Asesoría contable: 468 horas que nadie paga

«Sesenta y cuatro clientes, nueve contables, una facturación de más de seiscientos mil. Y el día treinta abro el saldo y cada vez soy incapaz de entender dónde se ha metido» — así empezó la conversación Natalia, dueña de una asesoría contable en Dnipro.

¿Se reconoce? Los clientes no se van, las declaraciones salen a tiempo, hay más peticiones de las que se pueden aceptar. Y después de los sueldos y el alquiler no queda nada para crecer.

La raíz es siempre la misma. Una asesoría contable vende cuotas mensuales y gasta horas. La cuota es un importe fijo en el contrato y la ve todo el mundo. Las horas no le rinden cuentas a nadie.

Abajo desmontamos la asesoría en dos unidades — el cliente con cuota mensual y la hora facturable — y llegamos a por qué una hora cuesta 521 ₴ y no 360 ₴.

El camino de la fundadora: de tres autónomos a sesenta y cuatro clientes

Natalia dejó su puesto de jefa de contabilidad en una empresa industrial y se quedó con tres clientes — dos autónomos y una sociedad pequeña. Lo llevaba ella sola, por las tardes. Calculaba de forma sencilla: lo que entraba en la cuenta era lo que había ganado.

Tres años después tenía diecinueve clientes. A los seis — oficina, nueve contables, una persona dedicada solo a los justificantes. Fue por ahí donde se perdió el sentido de las cifras: los contratos se multiplicaron por veinte, la facturación los siguió, el beneficio no.

«Cuando llevaba tres clientes, sabía todo de cada uno: cuándo trae los documentos, cuántas facturas tiene, cuánto tiempo paso con él. Ahora tengo sesenta y cuatro contratos — y lo único que sé es el importe que figura en cada uno».

Por qué «sesenta y cuatro clientes» no dice nada sobre el dinero

Un cliente con cuota mensual no es un pedido, es una suscripción a su tiempo. Usted prometió «llevar la contabilidad», y esa fórmula no tiene fondo: detrás cabe igual de bien un autónomo con tres pagos al mes que una sociedad con contratos en divisas e inspecciones.

Pagan importes distintos, cierto. Pero la diferencia en el pago nunca coincide con la diferencia en el trabajo — y ahí es donde nace la pérdida. Mientras los sesenta y cuatro contratos estén en una sola lista titulada «en servicio», no podrá responder a una pregunta sencilla: cuáles traen dinero y cuáles se lo llevan.

La vida antes de que la hora fuera una línea

Cómo estaba organizada la contabilidad en esos cuatro años lo reconocerá cualquier asesoría nacida de una práctica individual.

• El coste por cliente no existía. Había sueldos, alquiler y software — todo en un mismo montón llamado «gastos de oficina».
• Nadie registraba las horas. Una contable sabía que «este cliente es pesado», pero eso no aparecía en ninguna cifra.
• El trabajo fuera del contrato se hacía en silencio. El cliente pedía un documento de personal, la contable lo preparaba, y ese trabajo no salía nunca de esa conversación.
• Las cuotas se fijaban a ojo. Por analogía con otro contrato o según lo que la persona aceptaba pagar.
• Los justificantes sin preparar se daban por normales. No hay documentos — la contable los busca y recuerda.
• Las reuniones y la formación vivían fuera del registro. Ocurrían en horas de trabajo, pero no contaban como trabajo.

No hay nada técnico en esta lista. Los seis puntos hablan de la contabilidad del propio negocio, no de la del cliente. Por eso no los veían ni las contables ni Natalia.

De qué está hecho un mes de asesoría contable

Natalia empezó por lo más aburrido: anotó los gastos del mes y puso al lado la parte de la facturación que se come cada partida.

Partida de gasto	Importe mensual	% de la facturación
Sueldos de las contables	342 000 ₴	54,5%
Dirección	58 000 ₴	9,2%
Oficina, software, comunicaciones	94 000 ₴	15,0%
Formación y certificaciones	18 000 ₴	2,9%
Otros	32 000 ₴	5,1%
Total	544 000 ₴	86,7%

Lo que esta tabla muestra de inmediato

La facturación es de 627 200 ₴ al mes, una media de 9 800 ₴ por cliente. Los gastos se llevan 544 000 ₴, es decir el 86,7%. El beneficio es de 83 200 ₴, con una rentabilidad del 13,3%.

Divida los gastos entre el número de contratos: a cada uno de los sesenta y cuatro clientes le corresponden 8 500 ₴ de coste frente a un pago medio de 9 800 ₴. La diferencia es de 1 300 ₴ por cliente, y esa es toda la economía de una empresa con nueve contables. Un contrato mal valorado se come el margen de tres valorados bien.

