Studio contabile: 468 ore che nessuno paga

«Sessantaquattro clienti, nove contabili, fatturato oltre seicentomila. E il trenta del mese apro il saldo e ogni volta non riesco a capire dove sia finito» — così ha aperto il discorso Natalia, titolare di uno studio di contabilità in outsourcing a Dnipro.

Ti riconosci? I clienti non se ne vanno, le dichiarazioni partono in tempo, le richieste sono più di quante se ne possano prendere. E per crescere, dopo stipendi e affitto, non resta niente.

La radice è una sola. Uno studio in outsourcing vende canoni mensili e spende ore. Il canone è una cifra fissa scritta nel contratto, la vedono tutti. Le ore non rispondono a nessuno.

Qui sotto scomponiamo lo studio in due unità — il cliente a canone mensile e l'ora fatturabile — e arriviamo al motivo per cui un'ora costa non 360 ₴, ma 521 ₴.

Il percorso della titolare: da tre ditte individuali a sessantaquattro clienti

Natalia ha lasciato il posto di capo contabile in un'azienda manifatturiera e ha preso tre clienti — due ditte individuali e una piccola società. Li seguiva da sola, di sera. Il conto era semplice: quanto era entrato sul conto, tanto aveva guadagnato.

Tre anni dopo i clienti erano diciannove. Dopo sei — ufficio, nove contabili, una persona dedicata solo ai documenti in entrata. È più o meno lì che il senso dei numeri è svanito: i contratti erano cresciuti di venti volte, il fatturato li aveva seguiti, l'utile no.

«Quando seguivo tre clienti, di ognuno sapevo tutto: quando porta i documenti, quante fatture ha, quanto tempo ci passo sopra. Ora ho sessantaquattro contratti — e di ognuno conosco solo l'importo».

Perché «sessantaquattro clienti» non dice niente sui soldi

Un cliente a canone mensile non è un ordine, è un abbonamento al vostro tempo. Avete promesso «la tenuta della contabilità», ed è una formula senza fondo: dietro ci stanno allo stesso modo una ditta individuale con tre pagamenti al mese e una società con contratti in valuta e verifiche fiscali.

Pagano cifre diverse, certo. Ma il divario nel prezzo non è mai uguale al divario nel lavoro — ed è esattamente lì che nasce la perdita. Finché tutti i sessantaquattro contratti stanno in un unico elenco «in gestione», non risponderete a una domanda semplice: chi di loro porta soldi e chi li porta via.

La vita prima che l'ora diventasse una riga

Il modo in cui la contabilità interna è stata organizzata in questi quattro anni lo riconosce ogni studio nato da una pratica individuale.

• Il costo di un cliente non esisteva. C'erano stipendi, affitto e software — tutto in un mucchio chiamato «spese dell'ufficio».
• Le ore non le registrava nessuno. La contabile sapeva che «questo cliente è pesante», ma nei numeri non c'era traccia.
• Il lavoro fuori contratto si faceva in silenzio. Il cliente chiedeva un documento per il personale, la contabile lo preparava, e oltre quella conversazione il lavoro non andava.
• I canoni si fissavano a occhio. Per analogia con un altro contratto, oppure in base a quanto la persona era disposta a pagare.
• I documenti non preparati erano considerati normali. Documenti non ci sono — la contabile li cerca e sollecita.
• Riunioni e formazione vivevano fuori dalla contabilità. Avvenivano in orario di lavoro, ma lavoro non erano considerate.

In questo elenco non c'è niente di professionale. Tutti e sei i punti riguardano la contabilità della propria azienda, non quella dei clienti. Per questo non li intercettava né la contabile né Natalia.

Di che cosa è fatto un mese di uno studio contabile

Natalia ha cominciato dalla cosa più noiosa: ha scritto le spese del mese e accanto ha messo la quota di fatturato che ogni voce si mangia.

Voce di spesa	Importo al mese	% del fatturato
Stipendi dei contabili	342 000 ₴	54,5%
Titolare	58 000 ₴	9,2%
Ufficio, software, telefonia	94 000 ₴	15,0%
Formazione e certificazioni	18 000 ₴	2,9%
Altro	32 000 ₴	5,1%
Totale	544 000 ₴	86,7%

Che cosa si vede subito in questa tabella

Il fatturato è 627 200 ₴ al mese, in media 9 800 ₴ per cliente. Le spese prendono 544 000 ₴, cioè l'86,7%. L'utile è 83 200 ₴, la redditività 13,3%.

Dividete le spese per il numero di contratti: su ognuno dei sessantaquattro clienti ricadono 8 500 ₴ di costo a fronte di un canone medio di 9 800 ₴. La differenza è 1 300 ₴ per cliente, ed è tutta l'economia di un'azienda con nove contabili. Un solo contratto valutato male si mangia il margine di tre valutati bene.

