Собівартість друку: як рахувати машино-годину і приладку

«У нас сто вісімдесят замовлень на місяць і машина завантажена під зав'язку. Менеджери показують маржу п'ятдесят вісім відсотків. А я чомусь третій рік не можу купити другу машину» — так почав розмову Андрій, власник друкарні в обласному центрі.

Знайома картина? Офсет гуде у дві зміни, замовлень більше, ніж торік, у звіті маржа, якій позаздрив би ресторан. А вільних грошей рівно стільки, щоб дотягнути до наступного місяця.

Причина майже завжди одна. Друкарня рахує маржу як різницю між ціною й матеріалами — папером, фарбою, формами. Усе інше лежить в «загальних витратах цеху». Але головна витрата поліграфії — це не папір. Це час машини. І поки він не розкладений по замовленнях, ви не знаєте, які з них вас годують, а які з'їдають.

У цій статті розкладаємо друкарню на дві одиниці: замовлення і машино-годину. І показуємо, чому два замовлення на ті самі листівки можуть відрізнятися за результатом у двадцять вісім разів.

Шлях засновника: від ризографа до офсетної машини

Андрій починав із ризографа й різака в орендованій кімнаті на сорок квадратів. Друкував бланки, оголошення, прості листівки. Рахував просто: взяв за замовлення, відняв папір і фарбу, решта моя.

За чотири роки він купив першу офсетну машину, за шість — чотирифарбову А2 у лізинг і переїхав у цех на чотириста квадратів. З'явилися друкарі у дві зміни, післядрук, препрес і двоє менеджерів із замовлень.

Саме тоді зникла ясність. Замовлень стало вчетверо більше, обіг зріс учетверо. А прибуток — ні.

«На ризографі я фізично бачив, скільки часу стою над кожним замовленням. На офсеті час з'їдає машина, і його ніхто не бачить, бо він не виглядає як витрата. Він виглядає як робота».

Чому «кількість замовлень» нічого не каже про гроші

Сто вісімдесят замовлень на місяць звучить як завантаженість. Але замовлення в поліграфії — це не однорідна штука. Одне займає сорок шість хвилин машини, інше — чотири години. І обидва в журналі виглядають однаково: один рядок.

Різниця між ними не в розмірі, а в тому, яку частку часу з'їдає підготовка. Бо машина, яка стоїть на приладці, споживає рівно стільки ж, скільки машина, яка друкує. Тільки на виході нічого немає.

Поки всі замовлення лежать в одному списку «виконано», ви не відповісте на базове питання: яке з них треба брати більше, а від якого відмовлятись.

Життя до того, як замовлення стали рядками

Стан, у якому Андрій прожив майже три роки, впізнає будь-яка друкарня, що виросла з однієї машини.

• Маржу рахували як ціну мінус матеріали. Папір, фарба, форми — і все. Час машини не входив у собівартість замовлення взагалі.
• Приладка не існувала як стаття. Вона була частиною «роботи друкаря» і не прив'язувалась до конкретного тиражу.
• Приводка списувалась у загальну макулатуру. Скільки аркушів пішло на приводку конкретного замовлення, не знав ніхто.
• Повторні форми через правки клієнта робили безкоштовно. «Ну він же наш постійний клієнт».
• Термінові замовлення вставляли в план голосом. Надбавка двадцять відсотків здавалась достатньою компенсацією.
• Сезонність сприймалась як погода. Взимку гірше — і це все пояснення, яке було.

Жодна з цих проблем не була технологічною. Усі шість були обліковими — і саме тому їх не бачив ні друкар, ні менеджер.

Головна одиниця: машино-година

Перше, що зробив Андрій, — порахував, скільки коштує одна година роботи його машини.

З чого складається машино-година

У цеху за місяць набігає 740 000 ₴ витрат, і майже всі вони існують заради того, щоб машина друкувала.

• Оренда цеху 400 м² — 95 000 ₴.
• Зарплати друкарів, чотири особи у дві зміни — 196 000 ₴.
• Післядрук: різка, фальц, біговка, троє людей — 108 000 ₴.
• Препрес і дизайнер — 42 000 ₴.
• Двоє менеджерів із замовлень — 76 000 ₴.
• Електрика, де машина — головний споживач — 64 000 ₴.
• Лізинг і сервіс машини — 118 000 ₴.
• Хімія, змивки, запчастини, вивіз відходів — 41 000 ₴.

Календарний фонд часу — 352 години на місяць: двадцять два дні у дві зміни. Але з них на технічне обслуговування, поломки й очікування йде близько п'ятдесяти шести. Залишається 296 продуктивних годин.

