Comment Mathema a remplacé une erreur Excel de 250 $ par un contrôle financier quotidien
“« J'ai eu de la chance avec mes finances, j'ai toujours écouté les gens intelligents, et ils ont tous dit : contrôlez vos finances. »”
— Vitalii Shkil, Co-fondateur, Mathema
Défi
Mathema est une école de mathématiques en ligne qui gère aujourd'hui plus de 20 000 leçons par mois pour plus de 2 000 étudiants. Ce n'était pas le cas au départ, et elle n'a pas commencé sur Finmap non plus — le co-fondateur Vitalii Shkil a construit les finances précoces de l'entreprise dans Excel, comme la plupart des fondateurs le font. Cela a fonctionné, jusqu'à ce que l'échelle le rattrape. Les feuilles de calcul censées donner à Shkil une image financière complète n'ont jamais tout à fait réussi — les mises à jour étaient retardées, et l'entreprise en a payé le prix de façons difficiles à prévoir. Dans un incident, une erreur dans une formule Excel a fait perdre à l'entreprise 250 $, et il a fallu deux heures à l'équipe de recherche juste pour trouver où le chiffre avait mal tourné.
Pour Shkil, ce type d'écart importait plus qu'il ne l'aurait pu pour un fondateur novice. Il entrait dans l'entreprise en portant déjà des connaissances en comptabilité financière, et il n'était pas disposé à laisser une feuille de calcul être le plafond de la qualité avec laquelle il pouvait l'appliquer. « J'ai eu de la chance avec mes finances, j'ai toujours écouté les gens intelligents, et ils ont tous dit : contrôlez vos finances, » dit-il.
Solution
Depuis mars 2021, Mathema gère sa gestion financière sur Finmap. Shkil a connecté les comptes bancaires de l'entreprise afin que les transactions soient publiées automatiquement au lieu d'être saisies à la main — fermant l'étape d'entrée manuelle où l'erreur de 250 $ s'était glissée. Il a également mis en place un accès basé sur les rôles au sein de l'équipe, afin que les gens puissent enregistrer et voir les chiffres pertinents pour leur partie de l'entreprise sans que chaque titulaire de compte ait besoin d'une visibilité financière complète.
L'habitude quotidienne est la surveillance du flux de trésorerie — une vue du même jour de ce qui entre et sort, remplaçant l'image retardée et sujette aux erreurs qu'Excel avait l'habitude de lui donner. En plus de ce contrôle quotidien, Shkil examine une déclaration mensuelle de compte de résultats et de flux de trésorerie, et suit spécifiquement les paiements de première leçon, car cette métrique lui indique si les nouveaux étudiants se convertissent réellement en étudiants payants au lieu de simplement s'inscrire. Il utilise les mêmes chiffres pour garder la structure des coûts de Mathema en revue régulière, à la recherche de catégories dignes d'optimisation à mesure que l'école se développe. « J'appliquais déjà mes connaissances en comptabilité financière à une nouvelle entreprise, en la rendant financièrement saine dès le départ, » dit-il.
Résultats
Mathema s'est transformée en une école gérant plus de 20 000 leçons par mois pour plus de 2 000 étudiants, avec des rapports financiers qui ne dépendent plus de quelqu'un se souvenant de mettre à jour une feuille de calcul correctement, ou d'attraper une erreur avant qu'elle ne coûte de l'argent réel. Sous la discipline du flux de trésorerie quotidien que Shkil a construite autour de Finmap, l'entreprise rapporte qu'elle n'est jamais tombée dans une lacune de trésorerie — le type exact de point aveugle qui a coûté à l'entreprise 250 $ et deux heures perdues autrefois quand Excel était tout le système.
Pour Shkil, le choix de l'outil n'était jamais purement financier. « Je veux aussi soutenir de superbes produits ukrainiens comme Finmap, » dit-il.
