Biuro rachunkowe: 468 godzin, za które nikt nie płaci

„Sześćdziesięciu czterech klientów, dziewięciu księgowych, przychód powyżej sześciuset tysięcy. A trzydziestego otwieram saldo i za każdym razem nie potrafię zrozumieć, gdzie się podziało” — tak zaczęła rozmowę Natalia, właścicielka biura rachunkowego w Dnieprze.

Rozpoznajesz siebie? Klienci nie odchodzą, sprawozdania idą w terminie, zapytań jest więcej, niż można przyjąć. A na rozwój po pensjach i czynszu nie zostaje nic.

Źródło jest jedno. Biuro rachunkowe sprzedaje abonamenty, a wydaje godziny. Abonament to stała kwota w umowie, widzą ją wszyscy. Godziny nie odpowiadają przed nikim.

Poniżej rozkładamy biuro na dwie jednostki — klienta na abonamencie i godzinę rozliczalną — i dochodzimy do tego, dlaczego godzina kosztuje 521 ₴, a nie 360 ₴.

Droga założycielki: od trzech jednoosobowych działalności do sześćdziesięciu czterech klientów

Natalia odeszła ze stanowiska głównej księgowej w firmie produkcyjnej i wzięła trzech klientów — dwie jednoosobowe działalności i małą spółkę. Prowadziła sama, wieczorami. Liczyła prosto: ile wpłynęło na konto, tyle zarobiła.

Po trzech latach klientów było dziewiętnastu. Po sześciu — biuro, dziewięciu księgowych, osobna osoba do dokumentów źródłowych. Gdzieś tutaj wyczucie liczb zniknęło: umów zrobiło się dwadzieścia razy więcej, przychód poszedł za nimi, zysk nie.

„Kiedy prowadziłam trzech klientów, wiedziałam o każdym wszystko: kiedy przynosi dokumenty, ile ma faktur, ile nad nim siedzę. Teraz mam sześćdziesiąt cztery umowy — i znam tylko kwotę w każdej z nich”.

Dlaczego „sześćdziesięciu czterech klientów” nic nie mówi o pieniądzach

Klient na abonamencie to nie zlecenie, a subskrypcja twojego czasu. Obiecałaś „prowadzenie księgowości”, a to sformułowanie nie ma dna: równie dobrze kryje się za nim jednoosobowa działalność z trzema przelewami w miesiącu i spółka z kontraktami walutowymi oraz kontrolami.

Płacą różne kwoty, zgoda. Ale różnica w zapłacie nigdy nie równa się różnicy w pracy — i właśnie tu rodzi się strata. Dopóki wszystkie sześćdziesiąt cztery umowy leżą na jednej liście „w obsłudze”, nie odpowiesz na proste pytanie: kto z nich przynosi pieniądze, a kto je zabiera.

Życie przed tym, jak godzina stała się wierszem

To, jak wyglądała księgowość przez te cztery lata, rozpozna każde biuro, które wyrosło z prywatnej praktyki.

• Koszt klienta nie istniał. Były pensje, czynsz i program — jedną kupą jako „koszty biura”.
• Godzin nikt nie zapisywał. Księgowa wiedziała, że „ten klient jest ciężki”, ale w liczbach tego nie było.
• Praca poza umową robiła się w milczeniu. Klient prosił o dokument kadrowy, księgowa go robiła i dalej niż ta rozmowa ta praca nie szła.
• Abonamenty ustalano na oko. Przez analogię z inną umową albo po tym, ile człowiek godził się płacić.
• Nieprzygotowane dokumenty uznawano za normę. Dokumentów nie ma — księgowa szuka i przypomina.
• Narady i szkolenia żyły poza księgami. Odbywały się w godzinach pracy, ale za pracę się nie liczyły.

Nie ma w tej liście nic fachowego. Wszystkie sześć punktów dotyczą księgowości własnego biznesu, a nie klienckiego. Dlatego nie wyłapywała ich ani księgowa, ani Natalia.

Z czego składa się miesiąc biura rachunkowego

Natalia zaczęła od najnudniejszego: wypisała koszty miesiąca i postawiła obok udział przychodu, który każda pozycja zjada.

