Escola infantil particular: lucro por turma, não por corredor cheio

«A escola infantil está lotada, tem fila de espera de seis meses e, no fim do mês, eu tiro menos para mim do que pago para a minha professora mais experiente. Quando finalmente abrimos os números por turma, descobri que uma delas dava prejuízo de 12.000 UAH todo mês havia anos. Com um caixa único para tudo, eu simplesmente nunca tinha percebido.»

Uma escola infantil particular é daqueles negócios que, de fora, parecem estar florescendo. As crianças riem no parquinho, os pais deixam avaliações carinhosas, as turmas têm equipe completa e há uma lista de espera no quadro da entrada. A diretora caminha pelo corredor, ouve «bom dia» de vinte pequenos e pensa que, no financeiro, está tudo bem. Aí ela senta para calcular o que de fato sobra para ela — e o valor vem como surpresa. Uma surpresa das piores.

O motivo quase sempre é o mesmo. A escola infantil olha para um caixa único: quanto entrou de todas as famílias, quanto saiu com salários, alimentação e aluguel. Um número grande de receita, um número grande de despesa, a diferença entre eles, e pronto. Só que uma escola é feita de turmas, e cada turma tem vida própria. Uma sustenta a escola inteira, outra come o lucro em silêncio, e a média do caixa esconde tudo isso. Vamos destrinchar com calma, do jeito que um dia eu precisei destrinchar para mim.

Lucro por turma, em bom português

Imagine sua escola infantil não como um negócio só, mas como quatro pequenos negócios debaixo do mesmo teto. Cada turma é uma história, com suas próprias receitas e custos. A receita de uma turma vem das mensalidades das crianças que frequentam aquela sala, mais os serviços extras ligados a ela: oficinas, inglês, fonoaudiologia. Os custos diretos da turma são os salários das professoras e da auxiliar daquela turma, a alimentação daquelas crianças e a parte do aluguel referente à sala que ela ocupa.

Quando você subtrai os custos diretos de uma turma da receita dela, o que sobra é a contribuição daquela turma para o lucro geral da escola. Esse número mostra a verdade. Não quantas crianças há na sala nem o quanto os pais são queridos, mas quanto aquela turma específica deixa para a escola depois que a equipe é paga e as crianças são alimentadas. Algumas turmas dão sobra, e são elas que sustentam a escola toda. Outras empatam ou dão prejuízo — e aí as turmas vizinhas pagam a conta. Você também paga, do seu próprio pró-labore.

O ponto principal é que isso não é contabilidade por contabilidade. É o olhar de dona sobre onde o seu dinheiro realmente nasce. Enquanto você enxerga apenas o caixa único, está dirigindo no escuro. No momento em que vê o detalhamento por turma, passa a ter alavancas simples e honestas para agir.

Por que a média sempre engana

A coisa mais traiçoeira numa escola infantil é a ocupação média. Você diz para si mesma: «Estamos com 85% de ocupação, está ótimo.» E parece ótimo mesmo. Mas, por trás desses 85%, pode existir uma turma lotada, com 100% das vagas preenchidas, e a turma ao lado com talvez 60% das crianças. A média juntou tudo, deixou o número bonito e te tranquilizou, enquanto uma das turmas mal consegue respirar.

Uma vaga vazia numa turma é um prejuízo direto que pouca gente percebe. Funciona assim: a turma foi pensada para 20 crianças, mas 12 frequentam. A sala é alugada por inteiro, aquecida por inteiro, limpa por inteiro. As professoras e a auxiliar recebem o mesmo salário tendo 12 ou 20 pequenos na frente delas. Ou seja: você arca com quase todos os custos de uma turma cheia, mas recebe mensalidade de apenas 12 crianças. Cada vaga vazia não é «uma receita perdida em algum momento do futuro». É dinheiro vazando agora, todo mês, em silêncio, sem chamar atenção.

Por isso, a diretora que comemora a ocupação geral muitas vezes comemora cedo demais. O que merece comemoração é a ocupação de cada turma separadamente. Uma turma incompleta pode comer o lucro de duas turmas cheias. E, enquanto você olhar só para a média, não vai perceber.

Como isso aparece nos números

Vamos pegar uma escola infantil hipotética, mas muito comum, com quatro turmas. A mensalidade média fica entre 8.000 e 9.000 UAH por criança ao mês. Na coluna «margem da turma», eu já descontei os salários das professoras e da auxiliar daquela turma, a alimentação das crianças e a parte do aluguel. Ou seja: é a contribuição limpa daquela turma para o caixa da escola.

