Contabilitate: 468 de ore pe care nu le plătește nimeni

„Șaizeci și patru de clienți, nouă contabili, încasări de peste șase sute de mii. Iar pe treizeci ale lunii deschid soldul și de fiecare dată nu înțeleg unde s-a dus” — așa a început discuția Natalia, patroana unei firme de contabilitate externalizată din Dnipro.

Vă recunoașteți? Clienții nu pleacă nicăieri, declarațiile se depun la timp, cereri sunt mai multe decât poți lua. Iar pentru dezvoltare, după salarii și chirie, nu rămâne nimic.

Rădăcina e una singură. O firmă de contabilitate externalizată vinde abonamente și consumă ore. Abonamentul e o sumă fixă în contract, îl vede toată lumea. Orele nu dau socoteală nimănui.

Mai jos desfacem firma în două unități — clientul pe abonament și ora facturabilă — și ajungem la motivul pentru care o oră costă nu 360 ₴, ci 521 ₴.

Drumul fondatoarei: de la trei PFA-uri la șaizeci și patru de clienți

Natalia a plecat din postul de contabil-șef al unei firme de producție și a luat trei clienți — două PFA-uri și o societate mică. Se ocupa singură, serile. Socoteala era simplă: cât a intrat în cont, atât a câștigat.

După trei ani clienții erau nouăsprezece. După șase — birou, nouă contabili, o persoană separată doar pe documentele primite. Cam acolo s-a pierdut și simțul cifrelor: contractele crescuseră de douăzeci de ori, încasările au mers după ele, profitul nu.

„Când aveam trei clienți, știam totul despre fiecare: când aduce documentele, câte facturi are, cât stau pe el. Acum am șaizeci și patru de contracte — și știu doar suma din fiecare.”

De ce „șaizeci și patru de clienți” nu spune nimic despre bani

Clientul pe abonament nu e o comandă, e un abonament la timpul dumneavoastră. Ați promis „ținerea contabilității”, iar asta e o formulare fără fund: sub ea încap la fel de bine un PFA cu trei plăți pe lună și o societate cu contracte în valută și controale.

Plătesc sume diferite, e adevărat. Dar diferența de preț nu e niciodată egală cu diferența de muncă — și exact acolo se naște pierderea. Câtă vreme toate cele șaizeci și patru de contracte stau într-o singură listă „în administrare”, nu veți răspunde la o întrebare simplă: care dintre ei aduce bani și care ia.

Viața înainte ca ora să devină un rând

Felul în care a fost ținută contabilitatea proprie în acești patru ani îl recunoaște orice firmă crescută dintr-o practică individuală.

• Costul unui client nu exista. Existau salarii, chirie și programul — totul la grămadă, drept „cheltuieli de birou”.
• Orele nu le nota nimeni. Contabila știa că „acest client e greu”, dar în cifre asta nu se vedea.
• Munca din afara contractului se făcea în tăcere. Clientul cerea un document de personal, contabila îl făcea, și dincolo de acea discuție munca nu mergea mai departe.
• Abonamentele se stabileau din ochi. Prin analogie cu alt contract sau după cât accepta omul să plătească.
• Documentele nepregătite erau considerate normale. Nu sunt documente — contabila le caută și bate la ușă.
• Ședințele și instruirea trăiau în afara contabilității. Aveau loc în timpul de lucru, dar nu erau socotite muncă.

Nu e nimic profesional în această listă. Toate cele șase puncte vorbesc despre contabilitatea propriei firme, nu a clientului. De aceea nu le prindea nici contabila, nici Natalia.

Din ce se compune o lună de firmă de contabilitate

Natalia a început cu lucrul cel mai plicticos: a scris cheltuielile lunii și a pus alături partea din încasări pe care o mănâncă fiecare poziție.

Poziție de cheltuială	Suma pe lună	% din încasări
Salariile contabililor	342 000 ₴	54,5%
Patroana	58 000 ₴	9,2%
Birou, programe, telefonie	94 000 ₴	15,0%
Instruire și certificări	18 000 ₴	2,9%
Altele	32 000 ₴	5,1%
Total	544 000 ₴	86,7%

Ce se vede imediat în acest tabel

Încasările sunt 627 200 ₴ pe lună, în medie 9 800 ₴ de la un client. Cheltuielile iau 544 000 ₴, adică 86,7%. Profitul e 83 200 ₴, rentabilitatea 13,3%.

Împărțiți cheltuielile la numărul de contracte: pe fiecare dintre cei șaizeci și patru de clienți cad 8 500 ₴ de cost, la un abonament mediu de 9 800 ₴. Diferența e 1 300 ₴ de client, și în ea încape toată economia unei firme cu nouă contabili. Un singur contract evaluat greșit mănâncă marja a trei evaluate corect.

