Machineverhuur: bezetting weegt zwaarder dan het tarief

“Achttien machines, allemaal op de bouw, de telefoon staat niet stil. Omzet richting het miljoen. En aan het eind van de maand kijk ik naar mijn rekening en snap ik niet waar die veertigduizend winst is die mijn boekhouder me liet zien” — zo begon Pavlo het gesprek, eigenaar van een verhuurbedrijf voor bouwmachines in Lviv.

Verhuurt u machines, dan hebt u dit al eens tegen uzelf gezegd. De minigravers staan een week vooruit volgeboekt, de trilplaten zijn in maart niet aan te slepen. En geld voor een nieuwe machine is er al het derde jaar niet.

De oorzaak is bijna altijd dezelfde. Een machine levert alleen geld op op de dagen dat ze bij iemand op de bouwplaats staat. Maar ze kost elke dag geld, ook in het weekend, ook als ze in onderdelen in de werkplaats ligt. Daarom is de kostprijs van een verhuurdag geen constante, maar een breuk waarvan u de noemer niet in de hand hebt.

We halen het verhuurbedrijf uiteen in twee eenheden: de machine en de machinedag. En we laten zien waarom hetzelfde dagtarief van 3 800 ₴ de ene keer 172 ₴ marge oplevert en de andere keer 611 ₴.

De weg van de oprichter: van één hoogwerker naar achttien machines

Pavlo begon met één knikarmhoogwerker, op krediet gekocht. Hij reed hem zelf met een bestelbus, hij legde de monteurs zelf uit hoe je met de korf werkt. Rekenen was eenvoudig: zoveel gevangen voor de dag, diesel en termijn eraf, de rest is mijn geld.

In acht jaar werden het achttien machines. Er kwam een terrein buiten de stad, drie monteurs, twee verhuuradviseurs en een vrachtwagen voor het transport. Precies toen hielden de cijfers op te kloppen met het gevoel: de vloot werd achttien keer zo groot, de omzet ongeveer net zo, de winst groeide niet mee.

“Toen ik één hoogwerker had, wist ik alles van dat ding: waar hij stond, hoeveel dagen hij had gedraaid, wanneer de olie moest worden verwisseld. Nu heb ik achttien machines en kan ik u niet vertellen welke er gisteren geld verdiende en welke er gewoon stond”.

Waarom “achttien machines” niets zegt over geld

Een vloot van 14 400 000 ₴ klinkt solide: op de balans een actief, bij de bank een onderpand. Maar een machine levert geen geld op doordat u haar bezit. Ze levert geld op op de dagen dat ze op het terrein van een ander staat. De overige dagen werkt ze tegen u: de lease loopt door, de verzekering loopt door, de monteur staat op de loonlijst.

Zolang achttien machines in de boeken op één regel “machines” staan, geeft u geen antwoord op de eenvoudigste vraag: hoeveel van de mogelijke dagen heeft de vloot verhuurd, en wat heeft die dag u gekost.

Het leven voordat de machine een regel werd

De toestand waarin Pavlo bijna drie jaar leefde, herkent elk verhuurbedrijf dat uit één of twee machines is gegroeid.

• De kostprijs per dag was een schatting. De kosten werden door de kalender gedeeld en dat gaf een getal waar iedereen vrede mee had.
• De bezettingsgraad meette niemand. Er was een gevoel van “de machines draaien”, geen aantal dagen van de mogelijke.
• Stilstand in de werkplaats had geen prijskaartje. De factuur voor onderdelen zag men wel, het gemiste dagtarief niet.
• Transport zag men als service. Het bedrag op de factuur hing niet van de afstand af.
• Kortingen werden mondeling gegeven. De adviseur onderhandelde ter plekke en er bleef niets van over.
• Dode machines werden met de levende meegeteld. In het rapport stond de vloot, niet achttien afzonderlijke verhalen.

Geen van die zes was een technisch probleem. De monteurs werkten goed, de adviseurs namen de telefoon op. De problemen zaten in de administratie, en daarom zag niemand op het terrein ze.

De belangrijkste eenheid: de machinedag

Het eerste wat Pavlo deed, was uitrekenen wat één dag bestaan van zijn vloot kost.

Waar een maand van de vloot uit bestaat

Per maand loopt het op tot 896 000 ₴ aan kosten, en bijna elke post bestaat alleen zodat een machine naar de bouwplaats kan rijden.

Kostenpost	Bedrag per maand	% van de omzet
Lease en afschrijving	312 000 ₴	33%
Monteurs (3 personen)	126 000 ₴	13%
Logistiek, transport van machines	148 000 ₴	16%
Huur van het terrein	64 000 ₴	7%
Verzekeringen	38 000 ₴	4%
Adviseurs, kantoor	112 000 ₴	12%
Brandstof en onderhoud	96 000 ₴	10%
Totaal	896 000 ₴	95%

Op brandstof en een deel van de logistiek na hangt geen enkele post van de verhuurde dagen af: de lease is in juli dezelfde als in januari.

Waarom de kalendercapaciteit liegt

Achttien machines maal 26 werkdagen is 468 machinedagen, alle koopwaar die een verhuurbedrijf in een maand kan verkopen. Pavlo deelde 896 000 ₴ door 468 en kwam op 1 915 ₴ per dag. Tegen een tarief van 3 800 ₴ leek dat een marge van 1 885 ₴, bijna de helft van de prijs.

Het probleem is dat 468 de capaciteit is bij honderd procent bezetting, en die heeft niemand. In werkelijkheid verhuurde de vloot 247 machinedagen, oftewel 52,8% van het mogelijke. Een kostprijs van 1 915 ₴ bestaat alleen in een wereld waarin elke machine elke dag bij iemand op de bouw staat.

“Ik was er drie jaar van overtuigd dat ik vijftig procent marge had. In werkelijkheid deelde ik mijn kosten door dagen die ik nooit had verkocht”.

De werkelijke kostprijs van een machinedag: 3 628 ₴

Diezelfde 896 000 ₴, gedeeld door de 247 werkelijk verhuurde dagen, geven 3 628 ₴, de echte prijs van één verhuurdag voor deze vloot.

Haal die van het tarief af: 3 800 − 3 628 = 172 ₴. Honderdtweeënzeventig hryvnia per dag, oftewel 4,5% van de prijs. Precies wat het rapport laat zien: omzet 938 600 ₴, kosten 896 000 ₴, winst 42 600 ₴, rendement 4,5%.

Tussen 1 915 ₴ en 3 628 ₴ zit bijna een factor twee. En dat verschil kwam niet door de diesel, maar door de 221 machinedagen die niemand heeft afgenomen.

Het nulpunt: 236 machinedagen

Deel de kosten door het tarief: 896 000 / 3 800 = 235,8. Zoveel verhuurdagen hebt u nodig om de maand simpelweg dicht te krijgen, en dat is 50,4% bezetting.

En nu het belangrijkste. Elke dag boven dat punt levert niet 172 ₴ op, maar de volle 3 800 ₴. Pavlo zat er ongeveer elf dagen boven, en die elf dagen zijn zijn hele winst.

Drie scenario's voor één en dezelfde vloot

Dezelfde achttien machines, hetzelfde tarief, dezelfde 896 000 ₴ aan kosten. Alleen het aantal verhuurde dagen verandert.

Scenario	Machinedagen	Kostprijs per dag	Marge per dag	Winst per maand
Als alle dagen verhuurd werden — 100%	468	1 915 ₴	1 885 ₴	882 400 ₴
In werkelijkheid — 52,8%	247	3 628 ₴	172 ₴	42 600 ₴
Doel van 60%	281	3 189 ₴	611 ₴	171 800 ₴

De eerste regel is geen doel maar een fantasie: een verhuurbedrijf met honderd procent bezetting bestaat niet. Maar precies daarop rekende Pavlo drie jaar lang zijn marge uit.

Waarom 34 extra dagen geen hryvnia aan kosten toevoegen

Tussen de werkelijke 247 dagen en de beoogde 281 liggen vierendertig dagen. Om die te verhuren hoeft u geen machine te kopen en geen monteur aan te nemen. De machines staan er al, de monteurs staan al op de loonlijst, de lease wordt al betaald: de kosten blijven diezelfde 896 000 ₴.

Juist daarom zakt de kostprijs per dag van 3 628 ₴ naar 3 189 ₴: hetzelfde bedrag verdeelt zich over meer dagen. De marge stijgt van 172 ₴ naar 611 ₴ terwijl het tarief niet is bewogen, want beide getallen zijn 3 800 ₴ min de kostprijs.

De winst is 171 800 ₴ in plaats van 42 600 ₴. Vier keer zoveel, met precies dezelfde prijslijst.

Eén procent bezetting is duurder dan welke korting ook

Bekijk het door de ogen van de adviseur die aan de telefoon onderhandelt. De klant vraagt vijf procent eraf, “we nemen hem toch een hele week”. Vijf procent van 3 800 ₴ is 190 ₴, en de marge op de werkelijke dag is 172 ₴. De adviseur geeft meer weg dan er in die dag zit: een tarief van 3 610 ₴ tegen een kostprijs van 3 628 ₴ betekent min 18 ₴ per dag.

De andere kant op is het niet beter. Om bij dezelfde 247 dagen op 171 800 ₴ uit te komen, moet het tarief van 3 800 ₴ naar 4 323 ₴, bijna 14% omhoog. Dat geeft de markt niet.

Een bezetting van 60% geeft hetzelfde resultaat zonder dat u aan de prijslijst komt. In de verhuur is bezettingsgraad geen cijfer voor de maandagochtend, maar het belangrijkste financiële instrument van de eigenaar.

“Ik heb jaren honderd hryvnia uit een tarief gewrikt en dat werken aan je marge genoemd. Het blijkt dat één extra verhuurdag per machine per maand meer oplevert dan al dat onderhandelen bij elkaar”.

Waarom de bezetting niet in beweging komt

Dat cijfer van 52,8% ziet eruit als een vraagprobleem. Maar toen Pavlo elke niet-verhuurde dag van een oorzaak ging voorzien, bleek de vraag niet de hoofdschuldige.

• De machine staat in de werkplaats juist als er vraag naar is. De duurste stilstand: de klant had al gebeld.
• De logistiek kan het niet bijbenen. De machine is vrij, maar de vrachtwagen rijdt die dag een andere route.
• De adviseur weet niet waar de machine nu staat. Men zegt voor de zekerheid nee, terwijl de hoogwerker gisteren is teruggebracht.
• Vier machines waar bijna niemand om vraagt. Die trekken het gemiddelde naar beneden.

Drie van de vier oorzaken vragen geen geld en geen nieuwe klanten, alleen weten waar elke machine is en wat ze heeft gedaan.

Werkplaats op de dag van de vraag: 129 200 ₴

De eerste van twee posten die in geen enkel rapport van Pavlo stonden. In een maand stond er 34 machinedagen techniek in de werkplaats, en dan alleen de dagen waarop er al een concrete aanvraag voor die machine lag. 34 × 3 800 = 129 200 ₴ omzet die de vloot niet heeft gekregen. Ter vergelijking: de hele winst van diezelfde maand is 42 600 ₴.

De rekenkunde is hier onaangenaam precies: 247 plus 34 is 281. Het doel van 60% bezetting zit niet in nieuwe klanten of een advertentiebudget, maar in diezelfde machines die niet in onderdelen liggen op de dag dat er vraag naar is.

Waarom een plotselinge storing duurder is dan de onderdelen

Gepland onderhoud kunt u op een dag zonder aanvragen zetten: de maandag na de regen, midden in januari. Een plotselinge storing geeft u die keuze niet, want die slaat toe op de derde dag van een drukke week, als er voor die hoogwerker een rij staat.

Daarom is de prijs van een reparatie in de verhuur: onderdelen plus het tarief van de niet-gedraaide dagen. Dat tweede deel is bijna altijd groter, en niemand schrijft het op.

Transport dat voor de helft wordt gefactureerd

De tweede post zit midden in de prijslijst en ziet uit als een gemak voor de klant. Een bouwplaats 40 km van het terrein: een minigraver daarheen brengen en weer ophalen kost 1 450 ₴ aan brandstof, chauffeur en vrachtwagentijd. En in het tarief van 3 800 ₴ zit voor transport maar 800 ₴.

Een verschil van 650 ₴ per rit. Transporten per maand: 102. Samen 66 300 ₴ die het verhuurbedrijf uit eigen zak betaalde zonder het te merken, want alles verdween in de regel logistiek.