Olhe para a coluna da direita, não para a receita. A receita do Infantil 2 é de 96.000 UAH — um valor respeitável, vindo de doze crianças reais e famílias satisfeitas. Mesmo assim, a contribuição dessa turma para o lucro é negativa: menos nove mil. Todo mês, ela tira dinheiro do negócio. Por quê? A sala é a mesma de uma turma cheia. As professoras e a auxiliar recebem salário cheio. O aluguel e as contas não diminuíram porque oito vagas ficaram vazias. E apenas doze famílias estão pagando por tudo isso.

Agora olhe para o berçário. Está lotado, a receita é boa, e a margem é modesta: 22.000 UAH. Isso é normal em berçário: crianças menores precisam de mais equipe, uma auxiliar sozinha não dá conta fisicamente de muitos bebês, então a folha pesa mais aqui. Berçários raramente são estrelas de lucro, e isso não é motivo para fechá-los. Mas você precisa saber disso para não colocar neles uma expectativa que eles não conseguem carregar.

Sem esse detalhamento, a diretora continuaria colocando esforço na turma «grande» do Infantil 2, se orgulharia da receita dela e nunca entenderia para onde o lucro vai. E ele vai exatamente para ali: menos nove mil por mês, multiplicados por doze meses.

Salários e ocupação: a dupla de números mais importante

Numa escola infantil particular, salários são a linha de custo mais pesada. Pela minha experiência e pela de colegas, a folha consome entre 45% e 60% da receita; em escolas com ocupação fraca, chega perto de 70%. Esse é o principal número para acompanhar todo mês. E aqui existe uma armadilha que pouca gente fala em voz alta.

O salário da professora é fixo. Você paga o combinado tendo 20 crianças ou 12 na sala. Já a receita da turma varia conforme a ocupação. Quando a turma está cheia, os salários da professora e da auxiliar consomem, digamos, 45% da receita daquela turma, e o restante fica para o negócio. Assim que a ocupação cai para 60%, a receita diminui, mas o salário não se mexe. E aquele mesmo salário passa a comer não 45%, mas 70% da receita. Uma turma que dava lucro no ano passado vira deficitária, mesmo sem você ter aumentado nenhum salário nem feito nada errado.

Por isso, a ocupação de cada turma e o peso da folha sobre a receita são, na prática, um par de números que precisa ser lido junto. A ocupação mostra se a turma consegue bancar a própria equipe. Não «a escola como um todo», mas cada turma. Quando você tem esse par diante dos olhos, as decisões começam a ficar óbvias: esta turma precisa de mais crianças, esta aqui não deve ganhar mais funcionários, e ali talvez seja hora de juntar duas turmas incompletas em uma só.

Sazonalidade: como não afundar no verão

O verão é uma dor muito própria das escolas infantis particulares. Em junho começa a saída: uma criança vai para a casa da avó no interior, outra viaja para o mar com os pais por um mês, uma terceira faz uma pausa «até setembro». A ocupação que se mantinha em 90% no inverno cai facilmente para 50% ou 60% em julho e agosto. Só que salários, aluguel e contas continuam ali. Iguais aos meses de alta.

O pior cenário é a diretora entrar no verão sem plano e sem reserva. Aí dois ou três meses de baixa comem o que a escola ganhou no outono e no inverno, e o ano termina perto do zero. Mesmo que cada mês, visto isoladamente, parecesse bom. Para o verão não destruir o resultado do ano, é preciso se preparar com antecedência, ainda em dezembro.

O que funciona na prática. Primeiro, uma reserva. Separe parte do lucro dos meses fortes como colchão para a queda do verão, e não use esse dinheiro nas despesas do dia a dia. Segundo, programas de férias: colônia, atividades especiais, turnos curtos para as famílias que ficam na cidade. Isso segura parte da receita e mantém a equipe ocupada. Terceiro, uma política de reserva de vaga. Muitas escolas cobram uma mensalidade parcial no verão para manter a vaga, algo como 40% ou 50%, para a família não perder a turma em setembro e o negócio não ficar sem nada. Quarto, não infle a equipe para o pico de setembro se depois vai precisar cortar tudo dolorosamente no verão. Planeje o quadro de funcionários pela ocupação real do ano, não pelo seu melhor mês.

