Nyomtatási önköltség: gépóra és beigazítás számítása

„Havonta száznyolcvan munkánk van, a gép tövig ki van terhelve. A kollégák ötvennyolc százalékos marzsot mutatnak. Én meg valamiért harmadik éve nem tudok második gépet venni” — így kezdte a beszélgetést Andrij, egy megyeszékhelyi nyomda tulajdonosa.

Ismerős? Az ofszet két műszakban zúg, több munka van, mint tavaly, a kimutatásban pedig olyan marzs, amit egy étterem is megirigyelne. Szabad pénz viszont pontosan annyi, hogy kihúzza a következő hónapig.

Az ok szinte mindig ugyanaz. A nyomda úgy számol marzsot, hogy az árból kivonja az anyagot — papírt, festéket, lemezt. Minden más ott ül a „műhely általános költségei” soron. Csakhogy a nyomdaiparban nem a papír a legnagyobb költség. Hanem a gép ideje. És amíg az nincs szétosztva a munkák között, nem tudja, melyik tartja el és melyik eszi meg.

Ebben a cikkben két egységre szedjük szét a nyomdát: a munkára és a gépórára. És megmutatjuk, miért térhet el két, pontosan ugyanolyan szórólapra szóló megbízás eredménye huszonnyolcszorosan.

Az alapító útja: a risográftól az ofszetgépig

Andrij egy risográffal és egy vágóval kezdte, egy bérelt negyven négyzetméteres szobában. Nyomtatványokat, hirdetéseket, egyszerű szórólapokat gyártott. Egyszerűen számolt: ennyit kaptam a munkáért, levonom a papírt és a festéket, a többi az enyém.

Négy év alatt megvette az első ofszetgépet, hat év alatt egy négyszínes A2-est lízingre, és átköltözött egy négyszáz négyzetméteres üzembe. Lett két műszak nyomdász, utómunka, nyomdai előkészítés és két munkafelvevő.

Éppen akkor tűnt el a tisztánlátás. Négyszer annyi munka jött be, négyszeresére nőtt a forgalom. A nyereség nem.

„A risográfon fizikailag láttam, mennyi időt állok egy-egy munka fölött. Ofszeten az időt a gép eszi meg, és ezt senki nem látja, mert nem úgy néz ki, mint egy költség. Úgy néz ki, mint munka.”

Miért nem mond semmit a pénzről a „munkák száma”

Havi száznyolcvan megbízás úgy hangzik, mint a tele ház. De a nyomdában a megbízás nem egynemű dolog. Az egyik negyvenhat gépi percet eszik meg, a másik négy órát. A naplóban pedig mindkettő ugyanúgy néz ki: egy sor.

A kettő között nem a méret a különbség, hanem az, hogy az időből mennyit visz el az előkészítés. Mert a beigazításon álló gép pontosan annyit fogyaszt, mint az, amelyik nyomtat. Csak a kimeneten nincs semmi.

Amíg minden munka egyetlen „elkészült” listán ül, nem fog válaszolni az alapkérdésre: melyikből kell több, és melyiket kell visszamondani.

Az élet azelőtt, hogy a munkák sorokká lettek

Azt az állapotot, amelyben Andrij majdnem három évet élt, felismeri minden nyomda, amely egyetlen gépből nőtt ki.

• A marzs ár mínusz anyag volt. Papír, festék, lemez — és ennyi. A gép ideje egyáltalán nem került be a munka önköltségébe.
• A beigazítás nem létezett költségsorként. A „nyomdász munkájának” része volt, és nem kötődött konkrét példányszámhoz.
• A beigazítási makulatúra az általános hulladékba került. Hogy egy adott munka beigazítására hány ív ment el, azt senki nem tudta.
• Az új nyomólemezeket a vevői javítások után ingyen gyártották. „Hát hiszen állandó vevőnk.”
• A sürgős munkákat szóban tették be a tervbe. A húsz százalék felár elég kompenzációnak tűnt.
• A szezonalitást az időjárás szintjén kezelték. Télen rosszabb — ennyi volt a teljes magyarázat.

Egyik probléma sem technológiai volt. Mind a hat könyvelési kérdés volt — és pontosan ezért nem látta sem a nyomdász, sem a munkafelvevő.

A fő egység: a gépóra

Andrij először azt számolta ki, mennyibe kerül a gépe egy óra munkája.

