Бухаутсорс: 468 годин, за які ніхто не платить

«Шістдесят чотири клієнти, дев'ять бухгалтерів, виручка понад шістсот тисяч. А тридцятого числа я відкриваю залишок і щоразу не можу зрозуміти, куди він подівся» — так почала розмову Наталія, власниця аутсорсингової бухгалтерії в Дніпрі.

Пізнаєте себе? Клієнти не йдуть, звітність здається вчасно, заявок більше, ніж можна взяти. А на розвиток після зарплат і оренди не лишається нічого.

Корінь тут один. Аутсорсингова бухгалтерія продає абонементи, а витрачає години. Абонемент — фіксована сума в договорі, її видно всім. Години не підзвітні нікому.

Нижче ми розбираємо бухгалтерію на дві одиниці — клієнта на абонементі й оплачувану годину — і доходимо до того, чому година коштує не 360 ₴, а 521 ₴.

Шлях засновниці: від трьох ФОПів до шістдесяти чотирьох клієнтів

Наталія пішла з посади головного бухгалтера виробничої компанії й узяла трьох клієнтів — двох ФОПів і невелике ТОВ. Вела сама, вечорами. Рахувала просто: скільки прийшло на рахунок, стільки й заробила.

Через три роки клієнтів було дев'ятнадцять. Через шість — офіс, дев'ять бухгалтерів, окрема людина на первинку. Десь тут відчуття цифр і зникло: договорів побільшало в двадцять разів, виручка пішла за ними, прибуток — ні.

«Коли я вела трьох клієнтів, я знала про кожного все: коли він приносить документи, скільки в нього накладних, скільки я на нього сиджу. Тепер у мене шістдесят чотири договори — і я знаю лише суму в кожному».

Чому «шістдесят чотири клієнти» нічого не каже про гроші

Клієнт на абонементі — не замовлення, а підписка на ваш час. Ви пообіцяли «ведення обліку», а це формулювання без дна: за ним однаково ховається ФОП із трьома платежами за місяць і ТОВ із валютними контрактами й перевірками.

Платять вони різні суми, так. Але розрив у платі ніколи не дорівнює розриву в роботі — тут і народжується збиток. Поки всі шістдесят чотири договори лежать одним списком «на обслуговуванні», ви не відповісте на просте питання: хто з них приносить гроші, а хто забирає.

Життя до того, як година стала рядком

Те, як був улаштований облік ці чотири роки, впізнає кожна бухгалтерія, що виросла з приватної практики.

• Собівартості клієнта не існувало. Були зарплати, оренда й програма — однією купою «витрати офісу».
• Години ніхто не фіксував. Бухгалтер знав, що «цей клієнт важкий», але в цифрах цього не було.
• Робота поза договором робилася мовчки. Клієнт просив кадровий документ, бухгалтер робила, і далі того діалогу ця робота не йшла.
• Абонементи ставили на око. За аналогією з іншим договором або за тим, скільки людина погоджувалася платити.
• Непідготовлена первинка вважалася нормою. Документів немає — бухгалтер шукає й нагадує.
• Наради й навчання жили поза обліком. Відбувалися в робочі години, але роботою не вважалися.

Нічого фахового в цьому списку немає. Усі шість пунктів — про облік власного бізнесу, а не клієнтського. Тому їх не ловив ні бухгалтер, ні Наталія.

З чого складається місяць бухгалтерії

Почала Наталія з найнуднішого: виписала витрати місяця й поставила поруч частку виручки, яку кожна стаття з'їдає.

Стаття витрат	Сума за місяць	% виручки
Зарплати бухгалтерів	342 000 ₴	54,5%
Керівниця	58 000 ₴	9,2%
Офіс, ПЗ, зв'язок	94 000 ₴	15,0%
Навчання і сертифікації	18 000 ₴	2,9%
Інше	32 000 ₴	5,1%
Разом	544 000 ₴	86,7%

Що в цій таблиці видно відразу

Виручка — 627 200 ₴ на місяць, у середньому 9 800 ₴ з клієнта. Витрати забирають 544 000 ₴, тобто 86,7%. Прибуток — 83 200 ₴, рентабельність 13,3%.

Поділіть витрати на кількість договорів: на кожного з шістдесяти чотирьох клієнтів припадає 8 500 ₴ собівартості при середній платі 9 800 ₴. Різниця — 1 300 ₴ з клієнта, і це вся економіка компанії на дев'ять бухгалтерів. Один договір, оцінений неправильно, з'їдає маржу трьох оцінених правильно.

Головна одиниця: оплачувана година

Собівартість клієнта тут міряється лише годинами, які на нього пішли. Тож спершу потрібна ціна години.

Як цю ціну рахувала Наталія

Дев'ять бухгалтерів, 168 робочих годин на місяць кожен — фонд 1 512 годин. Поділіть на них витрати: 544 000 ₴ на 1 512 годин дають 360 ₴. Годин самої Наталії у фонді немає — вона не веде клієнтський облік. А от її 58 000 ₴ у витратах є: зарплата керівниці лягає на ті години, які приносять гроші, і так має бути.

Цифра правильна за однієї умови — якби всі робочі години були оплачуваними, тобто якби кожна оплачена зарплатою хвилина йшла в клієнтський облік. Так не буває ніде.

Скільки годин насправді доходить до клієнта

Команда два місяці відмічала час за типами робіт. Вийшло, що на клієнтський облік іде 1 044 години з 1 512, тобто 69% фонду — по 116 оплачуваних годин на бухгалтера з його 168.

Витрати при цьому не поділилися: усі 544 000 ₴ існують заради цих 1 044 годин. Отже, година клієнтської роботи коштує 521 ₴, а не 360 ₴. Різниця — 161 ₴, помилка майже на 45%, закладена в кожен абонемент за шість років.

Куди йдуть решта 468 годин

Між фондом і клієнтською роботою лежить 468 годин. Це не прогули: кожна оплачена зарплатою й на щось витрачена.

Куди йде час	Годин за місяць	У грошах за 521 ₴
Внутрішні наради і звітність	118	61 478 ₴
Навчання і зміни в законодавстві	94	48 974 ₴
Робота з клієнтами понад абонемент	163	84 923 ₴
Пошук документів, яких клієнт не надав	93	48 453 ₴
Разом	468	243 828 ₴

Чому цей час не схожий на втрату

Бо кожна година тут виправдана: нарада потрібна, навчання обов'язкове, клієнтові треба допомогти, документи треба зібрати. Окремо жодну не назвеш марною. А разом — 243 828 ₴, майже половина зарплатного фонду бухгалтерів, причому справжня внутрішня необхідність — лише два рядки з чотирьох.

Сто шістдесят три години, дорожчі за весь прибуток

Третій рядок таблиці — головна цифра статті. 163 години на місяць бухгалтери працюють поза межами абонемента. Це не героїзм, це дрібниці: пояснити директорові, як читати оборотку, підготувати довідку для банку, порахувати два варіанти оподаткування перед угодою. Кожне прохання — двадцять хвилин, на які шкода витрачати переговори.

У грошах 163 години за 521 ₴ дають 84 923 ₴. Весь місячний прибуток — 83 200 ₴. Вісімдесят чотири тисячі безплатної роботи проти вісімдесяти трьох тисяч заробітку: Наталія віддає задарма трохи більше, ніж залишає собі.

На одного клієнта це дві з половиною години на місяць — така дрібниця, що про неї ніхто й не доповідав.

«Я завжди вважала, що ця допомога і є наша перевага перед дешевими конкурентами. Коли побачила суму, зрозуміла: ми не продаємо сервіс, ми його даруємо, а живемо з того, що лишилося».

Дев'яносто три години за чужу неорганізованість

Четвертий рядок — найпростіший для виправлення й найбільш образливий. 93 години на місяць ідуть на те, щоб дістати документи, яких клієнт не надав: дзвінок, лист, нагадування, ще лист, вивантаження з банку замість акту. 48 453 ₴, які не створюють цінності ні для кого.

І розподілені ці години нерівномірно. Клієнт, який тримає документи в порядку, не забирає з дев'яноста трьох жодної хвилини. Усі вони — на двох десятках тих, кому бухгалтерія має нагадувати.

«Один клієнт за три роки ні разу не надіслав акт вчасно. Я три роки платила бухгалтеру за те, щоб вона йому телефонувала. І жодного разу не поставила це в рахунок».

Наради й навчання: 212 годин, які не скасуєш

Перші два рядки таблиці принципово інші. 118 годин нарад і внутрішньої звітності плюс 94 години навчання — це 110 452 ₴, і прибирати їх не треба: законодавство змінюється щокварталу, а бухгалтер, який за ним не стежить, коштує дорожче за будь-яке навчання.

Варто лише знати справжню ціну. У таблиці витрат навчання й сертифікації — 18 000 ₴. А час на це навчання коштує 48 974 ₴, майже втричі більше: у рядку видно меншу частину.

Абонемент однаковий, а споживання годин — ні

Далі Наталія зробила те, чого не робила шість років: розділила клієнтів за складністю й порахувала години по групах.

Група клієнтів	Клієнтів	Годин	Абонемент	Виручка	Собівартість	Результат
Прості (ФОП, мало операцій)	28	196	6 500 ₴	182 000 ₴	102 116 ₴	+79 884 ₴
Середні	24	360	9 800 ₴	235 200 ₴	187 560 ₴	+47 640 ₴
Складні (ТОВ із ЗЕД)	12	488	17 500 ₴	210 000 ₴	254 248 ₴	−44 248 ₴
Разом	64	1 044	—	627 200 ₴	—	+83 276 ₴

Підсумок по групах — 83 276 ₴ проти 83 200 ₴ прибутку у звіті. Різниця 76 ₴ — від округлення собівартості години до 521 ₴, помилки в ній шукати не треба.

Чому складний клієнт забирає сорок годин

У середньому клієнт споживає 16,3 години на місяць, простий ФОП — 7, складне ТОВ — 40,7 години, тобто 488 годин групи на дванадцять договорів. Різниця не в обсязі, а в кількості різних сюжетів, кожен з яких вимагає рішення.

• Валютні операції. Курсові різниці, акти на кожне надходження, довідки банку.
• Зовнішні контракти. Інвойси, митні документи, звірки англійською.
• Штат. Двадцять людей — це лікарняні, відпустки, індексація, персоніфікація.
• Запити й перевірки. У простого ФОПа їх не буває взагалі.
• Кілька систем обліку. Бухгалтерський, податковий і управлінський — усі три хоче бачити директор.

Простий ФОП — сім годин однотипної роботи. Складне ТОВ — сорок, половина з яких вимагає думати.

Скільки коштує година кожної групи

Поділіть виручку групи на її години — побачите, скільки клієнт платить за годину роботи при собівартості 521 ₴. Простий ФОП платить 929 ₴, клієнт середньої групи — 653 ₴, складне ТОВ — 430 ₴, на 91 ₴ дешевше за собівартість. Ось і весь механізм: складний клієнт споживає в 5,8 раза більше часу за простого, а платить лише у 2,7 раза більше.

Дванадцять клієнтів, які з'їдають половину часу

Складних договорів дванадцять — 18,8% портфеля. Вони забирають 488 із 1 044 оплачуваних годин, тобто 46,7% клієнтського часу, а дають 210 000 ₴ із 627 200 ₴, тобто 33,5% виручки. Половина ресурсу проти третини грошей — із цього розриву й виростає збиток у 44 248 ₴.

Найгірше, що цифра масштабується: кожне нове складне ТОВ за прайсом 17 500 ₴ додає 3 687 ₴ збитку на місяць і забирає сорок годин, яких і без того немає.

Хто кого субсидує

Прості й середні групи разом дають 127 524 ₴ внеску. Складні забирають 44 248 ₴ — 34,7% усього, що заробили перші дві групи. Виходить, двадцять вісім ФОПів по 6 500 ₴ оплачують обслуговування дванадцяти ТОВ, які вважаються найціннішими клієнтами компанії. Доки цього не видно в цифрах, стратегія очевидна: брати більше великих, бо в них вищий чек. Наталія так і робила чотири роки.

«Я відмовляла дрібним ФОПам, бо шість з половиною тисяч — несерйозні гроші. І радувалася кожному ТОВ з імпортом. Виявилось, що я системно відмовлялася від прибутку й купувала збиток».

Чому помилка в 161 ₴ перевертає знак

Повернімося до двох цифр собівартості години: 360 ₴ у Наталії й 521 ₴ насправді. Різниця здається технічною, поки не підставити її в договори.

Фантомний прибуток у 251 360 ₴

Помножте 1 044 години на 360 ₴ — виходить 375 840 ₴ собівартості. Відніміть це від 627 200 ₴ виручки, і портфель покаже 251 360 ₴ прибутку, утричі більше за реальні 83 276 ₴.

Та сама арифметика по складній групі: 488 годин за 360 ₴ — це 175 680 ₴, і результат виглядає як плюс 34 320 ₴ замість мінус 44 248 ₴. Помилка в 161 ₴ на годині не просто зменшує прибуток — вона перевертає знак на цілій групі й робить збиткову стратегію схожою на правильну.