Unitatea principală: ora facturabilă

Costul unui client se măsoară aici doar în orele care s-au dus pe el. Deci mai întâi e nevoie de prețul unei ore.

Cum socotea Natalia acest preț

Nouă contabili, 168 de ore de lucru pe lună fiecare — un fond de 1 512 ore. Împărțiți cheltuielile la ele: 544 000 ₴ la 1 512 ore dau 360 ₴. Orele Nataliei nu sunt în fond — ea nu ține contabilitatea clienților. În schimb cei 58 000 ₴ ai ei sunt în cheltuieli: salariul patroanei cade pe orele care aduc bani, și așa trebuie să fie.

Cifra e corectă cu o condiție — dacă toate orele de lucru ar fi facturabile, adică dacă fiecare minut plătit prin salariu ar intra în contabilitatea clienților. Așa nu se întâmplă nicăieri.

Câte ore ajung de fapt la client

Echipa a notat timpul pe tipuri de lucrări timp de două luni. A ieșit că la contabilitatea clienților se duc 1 044 de ore din 1 512, adică 69% din fond — câte 116 ore facturabile pe contabil din cele 168 ale lui.

Cheltuielile însă nu s-au împărțit la fel: toți cei 544 000 ₴ există pentru acele 1 044 de ore. Prin urmare o oră de muncă pe client costă 521 ₴, nu 360 ₴. Diferența e 161 ₴, o greșeală de aproape 45%, băgată în fiecare abonament de șase ani încoace.

Unde se duc restul celor 468 de ore

Între fond și munca pe clienți stau 468 de ore. Nu sunt absențe: fiecare e plătită prin salariu și consumată pe ceva.

Unde se duce timpul	Ore pe lună	În bani, la 521 ₴
Ședințe interne și raportare	118	61 478 ₴
Instruire și schimbări de legislație	94	48 974 ₴
Lucrul cu clienții peste abonament	163	84 923 ₴
Căutarea documentelor pe care clientul nu le-a dat	93	48 453 ₴
Total	468	243 828 ₴

De ce timpul acesta nu seamănă cu o pierdere

Pentru că fiecare oră de aici e justificată: ședința e necesară, instruirea e obligatorie, clientul trebuie ajutat, documentele trebuie strânse. Luată separat, n-ați numi nicio oră inutilă. Luate împreună, sunt 243 828 ₴, aproape jumătate din fondul de salarii al contabililor, iar nevoie internă adevărată sunt doar două rânduri din patru.

O sută șaizeci și trei de ore mai scumpe decât tot profitul

Al treilea rând al tabelului e cifra centrală a acestui articol. 163 de ore pe lună contabilii lucrează în afara granițelor abonamentului. Nu e eroism, sunt mărunțișuri: să-i explici patronului cum se citește o balanță, să pregătești o adeverință pentru bancă, să calculezi două variante de impozitare înaintea unei tranzacții. Fiecare cerere e de douăzeci de minute, pe care ți-e jenă să le pui într-o negociere.

În bani, 163 de ore la 521 ₴ dau 84 923 ₴. Tot profitul lunar e 83 200 ₴. Optzeci și patru de mii de muncă gratuită față de optzeci și trei de mii de câștig: Natalia dăruiește puțin mai mult decât îi rămâne.

Pe un client asta înseamnă două ore și jumătate pe lună — un mărunțiș atât de mic încât nimeni nici nu l-a raportat vreodată.

„Am crezut mereu că tocmai ajutorul acesta e avantajul nostru față de concurenții ieftini. Când am văzut suma, am înțeles: nu vindem serviciul, îl dăruim, și trăim din ce rămâne.”

Nouăzeci și trei de ore pentru dezordinea altora

Al patrulea rând e cel mai simplu de reparat și cel mai jignitor. 93 de ore pe lună se duc pe scoaterea documentelor pe care clientul nu le-a dat: telefon, mail, memento, încă un mail, extras de bancă în loc de factură. 48 453 ₴ care nu creează valoare pentru nimeni.

Iar orele acestea sunt împărțite neuniform. Clientul care își ține documentele în ordine nu ia niciun minut din cele nouăzeci și trei. Toate se duc pe vreo două zeci de clienți cărora firma trebuie să le amintească.

„Un client nu a trimis în trei ani nici măcar o factură la timp. Trei ani am plătit o contabilă ca să-i dea telefon. Și nu i-am trecut asta în factură niciodată.”

Ședințe și instruire: 212 ore care nu se pot tăia

Primele două rânduri ale tabelului sunt de altă natură. 118 ore de ședințe și raportare internă plus 94 de ore de instruire fac 110 452 ₴, și nu trebuie scoase: legislația se schimbă în fiecare trimestru, iar un contabil care nu o urmărește costă mai mult decât orice curs.

