Comment LIBERT a économisé 8 348 $ par an en remplaçant les feuilles de calcul par Finmap
LIBERT exploite des services de transport premium et de classe affaires en Ukraine — réservations individuelles et d'entreprise, transport de délégations officielles, logistique d'événements, itinéraires internationaux, véhicules blindés pour les voyages sensibles à la sécurité et chauffeurs anglophones. Andriy Antonenko a fondé l'entreprise en 2008 et l'a construite autour d'un principe simple : l'ordre compte, en particulier en finance, il a donc formé son équipe sur un système de rapports clairs dès le début.
“« Enfin, des relations honnêtes et transparentes se construisent avec toute mon équipe, ce qui est l'une des clés du succès pour moi. »”
— Andriy Antonenko, Propriétaire, LIBERT
Défi
Cette discipline était manuelle. LIBERT fonctionnait sur des feuilles de calcul auto-fabriquées, et à la fin de l'année, cela signifiait réconcilier douze tables mensuelles ou plus qui étaient devenues trop complexes pour faire confiance sans vérifications constantes. Chaque soirée comportait le même risque. « Si le soir vous ne vérifiez pas tout par rapport aux tableaux et ne listez pas en plus tous les résultats, ou si vous manquez une erreur quelque part, alors demain il sera impossible de démêler ce fouillis de données ! » dit Antonenko. La charge de travail avait dépassé ce qu'un seul responsable des opérations pouvait raisonnablement gérer en heures normales, et les systèmes CRM que LIBERT a essayés n'ont pas correspondu à la façon dont l'entreprise fonctionnait réellement — aucun d'eux n'était construit autour des chauffeurs, des véhicules et des projets de la manière dont une entreprise de transport a besoin.
Solution
Antonenko a décidé de tester Finmap. « Le système est simple et tout est clair. Et la réunion en ligne avec le consultant du support m'a permis de personnaliser le service exactement selon mon format commercial, » dit-il.
L'entreprise a construit sa configuration Finmap autour de la façon dont elle fonctionne réellement : chacun des environ 20 chauffeurs de LIBERT reçoit un compte individuel pour enregistrer les dépenses avec reçus et les baliser à un projet, de sorte que les dépenses ne sont jamais un mystère au moment où elles atteignent le siège. Les voitures individuelles sont suivies comme des projets à part entière, montrant les coûts d'entretien et les revenus par catégorie de véhicule. Un tableau de bord donne également à Antonenko une visibilité sur la consommation de carburant de chaque chauffeur par rapport à ses limites.
Résultats
Le résultat le plus clair est une embauche que LIBERT n'a plus besoin de faire. L'embauche d'un responsable des opérations supplémentaire, avec un salaire mensuel moyen en Ukraine de 750 $, coûterait à l'entreprise environ 8 780 $ par an. L'abonnement annuel de Finmap coûte 432 $ — une économie nette de 8 348 $ par an, en plus des frais de paie et de gestion qu'une nouvelle embauche aurait ajoutée.
Au jour le jour, cela signifie aussi moins de temps passé à réconcilier et plus de temps passé à diriger l'entreprise : les limites de carburant, les soldes des chauffeurs et la rentabilité au niveau des véhicules sont maintenant quelque chose qu'Antonenko peut vérifier sur un tableau de bord au lieu de reconstruire à partir d'une pile de tableaux. L'autre résultat est plus difficile à chiffrer mais compte tout autant pour lui : la confiance au sein de l'équipe. « Enfin, des relations honnêtes et transparentes se construisent avec toute mon équipe, ce qui est l'une des clés du succès pour moi. C'est important que tout soit suffisant pour chacun, alors le travail des chauffeurs sera confortable et le niveau de notre service ne pourra que croître, » dit-il.
Il pense déjà à ce que le système pourrait prendre en charge d'autre : « Je ne savais même pas s'il y avait des programmes similaires ou des concurrents à Finmap. Et pourquoi, si ce système me satisfait complètement ? Ce serait bien pour notre entreprise de pouvoir non seulement émettre des factures dans Finmap, mais aussi fournir des certificats de travaux exécutés. »