Поділіть 740 000 ₴ на 296 годин — і отримаєте, що одна година роботи машини коштує друкарні 2 500 ₴. Це та цифра, якої не було в жодній калькуляції замовлення.

Приладка: година, яка коштує однаково для будь-якого тиражу

А тепер найважливіше в поліграфії. Перед кожним тиражем машину треба підготувати: поставити форми, вийти на колір, звести приводку. На чотирифарбовій це займає сорок п'ять хвилин.

Що входить у приладку

Сорок п'ять хвилин машинного часу — це 0,75 години × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Плюс комплект із чотирьох друкарських форм — 680 ₴. Плюс близько 180 аркушів, які йдуть у відходи, поки машина виходить на потрібний колір, — це ще 540 ₴ паперу.

Разом 3 095 ₴. І ця сума однакова, друкуєте ви тисячу примірників чи сто тисяч.

«Приладка — це податок на початок роботи. Чим менший тираж, тим більшу частку цього податку несе кожен примірник. На тисячі листівок податок більший за саму роботу».

Два замовлення, які виглядають однаково

Візьмемо два реальні замовлення на ті самі листівки А5, повноколірні з двох боків. На аркуші А2 вміщується вісім штук.

Замовлення А — тисяча примірників. Це 125 аркушів тиражу плюс 180 на приводку, разом 305. Машина друкує сім тисяч аркушів на годину, тобто сам друк займає одну хвилину. Усього машинного часу — сорок шість хвилин, із яких сорок п'ять це приладка.

Замовлення Б — двадцять тисяч примірників. Це 2 500 аркушів плюс ті самі 180, разом 2 680. Друк триває двадцять одну хвилину. Усього машинного часу — година шість хвилин.

Що бачить менеджер

Менеджер рахує за звичною формулою: ціна мінус матеріали. У замовленні А матеріали — це папір 915 ₴ і форми 680 ₴, разом 1 595 ₴. При ціні 3 800 ₴ «маржа» виходить 2 205 ₴, тобто 58%.

У замовленні Б матеріали — 8 720 ₴ при ціні 17 500 ₴. «Маржа» 8 780 ₴, тобто 50%.

За цією логікою коротке замовлення вигідніше. Саме тому менеджери за них і чіпляються.

Що насправді залишається

А тепер те саме з машино-годиною всередині.

Стаття	Замовлення А: 1 000 шт	Замовлення Б: 20 000 шт
Ціна для клієнта	3 800 ₴	17 500 ₴
Машинний час	0,77 год — 1 920 ₴	1,11 год — 2 768 ₴
Друкарські форми	680 ₴	680 ₴
Папір із приводкою	305 арк. — 915 ₴	2 680 арк. — 8 040 ₴
Післядрук	400 ₴	1 200 ₴
Повна собівартість	3 920 ₴	12 688 ₴
Результат	−120 ₴	+4 812 ₴
Маржа «за матеріалами»	58%	50%
Реальна маржа	−3%	27,5%

Замовлення, яке в звіті мало найкращу маржу в друкарні, насправді приносить збиток. Різниця не в папері — у замовленні А його всього на 915 ₴. Різниця в тому, що сорок п'ять хвилин приладки лягли на тисячу примірників замість двадцяти тисяч.

Прибуток на машино-годину: різниця у двадцять вісім разів

Але головне число з'являється, коли поділити результат на витрачений час машини.

Замовлення А: мінус 120 ₴ за 0,77 години — це мінус 156 ₴ за машино-годину. Замовлення Б: 4 812 ₴ за 1,11 години — це 4 347 ₴ за машино-годину.

Різниця не у два й не в п'ять разів. Між цими двома замовленнями майже двадцять вісім разів — і вони обидва називаються «листівки А5, 4+4».

Саме прибуток на машино-годину, а не маржа у відсотках, відповідає на питання, яке замовлення брати, коли машина одна й годин у місяці 296.

Третина машини працює в мінус

Коли Андрій розніс усі сто вісімдесят замовлень місяця по двох групах, картина стала неприємно наочною.

Група замовлень	Кількість	Годин машини	Результат
Короткі тиражі, до 2 000 прим.	124	99	−14 880 ₴
Довгі тиражі, понад 2 000 прим.	56	196	+269 472 ₴
Разом	180	295	+254 592 ₴

Короткі замовлення — це 69% усіх замовлень друкарні й 34% часу машини. І вони дають мінус чотирнадцять тисяч вісімсот вісімдесят гривень.

Тобто третина найдорожчого ресурсу підприємства витрачається на роботу, яка не приносить нічого. Ці дев'яносто дев'ять годин, віддані довгим тиражам, дали б понад чотириста тисяч гривень.

