Magánóvoda: nyereség csoportonként, nem a tele folyosón

«Az óvoda tele van, féléves várólista van, és a hónap végén kevesebbet fizetek ki magamnak, mint a vezető óvónőmnek. Amikor végre lebontottuk a számokat csoportonként, kiderült, hogy az egyik csoport évek óta havi 12 000 UAH veszteséget termel. Egy közös kasszával ezt egyszerűen sosem vettem észre.»

A magánóvoda azon vállalkozások közé tartozik, amelyek kívülről virágzónak tűnnek. A gyerekek nevetnek a játszótéren, a szülők meleg visszajelzéseket hagynak, a csoportok fel vannak töltve, és várólista lóg a táblán a bejáratnál. Az intézményvezető végigsétál a folyosón, húsz apróságtól hallja a „jó reggelt”-et, és arra következtet, hogy a pénzügyekkel minden rendben. Aztán leül, hogy megszámolja, mi marad ténylegesen neki, és az összeg meglepetést okoz. Méghozzá a legrosszabb értelemben.

Az ok szinte mindig ugyanaz. Az óvoda egy közös kasszát vezet: mennyi jött be az összes szülőtől, mennyi ment ki bérre, ételre és bérleti díjra. Egy nagy bevételi szám, egy nagy kiadási szám, a köztük lévő rés, és ennyi. Csakhogy az óvoda csoportokból áll, és minden csoport a saját életét éli. Az egyik viszi a hátán az egész intézményt, a másik csendben felemészti a nyereséget, a kassza átlaga pedig mindezt elfedi. Nézzük végig nyugodtan, ahogyan egyszer én is végiggondoltam.

A csoportonkénti nyereség egyszerűen elmondva

Képzelje el az óvodáját nem egy vállalkozásként, hanem négy kis vállalkozásként egy tető alatt. Minden csoport saját történet, saját bevétellel és saját költségekkel. Egy csoport bevétele az adott csoportba járó gyerekek szülői díjaiból áll, plusz a csoporthoz kötött kiegészítő szolgáltatásokból: szakkörök, angol, logopédia. Egy csoport közvetlen költségei a csoport óvónőinek és dajkájának bére, a saját gyerekeinek étkeztetése, valamint a terem bérleti díjának rá eső része.

Ha a csoport bevételéből levonja a közvetlen költségeit, ami marad, az a csoport hozzájárulása az óvoda teljes nyereségéhez. Ez a szám mondja meg az igazságot. Nem az, hogy hány gyerek jár a csoportba, vagy hogy milyen kedvesek a szülők, hanem az, hogy mennyit hoz ez a konkrét csoport az intézménynek azután, hogy kifizette a dolgozóit és megetette a gyerekeket. Egyes csoportok többletet termelnek, és ők tartják el az egész óvodát. Mások nullszaldósak vagy veszteségesek, és ekkor a szomszédos csoportok fizetnek értük – és Ön is, a saját fizetéséből.

A lényeg, hogy ez nem az önmagáért való könyvelés. Ez a tulajdonos szemszöge arra, hogy a pénze valójában hol születik. Amíg csak a közös kasszát látja, vakon kormányoz. Abban a pillanatban, amikor meglátja a csoportonkénti bontást, egyszerű és becsületes eszközöket kap a kezébe.

Miért hazudik mindig az átlag

A legalattomosabb dolog egy óvodában az átlagos kihasználtság. Azt mondja magának: „85 százalékos kapacitáson vagyunk, ez remek.” És valóban remekül hangzik. Csakhogy e mögött a 85 százalék mögött elrejtőzhet egy 100 százalékig feltöltött csoport és a szomszédja, amely talán csak 60 százalékban van feltöltve. Az átlag összemosta őket, és megnyugtatta Önt, miközben az egyik csoport alig lélegzik.

