Coste de la hora de sillón: dónde pierde beneficio una clínica dental

«Tres sillones, ocho dentistas, agenda llena para dos semanas. El año pasado tratamos por nueve millones. Y cuando le pregunto a la contable cuánto hemos ganado, me enseña una cifra que no me creo» — así empezó la conversación Irina, propietaria de una clínica dental en una capital de provincia.

¿Te suena? Los sillones están ocupados, la recepción no da abasto con las llamadas, la facturación crece. Y el dinero libre alcanza justo para cerrar los sueldos y el laboratorio.

La causa casi siempre es la misma. La clínica mide los ingresos por caja y el margen por materiales. Pero la odontología no es un servicio: es un plan de tratamiento repartido a lo largo de meses. Y el beneficio dentro de él no está repartido de forma uniforme.

En este artículo desmontamos la clínica en dos unidades: el plan de tratamiento y la hora de sillón. Y mostramos por qué dos tercios del beneficio de un plan viven en la última visita, a la que no llegan todos.

El camino de la fundadora: de un sillón a tres

Irina empezó como odontóloga en la clínica de otra persona. Cuatro años después alquiló un gabinete con un solo sillón y trabajaba sola: ella trataba, ella apuntaba las citas, ella negociaba con el laboratorio.

Al sexto año abrió el segundo sillón y contrató a su primer dentista. Al noveno se mudó a un local de 180 metros con tres sillones, radiología y zona de esterilización. Aparecieron auxiliares, recepcionistas, marketing.

Fue justo entonces cuando se perdió la claridad. Los pacientes se multiplicaron por cinco, la facturación se multiplicó por cinco. El beneficio, no.

«Cuando trabajaba sola, tenía a cada paciente en la cabeza: quién había empezado qué, quién no había vuelto, a quién le había encargado una corona. Cuando los pacientes llegaron a setecientos, dejé de saber nada de ellos salvo que tenían cita».

Por qué «el número de pacientes» no dice nada sobre el dinero

Un paciente en odontología no es una compra única. Es un plan de tratamiento de varios meses en el que cada visita tiene su precio, su coste y su propio resultado.

Y esos resultados son muy distintos. La primera visita suele dar pérdidas: la revisión, la radiografía y la elaboración del plan le cuestan a la clínica más de lo que se paga por ellas. La última visita es la más rentable, porque ahí está la prótesis.

Mientras el plan está en la ficha como un conjunto de citas y en la caja como un conjunto de pagos, no ves lo principal: cuántos pacientes llegan a esa parte por la que empezó todo.

La vida antes de que el plan de tratamiento fuera una línea

El estado en el que Irina vivió casi tres años lo reconoce cualquier clínica que haya crecido desde un solo sillón.

• Los ingresos se contaban por la caja del día. Se veía cuánto entraba, pero no a qué plan pertenecía ese dinero.
• La hora de sillón no existía como magnitud. El alquiler, los sueldos y el leasing estaban en los «gastos generales de la clínica» y no se ataban a ninguna visita.
• Los planes sin terminar no se distinguían de los terminados. El paciente que se hizo los canales y desapareció era en las estadísticas igual de «tratado».
• El laboratorio se pagaba de la cuenta general. Cuántas coronas se habían fabricado y no se habían colocado no lo contaba nadie.
• Las ausencias se apuntaban en la agenda, pero no en dinero. El sillón vacío no tenía precio.
• La estacionalidad se vivía como el tiempo atmosférico. En verano va peor, y esa era toda la explicación que había.

Ninguno de estos problemas era médico. Los seis eran de contabilidad, y justo por eso no los veía ni el dentista ni la recepción.

La unidad principal: la hora de sillón

Lo primero que hizo Irina fue calcular cuánto cuesta una hora de trabajo de un sillón.

De qué está hecha una hora de sillón

En la clínica se acumulan al mes 970 000 ₴ de gastos, y casi todos existen para que el sillón funcione.

• Alquiler de 180 m²: 110 000 ₴.
• Sueldos de los dentistas, fijo más porcentaje: 420 000 ₴.
• Tres auxiliares: 96 000 ₴.
• Dos recepcionistas: 64 000 ₴.
• Materiales de uso común: 48 000 ₴.
• Suministros, esterilización, residuos: 72 000 ₴.
• Leasing del equipamiento: 86 000 ₴.
• Marketing: 74 000 ₴.

El fondo de calendario son 528 horas de sillón al mes: tres sillones por ocho horas por veintidós días. Realmente se ocupan 388, es decir, el 73,5%. El resto son huecos entre citas, ausencias y cancelaciones.