La unidad que importa: la hora facturable

Aquí el coste de un cliente se mide únicamente en las horas que se le han dedicado. Así que lo primero que hace falta es el precio de una hora.

Cómo calculaba Natalia ese precio

Nueve contables, 168 horas de trabajo al mes cada una — una bolsa de 1 512 horas. Divida los gastos entre ellas: 544 000 ₴ entre 1 512 horas dan 360 ₴. Las horas de Natalia no están en la bolsa — ella no lleva contabilidad de clientes. Pero sus 58 000 ₴ sí están en los gastos: el sueldo de la dirección recae sobre las horas que traen dinero, y así debe ser.

La cifra es correcta con una condición — si todas las horas de trabajo fueran facturables, es decir, si cada minuto pagado con un sueldo fuera a la contabilidad de clientes. Eso no ocurre en ningún sitio.

Cuántas horas llegan de verdad al cliente

Durante dos meses el equipo apuntó su tiempo por tipos de trabajo. Resultó que a la contabilidad de clientes van 1 044 horas de 1 512, es decir el 69% de la bolsa — 116 horas facturables por contable de sus 168.

Los gastos, en cambio, no se dividieron: los 544 000 ₴ enteros existen por esas 1 044 horas. Por tanto una hora de trabajo para clientes cuesta 521 ₴ y no 360 ₴. La diferencia es de 161 ₴, un error de casi el 45% metido en cada cuota durante seis años.

Adónde van las otras 468 horas

Entre la bolsa y el trabajo de clientes hay 468 horas. No son ausencias: cada una está pagada con un sueldo y gastada en algo.

Adónde va el tiempo	Horas al mes	En dinero a 521 ₴
Reuniones internas e informes	118	61 478 ₴
Formación y cambios normativos	94	48 974 ₴
Trabajo con clientes fuera de la cuota	163	84 923 ₴
Búsqueda de documentos que el cliente no entregó	93	48 453 ₴
Total	468	243 828 ₴

Por qué este tiempo no parece una pérdida

Porque cada hora está justificada: la reunión hace falta, la formación es obligatoria, al cliente hay que ayudarle, los documentos hay que reunirlos. Por separado ninguna parece inútil. Juntas son 243 828 ₴, casi la mitad de la nómina de las contables, y de verdadera necesidad interna solo hay dos de las cuatro líneas.

Ciento sesenta y tres horas que cuestan más que todo el beneficio

La tercera línea de la tabla es la cifra central de este artículo. 163 horas al mes las contables trabajan fuera de los límites de la cuota. No es heroísmo, son menudencias: explicar al director cómo leer un balance de sumas y saldos, preparar un certificado para el banco, calcular dos opciones fiscales antes de una operación. Cada petición son veinte minutos, y da reparo abrir una negociación por veinte minutos.

En dinero, 163 horas a 521 ₴ dan 84 923 ₴. Todo el beneficio del mes es de 83 200 ₴. Ochenta y cuatro mil de trabajo gratis frente a ochenta y tres mil de ganancia: Natalia regala algo más de lo que se queda.

Por cliente son dos horas y media al mes — una menudencia tal que nadie llegó a comentarla.

«Siempre pensé que esa ayuda era precisamente nuestra ventaja frente a la competencia barata. Cuando vi la suma, lo entendí: no vendemos servicio, lo regalamos, y vivimos de lo que queda».

Noventa y tres horas por el desorden ajeno

La cuarta línea es la más fácil de corregir y la más irritante. 93 horas al mes se van en conseguir documentos que el cliente no entregó: una llamada, un correo, un recordatorio, otro correo, un extracto bancario en lugar de una factura. 48 453 ₴ que no crean valor para nadie.

Y esas horas están repartidas de forma desigual. Un cliente que tiene sus papeles en orden no se lleva ni un minuto de las noventa y tres. Todas van a las dos docenas a los que la asesoría tiene que perseguir.

«Un cliente en tres años no envió ni una sola vez una factura a tiempo. Tres años pagué a una contable para que le llamara. Y ni una vez lo puse en la factura».

Reuniones y formación: 212 horas que no se pueden cancelar

Las dos primeras líneas de la tabla son distintas por naturaleza. 118 horas de reuniones e informes internos más 94 horas de formación son 110 452 ₴, y no hay que recortarlas: la normativa cambia cada trimestre, y una contable que no la sigue cuesta más que cualquier curso.

