Plantilla de seguimiento de facturas
El seguimiento de facturas es la lista de trabajo: una fila por factura, con fecha de emisión, vencimiento, importe, lo ya cobrado y los días de retraso. Es la hoja que se abre para decidir a quién llamar esta mañana.
Esto, a propósito, no es un informe de antigüedad. La antigüedad reparte lo pendiente en tramos de 30, 60 y 90 días y dice cómo de mala es la situación; el seguimiento dice qué hacer hoy. Si quiere la vista agregada, use junto a esta la plantilla de antigüedad de cuentas por cobrar: responden a preguntas distintas y la mayoría de los equipos financieros mantienen ambas.
El orden de reclamación debe salir de la hoja, no de la memoria. Ordenar por importe pone arriba la factura grande; ordenar por días pone la más antigua. El criterio útil combina ambos: importe por días de retraso. Una factura pequeña y antiquísima suele ser una incidencia que nadie registró, mientras que una grande con una semana de retraso está a un recordatorio de cobrarse.
Prevea los cobros parciales o la hoja empezará a mentir en un mes. Los clientes reales pagan la mayor parte de la factura y retienen la línea en disputa, y un seguimiento con estado solo de cobrado o no cobrado dará todo por cobrado o seguirá reclamando el importe completo. Una columna de cobrado y otra de pendiente lo resuelven, y es el pendiente lo que suma en lo que realmente le deben.
Lo que se queda desfasado aquí es casar cobros con facturas: el dinero llega como una línea bancaria con un concepto que puede no significar nada. Finmap los concilia contra las facturas abiertas según entran, de modo que la columna de estado refleja el banco y no la última vez que alguien tocó el archivo.
