Coût d'impression : calculer l'heure machine et le calage

« On fait cent quatre-vingts commandes par mois et la presse tourne à plein. Les commerciaux m'annoncent une marge de cinquante-huit pour cent. Et moi, ça fait trois ans que je n'arrive pas à acheter la deuxième machine » — c'est comme ça qu'Andriy, patron d'une imprimerie en chef-lieu de région, a ouvert la conversation.

Ça vous parle ? L'offset ronfle en deux équipes, il y a plus de commandes que l'an dernier, et le rapport affiche une marge qu'un restaurateur envierait. Et de trésorerie libre, exactement de quoi tenir jusqu'au mois suivant.

La cause est presque toujours la même. Une imprimerie calcule sa marge comme l'écart entre le prix et les matières : papier, encre, plaques. Tout le reste dort dans les « frais généraux de l'atelier ». Or la principale dépense de l'imprimerie, ce n'est pas le papier. C'est le temps machine. Et tant qu'il n'est pas réparti sur les commandes, vous ne savez pas lesquelles vous nourrissent et lesquelles vous mangent.

Dans cet article, on décompose l'imprimerie en deux unités : la commande et l'heure machine. Et on montre pourquoi deux commandes de flyers identiques peuvent donner des résultats qui diffèrent d'un facteur vingt-huit.

Le parcours du fondateur : du risographe à la presse offset

Andriy a commencé avec un risographe et une rogneuse dans une pièce louée de quarante mètres carrés. Il imprimait des formulaires, des annonces, des flyers simples. Le calcul était simple : j'encaisse la commande, je retire le papier et l'encre, le reste est à moi.

Quatre ans plus tard, il achetait sa première presse offset ; au bout de six ans, une quadri A2 en leasing, et il déménageait dans un atelier de quatre cents mètres carrés. Sont arrivés les conducteurs en deux équipes, le façonnage, le prépresse et deux commerciaux chargés des commandes.

C'est précisément à ce moment-là que la clarté a disparu. Les commandes ont quadruplé, le chiffre d'affaires a quadruplé. Le bénéfice, non.

« Sur le risographe, je voyais physiquement combien de temps je passais sur chaque commande. En offset, le temps est mangé par la machine, et personne ne le voit, parce que ça ne ressemble pas à une dépense. Ça ressemble à du travail. »

Pourquoi « le nombre de commandes » ne dit rien sur l'argent

Cent quatre-vingts commandes par mois, ça sonne comme un atelier plein. Mais une commande en imprimerie, ce n'est pas une chose homogène. L'une prend quarante-six minutes de machine, l'autre quatre heures. Et dans le cahier, les deux se ressemblent : une ligne.

La différence entre elles n'est pas une question de taille, mais de part du temps avalée par la préparation. Parce qu'une machine arrêtée en calage consomme exactement autant qu'une machine qui imprime. Sauf qu'à la sortie, il n'y a rien.

Tant que toutes les commandes dorment dans une même liste « terminé », vous ne répondrez pas à la question de base : lesquelles faut-il prendre davantage, et lesquelles faut-il refuser.

La vie d'avant, quand les commandes n'étaient pas des lignes

L'état dans lequel Andriy a vécu près de trois ans, n'importe quelle imprimerie née d'une seule machine le reconnaîtra.

• La marge se calculait en prix moins matières. Papier, encre, plaques, et c'est tout. Le temps machine n'entrait pas du tout dans le coût d'une commande.
• Le calage n'existait pas comme poste. Il faisait partie du « travail du conducteur » et n'était rattaché à aucun tirage précis.
• La gâche de calage partait dans la gâche générale. Combien de feuilles telle commande avait brûlées pour monter en couleur, personne ne le savait.
• Les plaques refaites après corrections du client étaient offertes. « Enfin, c'est un client de longue date. »
• Les commandes urgentes étaient glissées dans le planning à l'oral. Une majoration de vingt pour cent semblait une compensation suffisante.
• La saisonnalité était vécue comme la météo. L'hiver est moins bon, et c'était toute l'explication disponible.

