Könyvelőiroda: 468 óra, amit senki nem fizet

„Hatvannégy ügyfél, kilenc könyvelő, hatszázezer feletti árbevétel. A hónap harmincadikán meg kinyitom az egyenleget, és minden egyes alkalommal nem értem, hová lett” — így kezdte a beszélgetést Natalia, egy dnyiprói könyvelőiroda tulajdonosa.

Ismerős? Az ügyfelek nem mennek el, a bevallások időben elkészülnek, több megkeresés van, mint amennyit el lehet vállalni. Fejlesztésre viszont a bérek és a bérleti díj után nem marad semmi.

A gyökér egyetlen dolog. A könyvelőiroda havidíjat ad el, és órákat költ el. A havidíj fix összeg a szerződésben, azt mindenki látja. Az órákkal senki nem számol el.

Lentebb két egységre bontjuk az irodát — a havidíjas ügyfélre és a számlázható órára — és eljutunk odáig, miért kerül egy óra nem 360 ₴-ba, hanem 521 ₴-ba.

Az alapító útja: három egyéni vállalkozótól hatvannégy ügyfélig

Natalia kilépett egy termelő cég főkönyvelői állásából, és elvitt három ügyfelet — két egyéni vállalkozót és egy kis céget. Egyedül vitte, esténként. Egyszerűen számolt: amennyi beérkezett a számlára, annyit keresett.

Három év múlva tizenkilenc ügyfele volt. Hat év múlva iroda, kilenc könyvelő, külön ember a bejövő bizonylatokra. Valahol itt tűnt el a számérzék is: a szerződések száma hússzorosára nőtt, az árbevétel követte, a nyereség nem.

„Amikor három ügyfelet vittem, mindegyikről mindent tudtam: mikor hozza a papírokat, hány számlája van, mennyit ülök rajta. Most hatvannégy szerződésem van — és mindegyikből csak az összeget ismerem.”

Miért nem mond semmit a pénzről a „hatvannégy ügyfél”

A havidíjas ügyfél nem megrendelés, hanem előfizetés az ön idejére. Ön „könyvelést” ígért, ez pedig feneketlen megfogalmazás: ugyanúgy belefér egy egyéni vállalkozó havi három utalással, mint egy cég devizaszerződésekkel és ellenőrzésekkel.

Különböző összegeket fizetnek, igaz. De a díjban lévő különbség soha nem egyezik a munkában lévő különbséggel — és pont itt keletkezik a veszteség. Amíg mind a hatvannégy szerződés egyetlen „kiszolgálás alatt” listán szerepel, nem fog válaszolni egy egyszerű kérdésre: melyikük hoz pénzt és melyikük visz.

Az élet addig, amíg az óra sorrá nem lett

Ahogy a saját könyvelés ez alatt a négy év alatt működött, azt minden irodában felismerik, amely egyéni praxisból növekedett.

• Az ügyfél önköltsége nem létezett. Volt bér, bérleti díj és program — mind egy kupacban, „irodai költségként”.
• Az órákat senki nem rögzítette. A könyvelő tudta, hogy „ez az ügyfél nehéz”, de a számokban ez nem jelent meg.
• A szerződésen kívüli munka szó nélkül megtörtént. Az ügyfél kért egy munkaügyi iratot, a könyvelő megcsinálta, és azon a beszélgetésen túl ez a munka nem jutott.
• A havidíjakat szemre állapították meg. Egy másik szerződés analógiájára, vagy aszerint, mennyit vállalt az ügyfél.
• Az előkészítetlen bizonylat normának számított. Nincs papír — a könyvelő keresi és emlékeztet rá.
• A megbeszélés és a továbbképzés a könyvelésen kívül élt. Munkaidőben zajlottak, de munkának nem számítottak.

Ebben a listában semmi szakmai nincs. Mind a hat pont a saját cég könyveléséről szól, nem az ügyfelekéről. Ezért nem fogta meg őket sem a könyvelő, sem Natalia.

Miből áll egy könyvelőiroda hónapja

Natalia a leglélekölőbbel kezdte: kiírta a hónap költségeit, és mellé tette, az árbevétel mekkora részét eszi meg egy-egy tétel.