Egy üres hely a csoportban közvetlen veszteség, amit kevesen vesznek észre. Íme, miért. A csoport 20 gyerekre van kialakítva, de csak 12 jár be. A termet teljes egészében kibérlik, teljesen fűtik, teljesen takarítják. Az óvónők és a dajka ugyanazt a bért kapják, akár 12, akár 20 apróság ül előttük. Így szinte a teljes csoport összes költségét viseli, miközben csak 12 gyerek után szed be bevételt. Minden üres hely nem „a jövőben valahol elveszett bevétel”. Ez most, ebben a pillanatban, minden hónapban szivárgó pénz – csendben és észrevétlenül.

Ezért az az intézményvezető, aki az összesített kihasználtsági számnak örül, gyakran korán örül. Amit érdemes megünnepelni, az az egyes csoportok kihasználtsága önmagában. Egy alultöltött csoport felemésztheti két teljesen feltöltött csoport nyereségét. És amíg csak az átlagot nézi, ezt nem fogja észrevenni.

Hogyan néz ki ez számokban

Vegyünk egy hipotetikus, de nagyon jellemző négycsoportos óvodát. A díj átlagosan 8 000–9 000 UAH gyerekenként havonta. A „csoportmarzs” oszlopban már levontam az adott csoport óvónőinek és dajkájának bérét, a gyerekei étkeztetését és a bérleti díj rá eső részét. Tehát ez a csoport tiszta hozzájárulása az óvoda erszényéhez.

Nézze a jobb oldali oszlopot, ne a bevételt. A középső csoport bevétele egész 96 000 UAH, szép összeg, tizenkét valódi gyerek és elégedett szülők mögött. Mégis, ennek a csoportnak a hozzájárulása a nyereséghez mínusz kilencezer. Minden hónapban pénzt von ki a vállalkozásból. Miért? A terem ugyanaz, mint egy teljesen feltöltött csoporté. Az óvónők és a dajka teljes bért kapnak. A bérleti díj és a rezsi nem csökkent azért, mert nyolc hely üresen áll. És mindezt csak tizenkét család fizeti.

Most nézze meg a bölcsődét. Színültig tele van, a bevétel tisztes, a marzs pedig szerény, 22 000 UAH. Ez normális egy bölcsődei csoportnál: a kicsiknek több személyzet kell, egy dajka fizikailag nem tud sok apróságot ellátni, ezért itt a legnehezebb a bérköltség aránya. A bölcsődei csoportok ritkán a nyereség csillagai, és ez nem ok arra, hogy bezárja őket. De ezt tudnia kell, hogy ne fűzzön hozzájuk olyan reményeket, amelyeket nem tudnak beváltani.

E bontás nélkül az intézményvezető tovább öntené az energiát a „nagy” középső csoportba, büszke lenne a bevételére, és sosem értené meg, hová tűnik a nyereség. Pedig pontosan ide tűnik: mínusz kilencezer havonta, szorozva tizenkét hónappal.

Bér és kihasználtság: a legfontosabb számpár

Egy magánóvodában a bér a legsúlyosabb költségtétel. Saját és kollégáim tapasztalata szerint a bérköltség a bevétel 45–60 százalékát emészti fel, gyengén feltöltött helyeken pedig akár 70 százalék felé is kúszik. Ez a legfontosabb szám, amit havonta érdemes figyelni. És itt rejlik egy csapda, amiről kevesen beszélnek.

Az óvónő fizetése fix. Ugyanazt a bért fizeti, akár 20, akár 12 gyerek ül előtte. A csoport bevétele viszont a kihasználtsággal együtt mozog. Amikor a csoport teljesen feltöltött, a dajka és az óvónők bére mondjuk a csoport bevételének 45 százalékát viszi el, a többi a vállalkozásnál marad. Amint a kihasználtság 60 százalékra esik, a bevétel csökken, miközben a bér nem mozdul. És ugyanaz a bér most nem 45, hanem teljes 70 százalékot emészt fel. Egy csoport, amely tavaly nyereséges volt, veszteségessé válik, pedig senkinek nem emelte a bérét, és semmit nem rontott el.

