Druckkosten berechnen: Maschinenstunde und Einrichten

„Wir machen hundertachtzig Aufträge im Monat und die Maschine ist randvoll belegt. Die Manager zeigen mir achtundfünfzig Prozent Marge. Und ich kann seit drei Jahren irgendwie keine zweite Maschine kaufen” — so begann Andrij, Inhaber einer Druckerei in einer Bezirkshauptstadt, das Gespräch.

Kommt Ihnen das bekannt vor? Der Offset läuft im Zweischichtbetrieb, es gibt mehr Aufträge als im Vorjahr, und im Bericht steht eine Marge, um die ein Restaurant Sie beneiden würde. Und freies Geld reicht genau bis zum nächsten Monat.

Der Grund ist fast immer derselbe. Eine Druckerei rechnet die Marge als Differenz zwischen Preis und Material — Papier, Farbe, Platten. Alles andere liegt in den „allgemeinen Werkstattkosten”. Aber der Hauptkostenblock im Druck ist nicht das Papier. Es ist die Maschinenzeit. Und solange sie nicht auf die Aufträge verteilt ist, wissen Sie nicht, welche davon Sie ernähren und welche Sie auffressen.

In diesem Artikel zerlegen wir die Druckerei in zwei Einheiten: den Auftrag und die Maschinenstunde. Und wir zeigen, warum zwei Aufträge für exakt dieselben Flyer sich im Ergebnis um das Achtundzwanzigfache unterscheiden können.

Der Weg des Gründers: vom Risographen zur Offsetmaschine

Andrij begann mit einem Risographen und einem Schneider in einem gemieteten Raum von vierzig Quadratmetern. Er druckte Formulare, Aushänge, einfache Flyer. Seine Rechnung war simpel: für den Auftrag kassiert, Papier und Farbe abgezogen, der Rest gehört dir.

Nach vier Jahren kaufte er die erste Offsetmaschine, nach sechs eine Vierfarben-A2 im Leasing und zog in eine Werkstatt von vierhundert Quadratmetern. Es kamen Drucker im Zweischichtbetrieb dazu, Weiterverarbeitung, Druckvorstufe und zwei Auftragsmanager.

Genau da verschwand die Übersicht. Die Aufträge waren viermal so viele, der Umsatz war viermal so hoch. Der Gewinn nicht.

„Am Risographen sah ich körperlich, wie lange ich über jedem Auftrag stehe. Im Offset frisst die Maschine die Zeit, und niemand sieht sie, weil sie nicht wie Kosten aussieht. Sie sieht wie Arbeit aus.”

Warum die „Zahl der Aufträge” nichts über Geld sagt

Hundertachtzig Aufträge im Monat klingt nach Auslastung. Aber ein Auftrag im Druck ist keine einheitliche Größe. Einer belegt sechsundvierzig Minuten der Maschine, ein anderer vier Stunden. Und im Journal sehen beide gleich aus: eine Zeile.

Der Unterschied liegt nicht in der Größe, sondern darin, welchen Anteil der Zeit die Vorbereitung frisst. Denn eine Maschine, die im Einrichten steht, verbraucht genauso viel wie eine Maschine, die druckt. Nur kommt hinten nichts heraus.

Solange alle Aufträge in einer Liste „erledigt” stehen, beantworten Sie die Grundfrage nicht: von welchen sollten Sie mehr nehmen und welche sollten Sie ablehnen.

Das Leben, bevor Aufträge zu Zeilen wurden

Den Zustand, in dem Andrij fast drei Jahre lebte, erkennt jede Druckerei wieder, die aus einer einzigen Maschine gewachsen ist.

