Location de matériel : pourquoi l'utilisation compte plus que le tarif

« Dix-huit machines, toutes en chantier, le téléphone ne s'arrête jamais. Un chiffre d'affaires proche du million. Et à la fin du mois je regarde le compte et je ne comprends pas où sont ces quarante mille de bénéfice que mon comptable m'a montrés » — c'est ainsi que Pavlo, patron d'une société de location de matériel de chantier à Lviv, a ouvert la conversation.

Si vous louez du matériel, vous vous êtes déjà dit cela vous-même. Les mini-pelles sont réservées une semaine à l'avance, les plaques vibrantes partent dès le mois de mars. Et pour une machine neuve, il n'y a pas d'argent depuis trois ans.

La raison est presque toujours la même. Une machine ne rapporte que les jours où elle est sur le chantier de quelqu'un. Et elle coûte tous les jours, week-ends compris, et aussi quand elle est démontée à l'atelier. Le coût d'une journée de location n'est donc pas une constante, mais une fraction dont vous ne maîtrisez pas le dénominateur.

Décomposons la location en deux unités : la machine et le jour-machine. Et montrons pourquoi le même tarif de 3 800 ₴ peut laisser 172 ₴ de marge, ou bien 611 ₴.

Le parcours du fondateur : d'une nacelle à dix-huit machines

Pavlo a commencé avec une seule nacelle articulée achetée à crédit. Il la transportait lui-même en fourgon et montrait lui-même aux monteurs comment travailler dans le panier. Le calcul était simple : j'ai pris tant pour la journée, j'ai retiré le gazole et la mensualité, le reste est à moi.

Huit ans plus tard, il y avait dix-huit machines. Un parc est apparu à la sortie de la ville, trois mécaniciens, deux commerciaux et un camion pour les transferts. C'est à ce moment que les chiffres ont cessé de coller à la sensation : le parc avait grandi dix-huit fois, le chiffre d'affaires à peu près autant, et le bénéfice n'avait pas bougé.

« Quand j'avais une nacelle, je savais tout d'elle : où elle se trouvait, combien de jours elle avait tourné, quand il fallait changer l'huile. Aujourd'hui j'ai dix-huit machines et je ne saurais pas vous dire laquelle a gagné quelque chose hier et laquelle est simplement restée au parc. »

Pourquoi « dix-huit machines » ne dit rien sur l'argent

Un parc à 14 400 000 ₴ a l'air solide : un actif au bilan, une garantie à la banque. Mais une machine ne rapporte pas parce qu'elle vous appartient. Elle rapporte les jours où elle est sur le chantier d'un autre. Les autres jours, elle travaille contre vous : le crédit-bail court, l'assurance court, le mécanicien est sur la paie.

Tant que dix-huit machines tiennent dans la comptabilité sur une seule ligne « matériel », vous ne répondrez pas à la question la plus simple : combien de jours possibles le parc a-t-il loués, et combien cette journée vous a-t-elle coûté.

La vie avant que la machine devienne une ligne

L'état dans lequel Pavlo a vécu près de trois ans, n'importe quel loueur né d'une ou deux machines le reconnaîtra.

• Le coût de la journée était estimé à vue de nez. On divisait les dépenses par le calendrier et il en sortait un chiffre qui arrangeait tout le monde.
• Personne ne mesurait le taux d'utilisation. Il y avait le sentiment que les machines tournaient, pas un nombre de jours sur les jours possibles.
• L'immobilisation à l'atelier n'avait aucun prix. On voyait la facture de pièces, pas le tarif perdu.
• La livraison était considérée comme un service. Le chiffre sur la facture ne dépendait pas de la distance.
• Les remises se donnaient de voix. Le commercial s'arrangeait sur place et il n'en restait aucune trace.
• Les machines mortes étaient comptées avec les vivantes. Dans le rapport, il y avait un parc, pas dix-huit histoires distinctes.

Aucun de ces six points n'était technique. Les mécaniciens travaillaient correctement, les commerciaux décrochaient le téléphone. Les problèmes étaient comptables, et c'est pour cela que personne au parc ne les voyait.

L'unité qui compte : le jour-machine

La première chose que Pavlo a faite a été de calculer ce que coûte une journée d'existence de son parc.