Miből áll össze a gépóra

A műhelyben havonta 740 000 ₴ költség gyűlik össze, és szinte mindegyik azért létezik, hogy a gép nyomtasson.

• A 400 m²-es üzem bérleti díja — 95 000 ₴.
• Nyomdászok bére, négy ember két műszakban — 196 000 ₴.
• Utómunka: vágás, hajtogatás, bígelés, három ember — 108 000 ₴.
• Nyomdai előkészítés és grafikus — 42 000 ₴.
• Két munkafelvevő — 76 000 ₴.
• Áram, ahol a gép a fő fogyasztó — 64 000 ₴.
• A gép lízingje és szervize — 118 000 ₴.
• Kemikáliák, mosószerek, alkatrészek, hulladékszállítás — 41 000 ₴.

A naptári időalap havi 352 óra: huszonkét nap két műszakban. Ebből viszont körülbelül ötvenhat elmegy karbantartásra, meghibásodásra és várakozásra. Marad 296 termelő óra.

Osszuk el a 740 000 ₴-t 296 órával, és kijön, hogy a gép egy óra munkája 2 500 ₴-ba kerül a nyomdának. Ez az a szám, amely egyetlen kalkulációban sem szerepelt.

Beigazítás: az az óra, amely minden példányszámnál ugyanannyi

És most a legfontosabb a nyomdaiparban. Minden munka indítása előtt fel kell készíteni a gépet: lemezt felhúzni, színre felfutni, a regisztert összehozni. Négyszínes gépen ez negyvenöt perc.

Mi tartozik a beigazításba

Negyvenöt perc gépidő az 0,75 óra × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Plusz egy négyes nyomólemez-készlet — 680 ₴. Plusz körülbelül 180 ív, amely hulladékba megy, amíg a gép felfut a kért színre — ez további 540 ₴ papír.

Összesen 3 095 ₴. És ez az összeg ugyanannyi, akár ezer példányt nyom, akár százezret.

„A beigazítás a munkakezdés adója. Minél kisebb a példányszám, annál nagyobb részt visz ebből az adóból egyetlen példány. Ezer szórólapon az adó nagyobb, mint maga a munka.”

Két munka, amely teljesen egyformának látszik

Vegyünk két valódi megbízást ugyanarra az A5-ös szórólapra, kétoldalas négyszínnyomással. Egy A2-es ívre nyolc darab fér.

Az A munka — ezer példány. Ez 125 ív a példányszámra plusz 180 a beigazításra, összesen 305. A gép hétezer ívet nyom óránként, vagyis maga a nyomtatás egy percig tart. Teljes gépidő: negyvenhat perc, ebből negyvenöt a beigazítás.

A B munka — húszezer példány. Ez 2 500 ív plusz ugyanaz a 180, összesen 2 680. A nyomtatás huszonegy percig tart. Teljes gépidő: egy óra hat perc.

Mit lát a munkafelvevő

A munkafelvevő a megszokott képlettel számol: ár mínusz anyag. Az A munkánál az anyag 915 ₴ papír és 680 ₴ lemez, együtt 1 595 ₴. A 3 800 ₴-os árnál a „marzs” 2 205 ₴, vagyis 58%.

A B munkánál az anyag 8 720 ₴, az ár 17 500 ₴. A „marzs” 8 780 ₴, vagyis 50%.

Ezzel a logikával a rövid munka az előnyösebb. Pontosan ezért kapaszkodnak bele a munkafelvevők.

Mi marad valójában

És most ugyanez, gépórával együtt.

Költségsor	A munka: 1 000 db	B munka: 20 000 db
Ár a vevőnek	3 800 ₴	17 500 ₴
Gépidő	0,77 óra — 1 920 ₴	1,11 óra — 2 768 ₴
Nyomólemezek	680 ₴	680 ₴
Papír a beigazítási makulatúrával	305 ív — 915 ₴	2 680 ív — 8 040 ₴
Utómunka	400 ₴	1 200 ₴
Teljes önköltség	3 920 ₴	12 688 ₴
Eredmény	−120 ₴	+4 812 ₴
Marzs „anyag szerint”	58%	50%
Valódi marzs	−3%	27,5%

A munka, amelynek a kimutatásban a legjobb marzsa volt az egész nyomdában, valójában veszteséget hoz. A különbség nem a papír — az A munkában összesen 915 ₴ papír van. A különbség az, hogy a negyvenöt perc beigazítás ezer példányra terhelődött húszezer helyett.