• Die Marge wurde als Preis minus Material gerechnet. Papier, Farbe, Platten — mehr nicht. Die Maschinenzeit ging überhaupt nicht in die Auftragskosten ein.
• Das Einrichten existierte nicht als Position. Es war Teil „der Arbeit des Druckers” und wurde keiner konkreten Auflage zugeordnet.
• Die Einrichtmakulatur wurde in den allgemeinen Ausschuss abgeschrieben. Wie viele Bogen ein bestimmter Auftrag beim Hochfahren verbrannt hatte, wusste niemand.
• Neue Platten nach Kundenänderungen wurden kostenlos gemacht. „Er ist doch unser Stammkunde.”
• Eilaufträge wurden mündlich in den Plan geschoben. Zwanzig Prozent Zuschlag fühlten sich wie ausreichende Kompensation an.
• Saisonalität wurde wie das Wetter behandelt. Im Winter läuft es schlechter — und das war die ganze verfügbare Erklärung.

Keines dieser Probleme war technologisch. Alle sechs waren Buchführungsprobleme — und genau deshalb sah sie weder der Drucker noch der Manager.

Die zentrale Einheit: die Maschinenstunde

Das Erste, was Andrij tat, war auszurechnen, was eine Stunde seiner Maschine kostet.

Woraus eine Maschinenstunde besteht

In der Werkstatt laufen im Monat 740 000 ₴ Kosten auf, und fast alle existieren dafür, dass die Maschine druckt.

• Miete für 400 m² Werkstatt — 95 000 ₴.
• Löhne der Drucker, vier Personen in zwei Schichten — 196 000 ₴.
• Weiterverarbeitung: Schneiden, Falzen, Rillen, drei Personen — 108 000 ₴.
• Druckvorstufe und Grafiker — 42 000 ₴.
• Zwei Auftragsmanager — 76 000 ₴.
• Strom, wobei die Maschine der Hauptverbraucher ist — 64 000 ₴.
• Leasing und Wartung der Maschine — 118 000 ₴.
• Chemie, Waschmittel, Ersatzteile, Entsorgung — 41 000 ₴.

Der Kalenderzeitfonds beträgt 352 Stunden im Monat: zweiundzwanzig Tage in zwei Schichten. Davon gehen aber rund sechsundfünfzig für Wartung, Störungen und Wartezeiten drauf. Es bleiben 296 produktive Stunden.

Teilen Sie 740 000 ₴ durch 296 Stunden, und Sie sehen: eine Stunde Maschinenlauf kostet die Druckerei 2 500 ₴. Das ist die Zahl, die in keiner einzigen Auftragskalkulation vorkam.

Einrichten: die Stunde, die für jede Auflage gleich kostet

Und nun das Wichtigste im Druck. Vor jeder Auflage muss die Maschine vorbereitet werden: Platten einhängen, auf Farbe fahren, Register ziehen. Auf einer Vierfarbenmaschine dauert das fünfundvierzig Minuten.

Was zum Einrichten gehört

Fünfundvierzig Minuten Maschinenzeit sind 0,75 Stunden × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Dazu ein Satz von vier Druckplatten — 680 ₴. Dazu rund 180 Bogen, die in den Ausschuss gehen, während die Maschine auf Farbe kommt — weitere 540 ₴ Papier.

Zusammen 3 095 ₴. Und diese Summe ist gleich, ob Sie tausend Exemplare drucken oder hunderttausend.

„Das Einrichten ist eine Steuer auf den Arbeitsbeginn. Je kleiner die Auflage, desto größer der Anteil dieser Steuer pro Exemplar. Bei tausend Flyern ist die Steuer größer als die Arbeit selbst.”

Zwei Aufträge, die gleich aussehen

Nehmen wir zwei reale Aufträge für dieselben A5-Flyer, vierfarbig beidseitig. Auf einen A2-Bogen passen acht Stück.

Auftrag A sind tausend Exemplare. Das sind 125 Bogen Auflage plus 180 zum Einrichten, zusammen 305. Die Maschine druckt siebentausend Bogen pro Stunde, der Druck selbst dauert also eine Minute. Maschinenzeit insgesamt: sechsundvierzig Minuten, davon fünfundvierzig Einrichten.