De quoi est fait un mois de parc

En un mois, 896 000 ₴ de charges s'accumulent, et presque chaque poste n'existe que pour qu'une machine puisse partir sur un chantier.

Poste de charges	Montant mensuel	% du chiffre d'affaires
Crédit-bail et amortissement	312 000 ₴	33%
Mécaniciens (3 personnes)	126 000 ₴	13%
Logistique, livraison du matériel	148 000 ₴	16%
Loyer du parc	64 000 ₴	7%
Assurances	38 000 ₴	4%
Commerciaux, bureau	112 000 ₴	12%
Carburant et entretien	96 000 ₴	10%
Total	896 000 ₴	95%

À part le carburant et une partie de la logistique, aucun poste ne dépend des jours loués : le crédit-bail est le même en juillet et en janvier.

Pourquoi le potentiel du calendrier ment

Dix-huit machines sur 26 jours ouvrés, cela fait 468 jours-machine, toute la marchandise qu'un loueur peut vendre en un mois. Pavlo a divisé 896 000 ₴ par 468 et a obtenu 1 915 ₴ la journée. Face à un tarif de 3 800 ₴, cela ressemblait à une marge de 1 885 ₴, presque la moitié du prix.

Le problème, c'est que 468 est le potentiel à un taux d'utilisation de cent pour cent, que personne n'a jamais. En réalité, le parc a loué 247 jours-machine, soit 52,8% du possible. Un coût de 1 915 ₴ n'existe que dans un monde où chaque machine est tous les jours sur le chantier de quelqu'un.

« Pendant trois ans, j'étais persuadé d'avoir cinquante pour cent de marge. En fait, je divisais mes charges par des jours que je n'avais pas vendus. »

Le coût réel du jour-machine : 3 628 ₴

Ces mêmes 896 000 ₴, divisés par les 247 jours effectivement loués, donnent 3 628 ₴, le vrai prix d'une journée de location pour ce parc.

Retirez-le du tarif : 3 800 − 3 628 = 172 ₴. Cent soixante-douze hryvnias par jour, soit 4,5% du prix. Exactement ce que montre le rapport : chiffre d'affaires 938 600 ₴, charges 896 000 ₴, bénéfice 42 600 ₴, rentabilité 4,5%.

Entre 1 915 ₴ et 3 628 ₴, il y a presque le double. Et l'écart n'est pas venu du gazole, mais des 221 jours-machine que personne n'a pris.

Le seuil de rentabilité : 236 jours-machine

Divisez les charges par le tarif : 896 000 / 3 800 = 235,8. Voilà combien de jours de location il faut simplement pour boucler le mois, soit 50,4% d'utilisation.

Et maintenant l'essentiel. Chaque journée au-dessus de ce seuil rapporte non plus 172 ₴, mais les 3 800 ₴ entiers. Pavlo l'a dépassé d'une onzaine de jours, et ce sont eux qui constituent tout son bénéfice.

Trois scénarios pour un seul et même parc

Les mêmes dix-huit machines, le même tarif, les mêmes 896 000 ₴ de charges. Seul change le nombre de jours loués.

Scénario	Jours-machine	Coût de la journée	Marge par jour	Bénéfice du mois
Si tous les jours étaient loués — 100%	468	1 915 ₴	1 885 ₴	882 400 ₴
En réalité — 52,8%	247	3 628 ₴	172 ₴	42 600 ₴
Objectif 60%	281	3 189 ₴	611 ₴	171 800 ₴

La première ligne n'est pas un objectif, c'est une fiction : un loueur à cent pour cent d'utilisation, cela n'existe pas. Et c'est pourtant sur elle que Pavlo a jugé sa marge pendant trois ans.

Pourquoi les 34 jours supplémentaires n'ajoutent pas une seule hryvnia de charges

Entre les 247 jours réels et les 281 visés, il y a trente-quatre jours. Pour les louer, nul besoin d'acheter une machine ni d'embaucher un mécanicien. Le matériel est déjà là, les mécaniciens sont déjà sur la paie, le crédit-bail se paie déjà : les charges restent les mêmes 896 000 ₴.

