Comment KLEI a remplacé les conjectures financières par une clarté en temps réel
KLEI fabrique des autocollants — pas des produits de masse, mais des autocollants durables et soigneusement finis, en provenance d'Ukraine. Fondée en 2017 par Mykyta Anikanov, l'entreprise a commencé comme une opération de dix personnes qui ressemblait plus à une famille qu'à une entreprise. Elle a grandi rapidement : les commandes provenaient de clients internationaux notamment Reface, Wix, Banda Agency et Wikimedia, et les clients aussi loin que le Canada étaient prêts à attendre des semaines la livraison sans aucune dépense supplémentaire en marketing.
“« J'ouvre Finmap, je vois le solde, les dépenses à venir, je suis toujours dans le noir — et je passe à autre chose. »”
— Mykyta Anikanov, Fondateur, KLEI
Défi
La croissance n'a pas apporté de visibilité. Les finances de KLEI vivaient à travers des comptes bancaires séparés, des feuilles de calcul et des notes personnelles d'Anikanov. Les commandes variaient énormément — d'un seul autocollant à des séries de 10 000, découpés en contour, regroupés ou d'entreprise — et chaque type de commande comportait sa propre structure de coûts que l'équipe ne pouvait pas facilement voir. Les multiples méthodes de paiement créaient des lacunes de trésorerie, et alors que le solde bancaire s'approchait de zéro même si les commandes continuaient d'augmenter, Anikanov ne pouvait pas répondre à la question basique : KLEI était-elle réellement rentable, ou juste occupée ?
« Les finances ont toujours été mon point faible — c'était vraiment difficile pour moi, » dit-il. Le stress avait un rythme : « Avant, j'étais calme pendant deux jours puis stressé pendant deux semaines. Maintenant c'est le contraire — je suis toujours calme. »
Solution
KLEI a mis en œuvre Finmap à l'automne 2021 et l'a utilisée pour consolider tous les comptes, feuilles de calcul et notes personnelles en un seul endroit, avec un solde en direct et un calendrier de paiement remplaçant l'instantané après coup que l'équipe avait l'habitude de réunir. Deux changements se sont démarqués.
Premièrement, une fois que Finmap a rendu les comptes clients visibles, l'équipe a remarqué un schéma de clients qui paient tard et s'est déplacée vers une politique de paiement à l'avance uniquement. « Après avoir mis en œuvre la gestion financière, j'ai vu dans Finmap que nous avions vraiment des comptes clients. Donc on s'est dit : d'accord, à partir de maintenant — paiement à l'avance uniquement, » dit Anikanov.
Deuxièmement, KLEI a construit une structure de catégories dans Finmap — des catégories séparées pour les autocollants individuels et les packs d'autocollants — afin qu'elle puisse enfin voir quels types de commandes étaient réellement rentables plutôt que de juger l'entreprise par le solde total seul. « Avant, on regardait juste le total : l'argent entrait — donc on allait bien. Mais une fois qu'on a commencé à diviser par type de commande, on a vu que tout n'était pas également rentable, » dit-il.
Il a également construit une routine autour du système plutôt que de le traiter comme une correction ponctuelle : « Passez du temps sur les finances chaque semaine. Même 30 minutes d'analyse des chiffres vous donne plus que des conjectures ou des intuitions. Un fondateur doit savoir ce que chaque chiffre signifie — et prendre des décisions basées sur des faits. »
Résultats
Le changement le plus clair est la façon dont Anikanov commence sa journée maintenant. « J'ouvre Finmap, je vois le solde, les dépenses à venir, je suis toujours dans le noir — et je passe à autre chose. Avant, je devais vérifier trois comptes bancaires, des feuilles de calcul, des notes — et être toujours incertain, » dit-il.
Ce passage du contrôle de trois endroits à la vérification d'un seul a libéré du temps et de l'attention qui avaient l'habitude de aller à l'anxiété financière. En 2025, KLEI avait levé des investissements et commencé à construire sa propre installation de production, ouvert de nouveaux comptes et mis en place une nouvelle structure financière pour correspondre à sa croissance — le type de jalons difficiles à atteindre tout en devinant la rentabilité commande par commande.
Lorsqu'on lui demande ce qu'il dirait à un autre fondateur dans la même position, Anikanov pointe vers l'habitude plutôt que le logiciel : connaître vos chiffres, les vérifier chaque semaine, et laisser les faits — pas l'intuition — orienter la prochaine décision.
