Wenn ein Kunde nicht zahlt: Forderungen eintreiben, ohne in eine Liquiditätslücke zu geraten

Früher oder später passiert es jeder Agentur: Die Arbeit ist erledigt, die Abnahme liegt vor, und das Geld kommt einfach nicht. Der Kunde sagt „nächste Woche“, dann „gerade ist eine schwierige Phase“, dann wird er einfach still. Eine unbezahlte Rechnung ist nicht nur entgangener Gewinn – sie trifft direkt Ihren Cashflow: Sie haben Ihr Team für diese Arbeit bereits bezahlt, und nichts ist zurückgeflossen, um das zu decken. Schauen wir uns an, wie Sie von vornherein verhindern, dass eine Forderung entsteht, und was zu tun ist, wenn es bereits so weit ist.

Warum Zahlungsausfälle nicht nur eine Frage des Geldes sind

Eine unbezahlte Rechnung trifft doppelt. Der erste Treffer ist offensichtlich: Sie haben nicht bekommen, was Sie verdient haben. Der zweite, heimtückischere, trifft Ihren Cashflow – Sie haben die Projektkosten bereits gedeckt und finanzieren nun die Schulden eines anderen aus eigener Tasche. Schon eine einzige große unbezahlte Rechnung kann bei einer durchaus profitablen Agentur eine Liquiditätslücke auslösen. Deshalb geht es beim Forderungsmanagement in erster Linie um den Schutz Ihres Cashflows (wie Sie Liquiditätslücken vermeiden).

Vorbeugung: verhindern, dass eine Forderung entsteht

Die beste Forderung ist die, die nie entsteht. Ihr wichtigstes Präventionsinstrument ist die Vorauszahlung und die Zahlung in Etappen: Sobald ein Teil des Geldes vor Beginn eingeht, sinkt das Ausfallrisiko deutlich (zu den Zahlungsbedingungen). Dazu kommen die Prüfung neuer Kunden, klare Zahlungsfristen im Vertrag und die Kontrolle der Forderungen: Sie sollten sehen, wer wie viel schuldet, und zwar deutlich bevor die Forderung zum Problem wird.

Wenn die Zahlung sich verzögert: erste Schritte

Sobald die Frist verstreicht – schweigen Sie nicht und warten Sie nicht. Senden Sie sofort eine Erinnerung, ruhig und sachlich: Die Rechnung ist vielleicht einfach untergegangen. Bleibt es weiter still, rufen Sie an, finden Sie den Grund heraus und vereinbaren Sie ein konkretes Datum. Oft reicht das bereits. Die wichtigste Regel: Übernehmen Sie keine neuen Aufträge für einen Kunden, der die vorherige Rechnung nicht beglichen hat – so verhindern Sie, dass die Forderung weiter wächst.

Wenn der Kunde die Zahlung verweigert

Wenn Erinnerungen nicht mehr wirken, eskalieren Sie schrittweise: eine schriftliche formelle Mahnung mit Bezug auf den Vertrag, ein Stopp aller Arbeiten und Zugänge und, falls nötig, ein Anwalt oder Inkasso. Rechnen Sie dabei aber nüchtern: Manchmal ist es günstiger, den Verlust zu verbuchen und weiterzumachen, als monatelang um einen Betrag zu kämpfen, der kleiner ist als die Nerven und die Zeit, die es Sie kostet. Wichtig ist, daraus eine Konsequenz zu ziehen – mit einem solchen Kunden gibt es künftig nur noch Vorauszahlung oder gar nichts.

Beispiel: Forderung und Liquiditätslücke

Eine Agentur liefert ein Projekt im Wert von 120 Tausend; die Kosten dafür (Team, Auftragnehmer) – 90 Tausend – sind bereits ausgegeben. Der Kunde zahlt zwei Monate lang nicht. Diese 90 Tausend sind nun „gebunden“: Die Agentur hat das Projekt eines anderen aus dem eigenen Cashflow finanziert, und genau dieses Geld fehlte ihr für die Gehaltszahlungen – eine Liquiditätslücke. Bei einer Anzahlung von 50 % (60 Tausend im Voraus) wären statt 90 nur 30 Tausend gebunden gewesen, und es wäre zu keiner Lücke gekommen. Dieselbe Forderung, aber die Folgen unterscheiden sich je nach Ihren Zahlungsbedingungen.

Womit Sie anfangen sollten

Bringen Sie Ihre Forderungen in Ordnung: Erstellen Sie eine Liste, wer wie viel schuldet und wann es fällig ist, und beginnen Sie frühzeitig, überfällige Zahlungen zu markieren. Und machen Sie bei neuen Projekten die Vorauszahlung zur Norm – das eliminiert die meisten Forderungen, bevor sie überhaupt entstehen. Ein Zahlungskalender hilft Ihnen, eingehende Zahlungen nach Datum im Blick zu behalten.

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