Πρότυπο παρακολούθησης τιμολογίων
Η παρακολούθηση τιμολογίων είναι η λίστα εργασίας: μία γραμμή ανά τιμολόγιο, με ημερομηνία έκδοσης, λήξη, ποσό, ό,τι έχει ήδη πληρωθεί και πόσες ημέρες είναι σε καθυστέρηση. Είναι το αρχείο που ανοίγετε για να αποφασίσετε ποιον θα πάρετε τηλέφωνο σήμερα το πρωί.
Αυτό σκόπιμα δεν είναι αναφορά ενηλικίωσης. Η ενηλικίωση μοιράζει τις απαιτήσεις σε κάδους 30, 60 και 90 ημερών και λέει πόσο άσχημη είναι η κατάσταση· η παρακολούθηση λέει τι να κάνετε σήμερα. Αν θέλετε τη συγκεντρωτική εικόνα, χρησιμοποιήστε δίπλα το πρότυπο ενηλικίωσης απαιτήσεων — απαντούν σε διαφορετικά ερωτήματα και οι περισσότερες οικονομικές ομάδες κρατούν και τα δύο.
Η σειρά των οχλήσεων πρέπει να βγαίνει από το φύλλο, όχι από τη μνήμη. Η ταξινόμηση κατά ποσό ανεβάζει το μεγάλο τιμολόγιο· η ταξινόμηση κατά ημέρες ανεβάζει το παλαιότερο. Η χρήσιμη κατάταξη συνδυάζει και τα δύο: ποσό επί ημέρες καθυστέρησης. Ένα μικρό και πανάρχαιο τιμολόγιο είναι συνήθως μια διαφωνία που κανείς δεν κατέγραψε, ενώ ένα μεγάλο με μία εβδομάδα καθυστέρηση απέχει συνήθως μία υπενθύμιση από την πληρωμή.
Προβλέψτε μερικές πληρωμές, αλλιώς το φύλλο θα σας λέει ψέματα μέσα σε έναν μήνα. Οι πραγματικοί πελάτες πληρώνουν το μεγαλύτερο μέρος και κρατούν την αμφισβητούμενη γραμμή, και μια παρακολούθηση με κατάσταση μόνο πληρωμένο ή όχι είτε θα τα γράψει όλα ως εισπραγμένα είτε θα ζητά το πλήρες ποσό. Μια στήλη «πληρωμένο» και μια «υπόλοιπο» το λύνουν, και το υπόλοιπο είναι αυτό που αθροίζεται σε ό,τι πραγματικά σας οφείλουν.
Αυτό που παλιώνει εδώ είναι το ταίριασμα εισπράξεων με τιμολόγια: τα χρήματα έρχονται ως τραπεζική γραμμή με αιτιολογία που μπορεί να μη σημαίνει τίποτα. Το Finmap τα συμφωνεί με τα ανοιχτά τιμολόγια καθώς φτάνουν, ώστε η στήλη κατάστασης να αντανακλά την τράπεζα και όχι την τελευταία χειροκίνητη ενημέρωση του αρχείου.
