Gli invenduti in panetteria: quanto costa infornare troppo poco

«Ogni sera butto via settantasei pezzi. Sono diciassette cassette a settimana. E ogni sera ho paura di infornarne di meno» — così ha iniziato il discorso Solomiya, titolare di un panificio-pasticceria con punto vendita proprio.

Scena familiare? Di mattina profuma tutto, verso mezzogiorno la vetrina è mezza vuota, alle cinque il banconista chiede se portare altra roba, e alle otto di sera mettete in un sacco quello che non venderete più a nessuno.

La causa è quasi sempre la stessa. Qui la merce vive un giorno, quindi ogni decisione sulla quantità è una scommessa fatta dodici ore prima del risultato. Finché quella scommessa non diventa una riga con due prezzi — il prezzo dell'eccesso e il prezzo della mancanza — non vedete da che parte state sbagliando.

In questo articolo scomponiamo il panificio in due unità: il panino finito tra gli invenduti e il panino che non si è fatto in tempo a infornare. E mostriamo perché il secondo costa di più.

La strada di Solomiya: dal forno di casa al panificio con la vetrina

Solomiya ha iniziato con il forno di casa e le torte ordinate tramite conoscenti. Contava in modo semplice: ho comprato ingredienti per tanto, ho dato la torta per tanto, la differenza è mia.

Due anni dopo ha affittato un locale e ha installato il forno. Dopo quattro ha aperto un punto vendita accanto al laboratorio, ha aggiunto pane e lievitati, ha assunto tre fornai e due banconiste.

È stato allora che è sparita la chiarezza. Il fatturato è cresciuto di decine di volte, nel bilancio è comparsa una redditività normale. La sensazione dei soldi, invece, è sparita per sempre — insieme a quella cassetta della sera che non veniva contata da nessuna parte.

«Nel forno di casa infornavo esattamente quello che mi avevano ordinato. Nel panificio ogni giorno indovino quante persone entreranno. E ancora oggi non so a quante di loro non sono arrivata».

Perché «abbiamo venduto tutto» e «abbiamo infornato tutto» sono due attività diverse

In un panificio ci sono due produzioni nello stesso locale. La prima è quello che avete infornato. La seconda è quello che siete riusciti a vendere prima della chiusura. Tra le due c'è sempre una differenza, e quella differenza sono i vostri soldi.

La differenza non svanisce se non la si guarda. Passa semplicemente dalla vetrina al sacco, e dal sacco alla riga «ingredienti», dove sembra un normalissimo costo del venduto.

Che cosa vede la titolare nel report della sera

Fatturato della giornata 23 392 ₴, ingredienti 7 980 ₴, tutto il resto a fine mese. La cassa chiude senza buchi.

Il problema è che nessun numero del report dice a quante persone alle cinque e mezza è stato risposto «è già finito» — né quante di loro torneranno.

La vita prima che ogni panino diventasse una riga

Lo stato in cui Solomiya ha vissuto per quasi tre anni lo riconosce qualsiasi panificio cresciuto da un forno di casa.

• Gli invenduti si vedevano a cassette, non in cifre. «Oggi è rimasto tanto» — e nessuna somma, nessuna referenza, nessun andamento.
• La mancanza non veniva registrata affatto. Lo scaffale vuoto alle cinque sembrava un bel segno: hanno comprato tutto, bravi.
• La quantità per il giorno dopo la decideva il fornaio a sensazione. Il riferimento era quanto impasto è comodo fare, non quanto è andato via ieri e a che ora.
• Tutte le referenze si contavano con la stessa regola. Una pagnotta al costo come un decimo di una torta — ma l'errore sulla quantità costa lo stesso dentro la cassetta.
• Il ribasso serale era considerato un'ammissione di fallimento. Vendere a meno sembrava peggio che buttare, perché «rovina il prezzo».
• Meteo, feste e giorni di stipendio non erano segnati da nessuna parte. Così l'anno dopo tutti gli stessi buchi si ripetevano con lo stesso stupore.