Ezért az egyes csoportok kihasználtsága és a bérköltség aránya valójában egyetlen számpár, amelyet együtt kell olvasni. A kihasználtság dönti el, hogy a csoport el tudja-e tartani a saját bérköltségét. Nem „az egész óvodára nézve”, hanem csoportonként. Amikor ez a számpár a kezében van, a döntések maguktól adódnak: ennek a csoportnak több gyerek kell, ennek nem szabad bővítenie a létszámot, itt pedig ideje két alultöltött csoportot eggyé vonni.

Szezonalitás: hogyan ne süllyedjen el nyáron

A nyár a magánóvoda saját külön fájdalma. Júniusban elindul a kiáramlás: az egyik gyereket elviszik nagymamához a faluba, a másik a tengerpartra megy egy hónapra a szüleivel, a harmadik „szeptemberig” szünetelteti. A kihasználtság, amely télen 90 százalékon állt, júliusban-augusztusban könnyen 50–60-ra esik. A dolgozók bére, a bérleti díj és a rezsi viszont nem tűnik el sehova. Ugyanaz, mint főszezonban.

A legrosszabb eset, ha az intézményvezető terv és tartalék nélkül lép be a nyárba. Ekkor két-három nyári hónap felemészti azt, amit az intézmény ősszel és télen megkeresett, és az év a nulla közelében zár. Pedig minden egyes hónap külön-külön rendben nézett ki. Ahhoz, hogy a nyár ne tegye tönkre az éves eredményt, előre fel kell rá készülnie, még decemberben.

Ami a gyakorlatban működik. Először: tartalék. Tegyen félre az erős hónapok nyereségéből egy részt, külön, a nyári visszaesés párnájaként, és ne költse el a futó kiadásokra. Másodszor: nyári programok – minitábor, foglalkozás-sorozatok, rövid turnusok azoknak a családoknak, akik a városban maradnak. Ez megtartja a bevétel egy részét, és lefoglalja a személyzetet. Harmadszor: helyfoglalási politika. Sok óvoda részleges nyári díjat számít fel a hely megtartásáért, mondjuk 40–50 százalékot, hogy a család szeptemberben ne veszítse el a csoportját, és a vállalkozás se maradjon üres kézzel. Negyedszer: ne duzzassza fel a létszámot a szeptemberi csúcsra, amelyet aztán nyáron fájdalmasan le kell majd építenie. Tervezze a létszámot a valós éves kihasználtság alapján, ne a legjobb hónapja alapján.

Hogy hangzik ez a valóságban

«Az óvoda tele van, a szülők elégedettek, és nekem alig marad valami.» Ezt a mondatot tucatnyi tulajdonostól hallottam, és szinte mindig ugyanaz az okcsoport áll mögötte. Az egyik csoport csendben veszteséges, a többiek fizetnek érte. A nyár elvisz két hónapot, és felemészt egy tartalékot, ami eleve nem is létezett. Egy-két év alatt a bérek gyorsabban nőttek, mint az átlagos díj, és a bérköltség aránya 50-ről 62 százalékra csúszott. A második gyermekek, a „saját embereink”, a kollégák kedvezményei felhalmozódtak, és most már számottevő részt harapnak ki. És mindezek fölött ott a közös kassza, ahol ezen okok egyike sem látszik önmagában.

Eközben az intézményvezető becsületesen és keményen dolgozik. Reggeltől ott van az óvodában, a szülőkkel, a konyhával, az ellenőrzésekkel, a felújításokkal foglalkozik. Egyszerűen sem ideje, sem eszköze nincs leülni és csoportonként szétbontani a nyereséget. És amíg ez a bontás hiányzik, megérzésre támaszkodik. A megérzés pedig azt mondja, minden rendben van, mert a gyerekek nevetnek, és sor áll az ajtó előtt. A számok mást mondanak.

«A legnehezebb rész nem a számolás volt. A legnehezebb az volt, hogy beismerjem: az a csoport, amelyikre a legbüszkébb voltam a meleg szülői kapcsolatok miatt, évekig feszültség alatt tartotta az egész óvodát.»