Trebuie doar să știți prețul adevărat. În tabelul de cheltuieli, instruirea și certificările sunt 18 000 ₴. Dar timpul pentru această instruire costă 48 974 ₴, aproape de trei ori mai mult: în rând se vede partea mai mică.

Abonamentul e același, consumul de ore nu

Apoi Natalia a făcut ce nu făcuse în șase ani: a împărțit clienții după complexitate și a numărat orele pe grupe.

Grupă de clienți	Clienți	Ore	Abonament	Încasări	Cost	Rezultat
Simpli (PFA, puține operațiuni)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Medii	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Complecși (firmă cu comerț exterior)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Total	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

Suma pe grupe e 83 276 ₴ față de 83 200 ₴ de profit din raport. Diferența de 76 ₴ vine din rotunjirea costului orei la 521 ₴; o greșeală acolo nu trebuie căutată.

De ce un client complex ia patruzeci de ore

În medie un client consumă 16,3 ore pe lună, un PFA simplu 7, o societate complexă 40,7 ore, adică cele 488 de ore ale grupei împărțite la doisprezece contracte. Diferența nu stă în volum, ci în numărul de situații diferite, fiecare cerând o decizie.

• Operațiuni în valută. Diferențe de curs, un document la fiecare încasare, adeverințe de la bancă.
• Contracte externe. Facturi externe, documente vamale, reconcilieri în engleză.
• Personalul. Douăzeci de oameni înseamnă concedii medicale, concedii de odihnă, indexări, declarații nominale.
• Solicitări și controale. La un PFA simplu nu apar niciodată.
• Mai multe evidențe în paralel. Contabilă, fiscală și de gestiune — patronul vrea să le vadă pe toate trei.

Un PFA simplu înseamnă șapte ore de muncă de același fel. O societate complexă înseamnă patruzeci, iar jumătate din ele cer gândire.

Cât costă ora fiecărei grupe

Împărțiți încasările grupei la orele ei și veți vedea cât plătește clientul pentru o oră de muncă al cărei cost e 521 ₴. PFA-ul simplu plătește 929 ₴, clientul din grupa medie 653 ₴, societatea complexă 430 ₴, adică 91 ₴ sub cost. Iată tot mecanismul: clientul complex consumă de 5,8 ori mai mult timp decât cel simplu și plătește doar de 2,7 ori mai mult.

Doisprezece clienți care mănâncă jumătate din timp

Contractele complexe sunt doisprezece — 18,8% din portofoliu. Iau 488 din 1 044 de ore facturabile, adică 46,7% din timpul de client, și dau 210 000 ₴ din 627 200 ₴, adică 33,5% din încasări. Jumătate din resursă față de o treime din bani: din această ruptură crește pierderea de 44 248 ₴.

Cel mai rău e că cifra se multiplică: fiecare societate complexă nouă, la prețul de listă de 17 500 ₴, adaugă 3 687 ₴ de pierdere pe lună și ia patruzeci de ore care oricum nu există.

Cine pe cine subvenționează

Grupa simplă și cea medie dau împreună 127 524 ₴ de contribuție. Cei complecși iau 44 248 ₴ — 34,7% din tot ce au câștigat primele două grupe. Rezultă că douăzeci și opt de PFA-uri de câte 6 500 ₴ plătesc deservirea a doisprezece societăți considerate cei mai valoroși clienți ai firmei. Câtă vreme asta nu se vede în cifre, strategia e evidentă: să iei mai mulți clienți mari, pentru că au bonul mai mare. Natalia a făcut exact așa patru ani.

„Refuzam PFA-urile mici, pentru că șase mii cinci sute nu sunt bani serioși. Și mă bucuram de fiecare societate cu import. S-a dovedit că refuzam sistematic profitul și cumpăram pierdere.”

De ce o greșeală de 161 ₴ întoarce semnul

Să ne întoarcem la cele două cifre ale costului orei: 360 ₴ la Natalia și 521 ₴ în realitate. Diferența pare tehnică, până o pui în contracte.

Profitul fantomă de 251 360 ₴

Înmulțiți 1 044 de ore cu 360 ₴ — ies 375 840 ₴ de cost. Scădeți asta din cele 627 200 ₴ de încasări și portofoliul va arăta 251 360 ₴ de profit, de trei ori mai mult decât cei 83 276 ₴ reali.

Aceeași aritmetică pe grupa complexă: 488 de ore la 360 ₴ sunt 175 680 ₴, iar rezultatul arată ca plus 34 320 ₴ în loc de minus 44 248 ₴. O greșeală de 161 ₴ la oră nu doar micșorează profitul — întoarce semnul pe o grupă întreagă și face o strategie care pierde bani să pară corectă.

„Nu m-a lovit faptul că suntem mai săraci decât credeam. M-a lovit că tabelul meu arăta plus unde era minus. Luam decizii cu o busolă care mințea.”