Nyereség gépóránként: huszonnyolcszoros különbség

De a legfontosabb szám akkor jelenik meg, amikor elosztjuk az eredményt az elhasznált gépidővel.

Az A munka: mínusz 120 ₴ 0,77 óra alatt — ez mínusz 156 ₴ gépóránként. A B munka: 4 812 ₴ 1,11 óra alatt — ez 4 347 ₴ gépóránként.

A különbség nem kétszeres és nem ötszörös. A két munka között majdnem huszonnyolcszoros — és mindkettőt úgy hívják, hogy „A5 szórólap, 4+4”.

Pontosan a gépóránkénti nyereség, és nem a százalékos marzs válaszol arra a kérdésre, melyik munkát érdemes elvállalni, amikor egy gép van és a hónapban 296 óra.

A gép harmada mínuszban dolgozik

Amikor Andrij a hónap mind a száznyolcvan munkáját szétosztotta két csoportba, a kép kellemetlenül szemléletes lett.

Munkacsoport	Darab	Gépóra	Eredmény
Rövid példányszámok, 2 000 db-ig	124	99	−14 880 ₴
Hosszú példányszámok, 2 000 db felett	56	196	+269 472 ₴
Összesen	180	295	+254 592 ₴

A rövid munkák a nyomda összes megbízásának 69%-át és a gépidő 34%-át teszik ki. És mínusz tizennégyezer-nyolcszáznyolcvan hrivnyát adnak.

Vagyis a cég legdrágább erőforrásának a harmada olyan munkára megy el, amely semmit nem hoz. Az a kilencvenkilenc óra, hosszú példányszámokra adva, négyszázezer hrivnyánál többet hozott volna.

Miért hajtanak a munkafelvevők a rövid munkákra

Nem azért, mert rosszul dolgoznak. Azért, mert a prémiumuk az anyag szerinti marzsból számolódik — és ezzel a logikával a rövid példányszám a legjövedelmezőbb az árlistán.

A munkafelvevő pontosan azt teszi, amiért fizetik. Amíg a képlet nem változik, továbbra is ezres példányszámokkal tölti meg a gépet, és őszintén sikernek is tartja.

„Négy évig prémiumot fizettem a munkafelvevőknek azért, hogy veszteséges munkákkal töltsék meg a gépet. És még én csodálkoztam, miért nincs pénz a másodikra.”

A papír, amely makulatúrába ment

Külön költségsor, amelyet senki nem lát: a beigazítási makulatúra. A beigazítás utáni első ívek hulladékba mennek, amíg a gép fel nem fut a kért színre. Ez körülbelül 180 ív minden munkán, a példányszámtól függetlenül.

Egy húszezres munkán ez a papír 6%-a — nem feltűnő. Egy ezres munkán ez 180 ív a 305-ből, vagyis a felhasznált papír 59%-a makulatúrába megy.

Egy hónap alatt a száznyolcvan munka 97 200 ₴ papírt ad, amely soha nem lett termék. A kimutatásban feloldódik az „anyagok” soron, és teljesen normális önköltségnek látszik.

Javítások a nyomólemezek elkészülte után

Még egy költségsor, amely a könyvelésen kívül él. A vevő jóváhagyta a makettet, az előkészítés kiírta a lemezeket CTP-re — és ekkor jön a levél: „meggondoltuk magunkat, cseréljék ki a telefonszámot”.

Ez egy új, 680 ₴-os lemezkészletet és egy 1 875 ₴-os ismételt beigazítást jelent. Minden ilyen javítás 2 555 ₴. A vevőnek ezt általában nem számlázzák ki — „apróság, hiszen együtt dolgozunk”.

Andrijnál huszonhárom ilyen eset jött ki egy hónapban. Együtt 58 765 ₴-t ettek meg — négyszer többet, mint a rövid példányszámok teljes vesztesége, és erről egyetlen sor sem volt egyetlen kimutatásban sem.

Sürgős munkák, amelyek szétszedik a tervet

A láthatatlan sorok közül a legdrágább. A vevő azt kéri, „csinálják meg ma”, a munkafelvevő rábólint, és beteszi a munkát a műszak közepébe.