Költségtétel	Összeg havonta	Az árbevétel %-a
Könyvelők bére	342 000 ₴	54,5%
Tulajdonos	58 000 ₴	9,2%
Iroda, szoftver, telefon	94 000 ₴	15,0%
Továbbképzés és tanúsítványok	18 000 ₴	2,9%
Egyéb	32 000 ₴	5,1%
Összesen	544 000 ₴	86,7%

Mi látszik azonnal ebben a táblázatban

Az árbevétel 627 200 ₴ havonta, átlagosan 9 800 ₴ egy ügyféltől. A költségek 544 000 ₴-t vesznek el, vagyis 86,7%-ot. A nyereség 83 200 ₴, a jövedelmezőség 13,3%.

Osszuk el a költségeket a szerződések számával: a hatvannégy ügyfél mindegyikére 8 500 ₴ önköltség esik, miközben az átlagos havidíj 9 800 ₴. A különbség 1 300 ₴ ügyfélenként, és ebben van egy kilenc könyvelős cég teljes gazdaságtana. Egyetlen rosszul beárazott szerződés megeszi három jól beárazott marzsát.

A fő egység: a számlázható óra

Az ügyfél önköltségét itt csak a rá elmenő órákban lehet mérni. Tehát először egy óra árára van szükség.

Hogyan számolta ezt az árat Natalia

Kilenc könyvelő, fejenként 168 munkaóra havonta — ez 1 512 órás keret. Osszuk el erre a költségeket: 544 000 ₴ az 1 512 órára 360 ₴-t ad. Natalia saját órái nincsenek a keretben — ő nem végez ügyfélkönyvelést. Az 58 000 ₴-ja viszont ott van a költségekben: a tulajdonos bére azokra az órákra esik, amelyek pénzt hoznak, és ennek így kell lennie.

A szám egyetlen feltétellel helyes — ha minden munkaóra számlázható lenne, vagyis ha a bérrel kifizetett minden perc ügyfélkönyvelésbe menne. Ilyen sehol nem fordul elő.

Mennyi óra jut el valójában az ügyfélhez

A csapat két hónapig munkatípusonként jelölte az időt. Kiderült, hogy ügyfélkönyvelésre az 1 512 órából 1 044 óra megy, vagyis a keret 69%-a — könyvelőnként 116 számlázható óra a 168-ból.

A költségek viszont nem osztódtak: mind az 544 000 ₴ ezért az 1 044 óráért létezik. Vagyis egy óra ügyfélmunka 521 ₴-ba kerül, nem 360 ₴-ba. A különbség 161 ₴, csaknem 45%-os hiba, amely hat éve minden havidíjba bele van építve.

Hová megy a maradék 468 óra

A keret és az ügyfélmunka között 468 óra van. Ez nem lógás: mindegyiket bér fizeti, és mindegyik elmegy valamire.

Hová megy az idő	Óra havonta	Pénzben, 521 ₴-tal
Belső megbeszélések és riportolás	118	61 478 ₴
Továbbképzés és jogszabályváltozások	94	48 974 ₴
Ügyfélmunka a havidíjon felül	163	84 923 ₴
Olyan iratok keresése, amelyeket az ügyfél nem adott be	93	48 453 ₴
Összesen	468	243 828 ₴

Miért nem látszik ez az idő veszteségnek

Mert itt minden óra indokolt: a megbeszélés kell, a továbbképzés kötelező, az ügyfélnek segíteni kell, a papírokat össze kell szedni. Önmagában egyet sem nevezne hiábavalónak. Együtt viszont 243 828 ₴, majdnem a könyvelők bértömegének fele, miközben igazi belső szükség csak két sor a négyből.

Százhatvanhárom óra, amely drágább az egész nyereségnél

A táblázat harmadik sora ennek a cikknek a központi száma. Havi 163 órát dolgoznak a könyvelők a havidíj határain kívül. Ez nem hősiesség, hanem apróságok: elmagyarázni a vezetőnek, hogyan kell olvasni a főkönyvi kivonatot, elkészíteni egy banki igazolást, kiszámolni két adózási változatot egy üzlet előtt. Minden kérés húsz perc, amire sajnálja az ember a tárgyalást.