Aucun de ces problèmes n'était technique. Les six étaient des problèmes de comptabilité, et c'est exactement pour ça que ni le conducteur ni le commercial ne les voyaient.

L'unité qui compte : l'heure machine

La première chose qu'Andriy a faite, c'est calculer ce que coûte une heure de travail de sa machine.

De quoi est faite une heure machine

L'atelier accumule 740 000 ₴ de charges par mois, et presque toutes existent pour que la machine imprime.

• Loyer de l'atelier de 400 m² — 95 000 ₴.
• Salaires des conducteurs, quatre personnes en deux équipes — 196 000 ₴.
• Façonnage : coupe, pliage, rainage, trois personnes — 108 000 ₴.
• Prépresse et graphiste — 42 000 ₴.
• Deux commerciaux chargés des commandes — 76 000 ₴.
• Électricité, dont la machine est le premier consommateur — 64 000 ₴.
• Leasing et maintenance de la machine — 118 000 ₴.
• Chimie, solvants, pièces, évacuation des déchets — 41 000 ₴.

Le fonds de temps calendaire, c'est 352 heures par mois : vingt-deux jours en deux équipes. Mais là-dessus, une cinquantaine — cinquante-six exactement — part en entretien, pannes et attentes. Restent 296 heures productives.

Divisez 740 000 ₴ par 296 heures et vous obtenez qu'une heure de travail de la machine coûte à l'imprimerie 2 500 ₴. C'est le chiffre qui ne figurait dans aucun devis de commande.

Le calage : l'heure qui coûte pareil quel que soit le tirage

Et maintenant, le plus important en imprimerie. Avant chaque tirage, il faut préparer la machine : monter les plaques, monter en couleur, régler le repérage. Sur une quadri, ça prend quarante-cinq minutes.

Ce qu'il y a dans un calage

Quarante-cinq minutes de temps machine, c'est 0,75 heure × 2 500 ₴ = 1 875 ₴. Plus un jeu de quatre plaques : 680 ₴. Plus environ 180 feuilles qui partent au rebut le temps que la machine monte à la bonne couleur : encore 540 ₴ de papier.

Au total, 3 095 ₴. Et cette somme est la même que vous imprimiez mille exemplaires ou cent mille.

« Le calage, c'est une taxe sur le fait de commencer à travailler. Plus le tirage est court, plus la part de cette taxe portée par chaque exemplaire est grosse. Sur mille flyers, la taxe dépasse le travail lui-même. »

Deux commandes qui se ressemblent comme deux gouttes d'eau

Prenons deux vraies commandes de mêmes flyers A5, quadri recto verso. Sur une feuille A2, il en tient huit.

Commande A : mille exemplaires. Soit 125 feuilles de tirage plus 180 de gâche de calage, 305 en tout. La machine sort sept mille feuilles à l'heure, donc l'impression elle-même prend une minute. Temps machine total : quarante-six minutes, dont quarante-cinq de calage.

Commande B : vingt mille exemplaires. Soit 2 500 feuilles plus les mêmes 180, 2 680 en tout. L'impression dure vingt et une minutes. Temps machine total : une heure six minutes.

Ce que voit le commercial

Le commercial calcule avec sa formule habituelle : prix moins matières. Sur la commande A, les matières, c'est 915 ₴ de papier et 680 ₴ de plaques, 1 595 ₴ ensemble. Pour un prix de 3 800 ₴, la « marge » ressort à 2 205 ₴, soit 58%.

Sur la commande B, les matières font 8 720 ₴ pour un prix de 17 500 ₴. La « marge » est de 8 780 ₴, soit 50%.

Avec cette logique, la commande courte est la meilleure. Et c'est précisément pour ça que les commerciaux s'y accrochent.

Ce qui reste vraiment

Et maintenant la même chose, avec l'heure machine dedans.

