4 бизнес – бір қаржы жүйесі: Анита Соловей Finmap-ты жобаларды тиімді басқару үшін қалай пайдаланады

Қазіргі бизнес табысқа жету жолында көптеген қиындықтарға тап болады, оларды жеңу үшін жиі инновациялық шешімдер қажет болады. Кәсіпкерлер жаңа жобалар мен бағыттарды бастағанда, қаржыны басқару компанияның тұрақтылығы мен өсуін қамтамасыз ету үшін өте маңызды болады.

Осы тұрғыда Анита Соловей мен оның қаржы директоры Богдан Пузанскийдің тәжірибесі ерекше қызық. Finmap көмегімен олар жүйелі қаржыны басқару процесін сәтті енгізді. Осы кейсте біз Finmap бизнестің кеңеюінен туындаған қиындықтарды шешуге қалай көмектескенін және қаржыны басқаруда қандай маңызды нәтижелерге қол жеткізілгенін егжей-тегжейлі қарастырамыз.

Анита Соловейдің негізгі бизнес-жобалары

Анита Соловей — бірнеше бизнесті басқаратын әртүрлі салалардағы кәсіпкер:

1. Instagram-беті Be My Guest — Киевте пәтерлерді қысқа мерзімге жалға беруге маманданған, турист пен іссапармен келген адамдарға қолайлы пәтерлерде қысқа уақытқа тоқтауға мүмкіндік беретін жоба.
   ‍
2. Instagram-қонақүйі Live.Here.Hotel қонақтарға жайлы бөлмелер мен әр клиентке жеке көзқарасты ұсынады, стиль мен атмосфераға баса назар аударады.
   ‍
3. Онлайн-лагерь «Апельсин блогер жолы» — блогерлер мен өзінің онлайн-белсенділігін дамытқысы келетіндерге арналған білім беру курстарын ұсынатын жоба.
   ‍
4. Instagram-беті Анита Соловейдің блогы — Анита өз оқырмандарымен тәжірибесімен, идеяларымен және кеңестерімен бөлісетін жеке блог.

Анита Соловей осы жобаларды дәстүрлі және инновациялық тәсілдерді ұштастыра отырып белсенді дамытады, бұл тиімді қаржыны басқаруды және дәл есепті талап етеді.

Бизнес тап болған қиындықтар

Анитаның бизнесі өсіп, бағыттар саны артқан сайын, Богдан Пузанский атты қаржы директоры көптеген қиындықтарға тап болды. Бастапқыда қаржы есебі Excelде жүргізілді. Дегенмен, жобалар офлайн бағыттарды (жылжымайтын мүлікті жалға беру, мини-қонақүй) де, онлайн қызметті (білім беру бағдарламалары, Instagram-блог) де қамтитындай кеңейгенде, бұл тәсіл тиімсіз бола бастады. Шығындарды басқару әсіресе қиынға соқты, себебі қаражат жиі жеке карталардан алынып отырды, бұл деректердің шатасуына әкеліп, қаржылық талдауды қиындатты.

Пандемияға дейін бизнес жылжымайтын мүлікті қысқа мерзімге жалға беруге белсенді айналысып, 60 пәтерді басқарды, бұл кірістер мен шығыстардың үлкен көлемін күн сайын есепке алуды талап етті. Пандемия басымдықтарды қайта қарауға мәжбүр етті, назар блог пен инфоөнімдерге ауысты, бұл бағыттар санын арттырып, 20 адамнан тұратын команда үшін есепті қиындатты.

Жобалардың ерекшеліктері

Анита Соловей мен оның командасы бірнеше бизнесті басқарады, олардың әрқайсысының өз ерекшелігі бар:

1. Be My Guest пәтерлерін жалға беру
   Пәтерлерді қысқа мерзімге жалға беру күн сайын өзгеретін кірістер мен шығыстарды үнемі бақылауды талап етеді. Әр пәтердің табыстылығын анықтау үшін әр операцияны дәл есепке алу өте маңызды.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Қонақүй бизнесі тек қаржыны басқаруды ғана емес, сонымен қатар клиенттерге қызмет көрсетуді де талап етеді, бұл есепті қиындатады. Шығындарға қызметкерлердің жалақысы, күтіп ұстау және басқа да операциялық шығындар кіруі мүмкін.
   ‍
3. Онлайн-курстар
   Онлайн-курстарды жүргізу жарнамаға, оқу платформаларына және курсқа қатысты басқа қызметтерге кеткен шығындарды жүйелеуді талап етеді.
   ‍
4. Анита Соловейдің блогы
   Блогтың да өз шығындары бар: контент жасау, жылжыту, техникалық қолдау және т.б.
   ‍

Бірнеше бағыт пайда болғанда процесті жеңілдету қажеттілігі туындады, себебі Excel кестелерін басқару тым көп уақыт ала бастады. Деректердің көптігі бизнесте нақты не болып жатқанын түсінуді қиындатты.