Nessuno di questi problemi era di cucina. Tutti e sei erano di gestione dei numeri — ed è proprio per questo che non li vedeva né il fornaio né il contabile.

La giornata del panificio in numeri

La prima cosa che ha fatto Solomiya è stata contare una giornata normale fino all'ultimo pezzo.

Indicatore	Valore
Infornato in un giorno	420 pezzi
Venduto	344 pezzi
Invenduto	76 pezzi (18,1%)
Prezzo medio	68 ₴
Ingredienti per pezzo	19 ₴
Fatturato della giornata	23 392 ₴
Ingredienti della giornata	7 980 ₴
Invenduti in denaro	1 444 ₴

Che cosa significano esattamente quei 18,1%

Settantasei pezzi su quattrocentoventi: quasi uno su cinque. Nella cassetta finiscono ogni giorno 1 444 ₴ di prodotti: 76 moltiplicato per 19 ₴.

Suona come una catastrofe. Ma guardatela dall'altro lato: quei 18,1% sono il prezzo del fatto che alle cinque in vetrina c'era ancora qualcosa. Un panificio con zero invenduti è un panificio che alle quattro del pomeriggio ha lo scaffale vuoto.

L'unità principale: 49 ₴ di margine su un panino

Tutte le decisioni in un panificio si fermano su un unico numero: quanto resta da un pezzo venduto.

Come contare il margine per pezzo e non per giornata

Prezzo 68 ₴ meno ingredienti 19 ₴: restano 49 ₴ di margine su ogni pezzo venduto.

Ma i soldi li pagate non per il venduto, bensì per l'infornato. In un mese il panificio inforna 420 × 26 = 10 920 pezzi, ne vende 344 × 26 = 8 944, ne butta 76 × 26 = 1 976. Quindi gli ingredienti veri su un pezzo venduto sono 207 480 ₴ divisi per 8 944, cioè 23,20 ₴ e non 19 ₴.

Aggiungete i costi fissi: 310 000 ₴ divisi per 8 944 fanno 34,66 ₴ su ogni pezzo venduto. Restano 68 − 23,20 − 34,66 = 10,14 ₴ di utile per panino. È esattamente quello che guadagnate quando una persona prende qualcosa dalla vetrina.

Il mese: da dove arrivano 90 712 ₴

Ventisei giorni lavorativi, e il quadro si compone del tutto.

Voce	Importo del mese
Fatturato	608 192 ₴
Ingredienti	207 480 ₴
Affitto	58 000 ₴
Stipendi	186 000 ₴
Utenze con il forno	42 000 ₴
Altro	24 000 ₴
Totale altri costi	310 000 ₴
Utile	90 712 ₴ (14,9%)
Di cui finito nella cassetta	37 544 ₴ (41,4% dell'utile)

Gli invenduti che si prendono il 41,4% dell'utile

1 444 ₴ al giorno diventano 37 544 ₴ al mese. Non è un astratto «costo di produzione»: sono prodotti il cui acquisto non ha portato una sola grivnia di fatturato.

Ed è il 41,4% dell'utile del panificio. Cioè su ogni dieci grivnie che Solomiya porta fuori dall'attività, quattro le porta ogni sera nella spazzatura sotto forma di pane.

«Quando ho visto per la prima volta trentasettemila al mese, il primo pensiero è stato: basta, infornare meno. Per fortuna quel giorno non ho dato ascolto a me stessa».

Il non infornato costa più dell'invenduto

Ecco il punto in cui perdono soldi tutti i panifici che «finalmente hanno messo mano agli invenduti».

Contate i due prezzi dell'errore. Un pezzo in eccesso vi costa 19 ₴: i prodotti li avete già pagati e sono finiti nella cassetta. Un pezzo che è mancato costa 49 ₴: è il margine che la persona era già pronta a lasciarvi, ma la merce sullo scaffale non c'era.