Poste	Commande A : 1 000 ex.	Commande B : 20 000 ex.
Prix pour le client	3 800 ₴	17 500 ₴
Temps machine	0,77 h — 1 920 ₴	1,11 h — 2 768 ₴
Plaques	680 ₴	680 ₴
Papier, gâche de calage incluse	305 feuilles — 915 ₴	2 680 feuilles — 8 040 ₴
Façonnage	400 ₴	1 200 ₴
Coût complet	3 920 ₴	12 688 ₴
Résultat	−120 ₴	+4 812 ₴
Marge « sur matières »	58%	50%
Marge réelle	−3%	27,5%

La commande qui affichait la meilleure marge de toute l'imprimerie dans le rapport est en réalité une perte. La différence n'est pas dans le papier : la commande A n'en a que pour 915 ₴. La différence, c'est que les quarante-cinq minutes de calage sont retombées sur mille exemplaires au lieu de vingt mille.

Bénéfice par heure machine : un écart de vingt-huit fois

Mais le chiffre vraiment important apparaît quand on divise le résultat par le temps machine consommé.

Commande A : moins 120 ₴ pour 0,77 heure, soit moins 156 ₴ par heure machine. Commande B : 4 812 ₴ pour 1,11 heure, soit 4 347 ₴ par heure machine.

L'écart n'est pas de deux ni de cinq fois. Entre ces deux commandes, il y a presque vingt-huit fois, et toutes les deux s'appellent « flyers A5, 4+4 ».

C'est le bénéfice par heure machine, et non la marge en pourcentage, qui répond à la question de savoir quelle commande prendre quand on a une seule machine et 296 heures dans le mois.

Un tiers de la machine travaille à perte

Quand Andriy a réparti les cent quatre-vingts commandes du mois en deux groupes, le tableau est devenu désagréablement clair.

Groupe de commandes	Nombre	Heures machine	Résultat
Tirages courts, jusqu'à 2 000 ex.	124	99	−14 880 ₴
Tirages longs, plus de 2 000 ex.	56	196	+269 472 ₴
Total	180	295	+254 592 ₴

Les commandes courtes représentent 69% de toutes les commandes de l'imprimerie et 34% du temps machine. Et elles donnent moins quatorze mille huit cent quatre-vingts hryvnias.

Autrement dit, un tiers de la ressource la plus chère de l'entreprise part dans un travail qui n'apporte rien. Ces quatre-vingt-dix-neuf heures, données aux tirages longs, auraient rapporté plus de quatre cent mille hryvnias.

Pourquoi les commerciaux courent après les commandes courtes

Non parce qu'ils travaillent mal. Parce que leur prime se calcule sur la marge matières, et qu'avec cette logique, le tirage court est ce qu'il y a de plus rentable au tarif.

Le commercial fait exactement ce pour quoi on le paie. Tant que la formule ne change pas, il continuera de remplir la machine avec des tirages de mille et de considérer sincèrement ça comme une réussite.

« Pendant quatre ans, j'ai payé à mes commerciaux une prime pour qu'ils chargent la machine de commandes à perte. Et je m'étonnais moi-même qu'il n'y ait pas d'argent pour la deuxième. »

Le papier parti au rebut

Un poste à part que personne ne voit : la gâche de calage. Les premières feuilles après le calage partent au rebut le temps que la machine monte à la bonne couleur. Soit environ 180 feuilles par commande, quel que soit le tirage.

Sur une commande de vingt mille, ça fait 6% du papier : invisible. Sur une commande de mille, ça fait 180 feuilles sur 305, autrement dit 59% de tout le papier consommé part au rebut.

Sur un mois, cent quatre-vingts commandes donnent 97 200 ₴ de papier qui n'est jamais devenu un produit. Dans le rapport, il est dilué dans la ligne « matières » et ressemble à un coût tout à fait normal.

Les corrections après sortie des plaques

Encore un poste qui vit hors des livres. Le client a validé le fichier, le prépresse a sorti les plaques au CTP, et là arrive le mail : « on a changé d'avis, remplacez le numéro de téléphone ».

Cela veut dire un nouveau jeu de plaques à 680 ₴ et un second calage à 1 875 ₴. Au total 2 555 ₴ pour chaque correction de ce genre. On ne le facture généralement pas au client : « c'est un détail, on travaille ensemble ».