L'unità principale: l'ora fatturabile

Il costo di un cliente qui si misura solo nelle ore che gli sono andate addosso. Quindi per prima cosa serve il prezzo di un'ora.

Come calcolava questo prezzo Natalia

Nove contabili, 168 ore lavorative al mese ciascuno — un monte ore di 1 512. Dividete su di esse le spese: 544 000 ₴ su 1 512 ore danno 360 ₴. Le ore di Natalia nel monte ore non ci sono — lei non tiene la contabilità dei clienti. I suoi 58 000 ₴ nelle spese invece ci sono: lo stipendio della titolare ricade sulle ore che portano soldi, e così deve essere.

La cifra è corretta a una condizione — se tutte le ore lavorative fossero fatturabili, cioè se ogni minuto pagato con lo stipendio finisse nella contabilità dei clienti. Non succede da nessuna parte.

Quante ore arrivano davvero al cliente

Per due mesi la squadra ha segnato il tempo per tipo di lavoro. È venuto fuori che alla contabilità dei clienti vanno 1 044 ore su 1 512, cioè il 69% del monte ore — 116 ore fatturabili per contabile sulle sue 168.

Le spese però non si sono divise: tutti i 544 000 ₴ esistono per quelle 1 044 ore. Quindi un'ora di lavoro sul cliente costa 521 ₴, non 360 ₴. La differenza è 161 ₴, un errore di quasi il 45%, incorporato in ogni canone da sei anni.

Dove vanno le restanti 468 ore

Tra il monte ore e il lavoro sui clienti ci sono 468 ore. Non sono assenze: ognuna è pagata con lo stipendio e spesa per qualcosa.

Dove va il tempo	Ore al mese	In soldi, a 521 ₴
Riunioni interne e reportistica	118	61 478 ₴
Formazione e cambi di normativa	94	48 974 ₴
Lavoro con i clienti oltre il canone	163	84 923 ₴
Ricerca di documenti che il cliente non ha dato	93	48 453 ₴
Totale	468	243 828 ₴

Perché questo tempo non sembra una perdita

Perché ogni ora qui è giustificata: la riunione serve, la formazione è obbligatoria, al cliente bisogna dare una mano, i documenti bisogna raccoglierli. Presa da sola, nessuna la chiamereste inutile. Tutte insieme invece sono 243 828 ₴, quasi metà del monte stipendi dei contabili, e di vera necessità interna ci sono solo due righe su quattro.

Centosessantatré ore che costano più di tutto l'utile

La terza riga della tabella è la cifra chiave dell'articolo. 163 ore al mese i contabili lavorano fuori dai confini del canone. Non è eroismo, sono piccolezze: spiegare al titolare come si legge un bilancino, preparare un certificato per la banca, calcolare due scenari fiscali prima di un'operazione. Ogni richiesta sono venti minuti, e metterci su una trattativa sembra sprecato.

In soldi, 163 ore a 521 ₴ fanno 84 923 ₴. L'utile di tutto il mese è 83 200 ₴. Ottantaquattromila di lavoro gratis contro ottantatremila di guadagno: Natalia regala poco più di quanto si tenga.

Su un singolo cliente sono due ore e mezza al mese — una piccolezza tale che nessuno l'ha mai nemmeno segnalata.

«Ho sempre pensato che questo aiuto fosse il nostro vantaggio sui concorrenti a basso prezzo. Quando ho visto la cifra, ho capito: non vendiamo il servizio, lo regaliamo, e viviamo di quello che resta».

Novantatré ore per il disordine di qualcun altro

La quarta riga è la più facile da sistemare e la più offensiva. 93 ore al mese servono a tirare fuori documenti che il cliente non ha dato: telefonata, mail, sollecito, un'altra mail, l'estratto della banca invece della fattura. 48 453 ₴ che non creano valore per nessuno.

E queste ore sono distribuite in modo disuguale. Il cliente che tiene i documenti in ordine non si prende un solo minuto di quelle novantatré. Tutte finiscono su una ventina di quelli a cui lo studio deve ricordare ogni cosa.

«Un cliente in tre anni non ha mandato una fattura in tempo nemmeno una volta. Per tre anni ho pagato una contabile perché gli telefonasse. E non gliel'ho mai messo in conto».

Riunioni e formazione: 212 ore che non si cancellano

Le prime due righe della tabella sono di natura diversa. 118 ore di riunioni e reportistica interna più 94 ore di formazione fanno 110 452 ₴, e togliere non si deve: la normativa cambia ogni trimestre, e un contabile che non la segue costa più di qualsiasi corso.