Pozycja kosztów	Kwota miesięczna	% przychodu
Pensje księgowych	342 000 ₴	54,5%
Właścicielka	58 000 ₴	9,2%
Biuro, oprogramowanie, łączność	94 000 ₴	15,0%
Szkolenia i certyfikaty	18 000 ₴	2,9%
Pozostałe	32 000 ₴	5,1%
Razem	544 000 ₴	86,7%

Co w tej tabeli widać od razu

Przychód to 627 200 ₴ miesięcznie, średnio 9 800 ₴ na klienta. Koszty zabierają 544 000 ₴, czyli 86,7%. Zysk to 83 200 ₴, rentowność 13,3%.

Podziel koszty na liczbę umów: na każdego z sześćdziesięciu czterech klientów przypada 8 500 ₴ kosztu przy średniej opłacie 9 800 ₴. Różnica to 1 300 ₴ na klienta i to cała ekonomia firmy z dziewięcioma księgowymi. Jedna umowa wyceniona źle zjada marżę trzech wycenionych dobrze.

Główna jednostka: godzina rozliczalna

Koszt klienta mierzy się tutaj wyłącznie godzinami, które na niego poszły. Dlatego najpierw potrzebna jest cena godziny.

Jak tę cenę liczyła Natalia

Dziewięciu księgowych, 168 godzin pracy w miesiącu na osobę — pula 1 512 godzin. Podziel na nie koszty: 544 000 ₴ na 1 512 godzin daje 360 ₴. Godzin samej Natalii w puli nie ma — ona nie prowadzi księgowości klientów. Ale jej 58 000 ₴ w kosztach jest: pensja właścicielki kładzie się na te godziny, które przynoszą pieniądze, i tak być powinno.

Liczba jest poprawna pod jednym warunkiem — gdyby wszystkie godziny pracy były rozliczalne, czyli gdyby każda opłacona pensją minuta szła w księgowość klientów. Tak nie bywa nigdzie.

Ile godzin naprawdę dochodzi do klienta

Zespół przez dwa miesiące odnotowywał czas według rodzajów pracy. Wyszło, że na księgowość klientów idzie 1 044 godziny z 1 512, czyli 69% puli — po 116 godzin rozliczalnych na księgową z jej 168.

Koszty się przy tym nie podzieliły: całe 544 000 ₴ istnieje dla tych 1 044 godzin. Zatem godzina pracy dla klienta kosztuje 521 ₴, a nie 360 ₴. Różnica to 161 ₴, pomyłka o prawie 45%, wbudowana w każdy abonament od sześciu lat.

Gdzie idzie pozostałe 468 godzin

Między pulą a pracą dla klientów leży 468 godzin. To nie są nieobecności: każda jest opłacona pensją i na coś wydana.

Gdzie idzie czas	Godzin w miesiącu	W pieniądzach po 521 ₴
Narady wewnętrzne i raportowanie	118	61 478 ₴
Szkolenia i zmiany w przepisach	94	48 974 ₴
Praca z klientami poza abonamentem	163	84 923 ₴
Szukanie dokumentów, których klient nie dostarczył	93	48 453 ₴
Razem	468	243 828 ₴

Dlaczego ten czas nie wygląda na stratę

Bo każda godzina jest tu uzasadniona: narada jest potrzebna, szkolenie obowiązkowe, klientowi trzeba pomóc, dokumenty trzeba zebrać. Osobno żadnej nie nazwiesz zmarnowaną. A razem to 243 828 ₴, prawie połowa funduszu pensji księgowych, przy czym prawdziwa wewnętrzna konieczność to tylko dwa wiersze z czterech.

Sto sześćdziesiąt trzy godziny droższe niż cały zysk

Trzeci wiersz tabeli to główna liczba tego artykułu. 163 godziny w miesiącu księgowe pracują poza granicami abonamentu. To nie bohaterstwo, to drobiazgi: wyjaśnić prezesowi, jak czytać obrotówkę, przygotować zaświadczenie dla banku, policzyć dwa warianty opodatkowania przed transakcją. Każda prośba to dwadzieścia minut, na które żal wydawać negocjacje.

W pieniądzach 163 godziny po 521 ₴ dają 84 923 ₴. Cały miesięczny zysk to 83 200 ₴. Osiemdziesiąt cztery tysiące darmowej pracy przeciwko osiemdziesięciu trzem tysiącom zarobku: Natalia oddaje za darmo trochę więcej, niż zostawia sobie.

Na jednego klienta wychodzą dwie i pół godziny w miesiącu — taki drobiazg, że nikt o nim nawet nie meldował.

„Zawsze uważałam, że ta pomoc to właśnie nasza przewaga nad tanią konkurencją. Kiedy zobaczyłam kwotę, zrozumiałam: my nie sprzedajemy serwisu, my go darujemy, a żyjemy z tego, co zostało”.

Dziewięćdziesiąt trzy godziny za cudzy brak organizacji

Czwarty wiersz jest najłatwiejszy do naprawienia i najbardziej przykry. 93 godziny w miesiącu idą na to, żeby zdobyć dokumenty, których klient nie dostarczył: telefon, mail, przypomnienie, jeszcze mail, wyciąg z banku zamiast faktury. 48 453 ₴, które nie tworzą wartości dla nikogo.

I rozłożone są te godziny nierówno. Klient, który trzyma dokumenty w porządku, nie zabiera z dziewięćdziesięciu trzech ani minuty. Wszystkie idą na dwie dziesiątki tych, którym biuro musi przypominać.

„Jeden klient przez trzy lata ani razu nie przysłał faktury w terminie. Trzy lata płaciłam księgowej za to, żeby do niego dzwoniła. I ani razu nie wstawiłam tego na fakturę”.

Narady i szkolenia: 212 godzin, których nie odwołasz

Pierwsze dwa wiersze tabeli są zasadniczo inne. 118 godzin narad i raportowania wewnętrznego plus 94 godziny szkoleń to 110 452 ₴, i wycinać ich nie trzeba: przepisy zmieniają się co kwartał, a księgowa, która za nimi nie nadąża, kosztuje więcej niż każde szkolenie.

Warto tylko znać prawdziwą cenę. W tabeli kosztów szkolenia i certyfikaty to 18 000 ₴. A czas na te szkolenia kosztuje 48 974 ₴, prawie trzy razy więcej: w wierszu widać mniejszą część.

Abonament jednakowy, a zużycie godzin nie

Dalej Natalia zrobiła to, czego nie robiła sześć lat: podzieliła klientów według złożoności i policzyła godziny według grup.

Grupa klientów	Klientów	Godzin	Abonament	Przychód	Koszt	Wynik
Prości (jednoosobowe, mało operacji)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Średni	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Złożeni (spółki z obrotem zagranicznym)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Razem	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

Suma po grupach to 83 276 ₴ przeciwko 83 200 ₴ zysku w raporcie. Różnica 76 ₴ wynika z zaokrąglenia kosztu godziny do 521 ₴, błędu w niej szukać nie trzeba.

Dlaczego złożony klient zabiera czterdzieści godzin

Średnio klient zużywa 16,3 godziny w miesiącu, prosta jednoosobowa działalność — 7, złożona spółka — 40,7 godziny, czyli 488 godzin grupy na dwanaście umów. Różnica nie w objętości, a w liczbie różnych wątków, z których każdy wymaga decyzji.

• Operacje walutowe. Różnice kursowe, dokument do każdego wpływu, zaświadczenia z banku.
• Kontrakty zagraniczne. Faktury, dokumenty celne, uzgodnienia po angielsku.
• Kadry. Dwadzieścia osób to zwolnienia lekarskie, urlopy, waloryzacja, zgłoszenia do ZUS.
• Zapytania i kontrole. U prostej jednoosobowej działalności nie zdarzają się wcale.
• Kilka systemów rachunkowych. Księgowy, podatkowy i zarządczy — wszystkie trzy chce widzieć prezes.

Prosta jednoosobowa działalność to siedem godzin jednakowej pracy. Złożona spółka to czterdzieści, z czego połowa wymaga myślenia.

Ile kosztuje godzina w każdej grupie

Podziel przychód grupy na jej godziny — zobaczysz, ile klient płaci za godzinę pracy przy koszcie 521 ₴. Prosta jednoosobowa działalność płaci 929 ₴, klient ze średniej grupy 653 ₴, złożona spółka 430 ₴, czyli o 91 ₴ taniej niż koszt. I to cały mechanizm: złożony klient zużywa 5,8 raza więcej czasu niż prosty, a płaci tylko 2,7 raza więcej.

Dwunastu klientów, którzy zjadają połowę czasu

Złożonych umów jest dwanaście — 18,8% portfela. Zabierają 488 z 1 044 godzin rozliczalnych, czyli 46,7% czasu klienckiego, a dają 210 000 ₴ z 627 200 ₴, czyli 33,5% przychodu. Połowa zasobu przeciwko trzeciej części pieniędzy — z tej różnicy wyrasta strata 44 248 ₴.

Najgorsze, że liczba się skaluje: każda nowa złożona spółka w cenniku 17 500 ₴ dodaje 3 687 ₴ straty miesięcznie i zabiera czterdzieści godzin, których i tak nie ma.

Kto kogo dotuje

Grupy prosta i średnia razem dają 127 524 ₴ wkładu. Złożeni zabierają 44 248 ₴ — 34,7% wszystkiego, co zarobiły pierwsze dwie grupy. Wychodzi, że dwadzieścia osiem jednoosobowych działalności po 6 500 ₴ opłaca obsługę dwunastu spółek, które uważa się za najcenniejszych klientów firmy. Dopóki tego nie widać w liczbach, strategia jest oczywista: brać więcej dużych, bo u nich wyższy rachunek. Natalia tak robiła przez cztery lata.

„Odmawiałam drobnym jednoosobowym działalnościom, bo sześć i pół tysiąca to niepoważne pieniądze. A cieszyłam się z każdej spółki z importem. Okazało się, że systemowo odmawiałam zysku i kupowałam stratę”.

Dlaczego pomyłka o 161 ₴ odwraca znak

Wróćmy do dwóch liczb kosztu godziny: 360 ₴ u Natalii i 521 ₴ w rzeczywistości. Różnica wydaje się techniczna, dopóki nie podstawi się jej do umów.

Fantomowy zysk 251 360 ₴

Pomnóż 1 044 godziny przez 360 ₴ — wychodzi 375 840 ₴ kosztu. Odejmij to od 627 200 ₴ przychodu i portfel pokaże 251 360 ₴ zysku, trzy razy więcej niż realne 83 276 ₴.

Ta sama arytmetyka na grupie złożonej: 488 godzin po 360 ₴ to 175 680 ₴, i wynik wygląda jak plus 34 320 ₴ zamiast minus 44 248 ₴. Pomyłka o 161 ₴ na godzinie nie tylko zmniejsza zysk — ona odwraca znak na całej grupie i czyni stratną strategię podobną do słusznej.

„Uderzyło mnie nie to, że jesteśmy biedniejsi, niż myślałam. A to, że moja tabela pokazywała plus tam, gdzie był minus. Podejmowałam decyzje według kompasu, który kłamał”.

Co się zmieniło, kiedy godzina stała się wierszem

Zmian były trzy i wszystkie techniczne. Obok każdego klienta pojawiła się druga liczba — faktyczne godziny przy kwocie abonamentu. Praca poza umową zaczęła być odnotowywana jednym ruchem. Dostarczanie dokumentów dostało datę i listę kontrolną. Oto co pokazało następne sześć miesięcy:

• Grupa złożona przestała być stratna. Abonament zmieniono z 17 500 ₴ na 21 500 ₴ — o 23%, z wykazem prac, którego klient wcześniej nie widział. Grupa dała +3 752 ₴ zamiast −44 248 ₴, przychód wzrósł do 675 200 ₴, zysk do 131 200 ₴, rentowność do 19,4%.
• Praca poza abonamentem stała się widoczna. Część pozostawiono jako serwis, część wyniesiono do umowy jako osobne pozycje z ceną. Darmowe godziny spadły z 163 do 82 — to 81 godzin, czyli 42 201 ₴ miesięcznie.
• Szukanie dokumentów zmalało o połowę. Termin do piątego dnia miesiąca zdjął 45 godzin z 93, czyli 23 445 ₴. Połowa klientów poprawiła się po pierwszym przypomnieniu.