Dividete 49 per 19 e viene fuori che il non infornato costa più dell'invenduto circa 2,6 volte. E questi sono soltanto i soldi di un giorno.

Perché lo scaffale vuoto alle cinque costa più della cassetta degli invenduti

La persona a cui è stato detto «il pane è già finito» non si porta via soltanto 49 ₴. Va nel panificio successivo e, se là alle cinque il pane c'è, la settimana dopo andrà subito lì — già senza di voi.

Un panino invenduto si prende 19 ₴ una volta sola. Lo scaffale vuoto si prende 49 ₴ oggi più il rischio di perdere una persona che entrava tre volte a settimana. Il primo è un costo, il secondo è un abbandono che non c'è in nessun report: non c'è niente da registrare, perché la vendita non è avvenuta.

«Per due mesi ho infornato il venti per cento in meno. Gli invenduti sono scesi quasi a zero e io ero contenta — finché non ho guardato il fatturato. Le persone hanno semplicemente smesso di entrare la sera, perché sapevano che lì non c'era più niente».

Il livello in cui la somma delle perdite è la più bassa

Quindi il compito non è «arrivare a zero invenduti». Il compito è trovare la quantità in cui la somma di due perdite è la più bassa: il buttato più il non venduto.

Zero invenduti significa il massimo di vendite mancate. Zero vendite mancate significa una montagna nella cassetta. La risposta sta nel mezzo, e si calcola, non si sente a naso.

La regola del 27,9%

Si calcola così. Un pezzo in eccesso costa 19 ₴, uno venduto porta 68 ₴ di fatturato. Dividete 19 per 68: viene 27,9%.

Questa è la probabilità soglia: l'ultimo pezzo vale la pena infornarlo finché la possibilità di venderlo è più alta del 27,9%. Se su dieci giorni si vende almeno in tre, infornatelo. Se in due, no.

La logica è semplice: l'eccesso costa poco, la mancanza costa caro — quindi conviene infornare sistematicamente in eccesso. Un panificio con il 18,1% di invenduti è più sano di uno con quasi zero, se il secondo ogni sera manda le persone dal concorrente.

Il ribasso serale: meno quaranta per cento dopo le sei

Tra «buttare» e «non infornare» c'è una terza via, di cui Solomiya per molto tempo non voleva sentir parlare. Vendere a meno.

Ha messo una regola semplice: dopo le 18:00 tutto quello che resta dell'infornata di oggi si vende con il 40% di sconto. Il prezzo scende da 68 ₴ a 40,80 ₴. Dei settantasei pezzi che prima finivano nella cassetta, così se ne vendono 31.

Che cosa dà il ribasso serale	Valore
Prezzo dopo le 18:00	40,80 ₴ invece di 68 ₴
Venduti in ribasso	31 pezzi
Fatturato del ribasso al giorno	1 265 ₴
Costo di questi pezzi	589 ₴
In più all'utile al giorno	676 ₴
In più all'utile al mese	17 576 ₴

Trentuno pezzi su settantasei sono il 40,8% di tutti gli invenduti, che hanno smesso di essere invenduti. Nella cassetta ora vanno 76 − 31 = 45 pezzi, cioè 45 × 19 = 855 ₴ al giorno e 22 230 ₴ al mese invece di 37 544 ₴. I soli invenduti sono calati di 15 314 ₴.

E l'utile del panificio — 90 712 ₴ più 17 576 ₴ — è salito a 108 288 ₴, e la redditività è passata dal 14,9% al 17,8%. Il ribasso ha restituito 17 576 ₴ su 37 544 ₴, cioè il 46,8%: quasi la metà di quello che altrimenti sarebbe semplicemente andato nella spazzatura.

«La prima sera mi vergognavo fisicamente di appendere il cartello con lo sconto. Mi sembrava di annunciare a tutta la strada che non so fare i conti. E una settimana dopo, alle sei e mezza, avevo la coda di gente che prima non entrava affatto».