Como isso soa na vida real

«A escola está cheia, os pais estão felizes, e sobra pouco para mim.» Já ouvi essa frase de dezenas de donas, e quase sempre há o mesmo conjunto de motivos por trás. Uma turma dá prejuízo em silêncio, e as outras pagam por ela. O verão leva dois meses embora e consome uma reserva que nem existia. Ao longo de alguns anos, os salários subiram mais rápido do que a mensalidade média, e a folha foi de 50% para 62% da receita. Descontos para o segundo filho, para «gente de casa», para colegas foram se acumulando e agora mordem uma fatia considerável. E por cima de tudo existe o caixa único, onde nenhum desses motivos aparece separadamente.

Enquanto isso, a diretora trabalha muito e com honestidade. Está na escola desde cedo, lidando com pais, cozinha, fiscalizações, consertos. Ela simplesmente não tem nem um minuto nem uma ferramenta para sentar e separar o lucro por turma. Enquanto esse detalhamento não existe, ela decide no feeling. E o feeling diz que está tudo bem, porque as crianças riem e a fila de espera está na porta. Os números dizem outra coisa.

«A parte mais difícil não foi fazer as contas. Foi admitir que a turma da qual eu mais me orgulhava, por causa das famílias tão queridas, manteve a escola inteira no aperto por anos.»

Como enxergar isso no Finmap

Para esse tipo de análise ser possível, você precisa registrar tudo em um só lugar e marcar as informações corretamente desde o começo. No Finmap, isso se monta praticamente sozinho, sem malabarismo manual no Excel no fim do mês.

Você marca as entradas por turma e por serviço: identifica as mensalidades por turma e mantém separadas as linhas extras — inglês, fonoaudióloga, oficinas. Assim, dá para ver quanto cada turma traz e quanto os serviços adicionam por cima. Você lança os custos diretos com os mesmos vínculos: salários das professoras e auxiliares na turma correspondente, alimentação, parte do aluguel. A margem de cada turma é calculada para você e, todos os meses, você enxerga aquela coluna da direita do exemplo acima — só que com os seus números reais. E o calendário de pagamentos mostra as mensalidades das famílias com antecedência: quem já pagou, quem está atrasado, quanto dinheiro deve entrar nesta semana e na próxima. Você para de adivinhar se vai ter o suficiente para pagar a folha no dia 20, porque passa a ver isso antes.

O mais valioso é que todos esses números ficam na sua frente todos os dias, não uma vez por ano, quando já não dá para mudar nada. Você toma decisões sobre matrículas, equipe, preços e descontos com base na margem de cada turma, não na sensação de corredor cheio.

Por onde começar esta semana

• Separe a receita por turma. Pegue as mensalidades de abril ou maio e divida entre as quatro turmas. Só isso já abre os olhos.
• Calcule a ocupação de cada turma separadamente. Não a média da escola, mas turma por turma: quantas vagas existem e quantas estão realmente ocupadas.
• Vincule os salários às turmas. Cada professora e auxiliar trabalha em uma turma específica, então o salário delas deve cair naquela turma.
• Calcule quanto a folha representa da receita. Se passou de 60%, é um sinal: ou você preenche as turmas, ou revê o tamanho da equipe.
• Encontre sua turma deficitária. Ela quase certamente existe. A decisão vem depois: preencher, juntar com outra ou aumentar o preço.
• Calcule o custo de uma vaga vazia. Divida os custos diretos da turma pelo número de vagas e você verá quanto custa cada cadeira desocupada.
• Crie uma reserva para o verão. Calcule quanto julho e agosto consomem e comece a guardar para eles ainda no outono.

Falando nisso — se o detalhamento por turma mostrar que você se paga com o que sobra, leia Negócios de educação: como parar de comer todo o lucro e começar a se pagar. E, para manter sob controle a linha mais pesada da escola — os salários —, veja Quanto da sua receita pode ir para salários.

«O lucro de uma escola infantil não está onde as crianças riem mais alto. Está onde a turma está cheia e o salário cabe dentro da receita dela.»

O dinheiro não desaparece. Você só não está vendo.

O lucro da sua escola infantil não some. Ele se dissolve, em silêncio, em uma turma incompleta, em dois meses de verão e em descontos que você nunca contou separadamente. Calcule a margem de cada turma e a ocupação de cada turma, e em uma única noite a imagem fica clara. O Finmap mostra receitas por turma e por serviço, custos diretos separados, margem de cada turma e um calendário de pagamentos das famílias, para você enxergar quem sustenta o negócio e quem está comendo o lucro. Teste grátis por 14 dias e olhe para a sua escola de um jeito novo.