Auftrag B sind zwanzigtausend Exemplare. Das sind 2 500 Bogen plus dieselben 180, zusammen 2 680. Der Druck dauert einundzwanzig Minuten. Maschinenzeit insgesamt: eine Stunde sechs Minuten.

Was der Manager sieht

Der Manager rechnet nach der gewohnten Formel: Preis minus Material. In Auftrag A ist das Material 915 ₴ Papier und 680 ₴ Platten, zusammen 1 595 ₴. Bei einem Preis von 3 800 ₴ ergibt die „Marge” 2 205 ₴, also 58%.

In Auftrag B sind es 8 720 ₴ Material bei einem Preis von 17 500 ₴. Die „Marge” beträgt 8 780 ₴, also 50%.

Nach dieser Logik ist der kurze Auftrag der bessere. Genau deshalb klammern sich die Manager an sie.

Was tatsächlich übrig bleibt

Und nun dasselbe mit der Maschinenstunde darin.

Position	Auftrag A: 1 000 Stk.	Auftrag B: 20 000 Stk.
Preis für den Kunden	3 800 ₴	17 500 ₴
Maschinenzeit	0,77 Std. — 1 920 ₴	1,11 Std. — 2 768 ₴
Druckplatten	680 ₴	680 ₴
Papier inkl. Einrichtmakulatur	305 Bogen — 915 ₴	2 680 Bogen — 8 040 ₴
Weiterverarbeitung	400 ₴	1 200 ₴
Vollkosten	3 920 ₴	12 688 ₴
Ergebnis	−120 ₴	+4 812 ₴
Marge „auf Material”	58%	50%
Reale Marge	−3%	27,5%

Der Auftrag mit der besten Marge im ganzen Bericht der Druckerei bringt tatsächlich Verlust. Der Unterschied liegt nicht am Papier — in Auftrag A sind es nur 915 ₴. Der Unterschied liegt darin, dass fünfundvierzig Minuten Einrichten auf tausend Exemplare fielen statt auf zwanzigtausend.

Gewinn pro Maschinenstunde: ein Unterschied um das Achtundzwanzigfache

Die entscheidende Zahl erscheint aber erst, wenn man das Ergebnis durch die verbrauchte Maschinenzeit teilt.

Auftrag A: minus 120 ₴ auf 0,77 Stunden — das sind minus 156 ₴ pro Maschinenstunde. Auftrag B: 4 812 ₴ auf 1,11 Stunden — das sind 4 347 ₴ pro Maschinenstunde.

Der Unterschied ist nicht zweifach und nicht fünffach. Zwischen diesen beiden Aufträgen liegt fast das Achtundzwanzigfache — und beide heißen „A5-Flyer, 4+4”.

Es ist der Gewinn pro Maschinenstunde und nicht die Marge in Prozent, der die Frage beantwortet, welchen Auftrag man nimmt, wenn man eine Maschine und 296 Stunden im Monat hat.

Ein Drittel der Maschine arbeitet im Minus

Als Andrij alle hundertachtzig Aufträge des Monats auf zwei Gruppen verteilte, wurde das Bild unangenehm deutlich.

Auftragsgruppe	Anzahl	Maschinenstunden	Ergebnis
Kurze Auflagen, bis 2 000 Stk.	124	99	−14 880 ₴
Lange Auflagen, über 2 000 Stk.	56	196	+269 472 ₴
Zusammen	180	295	+254 592 ₴

Kurze Aufträge sind 69% aller Aufträge der Druckerei und 34% der Maschinenzeit. Und sie liefern minus vierzehntausendachthundertachtzig Hrywnja.

Das heißt: ein Drittel der teuersten Ressource des Betriebs geht für Arbeit drauf, die nichts einbringt. Diese neunundneunzig Stunden hätten, in lange Auflagen gesteckt, über vierhunderttausend Hrywnja gebracht.

