Plantilla de presupuesto base cero
El presupuesto base cero arranca cada partida de gasto en cero y la obliga a ganarse su sitio, en vez de tomar el año pasado y añadir unos puntos. La plantilla pone el año anterior junto a la cifra reconstruida, de modo que se ve qué categorías venían arrastradas por costumbre.
El presupuesto incremental conserva decisiones viejas para siempre. Una suscripción comprada para un proyecto que terminó en 2023, un fijo de agencia que nadie ha revisado, un contrato de mensajería dimensionado para el doble de volumen: cada uno sobrevive porque estaba en el presupuesto del año pasado y la subida parecía razonable. Nada en el proceso pregunta si esa línea debería existir.
Toda la disciplina está en la columna de justificación, y hay que escribirla en términos de lo que compra el dinero: esto cubre X usuarios, esto son Y entregas a Z cada una. La partida que solo se justifica con un «siempre lo hemos tenido» es exactamente la que busca el ejercicio. Donde un coste escala con algo, anote ese inductor junto al importe: es lo que hace que la versión del año próximo cueste una hora y no una semana.
No lo haga con todas las líneas. Presupuestar desde cero nóminas y alquiler es teatro: son contractuales y conoce su precio. El retorno está en los gastos discrecionales — software, marketing, viajes, servicios profesionales, logística — que suelen ser una parte modesta del gasto y casi todo el desperdicio. Pase las veinte categorías mayores por importe y habrá capturado casi todo lo que había.
El ejercicio solo funciona con datos reales limpios: doce meses de gasto por categoría y con los extraordinarios a la vista. Finmap categoriza los pagos cuando se liquidan, así que las cifras de partida son lo que gastó de verdad y no lo que prometía el presupuesto anterior.
