bonus del comercial.
«Siempre me picaba la curiosidad de saber adónde iba la diferencia entre el informe y el banco. Resultó que iba a dos cosas que yo mismo había permitido hacer gratis».
Estacionalidad: el pico de otoño y el bache de invierno
La industria gráfica es estacional, y aquí la estación es más dura que en la mayoría de las fábricas. El pico va de septiembre a diciembre: catálogos, calendarios, embalaje, producto navideño. El bache, enero-febrero y la segunda mitad del verano.
El problema es que la máquina y el taller cuestan lo mismo todo el año. Los 740 000 ₴ de gastos de diciembre se reparten entre 296 horas de carga. Esos mismos 740 000 ₴ en febrero se reparten entre 170 horas, y la hora máquina pasa a ser no 2 500 ₴, sino 4 353 ₴.
Por qué en enero no se puede «compensar con volumen»
Porque en enero no hay para quién imprimir. Los clientes se gastaron sus presupuestos en diciembre y los nuevos todavía no están aprobados.
Y aquí aparece la tentación que arruina el año: para cargar la máquina en invierno, la imprenta coge cualquier tirada corta a cualquier precio. La carga se recupera, el informe tiene buena cara, y la hora máquina de esos pedidos no se cubre ni a medias.
La respuesta correcta es otra: en invierno hay que coger no cualquier cosa, sino lo que cubra la hora máquina aunque sea a cero. El resto del tiempo es mejor dedicarlo al mantenimiento preventivo de la máquina, para el que en diciembre nunca hay un hueco.
«Dos años seguidos cogí tiradas baratas en febrero para que la máquina no parara. Cuando calculé la hora máquina resultó que mejor habría estado parada: el paro cuesta menos que un pedido con pérdidas».
Qué cambió cuando los pedidos se volvieron líneas
Andrí hizo tres cosas. Metió la hora máquina en el cálculo de cada pedido, con la puesta a punto como línea aparte. Reescribió el bonus de los comerciales: del margen por materiales al beneficio por hora máquina. Y pasó a la tarifa las correcciones después del CTP y las inserciones urgentes.
En dos trimestres se vio lo siguiente:
- Las tiradas cortas subieron un 35%. El precio pasó de 3 800 ₴ a 5 130 ₴ y el resultado, de menos 120 ₴ a más 1 210 ₴. Treinta y ocho clientes se fueron a la competencia, se quedaron ochenta y seis, y ese grupo empezó a aportar 104 060 ₴ en lugar de pérdidas. Además se liberaron treinta horas de máquina para tiradas largas.
- Las correcciones después de sacar planchas pasaron a ser de pago: 2 555 ₴ por juego. El número de casos cayó de veintitrés a seis al mes: los clientes empezaron a revisar el arte final con más cuidado. Ahorro: 43 435 ₴ al mes.
- El recargo por urgencia subió del 20% al 60%. La mitad de los clientes «urgentes» descubrió de pronto que podía esperar a mañana. Quedaron ocho inserciones en lugar de catorce, y ahora al menos cubren parte de su coste: menos 10 800 ₴ en lugar de menos 41 300 ₴.
Ninguna de estas decisiones exigió máquina nueva ni clientes nuevos. Exigieron ver el pedido como una línea y ver cuántos minutos de máquina se llevó.
La conclusión para empresarios. Si tu negocio tropieza con un único recurso caro — una máquina, un sillón, una sala, una cuadrilla —, el margen en porcentaje deja de ser el criterio. El criterio pasa a ser el beneficio por unidad de ese recurso. Dos pedidos con el mismo margen pueden diferir en valor real en decenas de veces, y la única forma de verlo es dividir el resultado por el tiempo.
Consejos para terminar
- Calcula el coste de la hora máquina. Divide todos los gastos del taller entre las horas productivas, no entre las de calendario. Esa es la base de cualquier cálculo.
- Saca la puesta a punto como línea aparte en cada pedido. Es la misma para mil y para cien mil, y es ella la que decide si una tirada corta sale a cuenta.
- Cuenta el beneficio por hora máquina, no el margen en porcentaje. Cuando el recurso es limitado, no importa cuánto ganaste en el pedido, sino cuánto ganaste en la hora.
- Ata el bonus de los comerciales al beneficio por hora máquina. Mientras el bonus salga del margen por materiales, cargarán la máquina honradamente con tiradas que dan pérdidas.
- Imputa la maculatura de arranque al pedido concreto. En las tiradas cortas puede ser mayor que la propia tirada.
- Haz de pago las correcciones después de sacar planchas. No para ganar con ello, sino para que el cliente revise el arte final antes de que saques el CTP.
- Calcula lo que cuesta de verdad la urgencia. Una inserción en medio del turno cuesta tres puestas a punto, no una, y el recargo tiene que cubrirlo.
El dinero no desaparece: simplemente no lo ves
La industria gráfica parece un negocio en el que todo lo deciden la calidad de impresión y el precio del papel. En realidad la calidad es la entrada, y el dinero lo decide una sola cosa: cuánto beneficio aporta una hora de trabajo de tu máquina.