Divide 970 000 ₴ entre 388 horas y obtienes que una hora de sillón le cuesta a la clínica 2 500 ₴. Esa es la cifra que no aparecía en ningún cálculo de ningún servicio.

El plan de tratamiento: 45 000 ₴ y seis visitas

Tomemos un plan integral típico: tratamiento de caries, canales y dos coronas. El paciente paga 45 000 ₴ a plazos, según va pasando las etapas.

Lo que ve la recepción

En la ficha son seis citas y seis pagos. Materiales del plan: 12 300 ₴ con el laboratorio incluido. Ingresos de 45 000 ₴ menos materiales de 12 300 ₴ dan un «margen» de 32 700 ₴, o sea el 73%. Una cifra que da ganas de abrir un cuarto sillón.

Dónde está de verdad el beneficio

Y ahora el mismo plan con la hora de sillón dentro. El plan ocupa 7 horas de sillón, que son 17 500 ₴ de coste de tiempo. El coste total del plan es de 29 800 ₴ y el resultado, 15 200 ₴: el 33,8%, no el 73%.

Pero lo más interesante es cómo se reparte ese resultado entre las visitas.

Visita	Qué se hace	Precio	Horas de sillón	Resultado
1	Revisión, radiografía, elaboración del plan	1 200 ₴	0,5	−350 ₴
2	Tratamiento de caries	6 800 ₴	1,5	+1 650 ₴
3	Endodoncia	9 500 ₴	2,0	+2 400 ₴
4	Impresiones, corona provisional	4 500 ₴	1,0	+1 100 ₴
5	Prueba de estructura	2 000 ₴	0,5	+750 ₴
6	Colocación de dos coronas	21 000 ₴	1,5	+9 650 ₴
Total		45 000 ₴	7,0	15 200 ₴

La primera visita trabaja en negativo: 1 200 ₴ de precio frente a 1 250 ₴ de tiempo de sillón y 300 ₴ de materiales. La clínica pone 350 ₴ de su bolsillo para que el paciente empiece a tratarse.

Sesenta y tres por ciento del beneficio está en la última visita

Mira otra vez la fila de abajo de la tabla. La colocación de las coronas da 9 650 ₴ de los 15 200 ₴ de resultado del plan. Es el 63%.

La razón es simple: la prótesis es la parte más cara y se lleva tanto tiempo de sillón como el tratamiento de caries. Las cinco visitas anteriores juntas dan 5 550 ₴, menos que esa última sola.

Esto significa que la economía del plan no se sostiene en el tratamiento, sino en su finalización. Y aquí empieza lo más desagradable.

«Siempre pensé que ganábamos con el tratamiento y que la prótesis era un bonito extra al final. Resultó al revés: el tratamiento casi se paga a cero y nosotros vivimos de las coronas».

Cuántos pacientes llegan al final

Cuando Irina repartió cien planes iniciados según la visita en la que se habían detenido, el cuadro quedó a la vista.

Grupo de pacientes	Cuántos de 100	Resultado por paciente	Total
Terminaron el plan completo	58	15 200 ₴	881 600 ₴
Se detuvieron tras los canales	26	3 700 ₴	96 200 ₴
Se detuvieron tras la prueba	16	5 550 ₴	88 800 ₴
Total	100	10 666 ₴	1 066 600 ₴

Si los cien hubieran terminado sus planes, la clínica habría obtenido 1 520 000 ₴. En la práctica, 1 066 600 ₴. La diferencia es de 453 400 ₴: un 30% que nunca llega.

El resultado medio de un plan no es 15 200 ₴, sino 10 666 ₴. Y es ese número, y no el de la tarifa, el que hay que tomar como base cuando calculas si el marketing se amortiza.

Por qué se detienen después de los canales

Veintiséis pacientes de cada cien dejan el tratamiento justo después de la tercera visita. Su lógica es impecable: el dolor ha pasado, el diente no molesta, el dinero se ha acabado. La prótesis parece opcional: «de momento tiro así».

Para la clínica eso significa que 104 horas de sillón se fueron en planificar y tratar, y la parte rentable no llegó. Junto con los que se detuvieron tras la prueba de estructura, son 192 horas de sillón que dieron de media 4 405 ₴ en lugar de 15 200 ₴.

Coronas muertas: laboratorio pagado, paciente desaparecido

Una partida aparte que no aparece en ningún informe. La corona se encarga después de la cuarta visita, cuando ya están tomadas las impresiones. El laboratorio factura cuando entrega el trabajo, es decir, la clínica paga 7 600 ₴ por dos coronas antes de que el paciente pague sus 21 000 ₴.