Miért kerül egy sürgős munka három beigazításba

A gép már be van állítva az éppen futó munkára. Ahhoz, hogy a sürgős munka beférjen, le kell venni az aktuálisat — ez egy. Beállítani a gépet a sürgősre — kettő. Visszatérni és újra beállítani a megszakítottra — három.

Egy beigazítás helyett három lesz. A két fölösleges 3 750 ₴ gépidő minden beszúrásnál.

Andrijnál tizennégy ilyen beszúrás volt havonta. A költség — 52 500 ₴. A sürgősségi felár pedig húsz százalék volt, vagyis körülbelül 800 ₴ munkánként: összesen 11 200 ₴.

A sürgősség nettó eredménye — mínusz 41 300 ₴ havonta. A nyomda ráfizetett a vevőire azért, hogy siettették.

Mennyit keresett valójában a nyomda

Tegyük össze az egészet. A megbízásokon elért működési eredmény — 254 592 ₴. De két olyan költségsor, amely nincs benne a könyvelésben, kiveszi a maga részét.

Költségsor	Havi összeg
Hosszú példányszámok eredménye	+269 472 ₴
Rövid példányszámok eredménye	−14 880 ₴
Ismételt beigazítások vevői javítások miatt	−58 765 ₴
Sürgős beszúrások, nettó	−41 300 ₴
Tényleges nyereség	154 527 ₴

Százezer-hatvanöt hrivnya — 58 765 plusz 41 300 — ez 39%-a annak, amit a nyomda a nyereségének gondolt. Két költségsor, amelyből egy sem volt benne sem az árlistában, sem a kimutatásban, sem a munkafelvevő prémiumában.

„Végig az érdekelt, hová tűnik a különbség a kimutatás és a bankszámla között. Kiderült, hogy két olyan dologba tűnik, amelyet én magam engedtem meg ingyen.”

Szezonalitás: őszi csúcs és téli beszakadás

A nyomdaipar szezonális, és a szezon itt keményebb, mint a legtöbb gyártásban. A csúcs szeptembertől decemberig tart: katalógusok, naptárak, csomagolás, karácsonyi termékek. A beszakadás január–február és a nyár második fele.

A gond az, hogy a gép és az üzem egész évben ugyanannyiba kerül. A decemberi 740 000 ₴ költség 296 óra terhelésre oszlik szét. Ugyanaz a 740 000 ₴ februárban 170 órára oszlik — és a gépóra nem 2 500 ₴ lesz, hanem 4 353 ₴.

Miért nem lehet januárban „mennyiséggel bepótolni”

Mert januárban nincs kinek nyomtatni. A vevők decemberben ledolgozták a büdzséjüket, az újak még nincsenek jóváhagyva.

És itt jön a kísértés, amely tönkreteszi az évet: hogy a gép télen is dolgozzon, a nyomda bármilyen rövid példányszámot elvállal bármilyen áron. A terhelés visszaáll, a kimutatás tisztességesen néz ki — a gépóra viszont ezeken a munkákon még félig sem térül meg.

A helyes válasz más: télen nem bármit kell elvállalni, hanem azt, ami a gépórát legalább nullára kifizeti. A maradék időt jobb a gép karbantartására adni, amire decemberben soha nincs idő.

„Két éven át februárban olcsó példányszámokat vállaltam, csak hogy ne álljon a gép. Amikor kiszámoltam a gépórát, kiderült, hogy jobb lett volna, ha áll: az állásidő kevesebbe kerül, mint egy veszteséges munka.”

Mi változott, amikor a munkák sorokká lettek

Andrij három dolgot tett. Minden munka kalkulációjába bekerült a gépóra — a beigazítás külön soron. A munkafelvevők prémiumát átírták az anyag szerinti marzsról a gépóránkénti nyereségre. A CTP utáni javítások és a sürgős beszúrások pedig bekerültek az árlistába.

