Comment Gold Kitchen a transformé 4 heures de comptabilité quotidienne en secondes

Défi

Avant Finmap, le propriétaire Roman gérait les finances de l'entreprise à la main — tirant les chiffres de plusieurs banques et feuilles de calcul Excel et les réconciliant lui-même.

« J'ai passé quatre heures par jour juste à examiner et à 'transférer' des fonds d'un mois à l'autre, » dit Roman. C'était du temps qui aurait pu être consacré à lancer de nouvelles orientations, à travailler avec les clients ou à développer l'entreprise, mais il a au lieu de cela disparu dans la routine.

Le coût plus grand était l'invisibilité. Avec les ventes divisées entre la vente en gros, la vente au détail et les commandes en ligne, Roman ne pouvait pas dire quel canal était réellement porteur de profit. « Je ne savais pas quel était mon chiffre d'affaires ni quels domaines étaient rentables. J'avais juste une idée approximative des chiffres, » dit-il. Sans aucune comptabilité de gestion, les décisions concernant les dépenses et les investissements ont été prises sur l'intuition plutôt que sur les données, et il n'y avait aucun moyen de voir venir une lacune de trésorerie avant qu'elle n'arrive.

Solution

Roman a décidé de résoudre le problème de manière systématique plutôt que de le corriger. Il a connecté Finmap et a fait appel à un expert financier ayant plus de 20 ans d'expérience travaillant avec de grandes entreprises et importateurs pour l'aider à le mettre en place correctement.

« L'expert financier est de première classe. Je suis très agréablement surprise. La connaissance est la clé, » dit Roman.

La mise en œuvre a traversé plusieurs étapes : cartographier chaque source de revenus et de dépenses et les diviser par domaine d'activité, configurer les catégories de Finmap et les règles automatiques autour de la structure spécifique de Gold Kitchen, synchroniser les données via des intégrations et des importations de fichiers là où l'intégration directe n'était pas disponible — notamment en connectant NovaPay et en configurant la comptabilité pour les comptes Monobank — et en formant Roman et son équipe à lire les données eux-mêmes au lieu d'attendre les rapports manuels.

Résultats

Le changement s'est manifesté directement dans la routine quotidienne de Roman. Le temps consacré à la gestion financière a été réduit environ dix fois — au lieu de quatre heures par jour, quelques clics suffisent. Comme le dit Roman : « Une seconde est une énorme économie de temps ; vous pouvez voir toutes vos finances à tout moment du jour ou de l'année. »

Au-delà du temps économisé, Roman a maintenant une visibilité complète sur les revenus et les dépenses par catégorie, une lecture claire sur les domaines d'activité réellement rentables, et une base pour prévoir les lacunes de trésorerie et les paiements — les décisions qui avaient l'habitude de fonctionner sur des intuitions fonctionnent maintenant sur des données.

« Avant, il y avait une comptabilité qui fonctionnait plus pour l'État. Après, il y avait une comptabilité de gestion qui fonctionne pour l'entreprise, » dit Roman.

Avec le modèle de base en place — catégories construites, domaines d'activité séparés et l'équipe impliquée dans la maintenance quotidienne — Gold Kitchen regarde maintenant vers l'avenir : utiliser Finmap pour prévoir les lacunes de flux de trésorerie, optimiser les dépenses par domaine d'activité pour améliorer les marges, et ouvrir de nouveaux canaux de vente sur la base d'une comptabilité de gestion déjà en place.

« Maintenant, nous avons plus que juste une comptabilité pour les rapports ; nous avons une comptabilité de gestion qui montre la vraie image de l'entreprise, » dit Roman.