Warum Manager an kurzen Aufträgen hängen

Nicht, weil sie schlecht arbeiten. Sondern weil ihre Prämie von der Marge auf Material gerechnet wird — und nach dieser Logik ist die kurze Auflage das Attraktivste in der Preisliste.

Der Manager tut genau das, wofür er bezahlt wird. Solange die Formel nicht geändert wird, füllt er die Maschine weiter mit Tausenderauflagen und hält das ehrlich für einen Erfolg.

„Vier Jahre lang zahlte ich meinen Managern eine Prämie dafür, dass sie die Maschine mit Verlustaufträgen beladen. Und wunderte mich selbst, warum kein Geld für die zweite da war.”

Das Papier, das in den Ausschuss ging

Eine eigene Position, die niemand sieht, ist die Einrichtmakulatur. Die ersten Bogen nach dem Einrichten wandern in die Tonne, bis die Maschine auf Farbe ist. Das sind rund 180 Bogen pro Auftrag, unabhängig von der Auflage.

Bei einer Auflage von zwanzigtausend sind das 6% des Papiers — unsichtbar. Bei tausend Exemplaren sind es 180 von 305 Bogen, das heißt 59% des gesamten verbrauchten Papiers gehen in den Ausschuss.

Im Monat ergeben hundertachtzig Aufträge 97 200 ₴ Papier, das nie Produkt wurde. Im Bericht ist es in der Zeile „Material” aufgelöst und sieht wie ganz normale Kosten aus.

Änderungen nach dem Plattenbelichten

Noch eine Position, die außerhalb der Bücher lebt. Der Kunde hat das Layout freigegeben, die Druckvorstufe hat die Platten am CTP belichtet — und dann kommt eine Mail: „Wir haben es uns anders überlegt, tauschen Sie die Telefonnummer.”

Das bedeutet einen neuen Plattensatz für 680 ₴ und ein erneutes Einrichten für 1 875 ₴. Zusammen 2 555 ₴ pro Änderung. Dem Kunden wird das meist nicht berechnet — „Kleinigkeit, wir arbeiten doch zusammen.”

Bei Andrij stellten sich dreiundzwanzig solcher Fälle pro Monat heraus. Zusammen fraßen sie 58 765 ₴ — viermal mehr als der gesamte Verlust aus kurzen Auflagen, und keine einzige Zeile darüber in irgendeinem Bericht.

Eilaufträge, die den Plan zerreißen

Die teuerste der unsichtbaren Positionen. Der Kunde bittet um „heute noch”, der Manager sagt zu und schiebt den Auftrag mitten in die Schicht.

Warum ein Eilauftrag drei Einrichtvorgänge kostet

Die Maschine ist bereits auf die laufende Auflage eingerichtet. Um den Eilauftrag einzuschieben, muss der laufende Auftrag heruntergenommen werden — das ist eins. Die Maschine auf den Eilauftrag einrichten — zwei. Zurückkehren und erneut auf den unterbrochenen einrichten — drei.

Statt eines Einrichtvorgangs werden es drei. Die zwei überflüssigen sind 3 750 ₴ Maschinenzeit pro Einschub.

Andrij hatte vierzehn solcher Einschübe im Monat. Kosten: 52 500 ₴. Und der Eilzuschlag betrug zwanzig Prozent, also rund 800 ₴ pro Auftrag: zusammen 11 200 ₴.

Das Nettoergebnis der Eiligkeit war minus 41 300 ₴ im Monat. Die Druckerei zahlte ihren Kunden dafür, dass sie gehetzt wurde.

Was die Druckerei tatsächlich verdient hat

Zählen wir alles zusammen. Das operative Ergebnis aus Aufträgen beträgt 254 592 ₴. Aber zwei Positionen, die es in den Büchern nicht gibt, nehmen sich ihren Anteil.

Position	Betrag pro Monat
Ergebnis aus langen Auflagen	+269 472 ₴
Ergebnis aus kurzen Auflagen	−14 880 ₴
Wiederholtes Einrichten durch Kundenänderungen	−58 765 ₴
Eileinschübe, netto	−41 300 ₴
Tatsächlicher Gewinn	154 527 ₴

Hunderttausendfünfundsechzig Hrywnja — 58 765 plus 41 300 — sind 39% dessen, was die Druckerei für ihren Gewinn hielt. Zwei Positionen, von denen keine in der Preisliste, im Bericht oder in der Managerprämie stand.

„Mich beschäftigte die ganze Zeit, wohin die Differenz zwischen Bericht und Bankkonto verschwindet. Es stellte sich heraus: in zwei Dinge, die ich selbst erlaubt hatte, kostenlos zu machen.”

Saisonalität: Herbstgipfel und Wintereinbruch

Der Druck ist saisonal, und die Saison ist hier härter als in den meisten Produktionen. Der Gipfel liegt zwischen September und Dezember: Kataloge, Kalender, Verpackungen, Weihnachtsprodukte. Der Einbruch ist Januar–Februar und die zweite Sommerhälfte.

Das Problem ist, dass Maschine und Werkstatt das ganze Jahr gleich viel kosten. 740 000 ₴ Kosten im Dezember verteilen sich auf 296 Stunden Auslastung. Dieselben 740 000 ₴ im Februar verteilen sich auf 170 Stunden — und die Maschinenstunde wird nicht 2 500 ₴, sondern 4 353 ₴.

Warum man im Januar nicht „über die Menge” ausgleichen kann

Weil es im Januar niemanden zu bedrucken gibt. Die Kunden haben ihre Budgets im Dezember verbraucht, die neuen sind noch nicht freigegeben.

Und hier kommt die Versuchung, die das Jahr ruiniert: um die Maschine im Winter auszulasten, nimmt die Druckerei jede kurze Auflage zu jedem Preis. Die Auslastung erholt sich, der Bericht sieht ordentlich aus — und die Maschinenstunde ist bei diesen Aufträgen nicht einmal zur Hälfte gedeckt.

Die richtige Antwort ist eine andere: im Winter nimmt man nicht irgendetwas, sondern das, was die Maschinenstunde wenigstens auf null deckt. Die übrige Zeit gibt man besser der Wartung, für die im Dezember nie Zeit ist.

„Zwei Jahre in Folge nahm ich im Februar billige Auflagen, damit die Maschine nicht stillsteht. Als ich die Maschinenstunde ausrechnete, zeigte sich: besser hätte sie stillgestanden. Stillstand kostet weniger als ein Verlustauftrag.”

Was sich änderte, als Aufträge zu Zeilen wurden

Andrij tat drei Dinge. In die Kalkulation jedes Auftrags kam die Maschinenstunde — mit dem Einrichten als eigener Zeile. Die Managerprämie wurde von der Marge auf Material auf den Gewinn pro Maschinenstunde umgeschrieben. Und Änderungen nach CTP sowie Eileinschübe kamen in die Preisliste.

In zwei Quartalen wurde Folgendes sichtbar:

• Kurze Auflagen wurden 35% teurer. Der Preis stieg von 3 800 ₴ auf 5 130 ₴, das Ergebnis ging von minus 120 ₴ auf plus 1 210 ₴. Achtunddreißig Kunden gingen zur Konkurrenz, sechsundachtzig blieben — und diese Gruppe brachte statt eines Verlustes 104 060 ₴. Zusätzlich wurden dreißig Maschinenstunden für lange Auflagen frei.
• Änderungen nach dem Plattenbelichten wurden kostenpflichtig — 2 555 ₴ pro Satz. Die Zahl solcher Fälle fiel von dreiundzwanzig auf sechs im Monat: die Kunden lasen das Layout sorgfältiger. Ersparnis: 43 435 ₴ im Monat.
• Der Eilzuschlag stieg von 20% auf 60%. Die Hälfte der „dringenden” Kunden entdeckte plötzlich, dass sie bis morgen warten kann. Statt vierzehn blieben acht Einschübe, und die decken ihre Kosten nun zumindest teilweise: minus 10 800 ₴ statt minus 41 300 ₴.