C'est exactement pour cela que le coût de la journée tombe de 3 628 ₴ à 3 189 ₴ : la même somme s'est répartie sur davantage de jours. La marge passe de 172 ₴ à 611 ₴ alors que le tarif n'a pas bougé d'un millimètre : les deux chiffres sont 3 800 ₴ moins le coût.

Le bénéfice ressort à 171 800 ₴ au lieu de 42 600 ₴. Quatre fois plus avec le même tarif affiché.

Un point d'utilisation coûte plus cher que n'importe quelle remise

Regardez cela avec les yeux du commercial qui négocie au téléphone. Le client demande moins cinq pour cent : on la prend pour toute la semaine, quand même. Cinq pour cent de 3 800 ₴, c'est 190 ₴, et la marge de la journée réelle est de 172 ₴. Le commercial lâche plus que ce que la journée contient : un tarif de 3 610 ₴ face à un coût de 3 628 ₴ donne moins 18 ₴ par jour.

Le jeu inverse n'est pas meilleur. Pour atteindre 171 800 ₴ avec les mêmes 247 jours, il faudrait porter le tarif de 3 800 ₴ à 4 323 ₴, soit presque 14% de plus. Le marché ne suivra pas.

Alors qu'un taux d'utilisation de 60% donne le même résultat sans toucher au tarif affiché. Dans la location, le taux d'utilisation n'est pas un indicateur pour la réunion du lundi : c'est le principal instrument financier du patron.

« Pendant des années, j'ai arraché cent hryvnias sur le tarif en croyant travailler ma marge. Il s'est avéré qu'une journée de location de plus par machine et par mois rapporte davantage que toutes ces négociations réunies. »

Pourquoi le taux d'utilisation ne bouge pas

Le chiffre de 52,8% ressemble à un problème de demande. Mais quand Pavlo a commencé à associer un motif à chaque journée non louée, la demande s'est révélée ne pas être la principale coupable.

• La machine est à l'atelier précisément quand on la demande. L'immobilisation la plus chère de toutes : le client a déjà appelé.
• La logistique ne suit pas. La machine est libre, mais ce jour-là le camion est sur une autre tournée.
• Le commercial ne sait pas où est la machine. On refuse par précaution, alors que la nacelle est rentrée la veille.
• Quatre machines que presque personne ne demande. Elles tirent la moyenne vers le bas.

Trois motifs sur quatre n'exigent ni argent ni nouveaux clients : seulement de savoir où est chaque machine et ce qu'elle a fait.

Réparation le jour de la demande : 129 200 ₴

Le premier des deux postes qui n'apparaissaient dans aucun rapport de Pavlo. Sur le mois, le matériel est resté 34 jours-machine à l'atelier, et seuls sont comptés les jours où il y avait déjà une demande précise pour cette machine. 34 × 3 800 = 129 200 ₴ de chiffre d'affaires que le parc n'a pas encaissé. Pour comparaison : tout le bénéfice de ce même mois était de 42 600 ₴.

L'arithmétique est ici désagréablement précise : 247 plus 34 font 281. L'objectif de 60% d'utilisation, ce ne sont pas de nouveaux clients ni un budget publicitaire, c'est le même matériel qui n'est pas démonté le jour où on le demande.

Pourquoi une panne coûte plus cher que les pièces

Un entretien programmé peut se placer un jour sans demande : un lundi après les pluies, à la mi-janvier. Une panne ne laisse pas le choix : elle survient le troisième jour d'une semaine chargée, quand il y a la queue pour cette nacelle.

Le prix d'une réparation chez un loueur, c'est donc les pièces plus le tarif des jours non travaillés. La seconde partie est presque toujours la plus grosse, et personne ne la facture.

La livraison facturée à moitié

Le second poste vit directement dans le tarif affiché et ressemble à un confort pour le client. Un chantier à 40 km du parc : y emmener une mini-pelle et la ramener coûte 1 450 ₴, entre le carburant, le chauffeur et le temps du camion. Or le tarif de 3 800 ₴ ne prévoit que 800 ₴ pour la livraison.

L'écart est de 650 ₴ à chaque trajet. Livraisons dans le mois : 102. Au total 66 300 ₴ que le loueur a payés de sa poche sans s'en apercevoir : tout s'est caché dans la ligne logistique.

Voici l'ampleur du phénomène. Une livraison dessert en moyenne 2,4 jours de location : 247 jours pour 102 trajets. Le manque à facturer mange donc 268 ₴ sur une journée qui ne contient que 172 ₴ de marge.

Combien le parc a réellement gagné

Additionnons les deux postes : réparation le jour de la demande, 129 200 ₴, et livraison sous-facturée, 66 300 ₴. Au total 195 500 ₴ face à un bénéfice de 42 600 ₴. Deux choses qui ne figurent ni dans le tarif ni dans le rapport sont 4,6 fois plus grosses que tout ce que l'entreprise considérait comme son gain.

Et ce ne sont pas des charges à réduire. La première est du chiffre d'affaires que l'on peut prendre avec le même matériel. La seconde est un prix qui n'est jamais arrivé jusqu'à la facture.

Quatre machines qui restent au parc

Quand Pavlo a ventilé le mois machine par machine, il est apparu que 52,8% était la moyenne de deux métiers différents. Quatre machines sur dix-huit restent immobilisées plus de 80% du temps. Les quatorze autres tournent à 62%.

Indicateur	Les quatre machines immobilisées
Part du parc	4 sur 18
Taux d'utilisation	environ 20%
Loué dans le mois	20,8 jours-machine
Chiffre d'affaires	79 040 ₴
Part des charges fixes (4/18)	199 111 ₴
Résultat net	−120 071 ₴

Cent vingt mille par mois, soit presque le triple du bénéfice de toute l'entreprise. Quatre machines mangent ce que les quatorze autres ont gagné, et elles le font en silence : la ligne « une machine » n'existe pas dans le rapport.

Pourquoi on ne vend pas les machines mortes

La raison est psychologique. Ces quatre machines représentent 3 200 000 ₴ au bilan, 800 000 ₴ chacune. Vendre, c'est admettre que l'achat était une erreur, et tant que la machine est au parc, on a l'impression qu'elle vaut encore quelque chose.

Disons-le franchement : une vente ne supprimera pas les 199 111 ₴ en entier, le bureau restera. Mais le crédit-bail et l'assurance partiront avec la machine.

« J'ai pris deux pelles parce qu'une bonne occasion s'est présentée. Elles sont restées quatre ans au parc à me grignoter, et je me disais chaque fois : bon, c'est quand même un actif. »

Saisonnalité : l'hiver qui double le coût

La saisonnalité est plus brutale dans la location que dans la plupart des métiers : le pic va de mai à octobre, le creux ce sont janvier, février et chaque pluie qui s'installe entre les deux saisons.

Pourquoi un tarif d'hiver bradé est la décision la plus chère de l'année

Les 896 000 ₴ de charges ne savent rien de l'hiver : le crédit-bail, l'assurance, le parc et trois mécaniciens coûtent en février autant qu'en juillet. Et le taux d'utilisation chute, disons à 35%, soit à 164 jours-machine. Le coût de la journée monte à 5 463 ₴, un tarif de 3 800 ₴ donne moins 1 663 ₴ chaque jour, et le mois se referme sur un résultat d'environ moins 272 800 ₴.

C'est précisément là que se commet l'erreur qui dévore l'année. Pour remplir le parc, le loueur casse les prix : moins vingt pour cent, moins trente. Le rapport fait moins peur, mais chaque journée de ce type éloigne du seuil, car 3 040 ₴ face à un coût de 5 463 ₴, c'est pire que 3 800 ₴.

La bonne logique d'hiver est autre : ne pas toucher au tarif et consacrer l'hiver à l'entretien programmé du parc. Une machine entretenue en février ne partira pas à l'atelier en juin, quand une journée d'immobilisation coûte 3 800 ₴ de chiffre d'affaires non encaissé.

« Deux hivers de suite, j'ai lâché la pelle à trois mille pour qu'elle rapporte au moins quelque chose. En réalité elle rapportait moins deux mille cinq cents par jour, simplement je ne le comptais pas. »

Ce qui a changé quand la machine est devenue une ligne

Pavlo a fait trois choses. Chaque machine a reçu sa propre ligne avec les jours loués et les jours non loués. Chaque journée non louée a reçu un motif. Et la livraison est passée au kilométrage.