Pénzben 163 óra 521 ₴-tal 84 923 ₴-t ad. A teljes havi nyereség 83 200 ₴. Nyolcvannégyezer ingyenmunka a nyolcvanháromezer kereset ellen: Natalia kicsivel többet ad ingyen, mint amennyi nála marad.

Egy ügyfélre ez havi két és fél óra — olyan apróság, hogy soha senki nem is jelentette.

„Mindig azt hittem, hogy éppen ez a segítség az előnyünk a filléres versenytársakkal szemben. Amikor megláttam az összeget, megértettem: nem eladjuk a szolgáltatást, hanem odaadjuk, és abból élünk, ami megmarad.”

Kilencvenhárom óra más rendetlenségéért

A negyedik sor a legegyszerűbben javítható és a legsértőbb. Havi 93 óra megy el arra, hogy előkerüljenek azok az iratok, amelyeket az ügyfél nem adott be: telefon, levél, emlékeztető, még egy levél, bankkivonat a számla helyett. 48 453 ₴, amely senkinek nem teremt értéket.

És ezek az órák egyenetlenül oszlanak el. Az az ügyfél, aki rendben tartja a papírjait, abból a kilencvenhárom órából egy percet sem vesz el. Mind egy-két tucat olyan ügyfélre megy, akiket az irodának emlékeztetnie kell.

„Egy ügyfél három év alatt egyetlen számlát sem küldött be időben. Három évig fizettem egy könyvelőt azért, hogy telefonáljon neki. És egyszer sem számláztam ki.”

Megbeszélés és továbbképzés: 212 óra, amit nem lehet törölni

A táblázat első két sora alapvetően más. 118 óra megbeszélés és belső riportolás plusz 94 óra továbbképzés 110 452 ₴, és nem kell kivenni: a jogszabály negyedévente változik, az a könyvelő pedig, aki nem követi, drágább bármelyik tanfolyamnál.

Csak az igazi árát érdemes tudni. A költségtáblázatban a továbbképzés és a tanúsítványok 18 000 ₴. Az erre a továbbképzésre fordított idő viszont 48 974 ₴-ba kerül, majdnem háromszor annyiba: a sorban a kisebbik rész látszik.

A havidíj ugyanaz, az órafelhasználás nem

Ezután Natalia megtette, amit hat éve nem: komplexitás szerint csoportokra osztotta az ügyfeleket, és csoportonként kiszámolta az órákat.

Ügyfélcsoport	Ügyfél	Óra	Havidíj	Árbevétel	Önköltség	Eredmény
Egyszerű (egyéni vállalkozó, kevés tétel)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Közepes	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Összetett (külkereskedelmet folytató cég)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Összesen	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

A csoportok összege 83 276 ₴ a jelentésben szereplő 83 200 ₴ nyereséggel szemben. A 76 ₴ eltérés az óra önköltségének 521 ₴-ra kerekítéséből jön; hibát nem kell keresni benne.

Miért vesz el egy összetett ügyfél negyven órát

Átlagosan egy ügyfél havi 16,3 órát fogyaszt, egy egyszerű egyéni vállalkozó 7-et, egy összetett cég 40,7 órát, vagyis a csoport 488 óráját tizenkét szerződésre osztva. A különbség nem a mennyiségben van, hanem a különböző helyzetek számában, amelyek mindegyike döntést kér.

• Devizaműveletek. Árfolyamkülönbözet, bizonylat minden beérkezésre, banki igazolások.
• Külföldi szerződések. Külföldi számlák, vámiratok, egyeztetés angolul.
• Létszám. Húsz ember azt jelenti: táppénz, szabadság, béremelés, járulékbevallás.
• Megkeresések és ellenőrzések. Egy egyszerű egyéni vállalkozónál ilyen egyáltalán nincs.
• Több nyilvántartás egyszerre. Számviteli, adó- és vezetői — a vezető mind a hármat látni akarja.

Egy egyszerű egyéni vállalkozó hét óra egyforma munka. Egy összetett cég negyven, és a fele gondolkodást kér.