Ninguno de estos gastos desaparece solo. Pero en cuanto el pedido se convierte en una línea con su propio tiempo y su propia puesta a punto, se ve qué tirada te da de comer, cuántas horas de máquina se van a la nada y qué se puede hacer con eso ya la semana que viene.
Cómo ver esto en su propia imprenta
Todo lo descrito arriba se apoya en una sola tabla: cada pedido es una línea donde conviven el precio, los minutos de máquina consumidos y el coste completo con la puesta a punto. La mayoría de los dueños lo lleva en Excel y olvida actualizarlo tras el tercer pedido urgente. Cuando esos mismos datos se recogen automáticamente, el beneficio por hora máquina se ve sin cálculos manuales — justo para eso los dueños de pequeñas y medianas empresas usan Finmap: para ver la foto financiera en lugar de armarla a fin de mes.
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Base del tema: La contabilidad de gestión explicada: qué es y por qué los propietarios la necesitan
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Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el coste de una hora máquina?
Sume todos los gastos del taller en un mes: alquiler, sueldos de impresores y de postimpresión, preimpresión, comerciales, electricidad, leasing y mantenimiento de la máquina, química y consumibles. Divida entre las horas productivas, no entre las de calendario. En el ejemplo de este artículo son 740 000 ₴ entre 296 horas: 2 500 ₴ la hora. De calendario había 352 horas, pero 56 se las llevan el mantenimiento, las averías y la espera, y dividir entre ellas significa subestimar el coste en un 16%.
¿Por qué engaña el margen sobre materiales?
Porque deja fuera el recurso más caro de una imprenta: el tiempo de máquina. En el ejemplo, el pedido de mil flyers muestra un «margen» del 58% sobre materiales y un resultado real de menos 120 ₴. El de veinte mil muestra un «margen» del 50% y 4 812 ₴ reales. La fórmula «precio menos papel y planchas» infla sistemáticamente el atractivo de las tiradas cortas, porque es justo en ellas donde la parte oculta de tiempo de máquina es mayor.
¿Qué incluye la puesta a punto y por qué es igual para cualquier tirada?
Cuarenta y cinco minutos de máquina para montar las planchas y entrar en color: 1 875 ₴; un juego de cuatro planchas: 680 ₴; y unos 180 pliegos de maculatura de arranque: otros 540 ₴. En total, 3 095 ₴. La máquina hace exactamente el mismo trabajo antes de una tirada de mil que antes de una de cien mil, así que esa cifra no depende del volumen. Cuanto más corta es la tirada, mayor es la parte de la puesta a punto que carga cada ejemplar.
¿Cómo saber cuál es la tirada mínima rentable para usted?
Calcule el coste completo del pedido con la hora máquina dentro y busque el punto en el que iguala el precio de su tarifa. Todo lo que quede por debajo hay que revalorarlo o aceptarlo a conciencia como servicio a un cliente grande, pero sabiendo cuánto le cuesta ese servicio. En el ejemplo del artículo, la frontera cayó en 2 000 ejemplares.
¿Por qué importa más el beneficio por hora máquina que el margen en porcentaje?
Porque con una sola máquina su recurso escaso no es el dinero, son 296 horas al mes. El pedido A deja menos 156 ₴ por hora máquina; el pedido B, 4 347 ₴. Casi 28 veces de diferencia con un margen porcentual parecido. El porcentaje responde a «cuánto ganamos en este pedido»; el beneficio por hora responde a «qué pedido tomamos cuando no cabe todo».
¿Cuánto cuesta un cambio después de hacer las planchas?
Un juego nuevo de planchas, 680 ₴, más una segunda puesta a punto de 1 875 ₴: 2 555 ₴ en total. En el ejemplo del artículo había 23 casos así al mes, y todos se hacían gratis: son 58 765 ₴, cuatro veces más que toda la pérdida de las tiradas cortas. Cuando los cambios empezaron a cobrarse, su número bajó a 6: los clientes se pusieron a revisar el arte final antes de salir a CTP.
¿Cuánto cuesta de verdad un pedido urgente?
Tres puestas a punto en lugar de una. Para meter una tirada urgente en mitad del turno hay que quitar el pedido que está en máquina, ajustarla para el urgente y luego volver a ajustarla. Dos puestas a punto de más son 3 750 ₴ de tiempo de máquina. Con un recargo por urgencia del 20%, la imprenta del ejemplo pagaba a sus clientes 41 300 ₴ al mes por meterle prisa.
¿Qué hacer con la máquina en el valle de temporada?
No aceptar cualquier cosa por tenerla ocupada. Los gastos del taller son los mismos todo el año, así que en febrero, con 170 horas de trabajo, la hora máquina no cuesta 2 500 ₴ sino 4 353 ₴, y las tiradas cortas baratas, tomadas «para que no esté parada», no la cubren ni a medias. En invierno acepte lo que al menos quede a cero por hora máquina y dedique el resto del tiempo al mantenimiento que en diciembre nunca hay cuándo hacer.
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