Razem zwolniło się 126 godzin — prawie osiem klientów o średnim zużyciu, których można wziąć bez nowej księgowej. Godzin rozliczalnych zrobiło się 1 170, czyli 77% puli zamiast 69%, a koszt godziny spadł z 521 ₴ do 465 ₴.

Wniosek dla przedsiębiorców. Tam, gdzie stała kwota sprzedaje się za niestały zakres pracy, główną liczbą nie jest średni rachunek ani nawet liczba klientów, a udział godzin, które dochodzą do pracy rozliczalnej. Wszystko, co nie doszło, jest już opłacone twoimi pieniędzmi. I dopóki to jest wrażenie, a nie wiersz, portfel będzie się zapełniał właśnie tymi klientami, którzy wyczerpują cię najbardziej.

Rady na koniec

• Policz udział godzin rozliczalnych w puli. Dwa miesiące odnotowywania czasu dają liczbę, bez której koszt godziny jest zaniżony o dziesiątki procent.
• Dziel koszty na godziny rozliczalne, a nie na godziny pracy. 544 000 ₴ na 1 512 godzin i na 1 044 to 360 ₴ i 521 ₴; do rozmowy o cenie nadaje się tylko druga.
• Postaw faktyczne godziny obok abonamentu. Dwie liczby w jednym wierszu — i stratne umowy znajdują się w dziesięć minut.
• Odnotowuj pracę poza umową, nawet wykonując ją za darmo. Zakres, który rozdajesz, musi istnieć jako liczba — inaczej nie ma o czym decydować.
• Licz, ile klient płaci za godzinę. Wysoki rachunek nic nie znaczy: 17 500 ₴ za czterdzieści godzin jest gorsze niż 6 500 ₴ za siedem.
• Postaw cenę na nieprzygotowane dokumenty. Termin jest tańszy niż księgowa, która trzeci rok dzwoni do tego samego klienta.
• Zmieniaj abonament z wykazem prac, a nie z procentem podwyżki. „Musimy podnieść cenę” klient słyszy jako próbę zarobku, „oto co robimy poza umową” — jako fakt.

Pieniądze nie znikają — ty ich po prostu nie widzisz

O outsourcingu księgowości łatwo myśleć, że wszystko trzyma się na kwalifikacjach i dokładności. Kwalifikacje są obowiązkowe, tylko one decydują o tym, czy będziesz pracować w ogóle, a nie ile zarobisz. Zarobek decydują dwie liczby: cena godziny rozliczalnej i liczba takich godzin w umowie.

Same z siebie te 468 godzin nie wrócą. Ale gdy tylko godzina stanie wierszem obok abonamentu, portfel przestaje być listą nazw: widać, kto z sześćdziesięciu czterech cię karmi, a kto wyczerpuje — i za co wziąć się już w poniedziałek.

Jak zobaczyć to w swoim biurze rachunkowym

Wszystko, co opisano wyżej, trzyma się na jednej tabeli: każdy klient to wiersz, w którym obok siebie stoją abonament i godziny faktycznie na niego wydane. Dopóki nikt nie zapisuje godzin, różnicę między prostą jednoosobową działalnością a spółką z obrotem zagranicznym widać tylko po zmęczeniu zespołu. Kiedy te same dane zbierają się automatycznie, widać i prawdziwy koszt godziny, i tych klientów, którzy wynoszą więcej, niż przynoszą — właśnie do tego właściciele małych i średnich firm używają Finmap: żeby widzieć obraz finansowy, a nie odtwarzać go z pamięci.

Przeczytaj także

• Koszt roboczogodziny w sprzątaniu: gdzie znika marża
• Koszt godziny fotela: gdzie stomatologia traci zysk

Podstawa tematu: Rachunkowość zarządcza wyjaśniona: czym jest i po co właścicielowi firmy