Бес дүкен, бес менеджер, бес түрлі сан: франчайзи иесі бизнесінің толық көрінісін қалай көрді

"Әр дүкеннің менеджері маған апта сайын есеп жіберіп тұрды. Әрқайсысы дұрыс болатын. Бірақ мен қай дүкеннің шынымен ең жақсы жұмыс істеп жатқанын білмедім, себебі бес түрлі форматты оқып, есепті басымда жүргізуге тура келді."

Үй тауарларын сататын бес дүкенді франчайзи желісінің иесі — топтың жылдық айналымы ₴48 млн, біреуін өзі басқарады, төртеуін менеджерлер жүргізеді — бизнесін жүргізу тәсілін өзгерткен тәжірибесімен бөлісті.

Барлық дүкендер бір ғана POS-жүйесін пайдаланды. Әр дүкенде менеджер болды. Әр менеджер оған апта сайын есеп жіберіп тұрды — жылдар бойы өзі таңдап алған форматта. 1-менеджер 12 жолды Excel файлын жіберді. 2-менеджер POS-жүйесінен PDF экспорт жіберді. 3-менеджер WhatsApp-қа үш санды жазып жіберді. 4-менеджер ортақ Google Sheets кестесін жіберді. 5-менеджер жұма сайын өзі әкелетін қағаз түрдегі есепті ұсынды.

Дүйсенбі сайын таңертең ол осы бес құжатты өзінің біріктірілген кестесіне көшіруге 90 минут жұмсайтын. Бұл сандардың қате болғанынан емес. Себебі ортақ формат та, ортақ ырғақ та, "түсім" деген не екенінің ортақ анықтамасы да жоқ еді (кейбіреулері ҚҚС-ты қосып есептейтін, кейбіреулері — жоқ; кейбіреулері қайтарымдарды салық салынғанға дейін, кейбіреулері — кейін есептейтін).

Міндет мынау болды: барлық бес дүкен үшін бір ортақ қаржылық көрініс құру, бірақ ешкімді 1С-тен басқа бухгалтерлік бағдарламаға көшуге мәжбүрлемей. Төрт апта, бағдарламалық жасақтаманы ауыстырусыз, менеджерлердің қарсылығынсыз.

Франчайзиді біріктіру неге әдеттегі көп нүктелі бизнестен өзгеше

Иесі тікелей басқаратын көп нүктелі бизнесте, әдетте, бухгалтерия бір ғана жүйемен жүргізіледі. Ал франчайзи тәрізді құрылымдарда — заңды тұрғыдан бір компания болса да — көбіне бес түрлі тәжірибе, бес түрлі қарқын, бес түрлі анықтама кездеседі.

Мұндағы кедергі техникалық емес, қатынастық сипатта. Менеджерден есеп жүргізу тәсілін өзгертуді сұрау оған сын ретінде естіледі. Көбісі не қарсылық көрсетеді, не сырттай келіседі де, тапсырманың мәнін емес, тек сыртқы түрін сақтайды.

Ол жасаған өзгеріс нәтиже берді, себебі иесі алатын форматты өзгертті, ал менеджердің жұмыс істеу тәсілін өзгерткен жоқ.

Іс-қимыл жоспары (төрт апта, көшірусіз)

1-апта — Анықтау. Иесі бухгалтерімен отырып, 8 ортақ көрсеткішті белгіледі: жалпы түсім, қайтарымдар, таза түсім, өзіндік құн (COGS), жалпы маржа, дүкеннің тікелей шығындары, үлестік маржа, келушілер саны. Әрқайсысына жазбаша анықтама берілді ("түсім = ҚҚС-сыз, қайтарымдарға дейінгі жалпы сату көлемі; қайтарымдар бөлек есептеледі"). Екі сағат жұмыс.

2-апта — Үлгі. Барлығына ортақ бір өтінім үлгісі (кесте немесе форма). Әр менеджер апта сайын 8 санды толтырады. Формат тұрақты, ал дереккөз кез келген болуы мүмкін — 1С экспорты, POS есебі немесе қолмен енгізу. Әр менеджермен жеке-жеке бір сағаттық оқыту әңгімесі өткізілді, оны "сізге тезірек көмектесу үшін" деп ұсынды, "сізді қадағалау үшін" емес.

3-апта — Біріктіру. Иесінің бухгалтері бір ортақ көрініс құрады — не 5 үлгіні байланыстыратын формулалары бар кесте, не автоматты түрде жинақтайтын жеңіл платформа. Бұл аналитика емес, тек дүкен бойынша бөлінген жиынтық есеп. Алғашқы біріктірілген көрініс 3-аптаның жұмасына дейін дайын болды.