Bisogna solo conoscerne il prezzo vero. Nella tabella delle spese formazione e certificazioni sono 18 000 ₴. Ma il tempo per quella formazione costa 48 974 ₴, quasi il triplo: nella riga si vede la parte minore.

Il canone è lo stesso, il consumo di ore no

Poi Natalia ha fatto una cosa che non aveva fatto in sei anni: ha diviso i clienti per complessità e ha contato le ore per gruppo.

Gruppo di clienti	Clienti	Ore	Canone	Fatturato	Costo	Risultato
Semplici (ditta individuale, poche operazioni)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Medi	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Complessi (società con import-export)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Totale	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

Il totale per gruppi è 83 276 ₴ contro gli 83 200 ₴ di utile nel report. La differenza di 76 ₴ viene dall'arrotondamento del costo orario a 521 ₴, un errore lì non va cercato.

Perché un cliente complesso si prende quaranta ore

In media un cliente consuma 16,3 ore al mese, una ditta individuale semplice 7, una società complessa 40,7 ore, cioè le 488 ore del gruppo divise su dodici contratti. La differenza non sta nel volume, ma nel numero di situazioni diverse, ognuna delle quali chiede una decisione.

• Operazioni in valuta. Differenze di cambio, un documento per ogni incasso, certificati della banca.
• Contratti esteri. Fatture estere, documenti doganali, riconciliazioni in inglese.
• Personale. Venti persone significano malattie, ferie, adeguamenti, comunicazioni obbligatorie.
• Richieste e verifiche. Una ditta individuale semplice non le ha mai.
• Più sistemi contabili. Civilistico, fiscale e gestionale — il titolare vuole vederli tutti e tre.

Una ditta individuale semplice sono sette ore di lavoro ripetitivo. Una società complessa sono quaranta, e metà chiedono di pensare.

Quanto costa un'ora di ogni gruppo

Dividete il fatturato del gruppo per le sue ore e vedrete quanto il cliente paga per un'ora di lavoro che costa 521 ₴. Una ditta individuale semplice paga 929 ₴, un cliente del gruppo medio 653 ₴, una società complessa 430 ₴, cioè 91 ₴ sotto il costo. Ecco tutto il meccanismo: il cliente complesso consuma 5,8 volte più tempo di quello semplice, e paga solo 2,7 volte di più.

Dodici clienti che si mangiano metà del tempo

I contratti complessi sono dodici — il 18,8% del portafoglio. Si prendono 488 delle 1 044 ore fatturabili, cioè il 46,7% del tempo sui clienti, e danno 210 000 ₴ su 627 200 ₴, cioè il 33,5% del fatturato. Metà della risorsa contro un terzo dei soldi: da questo divario nasce la perdita di 44 248 ₴.

La cosa peggiore è che la cifra scala: ogni nuova società complessa a listino 17 500 ₴ aggiunge 3 687 ₴ di perdita al mese e si prende quaranta ore che già non ci sono.

Chi sussidia chi

I gruppi semplice e medio insieme danno 127 524 ₴ di contributo. I complessi ne portano via 44 248 ₴ — il 34,7% di tutto quello che hanno guadagnato i primi due gruppi. Risultato: ventotto ditte individuali da 6 500 ₴ pagano la gestione di dodici società considerate i clienti più preziosi dell'azienda. Finché questo non si vede nei numeri, la strategia è ovvia: prenderne di più grandi, perché hanno lo scontrino più alto. Natalia ha fatto esattamente così per quattro anni.

«Dicevo no alle piccole ditte individuali, perché seimilacinquecento non sono soldi seri. E mi rallegravo per ogni società con l'import. Si è scoperto che rifiutavo sistematicamente l'utile e compravo la perdita».

Perché un errore di 161 ₴ ribalta il segno

Torniamo alle due cifre del costo orario: 360 ₴ per Natalia e 521 ₴ nella realtà. La differenza sembra tecnica, finché non la metti dentro i contratti.

L'utile fantasma di 251 360 ₴

Moltiplicate 1 044 ore per 360 ₴ — vengono 375 840 ₴ di costo. Sottraeteli dai 627 200 ₴ di fatturato e il portafoglio mostrerà 251 360 ₴ di utile, il triplo dei reali 83 276 ₴.

La stessa aritmetica sul gruppo complesso: 488 ore a 360 ₴ sono 175 680 ₴, e il risultato appare come più 34 320 ₴ invece di meno 44 248 ₴. Un errore di 161 ₴ sull'ora non riduce soltanto l'utile — ribalta il segno su un gruppo intero e fa sembrare giusta una strategia in perdita.