Dit is de schaal. Eén transport bedient gemiddeld 2,4 verhuurdagen: 247 dagen gedeeld door 102 ritten. De onderfacturering vreet dus 268 ₴ uit een dag waar maar 172 ₴ marge in zit.

Hoeveel de vloot werkelijk verdiende

Tel de twee posten op: werkplaats op de dag van de vraag 129 200 ₴, te laag gefactureerd transport 66 300 ₴. Samen 195 500 ₴ tegen een winst van 42 600 ₴. Twee dingen die in geen prijslijst en geen rapport staan, zijn 4,6 keer groter dan alles wat het bedrijf voor zijn verdienste hield.

En het zijn geen kosten die u moet snijden. De eerste is omzet die u met precies dezelfde machines kunt pakken. De tweede is een prijs die de factuur nooit heeft bereikt.

Vier machines die stilstaan

Toen Pavlo de maand over de afzonderlijke machines uitsplitste, bleek 52,8% het gemiddelde van twee verschillende bedrijven. Vier van de achttien machines staan meer dan 80% van de tijd stil. De overige veertien zijn voor 62% bezet.

Kengetal	De vier stilstaande machines
Aandeel in de vloot	4 van 18
Bezettingsgraad	ongeveer 20%
Verhuurd in de maand	20,8 machinedagen
Omzet	79 040 ₴
Aandeel in de vaste kosten (4/18)	199 111 ₴
Nettoresultaat	−120 071 ₴

Honderdtwintigduizend per maand, bijna drie keer de winst van het hele bedrijf. Vier machines eten op wat de andere veertien hebben verdiend, en ze doen dat in stilte: een regel “machine” staat niet in het rapport.

Waarom dode machines niet verkocht worden

De reden is psychologisch. Die vier machines zijn 3 200 000 ₴ op de balans, 800 000 ₴ per stuk. Verkopen betekent toegeven dat de aankoop een fout was, en zolang de machine op het terrein staat, lijkt het of ze nog iets waard is.

Even eerlijk: verkopen haalt niet alle 199 111 ₴ weg, want het kantoor blijft. Maar lease en verzekering gaan met de machine mee de deur uit.

“Twee gravers heb ik gekocht omdat er een goede prijs voorbijkwam. Ze hebben vier jaar stilgestaan en me opgevreten, en elke keer zei ik tegen mezelf: het is toch een actief”.

Seizoen: de winter die de kostprijs verdubbelt

Het seizoen is in de verhuur harder dan in de meeste branches: de piek loopt van mei tot oktober, het dal is januari, februari en elke lange regenperiode in het tussenseizoen.

Waarom een goedkoop wintertarief de duurste beslissing van het jaar is

De kosten van 896 000 ₴ weten niets van de winter: lease, verzekering, terrein en drie monteurs kosten in februari hetzelfde als in juli. De bezetting zakt echter, zeg naar 35%, dus naar 164 machinedagen. De kostprijs per dag loopt op naar 5 463 ₴, een tarief van 3 800 ₴ betekent min 1 663 ₴ per dag, en de maand sluit rond min 272 800 ₴.

En precies hier wordt de fout gemaakt die een heel jaar opvreet. Om de vloot aan het werk te krijgen gaat het verhuurbedrijf stunten: twintig procent eraf, dertig procent eraf. Het rapport ziet er minder eng uit, maar elke zo'n dag brengt u verder van nul, want 3 040 ₴ tegen een kostprijs van 5 463 ₴ is slechter dan 3 800 ₴.

De juiste winterlogica is een andere: laat het tarief staan en geef de winter aan het geplande onderhoud van de vloot. Een machine die in februari is nagekeken, gaat niet in juni de werkplaats in, als een dag stilstand 3 800 ₴ gemiste omzet kost.

“Twee winters achter elkaar gaf ik de graver voor drieduizend weg, zodat hij in elk geval iets opbracht. In werkelijkheid bracht hij min tweeënhalfduizend per dag op, alleen rekende ik dat nooit uit”.

Wat er veranderde toen de machine een regel werd

Pavlo deed drie dingen. Elke machine kreeg een eigen regel met verhuurde en niet-verhuurde dagen. Elke niet-verhuurde dag kreeg een oorzaak. En het transport ging op kilometers.