Perché il ribasso non si mangia il prezzo del giorno

La paura principale suona così: se la sera costa meno, le persone smetteranno di comprare di giorno. In pratica no: chi compra in ribasso e chi compra alle nove del mattino sono persone diverse.

Chi prende la baguette fresca per la colazione non verrà a prenderla alle sette di sera. E chi ha bisogno del pane «solo perché ci sia» non avrebbe mai pagato 68 ₴: l'avrebbe preso al supermercato. Il ribasso non porta via una vendita, aggiunge un cliente che a prezzo pieno non avevate.

Tre cose che il ribasso non cura

Il ribasso riduce il prezzo dell'errore, ma non annulla l'errore stesso.

• Non restituisce il margine. 40,80 ₴ meno 19 ₴ fanno 21,80 ₴ invece di 49 ₴. Ogni pezzo venduto in ribasso è comunque meno di uno venduto di giorno.
• Non cura la mancanza. Se il pane è finito alle quattro, non c'è più niente da ribassare. La vendita mancata il ribasso non la vede affatto.
• Non funziona su tutto. Una torta con la crema non resta fino al giorno dopo nemmeno con lo sconto, e su una parte delle referenze il ribasso sposta semplicemente il problema di un'ora più avanti.

Assortimento: pane, lievitati e torte si contano a parte

Il prezzo medio di 68 ₴ e gli ingredienti medi di 19 ₴ vanno bene per parlare del panificio nel suo insieme. Ma le decisioni sulla quantità non si possono prendere sulle medie.

Perché una pagnotta e una torta non si possono trattare con la stessa regola

Nelle referenze economiche il prezzo del pezzo in eccesso è basso e la domanda è regolare e prevedibile — quindi conviene infornarle con scorta: uno scaffale vuoto di pane colpisce tutta la vetrina, perché è proprio per il pane che la persona entra ogni giorno.

Nelle referenze costose è tutto il contrario. Il prezzo dell'errore è alto, la domanda irregolare, gli ordini spesso su richiesta. Qui la soglia lavora contro i lotti grandi: meglio avere due torte e scrivere «il resto su ordinazione» che sei e buttarne tre.

Per questo adesso Solomiya ha due regole. Pane e lievitati: infornare in eccesso secondo la soglia. Pasticceria: su ordinazione, e in vetrina il minimo per far figura.

Perché «infornare esattamente quanto si è venduto ieri» non funziona

Il tentativo più diffuso di mettere ordine sembra sensato: abbiamo venduto 344, inforniamo 344. Invenduti zero, soldi al loro posto.

In realtà così vendete sicuramente meno di 344. Perché 344 non è la domanda, è la vendita: tante persone hanno avuto il loro, e la cifra non sa a quante non è arrivato niente. Appoggiandosi a quel numero, il panificio ogni giorno abbassa un po' l'asticella, fino ad arrivare al livello in cui la sera non c'è più niente.

Il riferimento giusto non è la quantità venduta, ma l'ora in cui la referenza è finita. Il pane è sparito alle quattro: il giorno dopo inforniamo di più, anche se ieri qualcosa è rimasto invenduto. Alle otto di sera c'era ancora mezzo scaffale: inforniamo di meno. L'ora, non la somma.

Che cosa è cambiato quando il panino è diventato una riga

Solomiya ha fatto tre cose. Ogni referenza ha avuto la sua quantità di infornato, venduto e invenduto per giornata. I banconisti hanno iniziato a segnare l'ora in cui la referenza finiva. Il ribasso del −40% è diventato una regola alle 18:00, uguale per tutti e senza eccezioni.

In due trimestri si è visto questo:

• Gli invenduti hanno smesso di essere una paura e sono diventati un numero. Nella cassetta vanno 45 pezzi invece di 76, cioè 22 230 ₴ invece di 37 544 ₴ al mese — un prezzo consapevole della vetrina piena, non un caso.
• Il ribasso ha aggiunto 17 576 ₴ di utile al mese. Gli stessi prodotti, lo stesso forno, le stesse persone — solo che una parte della cassetta è passata dalla cassa.
• La redditività è salita dal 14,9% al 17,8%. Senza alzare i prezzi, senza un locale nuovo e senza tagliare gli stipendi.