4-апта — Шешім қабылдау. Иесінің апта сайынғы дағдысы дүйсенбіде 30 минутқа айналды: біріктірілген көріністі қарап, үш сұраққа жауап беру керек (қай дүкен өзгеріп жатыр, қай ауытқуды тексеру керек, қандай шешім қабылдау керек). Форматтарды қолмен түрлендіруге кететін 90 минут жоғалды.

Ол бірінші айда нені байқады

Біріктірілген көрініс пайда болғаннан кейін төрт аптаның ішінде үш маңызды жайт анықталды.

Біріншісі — 3-дүкен барлығы ойлағандай ең күшті дүкен болып шықпады. 3-дүкеннің жалпы түсімі ең жоғары еді. Бірақ жалдау ақысының түсімге қатынасы ең нашар болғандықтан, оның үлестік маржасы соңынан екінші орында тұрды. Ал нақты көшбасшылар — 1-дүкен (оның басты дүкені) мен бұрын бағаланбай келген 4-дүкеннің менеджері болып шықты.

Екіншісі — қайтарым тәжірибелері айтарлықтай ерекшеленді. 2-дүкенде қайтарымдар жалпы түсімнің 2,1%-ын құраса, 5-дүкенде — 4,8%. Тексеру барысында 5-дүкеннің менеджері тым жомарт болғаны анықталды, бұл топқа жылына ₴180 мың шығынға түсіп отырған.

Үшіншісі — бір дүкенде қолма-қол ақша мен есеп арасында сәйкессіздік табылды. Есептелген түсім мен POS деректері сәйкес келді. Ал банкке салынған сомалар сәйкес келмеді. Тексеру нәтижесінде осы дүкенде қолма-қол ақшамен жұмыс істеу процесінде олқылықтар бар екені анықталды — бұл алаяқтық емес, процестің әлсіздігі еді, оны жаңа тапсыру тәртібі арқылы түзетті.

Осы үш жайтты түзету арқасында алты айда пайда жылдық есеппен ₴420 мыңға өсті. Бұның бәрі деректерде апта сайын жатқан-ды. Ол оны 90 минутын форматтарды түрлендіруге жұмсап жатқанда көре алмай келген еді.

Тұрақты жұмыс істейтін жүйе

Бұл тәсіл бірнеше дүкенді немесе бірнеше заңды тұлғаны басқаратын, ал олардың әрқайсысы бір жүйеге бірігуге қарсылық көрсетіп жатқан кез келген иесі үшін қайталануы мүмкін.

Дүйсенбі сайын әр дүкен бойынша алты сан, оған қоса бес қосымша көрсеткіш. Жалпы түсім, қайтарымдар, таза түсім, өзіндік құн, жалпы маржа, дүкеннің тікелей шығындары, үлестік маржа, ал қалауы бойынша — келушілер саны, орташа чек, қызметкерлер саны, жұмыс сағаттары, қоймадағы тауар қалдығы.

Ортақ апталық ырғақ. Жексенбіде жабу, дүйсенбі таңертең өтінім тапсыру, дүйсенбі түстен кейін иесінің шолуы. Бұл ырғақ иесі мен менеджердің де сүйене алатын болжамдылығын қалыптастырады.

Өзгермейтін жазбаша анықтамалар. Егер "түсім" деген сөз бір айда бір нәрсені, келесі айда басқа нәрсені білдірсе, салыстырулар мағынасын жоғалтады. Анықтамалар бір рет бекітілгеннен кейін кемінде бір жыл өзгермей тұруы керек.

📌 Сіз де бірнеше дүкенді немесе заңды тұлғаны басқарасыз ба және әр түрлі форматты салыстыруға сағаттап уақыт жұмсайсыз ба? Әр бөлімшенің қандай деректер шығаратынын жазып жіберіңіз, біз сіздің тобыңыз үшін жеңіл ортақ өтінім форматы мен біріктірілген көріністі әзірлейміз. Finmap-тың тегін диагностикасын сұраңыз →

Мұны да оқыңыз

• 4 бизнес – бірыңғай қаржы жүйесі: Анита Соловей жобаларды тиімді басқару үшін Finmap-ты қалай пайдаланады
• Бизнесте ақшаны басқару шын мәнінде нені білдіреді (және неге көптеген иелер төрт деңгейдің үшеуін елемей кетеді)