Mennyibe kerül az egyes csoportok órája

Osszuk el a csoport árbevételét az óráival, és látszik, mennyit fizet az ügyfél egy óra munkáért, amelynek önköltsége 521 ₴. Az egyszerű egyéni vállalkozó 929 ₴-t fizet, a közepes ügyfél 653 ₴-t, az összetett cég 430 ₴-t, vagyis 91 ₴-tal kevesebbet az önköltségnél. Itt van az egész mechanizmus: az összetett ügyfél 5,8-szor több időt fogyaszt, mint az egyszerű, és csak 2,7-szer többet fizet.

Tizenkét ügyfél, amely megeszi az idő felét

Összetett szerződés tizenkettő van — a portfólió 18,8%-a. Az 1 044 számlázható órából 488-at visznek el, vagyis az ügyfélidő 46,7%-át, és a 627 200 ₴-ból 210 000 ₴-t adnak, vagyis az árbevétel 33,5%-át. Az erőforrás fele a pénz harmadával szemben: ebből a szakadékból nő ki a 44 248 ₴ veszteség.

A legrosszabb, hogy a szám skálázódik: minden új összetett cég a 17 500 ₴-os árlistán havi 3 687 ₴ veszteséget tesz hozzá, és elvisz negyven órát, amely egyébként sincs.

Ki kit támogat

Az egyszerű és a közepes ügyfelek együtt 127 524 ₴ hozzájárulást adnak. Az összetettek 44 248 ₴-t visznek el — az első két csoport teljes keresetének 34,7%-át. Vagyis huszonnyolc egyéni vállalkozó egyenként 6 500 ₴-ért kifizeti tizenkét olyan cég kiszolgálását, amelyek a cég legértékesebb ügyfeleinek számítanak. Amíg ez nem látszik a számokban, a stratégia kézenfekvő: vinni több nagyot, mert náluk nagyobb a tétel. Natalia négy évig pontosan így tett.

„Visszamondtam a kis egyéni vállalkozókat, mert hatezer-ötszáz nem komoly pénz. És örültem minden importos cégnek. Kiderült, hogy rendszeresen visszamondtam a nyereséget, és veszteséget vásároltam.”

Miért fordítja meg az előjelet egy 161 ₴-os hiba

Térjünk vissza az óra önköltségének két számához: 360 ₴ Nataliánál és 521 ₴ a valóságban. A különbség technikainak tűnik, amíg nem helyettesítjük be a szerződésekbe.

A 251 360 ₴-os fantomnyereség

Szorozzuk meg az 1 044 órát 360 ₴-tal — 375 840 ₴ önköltség jön ki. Vonjuk ki ezt a 627 200 ₴ árbevételből, és a portfólió 251 360 ₴ nyereséget mutat, háromszor annyit a valós 83 276 ₴-nál.

Ugyanez az aritmetika az összetett csoporton: 488 óra 360 ₴-tal 175 680 ₴, és az eredmény plusz 34 320 ₴-nak látszik mínusz 44 248 ₴ helyett. Az óránkénti 161 ₴ hiba nem csak csökkenti a nyereséget — megfordítja az előjelet egy egész csoporton, és a veszteséges stratégiát helyesnek mutatja.

„Nem az ütött meg, hogy szegényebbek vagyunk, mint gondoltam. Hanem az, hogy a táblázatom pluszt mutatott ott, ahol mínusz volt. Olyan kompasszal döntöttem, amely hazudott.”

Mi változott, amikor az óra sorrá lett

Három változás volt, és mindegyik technikai. Minden ügyfél mellé odakerült egy második szám — a tényleges órák a havidíj összege mellé. A szerződésen kívüli munkát egy mozdulattal jelölni kezdték. A bizonylatok beadása dátumot és ellenőrzőlistát kapott. Íme, mit mutatott a következő hat hónap:

• Az összetett csoport megszűnt veszteségesnek lenni. A havidíjat 17 500 ₴-ról 21 500 ₴-ra vizsgálták felül — 23%-kal, olyan munkalistával, amelyet az ügyfél korábban nem látott. A csoport +3 752 ₴-t adott a −44 248 ₴ helyett, az árbevétel 675 200 ₴-ra nőtt, a nyereség 131 200 ₴-ra, a jövedelmezőség 19,4%-ra.
• A havidíjon felüli munka látható lett. Egy részét szolgáltatásként hagyták, egy részét külön, árazott tételként vitték be a szerződésbe. Az ingyenes órák 163-ról 82-re estek — ez 81 óra, vagyis havi 42 201 ₴.
• Az iratkeresés felére csökkent. Az ötödikéig szóló határidő 45 órát vett le a 93-ból, vagyis 23 445 ₴-t. Az ügyfelek fele az első emlékeztető után rendbe tette magát.