Ce s-a schimbat când ora a devenit un rând

Au fost trei schimbări, și toate tehnice. Lângă fiecare client a apărut un al doilea număr — orele reale lângă suma abonamentului. Munca din afara contractului a început să fie bifată dintr-o singură mișcare. Predarea documentelor a primit o dată și o listă de verificare. Iată ce au arătat următoarele șase luni:

• Grupa complexă a încetat să fie pe pierdere. Abonamentul a fost revizuit de la 17 500 ₴ la 21 500 ₴ — cu 23%, cu o listă de lucrări pe care clientul nu o văzuse înainte. Grupa a dat +3 752 ₴ în loc de −44 248 ₴, încasările au crescut la 675 200 ₴, profitul la 131 200 ₴, rentabilitatea la 19,4%.
• Munca peste abonament a devenit vizibilă. O parte a rămas ca serviciu, o parte a intrat în contract ca poziții separate cu preț. Orele gratuite au scăzut de la 163 la 82 — adică 81 de ore, sau 42 201 ₴ pe lună.
• Căutarea documentelor s-a redus la jumătate. Un termen până pe cinci ale lunii a scos 45 de ore din 93, adică 23 445 ₴. Jumătate din clienți s-au corectat după primul memento.

În total s-au eliberat 126 de ore — aproape opt clienți cu consum mediu, pe care îi poți lua fără un contabil nou. Orele facturabile au ajuns la 1 170, adică 77% din fond în loc de 69%, iar costul orei a scăzut de la 521 ₴ la 465 ₴.

Concluzie pentru antreprenori. Acolo unde o sumă fixă se vinde pentru un volum de muncă nefix, cifra principală nu e bonul mediu și nici numărul de clienți, ci partea din ore care ajunge la munca facturabilă. Tot ce nu a ajuns e deja plătit din banii dumneavoastră. Și câtă vreme asta rămâne o senzație, nu un rând, portofoliul se va umple exact cu acei clienți care vă consumă cel mai mult.

Sfaturi la final

• Calculați partea orelor facturabile din fond. Două luni de notare a timpului dau cifra fără care costul orei rămâne subevaluat cu zeci de procente.
• Împărțiți cheltuielile la orele facturabile, nu la cele de lucru. 544 000 ₴ la 1 512 ore și la 1 044 sunt 360 ₴ și 521 ₴; pentru o discuție despre preț e bună doar a doua.
• Puneți orele reale lângă abonament. Două numere pe același rând — și contractele pe pierdere se găsesc în zece minute.
• Bifați munca din afara contractului, chiar dacă o faceți gratuit. Volumul pe care îl dăruiți trebuie să existe ca număr — altfel nu e nimic de decis.
• Socotiți cât plătește clientul pe oră. Un bon mare nu înseamnă nimic: 17 500 ₴ pentru patruzeci de ore e mai rău decât 6 500 ₴ pentru șapte.
• Puneți un preț pe documentele nepregătite. Un termen e mai ieftin decât o contabilă care al treilea an dă telefon aceluiași client.
• Revizuiți abonamentul cu lista de lucrări, nu cu procentul de majorare. „Trebuie să creștem prețul” clientul aude ca o încercare de a câștiga mai mult, „iată ce facem peste contract” aude ca pe un fapt.

Banii nu dispar — doar nu îi vedeți

Despre contabilitatea externalizată e ușor să crezi că totul ține de calificare și de precizie. Calificarea e obligatorie, doar că ea decide dacă veți lucra în general, nu cât veți câștiga. Câștigul e decis de două cifre: prețul orei facturabile și numărul acestor ore din contract.

De la sine, cele 468 de ore nu se vor întoarce. Dar de îndată ce ora stă ca rând lângă abonament, portofoliul încetează să fie o listă de nume: se vede care dintre cei șaizeci și patru vă hrănește și care vă consumă — și de ce vă apucați încă de luni.

Cum vedeți asta în propria contabilitate

Tot ce e descris mai sus se sprijină pe un singur tabel: fiecare client e un rând în care, lângă abonament, stau orele cheltuite efectiv pe el. Câtă vreme nimeni nu notează orele, diferența dintre un PFA simplu și o firmă cu activitate de comerț exterior se vede doar din oboseala echipei. Când aceleași date se adună automat, se vede și costul adevărat al unei ore, și acei clienți care scot mai mult decât aduc — exact pentru asta folosesc proprietarii de firme mici și mijlocii Finmap: ca să vadă tabloul financiar, nu să îl reconstituie din memorie.

Citiți și

• Costul orei de lucru în curățenie: unde dispare marja
• Costul orei de scaun: unde pierde profit o clinică dentară

Baza temei: Contabilitate de gestiune explicată: ce este și de ce au nevoie de ea proprietarii