Chez Andriy, il s'est avéré y en avoir vingt-trois par mois. Ensemble, elles ont avalé 58 765 ₴, quatre fois plus que toute la perte sur les tirages courts, et il n'y avait pas une seule ligne là-dessus dans aucun rapport.

Les urgences qui déchirent le planning

Le plus cher des postes invisibles. Le client demande « pour aujourd'hui », le commercial accepte et glisse la commande au milieu de l'équipe.

Pourquoi une urgence coûte trois calages

La machine est déjà réglée pour le tirage en cours. Pour insérer l'urgence, il faut sortir la commande en cours : un. Régler la machine pour l'urgence : deux. Revenir et la régler à nouveau pour celle qu'on a interrompue : trois.

Au lieu d'un calage, on en fait trois. Les deux en trop, c'est 3 750 ₴ de temps machine à chaque insertion.

Chez Andriy, il y a quatorze insertions de ce type par mois. Coût : 52 500 ₴. Et la majoration pour urgence était de vingt pour cent, environ 800 ₴ par commande : 11 200 ₴ en tout.

Le résultat net de l'urgence : moins 41 300 ₴ par mois. L'imprimerie payait ses clients pour qu'ils la pressent.

Ce que l'imprimerie a vraiment gagné

Mettons tout bout à bout. Le résultat opérationnel sur les commandes fait 254 592 ₴. Mais deux postes absents des livres prennent leur part.

Poste	Montant mensuel
Résultat sur les tirages longs	+269 472 ₴
Résultat sur les tirages courts	−14 880 ₴
Calages refaits à cause des corrections client	−58 765 ₴
Insertions urgentes, net	−41 300 ₴
Bénéfice réel	154 527 ₴

Cent mille soixante-cinq hryvnias — 58 765 plus 41 300 — c'est 39% de ce que l'imprimerie prenait pour son bénéfice. Deux postes, dont aucun ne figurait ni au tarif, ni dans le rapport, ni dans la prime du commercial.

« Je me demandais tout le temps où passait l'écart entre le rapport et la banque. Il s'est avéré qu'il passait dans deux choses que j'avais moi-même autorisées à être faites gratuitement. »

Saisonnalité : le pic d'automne et le trou de l'hiver

L'imprimerie est saisonnière, et la saison y est plus rude que dans la plupart des productions. Le pic va de septembre à décembre : catalogues, calendriers, emballages, produits de fin d'année. Le trou, c'est janvier-février et la deuxième moitié de l'été.

Le problème, c'est que la machine et l'atelier coûtent pareil toute l'année. Les 740 000 ₴ de charges de décembre se répartissent sur 296 heures de charge. Les mêmes 740 000 ₴ en février se répartissent sur 170 heures, et l'heure machine devient non pas 2 500 ₴ mais 4 353 ₴.

Pourquoi on ne peut pas « compenser par le volume » en janvier

Parce qu'en janvier, il n'y a personne pour qui imprimer. Les clients ont consommé leurs budgets en décembre, et les nouveaux ne sont pas encore validés.

Et là apparaît la tentation qui bousille l'année : pour charger la machine l'hiver, l'imprimerie prend n'importe quel tirage court à n'importe quel prix. La charge revient, le rapport a bonne allure, et l'heure machine sur ces commandes n'est pas couverte, même à moitié.

La bonne réponse est autre : l'hiver, il faut prendre non pas n'importe quoi, mais ce qui couvre l'heure machine ne serait-ce qu'à zéro. Le temps restant, mieux vaut le donner à l'entretien préventif de la machine, celui pour lequel on n'a jamais une minute en décembre.

« Deux années de suite, j'ai pris des tirages bon marché en février pour que la machine ne s'arrête pas. Quand j'ai calculé l'heure machine, il s'est avéré qu'il aurait mieux valu qu'elle s'arrête : l'arrêt coûte moins cher qu'une commande à perte. »

Ce qui a changé quand les commandes sont devenues des lignes

Andriy a fait trois choses. L'heure machine est entrée dans le devis de chaque commande, avec le calage sur une ligne à part. La prime des commerciaux a été réécrite : de la marge matières au bénéfice par heure machine. Et les corrections après CTP et les insertions urgentes sont passées au tarif.