Чому менеджери тягнуть короткі замовлення

Не тому, що вони погано працюють. Тому, що їхня премія рахується від маржі за матеріалами — а за цією логікою короткий тираж найвигідніший у прайсі.

Менеджер робить рівно те, за що йому платять. Поки формула не змінилась, він і далі буде заповнювати машину тисячними тиражами й щиро вважати це успіхом.

«Я чотири роки платив менеджерам премію за те, щоб вони завантажували машину збитковими замовленнями. І сам же дивувався, чому немає грошей на другу».

Папір, який пішов у макулатуру

Окрема стаття, якої не бачить ніхто, — приводка. Перші аркуші після приладки йдуть у відходи, поки машина не вийде на потрібний колір. Це близько 180 аркушів на кожне замовлення, незалежно від тиражу.

У замовленні на двадцять тисяч це 6% паперу — непомітно. У замовленні на тисячу це 180 аркушів із 305, тобто 59% усього витраченого паперу йде в макулатуру.

За місяць сто вісімдесят замовлень дають 97 200 ₴ паперу, який ніколи не став продукцією. У звіті він розчинений у рядку «матеріали» і виглядає як нормальна собівартість.

Правки після виготовлення форм

Ще одна стаття, що живе поза обліком. Клієнт затвердив макет, препрес вивів форми на CTP — і тут приходить лист: «ми передумали, замініть телефон».

Це означає новий комплект форм за 680 ₴ і повторну приладку на 1 875 ₴. Разом 2 555 ₴ за кожну таку правку. Клієнту це зазвичай не виставляють — «дрібниця, ми ж співпрацюємо».

У Андрія таких випадків виявилось двадцять три на місяць. Разом вони з'їли 58 765 ₴ — учетверо більше, ніж увесь збиток від коротких тиражів, і про це не було жодного рядка в жодному звіті.

Термінові замовлення, що розривають план

Найдорожча з невидимих статей. Клієнт просить «зробіть сьогодні», менеджер погоджується і ставить замовлення в середину зміни.

Чому одне термінове коштує трьох приладок

Машина вже налаштована під поточний тираж. Щоб вставити терміновий, треба зняти поточне замовлення — це раз. Налаштувати машину під термінове — два. Повернутись і налаштувати знову під перерване — три.

Замість однієї приладки виходить три. Дві зайві — це 3 750 ₴ машинного часу на кожну вставку.

У Андрія таких вставок чотирнадцять на місяць. Витрати — 52 500 ₴. А надбавка за терміновість становила двадцять відсотків, тобто близько 800 ₴ на замовлення: разом 11 200 ₴.

Чистий результат терміновості — мінус 41 300 ₴ на місяць. Друкарня доплачувала клієнтам за те, що вони її квапили.

Скільки насправді заробила друкарня

Складемо все разом. Операційний результат за замовленнями — 254 592 ₴. Але дві статті, яких немає в обліку, забирають свою частку.

Стаття	Сума за місяць
Результат за довгими тиражами	+269 472 ₴
Результат за короткими тиражами	−14 880 ₴
Повторні приладки через правки клієнта	−58 765 ₴
Термінові вставки, нетто	−41 300 ₴
Фактичний прибуток	154 527 ₴

Сто тисяч шістдесят п'ять гривень — 58 765 плюс 41 300 — це 39% від того, що друкарня вважала своїм прибутком. Дві статті, жодна з яких не була ні в прайсі, ні в звіті, ні в премії менеджера.

«Мене весь час цікавило, куди дівається різниця між звітом і банком. Виявилось, вона дівається у дві речі, які я сам дозволив робити безкоштовно».

Сезонність: осінній пік і зимовий провал

Поліграфія сезонна, і сезон тут жорсткіший, ніж у більшості виробництв. Пік — вересень–грудень: каталоги, календарі, пакування, новорічна продукція. Провал — січень–лютий і друга половина літа.

Проблема в тому, що машина й цех коштують однаково цілий рік. 740 000 ₴ витрат у грудні розкладаються на 296 годин завантаження. Ті самі 740 000 ₴ у лютому розкладаються на 170 годин — і машино-година стає не 2 500 ₴, а 4 353 ₴.

Чому не можна «добрати обсягом» у січні

Бо в січні немає кому друкувати. Клієнти відпрацювали свої бюджети в грудні, нові ще не затверджені.

І тут з'являється спокуса, яка руйнує рік: щоб завантажити машину взимку, друкарня бере будь-які короткі тиражі за будь-якою ціною. Завантаження відновлюється, звіт виглядає пристойно — а машино-година за ці замовлення не покривається навіть наполовину.

