Ha az ügyfél nem fizet: hogyan hajtsa be a tartozást likviditási rés nélkül

Előbb-utóbb minden ügynökséggel megtörténik: a munka elkészült, az átvétel megtörtént, de a pénz egyszerűen nem érkezik. Az ügyfél azt mondja: „jövő héten”, majd „most nehéz időszakon megyünk keresztül”, aztán egyszerűen elhallgat. A kifizetetlen számla nemcsak elveszett nyereség – közvetlen csapás a cash flow-jára is: a csapatának már kifizette a munkát, de semmi nem érkezett vissza, hogy ezt fedezze. Nézzük meg, hogyan akadályozza meg eleve, hogy tartozás alakuljon ki, és mit tegyen, ha már kialakult.

Miért nem csak pénzről szól a nemfizetés

A kifizetetlen számla kétszer sújt. Az első csapás nyilvánvaló: nem kapta meg, amit megkeresett. A második, alattomosabb a cash flow-ját éri – a projekt költségeit már fedezte, így most valaki más tartozását finanszírozza a saját zsebéből. Egyetlen nagy kifizetetlen számla likviditási rést okozhat egy egyébként teljesen nyereséges ügynökségnél is. Ezért a tartozáskezelés mindenekelőtt a cash flow védelméről szól (hogyan kerülje el a likviditási réseket).

Megelőzés: hogyan akadályozza meg a tartozás kialakulását

A legjobb tartozás az, amely soha nem jön létre. A legfontosabb megelőző eszköz az előrefizetés és a szakaszos fizetés: amint a pénz egy része már a munka megkezdése előtt megérkezik, a nemfizetés kockázata drasztikusan csökken (a fizetési feltételekről). Ehhez társul az új ügyfelek átvilágítása, a szerződésben rögzített egyértelmű fizetési határidők és a követelések figyelemmel kísérése: látnia kell, ki mennyivel tartozik, jóval azelőtt, hogy a tartozás problémává válna.

Ha a fizetés késik: az első lépések

Abban a pillanatban, amikor a határidő lejár – ne hallgasson, és ne várjon. Küldjön azonnal emlékeztetőt, nyugodt és üzletszerű hangnemben: lehet, hogy a számla egyszerűen elkerülte a figyelmet. Ha továbbra is csend van, hívja fel, derítse ki az okot, és állapodjon meg egy konkrét dátumban. Gyakran ez is elég. A legfontosabb szabály: ne vállaljon új munkát olyan ügyfélnek, aki nem rendezte az előző számlát – így akadályozza meg, hogy a tartozás tovább nőjön.

Ha az ügyfél megtagadja a fizetést

Ha az emlékeztetők már nem hatnak, fokozatosan eszkalálja a helyzetet: írásbeli, hivatalos felszólítás a szerződésre hivatkozva, minden munka és hozzáférés leállítása, szükség esetén ügyvéd vagy behajtás bevonása. De számoljon józanul: néha olcsóbb elkönyvelni a veszteséget és továbblépni, mint hónapokig küzdeni egy olyan összegért, amely kisebb, mint az erre fordított idegek és idő ára. A lényeg, hogy vonja le a következtetést – egy ilyen ügyféllel ezentúl csak előrefizetés, vagy semmi.

Példa: tartozás és likviditási rés

Egy ügynökség átad egy 120 ezer értékű projektet; a hozzá kapcsolódó költségek (csapat, alvállalkozók) – 90 ezer – már kifizetésre kerültek. Az ügyfél két hónapig nem fizet. Ez a 90 ezer most „beragadt”: az ügynökség a saját forrásaiból finanszírozta valaki más projektjét, és pontosan ez a pénz hiányzott a bérekhez – likviditási rés keletkezett. 50%-os előleg esetén (60 ezer előre) csak 30 ezer ragadt volna be a 90 helyett, és nem alakult volna ki rés. Ugyanaz a tartozás, de a következmények eltérőek a fizetési feltételektől függően.

Honnan induljon

Rendezze a követeléseit: készítsen listát arról, ki mennyivel tartozik és mikor esedékes, és kezdje el korán jelezni a lejárt fizetéseket. Az új projekteknél pedig tegye normává az előrefizetést – ez a legtöbb tartozást már azelőtt megszünteti, hogy megjelenne. A fizetési naptár segít napra pontosan kordában tartani a beérkező befizetéseket.

A Finmapben a követelések és a lejárt fizetések egy pillantásra láthatók – ki, mennyivel és mikorra tartozott –, így a tartozások nem sikkadnak el, és az általuk okozott likviditási rések előre láthatóvá válnak. Próbálja ki ingyen 7 napig.