Сондықтан Finmap-қа мынадай міндеттер қойылды:

• Есепті жүйелеу, бизнестің жалпы көрінісін және әр бағыт бойынша деректерді жеке көру үшін.
• Есепті жеңілдету және оған аз уақыт жұмсау.
• Деректерді көрнекі ету, осылайша кез келген сәтте талдауға уақыт жұмсамай-ақ бизнестің қаржылық көрінісін тез түсінуге болады.

Жаңа қаржылық қағидаттарды енгізу

Богдан сервисте бірнеше компания құрмай, есепті бір компанияда жүргізіп, оны жобаларға бөлуге бірден шешім қабылдады. Өйткені компания шын мәнінде біреу. Ақша әртүрлі бағыттарға бөлінетін ортақ банктік шот бар.

Сондықтан бір компанияның ішінде бірнеше жоба құру ыңғайлырақ болды, осылайша мыналарды көруге болады:

• бизнесте жалпы қанша ақша бар екенін;
• қаржылық ағындар қалай бөлінетінін;
• қай бағыт жақсы, қайсысы нашар жұмыс істейтінін.

Finmap 1.0-ді алғаш енгізгенде қысқа мерзімді жалдау бизнесіндегі әр пәтер жеке жобаға айналдырылды. Нәтижесінде 70 жоба пайда болды. Бір жағынан бұл әр пәтердің табыстылығын қадағалауға көмектесті.

Екінші жағынан, жобалардың мұндай саны есепті қиындатты, себебі шығындар көбіне ортақ болды. Мысалы, сүлгі, төсек-орын жабдықтары мен тазалық құралдарын сатып алу. Бұл бір ғана шығын еді, бірақ оны 70 жобаға бөлу керек болды. Сондықтан Finmap-ты алғаш пайдалану оңайға түскен жоқ.

Басқару стратегияларының эволюциясы

Пандемия басталуымен қысқа мерзімге жалдауға деген сұраныс айтарлықтай төмендеді. Анита мен Богдан бизнестің тиімділігі төмендегенін байқады, дегенмен уақыт шығыны жоғары болып қалды. Пәтерлердің көпшілігін ұзақ мерзімге жалға беруге және жылжымайтын мүліктің бір бөлігінен бас тартуға шешім қабылданды. Негізгі назар білім беру курстары мен блогқа ауысты.

Қазір Богдан 7 жобаны Finmap-та 70-тің орнына басқарады. Барлық пәтерлер бір жобаға біріктірілді, себебі олардың көпшілігі ұзақ мерзімге жалға беріледі және деректер айдан айға көп өзгермейді. Дегенмен, бір төлемді бірнеше жобаға бөлу мүмкіндігінің арқасында олар әр пәтердің қаржысын жеке-жеке тиімді басқара алады. Тегтер егжей-тегжейлі есеп үшін қолданылады, бұл әр объект туралы ақпаратты тез қарауға мүмкіндік береді.

Санаттар және Төлем күнтізбесі

Богдан бизнестің әртүрлі аспектілері арасында шығындар мен кірістерді нақты бөлу үшін Санаттар функциясын Finmap-та белсенді пайдаланады. Бұл функция оған жылжымайтын мүлікті басқаруға, білім беру жобаларына және блогқа қатысты төлемдерді бөле отырып, қаржылық ағындарды оңай құрылымдауға мүмкіндік береді. Осының арқасында Богдан тек жалпы көріністі ғана емес, әрбір бизнес бағытын да егжей-тегжейлі талдай алады.

Санаттар оған қаржылық көрсеткіштердегі өзгерістерді тез анықтауға көмектеседі, бұл жедел әрекет етіп, стратегияны түзетуге мүмкіндік береді. Бұл әсіресе маңызды, өйткені әр жобаның қаржылық ағындары айтарлықтай ерекшеленуі мүмкін: жылжымайтын мүлік тұрақты ұзақ мерзімді табыс әкелсе, білім беру курстары мен блог маусымдылыққа немесе нарық сұранысына байланысты неғұрлым серпінді өзгерістерге ұшырауы мүмкін. Осындай қаржылық ұйымдастырудың арқасында Богданға бизнесті басқару және негізделген шешімдерді жылдам қабылдау жеңілдейді. Ол сондай-ақ Төлем күнтізбесін пайдаланып кірістер мен шығыстарды жоспарлайды, бұл ақша түсімін қадағалап, өтімділік алшақтығынан аулақ болуға көмектеседі.

Оларды санаттармен белгілеп, қанша ақша қайда жұмсалып жатқанын қадағалау өте ыңғайлы. Бұл сондай-ақ кейбір айнымалы шығындардың тұрақты болып бара жатқанын байқауға көмектеседі, осылайша оларды болашаққа Төлем күнтізбесінде жоспарлауға болады.

Finmap-тың Төлем күнтізбесінде кірістер мен шығыстарды жоспарлауға болады. Оның үстіне, болашақ шығындар мен түсімдерді қоссаңыз, Төлем күнтізбесі ақша жеткілікті бола ма, әлде ақша алшақтығы қаупі бар ма екенін көрсетеді.