«Non mi ha colpito il fatto che siamo più poveri di quanto pensassi. Mi ha colpito che la mia tabella mostrava il più dove c'era il meno. Prendevo decisioni con una bussola che mentiva».

Che cosa è cambiato quando l'ora è diventata una riga

I cambiamenti sono stati tre, e tutti tecnici. Accanto a ogni cliente è comparso un secondo numero — le ore effettive accanto all'importo del canone. Il lavoro fuori contratto ha iniziato a essere segnato con un gesto. La consegna dei documenti ha avuto una data e una checklist. Ecco cosa hanno mostrato i sei mesi successivi:

• Il gruppo complesso ha smesso di essere in perdita. Il canone è stato rivisto da 17 500 ₴ a 21 500 ₴ — del 23%, con un elenco di lavori che il cliente prima non vedeva. Il gruppo ha dato +3 752 ₴ invece di −44 248 ₴, il fatturato è salito a 675 200 ₴, l'utile a 131 200 ₴, la redditività al 19,4%.
• Il lavoro oltre il canone è diventato visibile. Una parte è rimasta come servizio, una parte è finita nel contratto come voci separate con un prezzo. Le ore gratis sono scese da 163 a 82 — sono 81 ore, ovvero 42 201 ₴ al mese.
• La ricerca di documenti si è dimezzata. La scadenza al cinque del mese ha tolto 45 ore su 93, cioè 23 445 ₴. Metà dei clienti si è messa in regola dopo il primo sollecito.

In tutto si sono liberate 126 ore — quasi otto clienti dal consumo medio, che si possono prendere senza un nuovo contabile. Le ore fatturabili sono diventate 1 170, cioè il 77% del monte ore invece del 69%, e il costo di un'ora è sceso da 521 ₴ a 465 ₴.

Conclusione per gli imprenditori. Dove una cifra fissa si vende per un volume di lavoro non fisso, il numero principale non è lo scontrino medio e nemmeno la quantità di clienti, ma la quota di ore che arriva al lavoro fatturabile. Tutto quello che non ci è arrivato è già pagato con i vostri soldi. E finché resta una sensazione e non una riga, il portafoglio si riempirà proprio di quei clienti che vi consumano di più.

Consigli finali

• Calcolate la quota di ore fatturabili nel monte ore. Due mesi di rilevazione del tempo danno la cifra senza cui il costo di un'ora resta sottostimato di decine di punti percentuali.
• Dividete le spese per le ore fatturabili, non per quelle lavorative. 544 000 ₴ su 1 512 ore e su 1 044 sono 360 ₴ e 521 ₴; per parlare di prezzo serve solo la seconda.
• Mettete le ore effettive accanto al canone. Due numeri sulla stessa riga — e i contratti in perdita si trovano in dieci minuti.
• Segnate il lavoro fuori contratto, anche quando lo fate gratis. Il volume che regalate deve esistere come numero — altrimenti non c'è niente su cui decidere.
• Contate quanto il cliente paga per un'ora. Uno scontrino alto non significa niente: 17 500 ₴ per quaranta ore è peggio di 6 500 ₴ per sette.
• Mettete un prezzo sui documenti non preparati. Una scadenza costa meno di una contabile che da tre anni telefona allo stesso cliente.
• Rivedete il canone con l'elenco dei lavori, non con la percentuale di aumento. «Dobbiamo alzare il prezzo» il cliente lo sente come un tentativo di guadagnare, «ecco che cosa facciamo oltre il contratto» lo sente come un fatto.

I soldi non svaniscono — semplicemente non li vedete

Dell'outsourcing contabile è facile pensare che tutto si tenga sulla qualifica e sulla precisione. La qualifica è obbligatoria, solo che decide se lavorerete o no, non quanto guadagnerete. Il guadagno lo decidono due cifre: il prezzo di un'ora fatturabile e il numero di queste ore nel contratto.

Da sole queste 468 ore non torneranno. Ma appena l'ora si mette come riga accanto al canone, il portafoglio smette di essere un elenco di nomi: si vede chi dei sessantaquattro vi nutre e chi vi consuma — e da che cosa iniziare già lunedì.

Come vederlo nel vostro studio contabile

Tutto quello che abbiamo descritto sopra sta in piedi su una sola tabella: ogni cliente è una riga dove, accanto al canone mensile, stanno le ore effettivamente spese su di lui. Finché le ore non le registra nessuno, la differenza tra una semplice ditta individuale e una società con attività di import-export si vede solo dalla stanchezza della squadra. Quando gli stessi dati si raccolgono in automatico, si vede sia il vero costo di un'ora sia quei clienti che portano via più di quanto portino — ed è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario, non per ricostruirlo a memoria.

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Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare