Comment Intelligent System a augmenté d'environ 150 % en une année de pandémie avec Finmap
“« Le calendrier de paiement nous a aidés à planifier nos revenus et nos dépenses afin que nous sachions si nous avions une lacune de trésorerie ou où elle pourrait survenir. Nous avions le temps de réagir et d'éviter cette situation. »”
— Mykola Mostovoy, Fondateur, Intelligent System
Défi
Mykola Mostovoy a construit son entreprise de construction comme la plupart des entrepreneurs le font au départ : rapidement, pratiquement, et avec Excel. Au moment où l'entreprise exploitait dix équipes distinctes à partir de Varsovie — dotées d'une équipe internationale provenant de l'Ukraine, la Moldavie, la Géorgie, la Biélorussie et la Pologne — cette approche avait cessé de fonctionner. Chaque équipe maintenait son propre budget pour les matériaux et les consommables, mais personne n'avait un seul endroit pour voir le tableau d'ensemble : quels clients avaient réellement payé, combien sortait de la porte pour l'approvisionnement et les salaires, quels projets étaient rentables et lesquels ne l'étaient pas, ou quel équipement restait dans l'inventaire à travers dix sites différents. Avant Finmap, tout cela était dans des fichiers Excel éparpillés, et réconcilier les chiffres d'une équipe par rapport à l'autre consommait du temps que l'équipe n'avait pas.
L'entreprise externalisée de comptabilité polonaise n'était pas construite pour combler cet écart. Ses rapports arrivaient deux à trois semaines après coup — bien pour le dépôt, inutile pour une décision qui devait être prise cette semaine. La solution évidente, embaucher un directeur financier à temps plein à Varsovie, était liée à un vrai coût : environ 8 000 PLN (environ 2 000 €) par mois, un coût que Mostovoy n'était pas prêt à s'engager pour un rôle qu'il ne pouvait pas encore entièrement justifier. « Nous avions besoin d'un outil de comptabilité de gestion plus actuel qui nous montrerait où nous gagnons des bénéfices, où nous perdons de l'argent, et où nous pourrions fonctionner plus efficacement, » dit-il.
Solution
Mostovoy a consolidé les budgets de tous les dix équipes dans Finmap, avec un accès basé sur les rôles afin que les chefs de projet, les contremaîtres et les conducteurs ne voient et n'entrent que ce qui est pertinent pour leur part de l'entreprise. Au lieu de regrouper les documents pour une réconciliation de fin de mois, les employés enregistrent eux-mêmes les revenus, les dépenses et les transactions de transfert, au fur et à mesure, en utilisant les trois points d'entrée principaux de Finmap.
Deux fonctionnalités portent le poids quotidien. Le rapport Flux de trésorerie donne à Mostovoy une lecture du même jour sur où l'argent se déplace réellement, équipe par équipe. Le Calendrier de paiement lui permet de planifier les revenus et les dépenses à l'avance au lieu de découvrir un déficit après que c'est déjà un problème. « Le calendrier de paiement nous a aidés à planifier nos revenus et nos dépenses afin que nous sachions si nous avions une lacune de trésorerie ou où elle pourrait survenir. Nous avions le temps de réagir et d'éviter cette situation, » dit-il.
Le système s'est également avéré être un filet de sécurité involontaire. Un septembre, un employé a perdu une facture de 4 500 PLN (environ 1 000 €) et l'a complètement oubliée — jusqu'à ce que les comptables se préparent à régler les documents du mois et la trouvent manquante. Parce que la transaction était déjà enregistrée dans Finmap, l'entreprise a attrapé l'écart avant que l'argent ne soit disparu pour de bon. « C'est une bonne chose qu'il l'ait soumis à Finmap, » dit Mostovoy.
Résultats
Avec une visibilité quotidienne sur les dix équipes, l'entreprise de construction de Mostovoy a augmenté d'environ 150 % en une seule année — malgré la pandémie. Une autre entreprise de son portefeuille, gérée sur Finmap dans la fintech, a augmenté de 400 % au cours de la même période.
Tout aussi révélateur est l'embauche que Mostovoy n'a toujours pas eu à faire. « Au niveau où nous opérons, nous aurions dû embaucher quelqu'un pour gérer les finances depuis longtemps. Mais avec le service Finmap, il n'y a pas encore besoin de cela, » dit-il — contournant ce coût approximatif de 8 000 PLN par mois tout en obtenant une visibilité quotidienne et structurée sur chaque équipe.
Interrogé directement sur les raisons pour lesquelles il a adopté Finmap, Mostovoy ne recourt pas à une métrique financière. « Parce que c'est cool ! » dit-il.