Összesen 126 óra szabadult fel — majdnem nyolc átlagos fogyasztású ügyfél, akiket új könyvelő nélkül is el lehet vállalni. A számlázható órák száma 1 170 lett, vagyis a keret 77%-a a 69% helyett, az óra önköltsége pedig 521 ₴-ról 465 ₴-ra esett.

Következtetés vállalkozóknak. Ahol fix összeget adnak el nem fix mennyiségű munkáért, ott a fő szám nem az átlagos tétel és nem is az ügyfelek száma, hanem az óráknak az a része, amely eljut a számlázható munkáig. Minden, ami nem jutott el, már az ön pénzéből van kifizetve. És amíg ez érzés és nem egy sor, a portfólió pontosan azokkal az ügyfelekkel telik meg, akik a legtöbbet fogyasztják önből.

Tanácsok a végére

• Számolja ki a számlázható órák részét a keretben. Két hónap időjelölés megadja azt a számot, amely nélkül az óra önköltsége több tíz százalékkal alulbecsült.
• A költségeket a számlázható órákra osszuk, ne a munkaórákra. 544 000 ₴ az 1 512 órára és az 1 044-re 360 ₴ és 521 ₴; árról beszélni csak a másodikkal lehet.
• Tegye a tényleges órákat a havidíj mellé. Két szám egy sorban — és a veszteséges szerződések tíz perc alatt megtalálhatók.
• Jelölje a szerződésen kívüli munkát akkor is, ha ingyen végzi. Annak a mennyiségnek, amit ingyen ad, számként kell léteznie — különben nincs miről döntenie.
• Számolja ki, mennyit fizet az ügyfél egy óráért. A nagy tétel semmit nem jelent: 17 500 ₴ negyven óráért rosszabb, mint 6 500 ₴ hétért.
• Árazza be az előkészítetlen bizonylatot. A határidő olcsóbb, mint az a könyvelő, aki harmadik éve telefonál ugyanannak az ügyfélnek.
• A havidíjat munkalistával vizsgálja felül, ne emelési százalékkal. „Árat kell emelnünk” — ezt az ügyfél pénzszerzési kísérletnek hallja, „íme, mit végzünk a szerződésen felül” — ezt ténynek.

A pénz nem tűnik el — ön csak nem látja

A könyvelési kiszervezésről könnyű azt gondolni, hogy minden a képzettségen és a pontosságon áll. A képzettség kötelező, csak éppen azt dönti el, dolgozik-e egyáltalán, nem azt, mennyit keres. A keresetet két szám dönti el: a számlázható óra ára és az ilyen órák száma a szerződésben.

Magától ez a 468 óra nem jön vissza. De mihelyt az óra sorként odaáll a havidíj mellé, a portfólió megszűnik névlista lenni: látszik, hogy a hatvannégy közül melyik eteti önt és melyik fogyasztja — és mihez lehet hozzáfogni már hétfőn.

Hogyan látható ez a saját könyvelésében

Minden, amit fentebb leírtunk, egyetlen táblázaton áll: minden ügyfél egy sor, amelyben a havidíj mellett ott állnak a rá valóban elköltött órák. Amíg az órákat senki nem rögzíti, egy egyszerű egyéni vállalkozó és egy külkereskedelmet folytató cég közötti különbség csak a csapat kimerültségén látszik. Amikor ugyanezek az adatok automatikusan gyűlnek össze, látszik az óra igazi önköltsége is, és azok az ügyfelek is, akik többet vesznek el, mint amennyit hoznak — pontosan ezért használják a kis- és középvállalkozások tulajdonosai a Finmap-et: hogy lássák a pénzügyi képet, ne pedig emlékezetből rakják össze.

Olvassa el azt is

• Munkaóra önköltsége a takarításban: hová tűnik az árrés
• Székóra önköltsége: hol veszít nyereséget egy fogászat

A téma alapja: A vezetői számvitel elmagyarázva: mi ez, és miért van rá szüksége a tulajdonosnak