Pénzügyi menedzsment vs könyvelés egy digitális ügynökségnél: mi a különbség

Sok digitálisügynökség-tulajdonos biztos benne, hogy pénzügyeket menedzsel. A valóságban könyvelést végez – rögzíti, ami már megtörtént. De „a múlt rögzítése” és „a pénzügyek jövőbeli irányítása” két nagyon különböző dolog. Ennek a kettőnek az összekeverése likviditási résekbe és veszteséges projektekbe kerül az ügynökségeknek.

Nézzük meg, miben különbözik a könyvelés a pénzügyi menedzsmenttől, és miért van szüksége egy digitális ügynökségnek mindkettőre.

Könyvelés: visszatekintés

A könyvelés rögzíti a tényeket: mennyi bevétel érkezett, mennyi kiadás ment el, mennyi volt a nyereség az elmúlt hónapban. Ez egy pillantás a visszapillantó tükörbe. Szükség van rá – enélkül nem tudja, hol jár. De semmit sem mond arról, hova tart.

Egy ügynökség, amely csak könyvelést végez, utólag szembesül a problémával: veszteséggel zárja a hónapot, és ezt csak a következő félidejében veszi észre, amikor már nincs mit tenni ellene.

Pénzügyi menedzsment: előretekintés

A pénzügyi menedzsment a jövőre vonatkozó döntéshozatal a számok alapján. Mennyi pénz lesz a számlán három hét múlva? Lesz elég fedezet a bérekre, ha egy ügyfél késve fizet? Melyik projektet érdemes elvállalni, és melyiket kell visszautasítani? Ez már nem a múlt rögzítése – hanem tervezés és döntéshozatal.

Ide tartozik a fizetési naptár, a cash flow előrejelzés és a projektenkénti és ügyfelenkénti jövedelmezőség-elemzés. A különbség mélyebb áttekintéséhez lásd: Bookkeeping vs financial management: why you need both.

Miért van szüksége egy digitális ügynökségnek mindkettőre

A digitális szektorban a pénz egyenetlenül mozog. A hirdetési büdzsék átfolynak az ügynökségen, a kifizetések szakaszosan és halasztott feltételekkel érkeznek, miközben a vállalkozók és médiavásárlók időben szeretnék megkapni a pénzüket. Itt önmagában a könyvelésből nem lehet megélni – tervezésre van szükség.

De könyvelés nélkül sincs mire tervezni: az előrejelzés valós számokra épül. Tehát a könyvelés az alap, a pénzügyi menedzsment pedig az, amiért ezt az alapot lerakta.

Hogyan néz ez ki a gyakorlatban

A gyakorlatban minden két szokással kezdődik. Az első, hogy minden tranzakciót hozzárendel egy ügyfélhez és egy projekthez, így láthatja, melyik mennyire jövedelmező. 15 perc alatt ellenőrizheti, melyik projekt táplálja valójában az ügynökséget – amint azt itt bemutatjuk: Which project is actually profitable.

A második a fizetési naptár vezetése, hogy előre észrevegye a likviditási réseket (how to build one). Együtt alakítják a könyvelést menedzsmentté: nem csak azt tudja, mi történt – hanem eldönti, mi legyen a következő lépés.

Hol érdemes kezdeni

Ha már végez könyvelést, tegye meg a következő lépést. Adjon hozzá ügyfél és projekt szerinti bontást, és kezdjen el legalább egy hónappal előre tervezni a cash flow-t. Egy példáért arra, hogyan lépett át egy ügynökség a könyvelésről a menedzsmentre, lásd az esettanulmányt: Management accounting for an agency: a client-by-client view.

A Finmapben a könyvelés és a pénzügyi menedzsment egy helyen él: az ügyfelekhez rendelt tranzakciók automatikusan összeállnak jövedelmezőséggé, cash flow-vá és fizetési naptárrá. Próbálja ki ingyen 7 napig.