Na twee kwartalen was dit te zien:

• De stilstand in de werkplaats halveerde bijna. Toen zichtbaar werd dat een dag hoogwerker in de werkplaats in juni 3 800 ₴ kost, is het onderhoudsschema op het seizoen herschreven. Stilstand op dagen met vraag zakte van 34 machinedagen naar 18, oftewel 60 800 ₴ teruggehaalde omzet.
• Transport werd een regel met kilometers. Geen enkele klant liep weg: wie dichtbij zit, betaalt nu minder dan 800 ₴. De onderfacturering zakte van 650 ₴ naar ongeveer 120 ₴ per rit, van 66 300 ₴ naar 12 240 ₴.
• De vier dode machines zijn geen min meer. Twee zijn verkocht, de andere twee zijn van de kleine opdrachten gehaald en op lange contracten met aannemers gezet.

Geen van deze beslissingen vroeg nieuwe machines, nieuwe klanten of een hogere prijslijst. Ze vroegen om de machine als regel te zien, en om te zien hoeveel van de mogelijke dagen ze heeft gedraaid.

Conclusie voor ondernemers. Is uw bedrijf een duur bezit dat u per tijdseenheid verhuurt, dan hangt de kostprijs van die tijdseenheid niet van uw kosten af, maar van hoeveel eenheden u hebt verkocht. Onderhandelen over het tarief zonder de noemer te hebben uitgerekend, is zinloos: één procent bezetting is bijna altijd meer waard dan alle kortingen bij elkaar.

Tips tot slot

• Reken de kostprijs van een machinedag over werkelijk verhuurde dagen, niet over de kalender. Het verschil tussen die twee getallen loopt op tot een factor twee.
• Reken het nulpunt in dagen uit. Deel de kosten door het gemiddelde tarief: alles daarboven gaat tegen het volle tarief de winst in.
• Houd de bezetting per machine apart bij. Het gemiddelde van de vloot verbergt de machines die op kosten van de andere stilstaan.
• Geef elke niet-verhuurde dag een oorzaak. Anders lijkt stilstand op gebrek aan vraag, terwijl het meestal de werkplaats is.
• Waardeer reparaties in dagen, niet in hryvnia aan onderdelen. Een dag stilstand in het seizoen kost het volle tarief.
• Haal de vaste transportprijs eruit. Kilometers jagen geen klanten weg, een vast bedrag maakt verre bouwplaatsen verlieslatend.
• Reken de kostprijs per dag apart voor seizoen en tussenseizoen. In de winter kan ze twee keer zo hoog zijn.

Het geld verdwijnt niet, u ziet het alleen niet

Verhuur lijkt een vak waarin vloot en tarief alles bepalen: de juiste machine hebben en jezelf niet tekortdoen. In werkelijkheid is de machine de toegangsvoorwaarde en beslist één getal over het geld: hoeveel van de mogelijke dagen elke machine bij iemand op de bouwplaats stond.

Van zichzelf lopen deze gaten niet dicht. Maar zodra elke machine een eigen regel krijgt met bezetting en oorzaken van stilstand, ziet u meteen welke u voedt, welke er alleen maar staat, en waar u maandag moet beginnen.

Hoe u dit in uw eigen verhuurbedrijf ziet

Alles hierboven rust op één tabel: elke machine is een regel met de verhuurdagen, de dagen in de werkplaats en de stilstandsdagen naast elkaar. Zolang dit in het uitgifteboek en in het hoofd van de monteur zit, is de bezetting niet meer dan een schatting en is de kostprijs van een machinedag helemaal onzichtbaar. Worden diezelfde gegevens automatisch verzameld, dan ziet u zowel de echte bezetting van elke machine als welke machines hun deel van de kosten niet terugverdienen — precies daarom gebruiken eigenaren van het mkb Finmap: om het financiële beeld te zien in plaats van het uit hun geheugen te reconstrueren.

Lees ook

• Drukkosten berekenen: machine-uur en inrichten
• Fitnessclub: waarom het geld op de rekening een schuld is en geen winst

Basis van het onderwerp: Managementboekhouding uitgelegd: wat het is en waarom eigenaren het nodig hebben