चालान ट्रैकर (Invoice Tracker) टेम्पलेट

यह जान-बूझकर aging रिपोर्ट नहीं है। Aging शेड्यूल आपकी प्राप्य राशियों को 30, 60 और 90 दिन के खानों में बाँटता है और बताता है कि स्थिति कितनी खराब है; ट्रैकर बताता है कि आज उसके बारे में क्या करना है। अगर आपको संक्षिप्त तस्वीर चाहिए, तो इसके साथ accounts receivable aging टेम्पलेट इस्तेमाल करें — ये दोनों अलग सवालों के जवाब देते हैं और ज़्यादातर वित्त टीमें दोनों रखती हैं।

किससे पहले बात करनी है, यह शीट से तय हो, याद से नहीं। राशि के हिसाब से छाँटें तो सबसे बड़ा चालान पहले आता है; देरी के दिनों से छाँटें तो सबसे पुराना। काम का क्रम दोनों को एक साथ लेने से बनता है — राशि को देरी के दिनों से गुणा करके — क्योंकि जो चालान छोटा और बहुत पुराना है वह आमतौर पर कोई ऐसा विवाद होता है जिसे किसी ने दर्ज नहीं किया, जबकि जो बड़ा है और एक हफ़्ते देर से है वह बस एक याद दिलाने की दूरी पर है।

आंशिक भुगतानों की गुंजाइश रखें, वरना शीट एक महीने के भीतर आपसे झूठ बोलने लगेगी। असली ग्राहक चालान का बड़ा हिस्सा चुका देते हैं और विवादित पंक्ति रोक लेते हैं, और जिस ट्रैकर में सिर्फ़ भुगतान-हुआ-या-नहीं वाली स्थिति है, वह या तो पूरी राशि वसूल मान लेगा या पूरी राशि के लिए पीछे पड़ा रहेगा। अब तक मिले भुगतान का कॉलम और बकाया का कॉलम इसे ठीक कर देते हैं, और यही बकाया जुड़कर बताता है कि आपको असल में कितना मिलना है।

जो हिस्सा पुराना पड़ता है वह है भुगतानों को चालानों से मिलाना: पैसा बैंक की एक पंक्ति के रूप में आता है, जिसके संदर्भ का कोई मतलब हो भी सकता है और नहीं भी। Finmap उन्हें आते ही खुले चालानों से मिला देता है, जिससे स्थिति वाला कॉलम बैंक को दिखाता है, उस समय को नहीं जब किसी ने आखिरी बार फ़ाइल अपडेट की थी।