Правильна відповідь інша: взимку треба брати не будь-що, а те, що покриває машино-годину хоча б у нуль. Решту часу краще віддати на профілактику машини, яку в грудні робити ніколи.

«Два роки поспіль я в лютому брав дешеві тиражі, аби машина не стояла. Коли порахував машино-годину, виявилось, що краще б вона стояла: простій коштує дешевше за збиткове замовлення».

Що змінилось, коли замовлення стали рядками

Андрій зробив три речі. У калькуляцію кожного замовлення додали машино-годину — з приладкою окремим рядком. Премію менеджерів переписали з маржі за матеріалами на прибуток за машино-годину. А правки після CTP і термінові вставки внесли в прайс.

За два квартали стало видно таке:

• Короткі тиражі подорожчали на 35%. Ціна зросла з 3 800 ₴ до 5 130 ₴, результат з мінус 120 ₴ став плюс 1 210 ₴. Тридцять вісім клієнтів пішли до конкурентів, лишилось вісімдесят шість — і ця група почала приносити 104 060 ₴ замість збитку. А ще звільнилось тридцять годин машини під довгі тиражі.
• Правки після виготовлення форм стали платними — 2 555 ₴ за комплект. Кількість таких випадків упала з двадцяти трьох до шести на місяць: клієнти почали уважніше вичитувати макет. Економія — 43 435 ₴ на місяць.
• Надбавка за терміновість зросла з 20% до 60%. Половина «термінових» клієнтів раптом виявила, що може почекати до завтра. Лишилось вісім вставок замість чотирнадцяти, і тепер вони хоча б частково покривають свою вартість: мінус 10 800 ₴ замість мінус 41 300 ₴.

Жодне з цих рішень не вимагало нової машини чи нових клієнтів. Вони вимагали побачити замовлення як рядок — і побачити, скільки хвилин машини він забрав.

Висновок для підприємців. Якщо ваш бізнес упирається в один дорогий ресурс — верстат, крісло, зал, бригаду, — маржа у відсотках більше не є критерієм. Критерієм стає прибуток на одиницю цього ресурсу. Два замовлення з однаковою маржею можуть відрізнятися за реальною цінністю в десятки разів, і побачити це можна тільки поділивши результат на час.

Поради наостанок

• Порахуйте вартість машино-години. Усі витрати цеху поділіть на продуктивні, а не на календарні години. Це база для будь-якої калькуляції.
• Винесіть приладку окремим рядком у кожне замовлення. Вона однакова для тисячі й для ста тисяч — і саме вона визначає, чи вигідний короткий тираж.
• Рахуйте прибуток на машино-годину, а не маржу у відсотках. Коли ресурс обмежений, важливо не скільки заробили на замовленні, а скільки заробили на годині.
• Прив'яжіть премію менеджерів до прибутку на машино-годину. Доки премія йде від маржі за матеріалами, вони чесно вантажитимуть машину збитковими тиражами.
• Закладіть приводку в собівартість конкретного замовлення. На коротких тиражах вона може бути більшою за сам тираж.
• Зробіть платними правки після виготовлення форм. Не щоб заробити, а щоб клієнт вичитував макет до того, як ви вивели CTP.
• Порахуйте реальну вартість терміновості. Одна вставка в середину зміни коштує трьох приладок, а не однієї — і надбавка має це покривати.

Гроші не зникають — ви їх просто не бачите

Поліграфія виглядає як бізнес, у якому все вирішують якість друку й ціна паперу. Насправді якість — це квиток на вхід, а гроші вирішує одне: скільки прибутку приносить година роботи вашої машини.

Жодна з цих витрат не зникає сама. Але щойно замовлення стає рядком із власним часом і власною приладкою, видно, який тираж вас годує, скільки годин машини йде в нікуди — і що з цим можна зробити вже наступного тижня.

Як побачити це у своїй друкарні

Усе, що описано вище, тримається на одній таблиці: кожне замовлення — рядок, де поруч стоять ціна, витрачені хвилини машини й повна собівартість із приладкою. Більшість власників веде це в Excel і забуває оновити після третього термінового замовлення. Коли ті самі дані збираються автоматично, прибуток на машино-годину видно без ручних підрахунків — саме для цього власники малого й середнього бізнесу використовують Finmap: щоб бачити фінансову картинку, а не збирати її наприкінці місяця.

Читайте також

• Фітнес-клуб: чому гроші на рахунку — це борг, а не прибуток
• Буріння свердловин: прибуток зі свердловини, а не з метра

Основа теми: Управлінський облік: що це і навіщо власнику