Két negyedév alatt a következő látszott meg:

• A rövid példányszámok 35%-kal drágultak. Az ár 3 800 ₴-ról 5 130 ₴-ra nőtt, az eredmény mínusz 120 ₴-ból plusz 1 210 ₴ lett. Harmincnyolc vevő átment a konkurenciához, nyolcvanhat maradt — és ez a csoport veszteség helyett 104 060 ₴-t kezdett hozni. Ráadásul felszabadult harminc gépóra a hosszú példányszámokra.
• A lemezek elkészülte utáni javítás fizetős lett — 2 555 ₴ készletenként. Az ilyen esetek száma huszonháromról hatra esett havonta: a vevők figyelmesebben kezdték olvasni a makettet. A megtakarítás — 43 435 ₴ havonta.
• A sürgősségi felár 20%-ról 60%-ra nőtt. A „sürgős” vevők fele hirtelen rájött, hogy tud várni holnapig. Nyolc beszúrás maradt tizennégy helyett, és most legalább részben kifizetik a saját költségüket: mínusz 10 800 ₴ a mínusz 41 300 ₴ helyett.

Egyik döntéshez sem kellett új gép vagy új vevő. Ahhoz kellettek, hogy a munkát sorként lássa — és hogy lássa, hány gépi percet vitt el.

Tanulság vállalkozóknak. Ha a vállalkozása egyetlen drága erőforráson akad el — gépen, széken, termen, brigádon —, a százalékos marzs többé nem mérce. A mérce az lesz, mennyi nyereséget hoz ennek az erőforrásnak egy egysége. Két ugyanolyan marzsú munka valódi értékben akár tízszeresen is eltérhet, és ezt csak úgy lehet meglátni, ha elosztjuk az eredményt az idővel.

Tanácsok a végére

• Számolja ki a gépóra költségét. A műhely összes költségét a termelő, nem a naptári órákkal ossza el. Ez minden kalkuláció alapja.
• Tegye a beigazítást külön sorba minden munkánál. Ugyanannyi ezer és százezer példánynál — és pontosan ez dönti el, megéri-e a rövid példányszám.
• Gépóránkénti nyereséget számoljon, ne százalékos marzsot. Ha az erőforrás szűkös, nem az a fontos, mennyit kerestek a munkán, hanem hogy mennyit kerestek az órán.
• Kösse a munkafelvevők prémiumát a gépóránkénti nyereséghez. Amíg a prémium az anyag szerinti marzsból jön, becsülettel fogják veszteséges példányszámokkal tölteni a gépet.
• Terhelje a beigazítási makulatúrát a konkrét munkára. Rövid példányszámokon nagyobb lehet, mint maga a kinyomtatott mennyiség.
• Tegye fizetőssé a lemezek elkészülte utáni javításokat. Nem azért, hogy keressen rajta, hanem hogy a vevő a CTP kiírása előtt olvassa el a makettet.
• Számolja ki a sürgősség valódi költségét. Egy beszúrás a műszak közepébe három beigazításba kerül, nem egybe — és a felárnak ezt kell fedeznie.

A pénz nem tűnik el — csak nem látja

A nyomdaipar olyan üzletnek látszik, amelyben a nyomtatás minősége és a papír ára dönt el mindent. Valójában a minőség a belépőjegy, a pénzt pedig egyetlen dolog dönti el: mennyi nyereséget hoz a gépe egy óra munkája.

Ezek közül a költségek közül egy sem tűnik el magától. De abban a pillanatban, ahogy a munka saját idővel és saját beigazítással rendelkező sorrá válik, látszik, melyik példányszám tartja el, hány gépóra megy a semmibe — és hogy mit lehet ezzel tenni akár már a következő héten.

Hogyan lássa ezt a saját nyomdájában

Minden, amit fentebb leírtunk, egyetlen táblázaton nyugszik: minden megrendelés egy sor, amelyben egymás mellett áll az ár, a felhasznált géppercek és a beigazítást is tartalmazó teljes önköltség. A tulajdonosok többsége ezt Excelben vezeti, és a harmadik sürgős megrendelés után elfelejti frissíteni. Amikor ugyanezek az adatok automatikusan gyűlnek, a gépórára jutó nyereség kézi számolás nélkül látszik — pontosan ezért használják a kis- és középvállalkozók a Finmap-et: hogy lássák a pénzügyi képet, ne pedig a hónap végén állítsák össze.

Olvassa el azt is

• Fitneszklub: miért adósság a számlán lévő pénz, és nem nyereség
• Kútfúrás: nyereség kutanként, nem méterenként

A téma alapja: A vezetői számvitel elmagyarázva: mi ez, és miért van rá szüksége a tulajdonosnak