«Вразило не те, що ми бідніші, ніж я думала. А те, що моя таблиця показувала плюс там, де мінус. Я приймала рішення за компасом, який брехав».

Що змінилось, коли година стала рядком

Змін було три, і всі технічні. Біля кожного клієнта з'явилося друге число — фактичні години поруч із сумою абонемента. Робота поза договором почала відмічатися одним рухом. Подача документів отримала дату й чек-лист. Ось що показали наступні шість місяців:

• Складна група перестала бути збитковою. Абонемент переглянули з 17 500 ₴ до 21 500 ₴ — на 23%, із переліком робіт, якого клієнт раніше не бачив. Група дала +3 752 ₴ замість −44 248 ₴, виручка зросла до 675 200 ₴, прибуток — до 131 200 ₴, рентабельність — до 19,4%.
• Робота понад абонемент стала видимою. Частину лишили як сервіс, частину винесли в договір окремими позиціями з ціною. Безплатні години впали з 163 до 82 — це 81 година, або 42 201 ₴ на місяць.
• Пошук документів скоротився вдвічі. Дедлайн до п'ятого числа зняв 45 годин із 93, тобто 23 445 ₴. Половина клієнтів виправилася після першого нагадування.

Разом звільнилося 126 годин — майже вісім клієнтів із середнім споживанням, яких можна взяти без нового бухгалтера. Оплачуваних годин стало 1 170, тобто 77% фонду замість 69%, а собівартість години впала з 521 ₴ до 465 ₴.

Висновок для підприємців. Там, де фіксована сума продається за нефіксований обсяг роботи, головна цифра — не середній чек і навіть не кількість клієнтів, а частка годин, що доходить до оплачуваної роботи. Усе, що не дійшло, уже оплачене вашими грошима. І поки це відчуття, а не рядок, портфель наповнюватиметься саме тими клієнтами, які вас найбільше витрачають.

Поради наостанок

• Порахуйте частку оплачуваних годин у фонді. Два місяці відмічання часу дають цифру, без якої собівартість години занижена на десятки відсотків.
• Діліть витрати на оплачувані години, а не на робочі. 544 000 ₴ на 1 512 годин і на 1 044 — це 360 ₴ і 521 ₴; для розмови про ціну годиться лише друга.
• Поставте фактичні години поруч із абонементом. Два числа в одному рядку — і збиткові договори знаходяться за десять хвилин.
• Відмічайте роботу поза договором, навіть виконуючи її задарма. Обсяг, який ви роздаєте, має існувати як число — інакше вирішувати нічого.
• Рахуйте, скільки клієнт платить за годину. Високий чек нічого не означає: 17 500 ₴ за сорок годин гірше, ніж 6 500 ₴ за сім.
• Поставте ціну на непідготовлену первинку. Дедлайн дешевший за бухгалтера, який третій рік телефонує тому самому клієнтові.
• Переглядайте абонемент із переліком робіт, а не з відсотком підвищення. «Нам треба підняти ціну» клієнт чує як спробу заробити, «ось що ми робимо понад договір» — як факт.

Гроші не зникають — ви їх просто не бачите

Про аутсорсинг обліку легко думати, що все тримається на кваліфікації й точності. Кваліфікація обов'язкова, тільки вона вирішує, чи працюватимете ви взагалі, а не скільки заробите. Заробіток вирішують дві цифри: ціна оплачуваної години й кількість таких годин у договорі.

Самі собою ці 468 годин не повернуться. Але щойно година встає рядком поруч із абонементом, портфель перестає бути списком назв: видно, хто з шістдесяти чотирьох вас годує, а хто витрачає — і за що взятися вже в понеділок.

Як побачити це у своїй бухгалтерії

Усе, що описано вище, тримається на одній таблиці: кожен клієнт — рядок, де поруч стоять абонемент і фактично витрачені на нього години. Поки години ніхто не фіксує, різниця між простим ФОПом і ТОВ із зовнішньоекономічною діяльністю видна лише за втомою команди. Коли ті самі дані збираються автоматично, видно і справжню собівартість години, і тих клієнтів, які виносять більше, ніж приносять — саме для цього власники малого й середнього бізнесу використовують Finmap: щоб бачити фінансову картинку, а не відновлювати її з пам'яті.

Читайте також

• Собівартість людино-години в клінінгу: куди зникає маржа
• Собівартість крісло-години: де стоматологія втрачає прибуток

Основа теми: Управлінський облік: що це і навіщо власнику