Si el paciente desaparece entre la prueba y la colocación, la corona ya está fabricada y pagada. Ponérsela a otro es imposible: está hecha para un diente concreto de una persona concreta.

En el caso de Irina salieron siete al mes. Son 53 200 ₴ de trabajo que está en un cajón y no le servirá nunca a nadie.

«Tengo en la caja fuerte una caja con coronas. La llamo mi museo. Cada pieza son siete u ocho mil que le pagué al laboratorio por un paciente que no vino».

El sillón vacío: las ausencias

La más cara de las partidas invisibles es la que todos ven y nadie cuenta.

Cuánto cuesta una ausencia

El paciente no vino y no avisó. El sillón está parado, el dentista y el auxiliar en su puesto, el alquiler corriendo. Una hora de sillón vacío le cuesta a la clínica los mismos 2 500 ₴, solo que sin un céntimo de ingresos.

Irina tiene 62 ausencias al mes y la duración media de la cita perdida es de 1,2 horas. Son 74,4 horas de sillón y 186 000 ₴ que no se ganan cada mes.

Compara: todo el presupuesto de marketing de la clínica son 74 000 ₴. Las citas perdidas cuestan dos veces y media más que captar pacientes nuevos.

«Contaba las ausencias en la agenda con palitos y creía sinceramente que eso era disciplina. Cuando pasé los palitos a grivnas, resultó que el sillón vacío me cuesta más que todo el marketing».

Pacientes nuevos: cuánto cuestan y cuántos vuelven

El marketing trae 48 pacientes nuevos al mes. Captar a uno cuesta, por tanto, 1 542 ₴.

Pero de esos cuarenta y ocho solo 19 llegan a un plan integral. Los otros 29 se quedan en una visita única: quitar el dolor, una limpieza, un empaste.

Coste del captado frente al coste del retenido

Diecinueve pacientes con plan dan 19 × 10 666 ₴ = 202 654 ₴. Veintinueve visitas únicas dan menos 14 500 ₴. Restamos los 74 000 ₴ de marketing y los pacientes nuevos le aportan a la clínica 114 154 ₴ al mes.

El modelo funciona. Pero se sostiene sobre un solo número: cuántas visitas únicas se convierten en plan. Si la conversión baja de 19 a 12, toda la economía de la captación se va a cero.

La visita única que trabaja en pérdidas

Merece la pena mirar por separado esa misma visita única. El paciente llegó con un dolor agudo, le ayudaron, pagó 2 400 ₴.

La visita ocupa una hora de sillón —2 500 ₴— más 400 ₴ de materiales. Resultado: menos 500 ₴.

No es un error de precios. La urgencia tiene que ser barata: existe para que la persona entre en la clínica. Pero entender que cada visita así te cuesta quinientas grivnas es importante, porque entonces se ve que la tarea de la recepción no es «atender al que viene con dolor», sino «pasarlo a un plan».

Cuánto ganó de verdad la clínica

Sumemos el mes. La clínica inicia 34 planes nuevos y el resultado real de cada uno es de 10 666 ₴.

Partida	Importe del mes
Resultado de los planes de tratamiento	+362 644 ₴
No ingresado por planes sin terminar	−154 156 ₴
Coronas fabricadas y no colocadas	−53 200 ₴
Sillón vacío por ausencias	−186 000 ₴
Total de las partidas ocultas	−393 356 ₴

Mira las dos últimas filas. Las partidas ocultas, 393 356 ₴, son mayores que todo el resultado de la clínica por planes de tratamiento, que es de 362 644 ₴.

Ninguna de esas tres sumas estaba en el informe, ni en la tarifa, ni en los incentivos de la recepción.

Estacionalidad: el bache del verano y el pico de diciembre

La odontología es estacional, y aquí la estación es brusca. En verano la gente se va de vacaciones y aplaza el tratamiento programado: la ocupación de los sillones cae del 73,5% al 52%. En diciembre pasa lo contrario, todos quieren «llegar antes de las fiestas» y la ocupación sube hasta el 88%.

El problema es que los gastos de la clínica son los mismos todo el año. Los 970 000 ₴ se reparten entre 275 horas de sillón en verano, y la hora ya no cuesta 2 500 ₴, sino 3 527 ₴. En diciembre esos mismos gastos caen sobre 465 horas y la hora cuesta 2 086 ₴.