Keine dieser Entscheidungen verlangte eine neue Maschine oder neue Kunden. Sie verlangten, den Auftrag als Zeile zu sehen — und zu sehen, wie viele Minuten Maschinenzeit er genommen hat.

Die Lehre für Unternehmer. Wenn Ihr Geschäft an einer teuren Ressource hängt — einer Maschine, einem Stuhl, einer Fläche, einer Kolonne —, ist die Marge in Prozent kein Kriterium mehr. Zum Kriterium wird der Gewinn pro Einheit dieser Ressource. Zwei Aufträge mit identischer Marge können sich im realen Wert um ein Vielfaches unterscheiden, und sichtbar wird das nur, wenn man das Ergebnis durch die Zeit teilt.

Ratschläge zum Schluss

• Rechnen Sie die Maschinenstunde aus. Teilen Sie alle Werkstattkosten durch produktive, nicht durch Kalenderstunden. Das ist die Basis jeder Kalkulation.
• Setzen Sie das Einrichten als eigene Zeile in jeden Auftrag. Es ist für tausend und für hunderttausend gleich — und es entscheidet, ob eine kurze Auflage sich lohnt.
• Rechnen Sie den Gewinn pro Maschinenstunde, nicht die Marge in Prozent. Wenn die Ressource begrenzt ist, zählt nicht, wie viel Sie am Auftrag verdient haben, sondern wie viel an der Stunde.
• Koppeln Sie die Managerprämie an den Gewinn pro Maschinenstunde. Solange die Prämie aus der Marge auf Material kommt, beladen sie die Maschine ehrlich weiter mit Verlustauflagen.
• Buchen Sie die Einrichtmakulatur auf den konkreten Auftrag. Bei kurzen Auflagen kann sie größer sein als die Auflage selbst.
• Machen Sie Änderungen nach dem Plattenbelichten kostenpflichtig. Nicht um daran zu verdienen, sondern damit der Kunde das Layout liest, bevor Sie das CTP belichten.
• Rechnen Sie aus, was Eiligkeit wirklich kostet. Ein Einschub mitten in die Schicht kostet drei Einrichtvorgänge statt einem — und der Zuschlag muss das decken.

Das Geld verschwindet nicht — Sie sehen es nur nicht

Der Druck sieht aus wie ein Geschäft, in dem Druckqualität und Papierpreis alles entscheiden. In Wahrheit ist die Qualität die Eintrittskarte, und über das Geld entscheidet eines: wie viel Gewinn eine Stunde Ihrer Maschine einbringt.

Keine dieser Kosten verschwindet von selbst. Aber sobald ein Auftrag zu einer Zeile mit eigener Zeit und eigenem Einrichten wird, sieht man, welche Auflage Sie ernährt, wie viele Maschinenstunden ins Leere gehen — und was sich schon nächste Woche ändern lässt.

Wie Sie das in Ihrer eigenen Druckerei sehen

Alles oben Beschriebene ruht auf einer einzigen Tabelle: jeder Auftrag ist eine Zeile, in der Preis, verbrauchte Maschinenminuten und Vollkosten inklusive Einrichten nebeneinander stehen. Die meisten Inhaber führen das in Excel und vergessen die Aktualisierung nach dem dritten Eilauftrag. Werden dieselben Daten automatisch erfasst, ist der Gewinn pro Maschinenstunde ohne Handrechnung sichtbar — genau dafür nutzen Inhaber kleiner und mittlerer Unternehmen Finmap: um das Finanzbild zu sehen, statt es am Monatsende zusammenzusuchen.

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Grundlage des Themas: Betriebsbuchhaltung erklärt: Was sie ist und warum Inhaber sie brauchen