En deux trimestres, voilà ce qui est devenu visible :

• Les tirages courts ont augmenté de 35%. Le prix est passé de 3 800 ₴ à 5 130 ₴ et le résultat, de moins 120 ₴ à plus 1 210 ₴. Trente-huit clients sont partis chez les concurrents, quatre-vingt-six sont restés, et ce groupe s'est mis à rapporter 104 060 ₴ au lieu d'une perte. Et en plus, trente heures de machine se sont libérées pour les tirages longs.
• Les corrections après sortie des plaques sont devenues payantes : 2 555 ₴ le jeu. Le nombre de ces cas est tombé de vingt-trois à six par mois : les clients se sont mis à relire le fichier plus attentivement. Économie : 43 435 ₴ par mois.
• La majoration pour urgence est passée de 20% à 60%. La moitié des clients « urgents » a soudain découvert qu'elle pouvait attendre demain. Il reste huit insertions au lieu de quatorze, et elles couvrent désormais au moins une partie de leur coût : moins 10 800 ₴ au lieu de moins 41 300 ₴.

Aucune de ces décisions n'exigeait une nouvelle machine ni de nouveaux clients. Elles exigeaient de voir la commande comme une ligne, et de voir combien de minutes de machine elle a prises.

À retenir, pour les entrepreneurs. Si votre activité butte sur une seule ressource chère — une machine, un fauteuil, une salle, une équipe —, la marge en pourcentage cesse d'être le critère. Le critère devient le bénéfice par unité de cette ressource. Deux commandes à marge identique peuvent différer en valeur réelle d'un facteur de plusieurs dizaines, et la seule façon de le voir, c'est de diviser le résultat par le temps.

Quelques conseils pour finir

• Calculez le coût de l'heure machine. Divisez toutes les charges de l'atelier par les heures productives, pas par les heures calendaires. C'est la base de tout devis.
• Sortez le calage sur une ligne à part dans chaque commande. Il est le même pour mille et pour cent mille, et c'est lui qui décide si un tirage court vaut la peine.
• Comptez le bénéfice par heure machine, pas la marge en pourcentage. Quand la ressource est limitée, ce qui compte n'est pas combien vous avez gagné sur la commande, mais combien vous avez gagné sur l'heure.
• Rattachez la prime des commerciaux au bénéfice par heure machine. Tant que la prime vient de la marge matières, ils chargeront honnêtement la machine de tirages à perte.
• Imputez la gâche de calage à la commande précise. Sur les tirages courts, elle peut dépasser le tirage lui-même.
• Faites payer les corrections après sortie des plaques. Pas pour gagner de l'argent, mais pour que le client relise le fichier avant que vous ne sortiez le CTP.
• Calculez ce que coûte réellement l'urgence. Une insertion au milieu de l'équipe coûte trois calages, pas un, et la majoration doit le couvrir.

L'argent ne disparaît pas : vous ne le voyez simplement pas

L'imprimerie a l'air d'un métier où tout se décide à la qualité d'impression et au prix du papier. En réalité, la qualité n'est que le ticket d'entrée, et l'argent se décide sur une seule chose : combien de bénéfice rapporte une heure de travail de votre machine.

Aucune de ces dépenses ne disparaît d'elle-même. Mais dès que la commande devient une ligne avec son temps propre et son calage propre, on voit quel tirage vous nourrit, combien d'heures machine partent dans le vide, et ce qu'on peut y faire dès la semaine prochaine.

Comment voir cela dans votre propre imprimerie

Tout ce qui est décrit plus haut repose sur un seul tableau : chaque commande est une ligne où figurent côte à côte le prix, les minutes de presse consommées et le coût complet calage inclus. La plupart des dirigeants tiennent cela dans un tableur et oublient de le mettre à jour après la troisième commande urgente. Quand ces mêmes données sont collectées automatiquement, le bénéfice par heure machine se voit sans calcul manuel — c'est précisément pour cela que les dirigeants de PME utilisent Finmap : pour voir l'image financière au lieu de la reconstituer en fin de mois.

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