Solo conviene conocer el precio real. En la tabla de gastos, formación y certificaciones son 18 000 ₴. Pero el tiempo dedicado a esa formación cuesta 48 974 ₴, casi el triple: en la línea se ve la parte más pequeña.

La cuota es igual, el consumo de horas no

Después Natalia hizo lo que no había hecho en seis años: separó a los clientes por complejidad y contó las horas por grupos.

Grupo de clientes	Clientes	Horas	Cuota mensual	Facturación	Coste	Resultado
Simples (autónomos, pocas operaciones)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Medios	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Complejos (sociedades con comercio exterior)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Total	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

La suma por grupos da 83 276 ₴ frente a los 83 200 ₴ de beneficio del informe. La diferencia de 76 ₴ viene de redondear el coste de la hora a 521 ₴; no hay ningún error que buscar ahí.

Por qué un cliente complejo se lleva cuarenta horas

De media un cliente consume 16,3 horas al mes, un autónomo simple 7, una sociedad compleja 40,7 horas — es decir, las 488 horas del grupo repartidas entre doce contratos. La diferencia no está en el volumen, sino en el número de situaciones distintas, cada una de las cuales exige una decisión.

• Operaciones en divisas. Diferencias de cambio, un justificante por cada cobro, certificados del banco.
• Contratos con el exterior. Facturas internacionales, documentación aduanera, conciliaciones en inglés.
• Plantilla. Veinte personas son bajas médicas, vacaciones, revisiones salariales, altas y bajas en la seguridad social.
• Requerimientos e inspecciones. A un autónomo simple no le llegan nunca.
• Varios sistemas contables. Contabilidad, fiscalidad y gestión — el director quiere ver los tres.

Un autónomo simple son siete horas de trabajo idéntico. Una sociedad compleja son cuarenta, de las cuales la mitad exige pensar.

Cuánto cuesta la hora de cada grupo

Divida la facturación del grupo entre sus horas y verá cuánto paga el cliente por una hora de trabajo con un coste de 521 ₴. Un autónomo simple paga 929 ₴, un cliente del grupo medio 653 ₴, una sociedad compleja 430 ₴, o sea 91 ₴ por debajo del coste. Ese es todo el mecanismo: un cliente complejo consume 5,8 veces más tiempo que uno simple y paga solo 2,7 veces más.

Doce clientes que se comen la mitad del tiempo

Hay doce contratos complejos — el 18,8% de la cartera. Se llevan 488 de las 1 044 horas facturables, es decir el 46,7% del tiempo de clientes, y aportan 210 000 ₴ de 627 200 ₴, es decir el 33,5% de la facturación. La mitad del recurso frente a un tercio del dinero — y de esa brecha crece la pérdida de 44 248 ₴.

Lo peor es que la cifra escala: cada nueva sociedad compleja a la tarifa de 17 500 ₴ añade 3 687 ₴ de pérdida al mes y se lleva cuarenta horas que ya no había.

Quién subvenciona a quién

Los grupos simple y medio aportan juntos 127 524 ₴. Los complejos se llevan 44 248 ₴ — el 34,7% de todo lo que ganaron los dos primeros grupos. Resulta que veintiocho autónomos a 6 500 ₴ pagan el servicio de doce sociedades consideradas los clientes más valiosos de la empresa. Mientras eso no se vea en las cifras, la estrategia parece obvia: aceptar más grandes, porque su factura es mayor. Es exactamente lo que hizo Natalia durante cuatro años.

«Rechazaba a los autónomos pequeños porque seis mil quinientos no es dinero serio. Y me alegraba con cada sociedad importadora. Resultó que rechazaba beneficio de forma sistemática y compraba pérdidas».

Por qué un error de 161 ₴ le cambia el signo a todo

Volvamos a las dos cifras del coste de la hora: 360 ₴ en la cabeza de Natalia y 521 ₴ en la realidad. La diferencia parece técnica hasta que se mete en los contratos.

El beneficio fantasma de 251 360 ₴

Multiplique 1 044 horas por 360 ₴ y obtendrá 375 840 ₴ de coste. Réstelo de los 627 200 ₴ de facturación y la cartera mostrará 251 360 ₴ de beneficio, el triple de los 83 276 ₴ reales.

La misma aritmética en el grupo complejo: 488 horas a 360 ₴ son 175 680 ₴, y el resultado parece un más 34 320 ₴ en lugar de un menos 44 248 ₴. Un error de 161 ₴ en la hora no solo reduce el beneficio — le cambia el signo a un grupo entero y hace que una estrategia ruinosa parezca la correcta.