Por qué en verano no ayudan las promociones

La tentación es obvia: hacer descuento para llenar los sillones. Pero en verano la hora de sillón cuesta un cuarenta por ciento más que la media anual, y el descuento recorta un margen que ya es fino.

Una promoción que en diciembre daría beneficio, en julio da pérdidas, con el mismo precio y el mismo trabajo. Si hay que hacer una oferta de verano, que sea de lo que no ocupa el sillón mucho tiempo: higiene, revisiones, elaboración de planes para el otoño.

«Dos veranos seguidos lancé en julio un descuento en prótesis. Después calculé la hora de sillón mes a mes y entendí que habría sido mejor no llenar esos sillones en absoluto».

Qué cambió cuando el plan de tratamiento se convirtió en una línea

Irina hizo tres cosas. Cada plan recibió su línea con estado, etapa, horas de sillón y el importe que queda hasta terminarlo. Las coronas encargadas al laboratorio pasaron a una lista aparte con fecha. Y las ausencias empezaron a contarse en grivnas, no en marcas en la agenda.

En dos trimestres quedó a la vista lo siguiente:

• Apareció la llamada en la etapa «después de los canales». La recepción llama a quien ya se trató pero no ha pedido cita para la prótesis. La finalización de planes subió del 58% al 71%: unos trece pacientes de cada cien, y cada uno suma 11 500 ₴ de resultado.
• La corona se encarga solo tras el anticipo de la etapa. No el importe completo, sino el 60% del coste de la prótesis. Las coronas muertas bajaron de siete al mes a una.
• Las ausencias tienen precio. Recordatorio el día antes y dos horas antes, y para quien no viene dos veces, cita solo con anticipo. Las ausencias bajaron de 62 a 37 al mes, y eso devolvió a la caja unos 75 000 ₴ cada mes.

Ninguna de estas decisiones exigía un cuarto sillón ni un dentista más. Exigían ver el plan como una línea y ver en qué etapa se rompe.

Conclusión para empresarios. Si vendes un proceso largo y no un servicio, el beneficio dentro de él casi nunca está repartido de forma uniforme. Normalmente se concentra al final, justo donde el abandono es mayor. Por eso el número clave de ese negocio no es el ticket medio ni el margen, sino el porcentaje de casos llevados hasta el final. Un punto de finalización cuesta más que un punto de descuento.

Consejos para terminar

• Calcula la hora de sillón. Divide todos los gastos de la clínica entre las horas realmente ocupadas, no entre las del calendario. Sin esa cifra, cualquier «margen por materiales» engaña.
• Desglosa el plan de tratamiento por visitas con el resultado de cada una. Verás que la primera visita da pérdidas y que dos tercios del beneficio viven en la última.
• Cuenta la finalización de planes, no el número de pacientes. El resultado medio de un plan con el abandono incluido es el número en el que hay que apoyarse en el presupuesto.
• Lleva una lista aparte de coronas encargadas con sus fechas. Cada una sin colocar es dinero ya entregado al laboratorio.
• Encarga al laboratorio después del anticipo de la etapa de prótesis. No es cuestión de confianza, es cuestión de quién financia el riesgo.
• Pasa las ausencias de la agenda a las grivnas. Mientras el sillón vacío no tenga precio, nadie pelea por llenarlo.
• Calcula la hora de sillón por meses, no por año. En verano es un cuarenta por ciento más cara, y los descuentos de verano cuestan más de lo que parece.

El dinero no desaparece: simplemente no lo ves

La odontología parece un negocio en el que todo lo deciden la cualificación del dentista y el flujo de pacientes. En realidad la cualificación es la entrada, y el dinero lo deciden otras dos cosas: cuánto cuesta una hora de tu sillón y qué porcentaje de planes llega a la última visita.

Ninguno de estos gastos desaparece solo. Pero en cuanto el plan de tratamiento se convierte en una línea con su etapa y su coste propios, se ve dónde se rompe, cuántas horas de sillón se van a la nada, y qué se puede hacer con eso ya la semana que viene.

Cómo ver esto en su propia clínica

Todo lo descrito arriba se apoya en una sola lista: cada plan de tratamiento es una línea donde se ven la etapa, las horas de sillón, el trabajo de laboratorio encargado y el importe que falta hasta terminar. La mayoría de los dueños lo lleva en la cabeza y en las fichas, y a fin de mes no logra entender dónde está el dinero. Cuando esos datos se recogen automáticamente, se ven tanto la finalización de los planes como el coste del sillón vacío — justo para eso los dueños de pequeñas y medianas empresas usan Finmap: para ver la foto financiera en lugar de reconstruirla a retazos.

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