En deux trimestres, voici ce qui est devenu visible :

• L'immobilisation à l'atelier a baissé de près de moitié. Dès qu'il est devenu visible qu'une journée de nacelle à l'atelier en juin coûte 3 800 ₴, le planning d'entretien a été réécrit en fonction de la saison. L'immobilisation le jour de la demande est passée de 34 jours-machine à 18, soit 60 800 ₴ de chiffre d'affaires récupéré.
• La livraison est devenue une ligne avec un kilométrage. Aucun client n'est parti : ceux qui sont proches ont commencé à payer moins de 800 ₴. Le manque à facturer est tombé de 650 ₴ à environ 120 ₴ par trajet, soit de 66 300 ₴ à 12 240 ₴.
• Les quatre machines mortes ont cessé d'être un déficit. Deux ont été vendues, les deux autres ont été retirées des petites commandes et placées sur des contrats longs avec des sous-traitants.

Aucune de ces décisions n'a exigé du matériel neuf, des clients nouveaux ou une hausse des tarifs. Elles ont exigé de voir la machine comme une ligne, et de voir combien de jours possibles elle avait travaillés.

La conclusion pour les entrepreneurs. Si votre activité repose sur un actif coûteux que vous louez au temps, le coût d'une unité de ce temps ne dépend pas de vos charges, mais du nombre d'unités que vous avez réussi à vendre. Négocier le tarif sans avoir calculé le dénominateur n'a aucun sens : un point d'utilisation vaut presque toujours plus que toutes les remises réunies.

Quelques conseils pour finir

• Calculez le coût du jour-machine sur les jours effectivement loués, pas sur le calendrier. L'écart entre ces deux chiffres atteint parfois le double.
• Calculez votre seuil de rentabilité en jours. Divisez les charges par le tarif moyen : tout ce qui dépasse part en bénéfice au tarif plein.
• Suivez le taux d'utilisation machine par machine. La moyenne du parc cache celles qui restent immobilisées aux frais des autres.
• Associez un motif à chaque journée non louée. Sinon l'immobilisation ressemble à une absence de demande, alors que c'est le plus souvent une réparation.
• Chiffrez une réparation en jours, pas en hryvnias de pièces. Une journée d'immobilisation en saison coûte le tarif plein.
• Supprimez le prix de livraison forfaitaire. Le kilométrage ne fait pas fuir les clients, alors qu'un chiffre fixe rend les chantiers éloignés déficitaires.
• Calculez le coût de la journée séparément pour la saison et l'entre-saison. En hiver, il peut être deux fois plus élevé.

L'argent ne disparaît pas : vous ne le voyez simplement pas

La location a l'air d'un métier où tout se décide par le parc et le tarif : avoir le bon matériel et ne pas se brader. En réalité le matériel est le ticket d'entrée, et l'argent se décide sur un seul chiffre : combien de jours possibles chaque machine a passés sur le chantier de quelqu'un.

Ces trous ne se referment pas d'eux-mêmes. Mais dès que chaque machine a sa propre ligne avec son taux d'utilisation et ses motifs d'immobilisation, on voit tout de suite laquelle vous nourrit, laquelle reste simplement au parc, et par quoi commencer lundi.

Comment voir cela dans votre propre parc de location

Tout ce qui est décrit plus haut tient à un seul tableau : chaque machine est une ligne où figurent côte à côte les jours en location, les jours à l'atelier et les jours d'immobilisation. Tant que cela vit dans le carnet de sorties et dans la tête du mécanicien, le taux d'utilisation ne se voit qu'approximativement, et le coût du jour-machine jamais. Quand les mêmes données se collectent automatiquement, on voit à la fois l'utilisation réelle de chaque machine et celles qui ne couvrent pas leur part de charges — c'est précisément pour cela que les dirigeants de petites et moyennes entreprises utilisent Finmap : pour voir l'image financière au lieu de la reconstituer de mémoire.

À lire aussi

• Coût d'impression : calculer l'heure machine et le calage
• Salle de sport : pourquoi l'argent sur le compte est une dette, pas un bénéfice

Fondement du sujet: La comptabilité de gestion expliquée : ce que c'est et pourquoi les dirigeants en ont besoin