«Lo que me impresionó no fue que fuéramos más pobres de lo que creía. Fue que mi tabla mostraba un más donde había un menos. Tomaba decisiones con una brújula que mentía».

Qué cambió cuando la hora se convirtió en una línea

Hubo tres cambios y todos técnicos. Al lado de cada cliente apareció un segundo número — las horas reales junto al importe de la cuota. El trabajo fuera del contrato empezó a registrarse con un solo gesto. La entrega de documentos recibió una fecha y una lista de comprobación. Esto es lo que mostraron los seis meses siguientes:

• El grupo complejo dejó de dar pérdidas. La cuota se revisó de 17 500 ₴ a 21 500 ₴ — un 23%, con una relación de trabajos que el cliente nunca había visto. El grupo dio +3 752 ₴ en lugar de −44 248 ₴, la facturación subió a 675 200 ₴, el beneficio a 131 200 ₴ y la rentabilidad al 19,4%.
• El trabajo fuera de la cuota se volvió visible. Una parte se dejó como servicio, otra pasó al contrato como partidas separadas con precio. Las horas gratuitas cayeron de 163 a 82 — son 81 horas, o 42 201 ₴ al mes.
• La búsqueda de documentos se redujo a la mitad. Un plazo hasta el día cinco quitó 45 horas de las 93, es decir 23 445 ₴. La mitad de los clientes se corrigió tras el primer recordatorio.

En total se liberaron 126 horas — casi ocho clientes de consumo promedio que se pueden aceptar sin contratar otra contable. Las horas facturables pasaron a 1 170, es decir el 77% de la bolsa en lugar del 69%, y el coste de la hora bajó de 521 ₴ a 465 ₴.

Conclusión para los empresarios. Allí donde se vende un importe fijo por un volumen de trabajo no fijo, la cifra que importa no es la factura media ni siquiera el número de clientes, sino la parte de las horas que llega al trabajo facturable. Todo lo que no llegó ya está pagado con su dinero. Y mientras eso siga siendo una sensación y no una línea, la cartera se irá llenando precisamente de los clientes que más le desgastan.

Consejos para terminar

• Calcule la parte de horas facturables de su bolsa. Dos meses de registro de tiempo dan la cifra sin la cual el coste de la hora queda infravalorado en decenas de puntos porcentuales.
• Divida los gastos entre las horas facturables, no entre las horas de trabajo. 544 000 ₴ entre 1 512 horas y entre 1 044 dan 360 ₴ y 521 ₴; para hablar de precio solo sirve la segunda.
• Ponga las horas reales al lado de la cuota. Dos números en la misma fila — y los contratos ruinosos aparecen en diez minutos.
• Registre el trabajo fuera del contrato aunque lo haga gratis. El volumen que regala tiene que existir como número — si no, no hay nada que decidir.
• Calcule cuánto paga el cliente por hora. Una factura alta no significa nada: 17 500 ₴ por cuarenta horas es peor que 6 500 ₴ por siete.
• Ponga precio a los justificantes sin preparar. Un plazo es más barato que una contable que lleva tres años llamando al mismo cliente.
• Revise la cuota con una relación de trabajos, no con un porcentaje de subida. «Tenemos que subir el precio» el cliente lo oye como un intento de ganar más; «esto es lo que hacemos por encima del contrato» lo oye como un hecho.

El dinero no desaparece — simplemente usted no lo ve

Es fácil pensar que la contabilidad externalizada se sostiene solo sobre la cualificación y la precisión. La cualificación es obligatoria, pero solo decide si trabajará o no, no cuánto ganará. Lo que gana lo deciden dos cifras: el precio de una hora facturable y el número de esas horas dentro del contrato.

Esas 468 horas no van a volver solas. Pero en el momento en que la hora se pone como una línea al lado de la cuota, la cartera deja de ser una lista de nombres: se ve quién de los sesenta y cuatro le da de comer y quién le desgasta — y por dónde empezar ya el lunes.

Cómo ver esto en su propia asesoría

Todo lo descrito arriba se sostiene sobre una sola tabla: cada cliente es una fila donde aparecen uno al lado del otro la cuota mensual y las horas realmente dedicadas a él. Mientras nadie registre las horas, la diferencia entre un autónomo simple y una sociedad con comercio exterior solo se nota en el agotamiento del equipo. Cuando esos mismos datos se recogen de forma automática, se ve tanto el coste real de una hora como los clientes que se llevan más de lo que aportan — para eso precisamente los dueños de pequeñas y medianas empresas usan Finmap: para ver la imagen financiera en lugar de reconstruirla de memoria.

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Base del tema: La contabilidad de gestión explicada: qué es y por qué los propietarios la necesitan