Hogyan látja ezt a Finmapben

Ahhoz, hogy egy ilyen bontás egyáltalán lehetséges legyen, egy helyen kell vezetnie a nyilvántartást, és már a kezdetektől helyesen kell címkéznie. A Finmapben ez magától összeáll, hónap végén nincs szükség kézi Excel-bűvészkedésre.

Megjelöli a bevételt csoport és szolgáltatás szerint: a szülői díjakat csoportonként taggeli, a kiegészítő tételeket – angol, logopédus, szakkörök – pedig külön tartja. Így láthatja, mennyit hoz az egyes csoport, és mennyit keresnek rá a szolgáltatások. A közvetlen költségeket ugyanezekkel a kapcsolatokkal viszi be: az óvónők és a dajka bérét a saját csoportjukhoz, az étkeztetést, a bérleti díj rá eső részét. Minden csoport marzsát Ön helyett kiszámolja a rendszer, és minden hónapban látja a fenti példa jobb oldali oszlopát – csak a saját valós számaival. A fizetési naptár pedig előre mutatja a szülői díjakat: ki fizetett már, kinek van elmaradása, mennyi pénzre számíthat ezen a héten és a jövő héten. Nem kell találgatnia, lesz-e elég a 20-ai bérfizetésre, mert előre látja.

A legértékesebb az, hogy ezek a számok minden nap a szeme előtt vannak, nem évente egyszer, amikor már semmin nem lehet változtatni. A felvételről, a létszámról, az árakról és a kedvezményekről a csoport marzsa alapján dönt, nem a teli folyosó érzése alapján.

Hol kezdje ezen a héten

• Bontsa szét a bevételt csoportonként. Egyszerűen ossza szét az áprilisi vagy májusi szülői díjakat a négy csoport között. Már ez önmagában felnyitja a szemét.
• Számolja ki külön az egyes csoportok kihasználtságát. Ne az óvodai átlagot, hanem mindegyiket külön-külön: hány hely van, és ténylegesen hány van feltöltve.
• Kösse a béreket a csoportokhoz. Minden óvónő és dajka egy adott csoportban dolgozik, tehát a bére arra a csoportra kerül.
• Számolja ki a bérköltség arányát a bevételhez képest. Ha átlépte a 60 százalékot, ez jelzés: vagy töltse fel a csoportokat, vagy vizsgálja felül a létszámot.
• Találja meg a veszteséges csoportot. Szinte biztos, hogy létezik. A döntés később jön — feltöltés, összevonás vagy áremelés.
• Számolja ki egy üres hely költségét. Ossza el a csoport közvetlen költségeit a helyek számával, és meglátja, mennyibe kerül minden üres szék.
• Képezzen nyári tartalékot. Számolja ki, mennyit emészt fel július és augusztus, és kezdje el félretenni már ősszel.

Kapcsolódó téma — ha a csoportonkénti bontás azt mutatja, hogy Ön abból fizeti magát, ami éppen megmarad, olvassa el: Oktatási vállalkozás: hogyan hagyja abba a teljes nyereség felélését, és kezdjen el fizetni magának. Ahhoz pedig, hogy az óvoda legsúlyosabb tételét — a bért — kordában tartsa, nézze meg: Mekkora hányada mehet a bevételének bérekre.

«Az óvodában a nyereség nem ott van, ahol a gyerekek a leghangosabban nevetnek. Ott van, ahol a csoport tele van, és a bér belefér a bevételébe.»

A pénz nem tűnik el. Ön csak nem látja.

Az óvodája nyeresége nem tűnik el. Csendben felszívódik egy alultöltött csoportba, két nyári hónapba, és olyan kedvezményekbe, amelyeket sosem számolt külön. Számolja ki minden csoport marzsát és minden csoport kihasználtságát, és egyetlen este alatt világossá válik a kép. A Finmap megmutatja a bevételt csoport és szolgáltatás szerint, a közvetlen költségeket külön, minden csoport marzsát, és a szülői díjak fizetési naptárát, hogy lássa, ki táplálja Önt, és ki eszi fel a nyereséget. Próbálja ki ingyen 14 napig, és nézze meg az óvodáját egy új szemszögből.