Қаржылық есепті қалай жеңілдетуге болады: Богданның тиімді қаржы басқарудың лайфхактары‍

Қаржы есебі, әсіресе жобалар мен шығындар көбейген сайын, ауыр міндет болып көрінуі мүмкін. Дегенмен, Богдан қаржыны реттеуге және артық стрестен аулақ болуға көмектесетін тәжірибелік лайфхактарымен бөліседі:

• Ақпаратты күн сайын енгізіп отырыңыз. Егер бұл мүмкін болмаса, кем дегенде жазбалар жасаңыз, әйтпесе сол күннің кешіне дейін-ақ бәрі ұмытылады.
  ‍

• шоттар мен карталарды Finmap-та қосыңыз, осылайша транзакциялар автоматты түрде енгізіледі.
  ‍

• Егер сізде бірнеше жоба немесе бағыт болса, бірақ оларда бір қызметкерлер жұмыс істесе, жалақыны жобалардан бөліп, оны шығындардың жеке санаты етіп бөлген жөн. Мысалы, сізде қонақүй, блог және курс болса, бірақ олардың барлығының әлеуметтік желілерін бір маркетолог жүргізсе.
  ‍
• Егер бұны жасамасаңыз, әр жалақыны барлық жобаларға бөлу қиынға соғады. Ал оны тек бір бағытқа тіркеу дұрыс емес, себебі бір жоба шығынды барлығы үшін көтеретін еді.
  ‍
• Finmap қолдау қызметіне хабарласудан тартынбаңыз.
  ‍

Ашықтық және бақылау: Анита Соловейдің бизнесінде Finmap-ты пайдаланудың нәтижелері

Finmap-ты енгізу Анита Соловейге және оның командасына қаржы есебін жүйелеп, барлық деректерді бір жерге жинауға мүмкіндік берді. Енді бизнестің жалпы қаржылық жағдайын да, жеке жобалардың көрсеткіштерін де қадағалау ыңғайлы. Автоматтандыру мен ашық есептердің арқасында қаржылық бақылау әлдеқайда қарапайым, ал шығындар — түсініктірек болды.

• Қаржы есебі 7 жоба бойынша, Анита Соловейдің барлығы жүйеленді. Енді барлық деректер бір жерде. Бүкіл бизнестің қаржылық жағдайы туралы ақпаратты да, әр жоба бойынша жеке ақпаратты да көру ыңғайлы.
  ‍
• Кез келген сәтте Богдан әр шотта және әр картада қанша ақша бар екенін тексере алады. Оған әр банктің жеке кабинетіне бөлек кіру қажет емес. Оның үстіне, картадағы қанша ақша бизнеске тиесілі екені бірден түсінікті. Бұл әсіресе бизнестік те, жеке қажеттіліктер үшін де пайдаланылатын карталар болғанда ыңғайлы.
  ‍
• Енді Богдан мен Анита бизнес қандай шығындарға жол бере алатынын дәл біледі. Finmap-та жоспарланған шығындар туралы және шоттарда қазір қанша ақша бар екені туралы ақпарат бар. Ай соңында не қалатынын және қосымша бір нәрсеге жұмсай алатынын бағалау оңай.
  ‍
• Енді банктік комиссиялар сияқты ұсақ шығындар да есепке алынады, олар бұрын сомалары шамалы болғандықтан қадағаланбайтын. Дегенмен, ай немесе жыл ішінде олар үлкен шығындарға жинақталады.
  ‍
• Есептерді енді қолмен жасаудың қажеті жоқ — Finmap бағдарламасы талдауды өзі жүргізеді. Енді қажет болған кез келген адам компанияның толық көрінісін көре алады. Есептердің түсініктілігінің арқасында қаржыны онша түсінбейтіндер де бизнесте не болып жатқанын көре алады.
  ‍
• Есеп қарапайым болды. Енді ақпаратты енгізу мен талдауға аз уақыт жұмсалады.
  ‍

Богдан Пузанский атты қаржы директоры мен кәсіпкер Анита Соловей Finmap жүйесін енгізу арқылы қаржыны басқару мәселелерін сәтті шеше алды. Бұл бағдарлама оларға есепті ұйымдастыруға, қаржы процестерін жеңілдетуге және шығындар мен кірістерді бақылауда маңызды нәтижелерге қол жеткізуге мүмкіндік берді. Finmap Анита Соловей мен оның командасына бизнесті дамытуға және жаңа идеяларды жүзеге асыруға назар аударуға көмектесіп, қаржы процестерінде тұрақтылық пен ашықтықты қамтамасыз етті.

Қаржылық деректерді жүйелеу және қаржыны басқаруға арналған ыңғайлы құралдардың арқасында, Анита Соловейдің компаниялары енді өз шығындарын тиімді жоспарлап, бақылай алады, бұл тұрақты қаржылық өсуді қамтамасыз етеді.