«Pensavo di combattere contro gli invenduti. È venuto fuori che combatto per avere qualcosa da vendere alle cinque e mezza».

Conclusione per gli imprenditori. Dove la merce vive un giorno, l'errore ha due prezzi diversi — e quasi sempre costa meno sbagliare verso l'eccesso. Un pezzo in eccesso vi costa il costo del prodotto, quello che è mancato costa il margine pieno più una persona andata dal concorrente. Per questo il numero principale di un'attività così non è la percentuale di invenduti, ma il livello in cui la somma di invenduti e vendite mancate è la più bassa. La stessa cosa vale in un negozio di fiori, in una gastronomia, in un bar con vetrina, in un'insalateria e in qualsiasi consegna di cibo fresco: appena conoscete il prezzo della mancanza, si vede subito che «zero nella cassetta» è la decisione più cara di tutte.

Consigli per finire

• Contate i due prezzi dell'errore. Il prezzo dell'eccesso è il costo del prodotto, 19 ₴. Il prezzo della mancanza è il margine, 49 ₴. Finché il secondo è più grande del primo, infornare in eccesso conviene.
• Ricavate la vostra soglia. Dividete il costo per il prezzo: 19 diviso 68 fa 27,9%. L'ultimo pezzo infornatelo finché la possibilità di venderlo è più alta di questa percentuale.
• Registrate l'ora in cui la referenza è finita. È il modo più economico di vedere la vendita mancata, che nel report di cassa non c'è.
• Introducete il ribasso a orario, non a umore. Un'ora sola, uno sconto solo, tutto quello che è rimasto. Da Solomiya è il −40% dopo le 18:00 e 17 576 ₴ di utile al mese.
• Contate gli invenduti in denaro ogni giorno, non a cassette ogni settimana. 1 444 ₴ al giorno suona diverso da «oggi è rimasto tanto», e del tutto diverso come 41,4% dell'utile.
• Separate le regole per le referenze economiche e per quelle costose. Il pane infornatelo con scorta, la pasticceria fatela su ordinazione — il prezzo medio di 68 ₴ non va bene per decidere su una torta.
• Non ponetevi l'obiettivo «zero invenduti». Zero nella cassetta quasi sempre significa scaffale vuoto alle cinque del pomeriggio e un cliente che la volta dopo non verrà più.

I soldi non spariscono — semplicemente non li vedete

Il panificio sembra un'attività in cui decidono tutto la ricetta, il prezzo della farina e il posto sulla strada. In realtà la ricetta è il biglietto d'ingresso, e i soldi li decide una cosa sola: con quanta precisione ogni sera scommettete sulla quantità di domani.

Nessuna di queste perdite sparisce da sola. Ma appena il panino diventa una riga — con la quantità di infornato, di venduto, di invenduto e con l'ora in cui è finito — si vede che cosa vi dà da mangiare, che cosa va nella cassetta e che cosa di quello si può far rientrare dalla cassa già la settimana prossima.

Come vederlo nel proprio forno

Tutto quello descritto sopra poggia su un'unica tabella: ogni prodotto è una riga con quanti ne sono stati sfornati, venduti, buttati e a che ora è finito. La maggior parte dei titolari lo annota su un quaderno e lo somma a fine settimana, quando nessuno ricorda più perché martedì non è bastato. Quando gli stessi dati vengono raccolti automaticamente, si vede sia la domanda reale sia il prezzo dello scaffale vuoto — è esattamente per questo che i titolari di piccole e medie imprese usano Finmap: per vedere il quadro finanziario invece di ricostruirlo a memoria.

Leggi anche

• Serra: costo al chilo, non chili al metro quadro
• Costo di stampa: come calcolare l'ora macchina

Base del tema: Contabilità gestionale spiegata: cos'è e perché serve al titolare