4 aziende, un unico sistema finanziario: come Anita Solovey usa Finmap per gestire i progetti in modo efficace

Le aziende moderne affrontano molte sfide che, per essere superate con successo, richiedono spesso soluzioni innovative. Quando un imprenditore avvia nuove attività o nuovi progetti, la gestione finanziaria diventa fondamentale per garantire stabilità e crescita dell’azienda.

In questo contesto, l’esperienza di Anita Solovei e del suo direttore finanziario Bohdan Puzansky è particolarmente interessante. Con l’aiuto di Finmap, sono riusciti a strutturare un processo sistematico di gestione finanziaria. In questo case study vedremo nel dettaglio come Finmap li ha aiutati ad affrontare le sfide legate all’espansione del business e a ottenere risultati importanti nella gestione finanziaria.

I principali progetti imprenditoriali di Anita Solovei

Anita Solovei è un’imprenditrice che gestisce diverse attività in vari settori:

1. Pagina Instagram Be My Guest, specializzata in affitti brevi di appartamenti a Kyiv, che permette a turisti e professionisti in viaggio d’affari di soggiornare per brevi periodi in appartamenti confortevoli.
   ‍
2. Hotel su Instagram Live.Here.Hotel offre agli ospiti camere accoglienti e un approccio personalizzato per ogni cliente, puntando su stile e atmosfera.
   ‍
3. Camp online “The Path of the Orange Blogger” è un progetto che propone percorsi formativi per blogger e per chi vuole sviluppare la propria presenza online.
   ‍
4. Pagina Instagram Blog di Anita Solovei, un blog personale in cui Anita condivide esperienze, idee e consigli con la sua community.

Anita Solovei sviluppa attivamente questi progetti, combinando approcci tradizionali e innovativi: per farlo servono una gestione finanziaria efficiente e una contabilità precisa.

Le sfide affrontate dall’azienda

Con la crescita del business di Anita e l’aumento delle aree di attività, Bohdan Puzansky, il direttore finanziario, si è trovato davanti a numerose difficoltà. All’inizio, la contabilità finanziaria veniva gestita con Excel. Tuttavia, con l’espansione dei progetti, che comprendevano sia attività offline (affitti immobiliari, mini-hotel) sia attività online (programmi formativi, blog Instagram), questo metodo è diventato inefficiente. La gestione delle spese era particolarmente problematica, perché spesso i fondi venivano prelevati da carte personali, creando confusione nei dati e rendendo più difficile l’analisi finanziaria.

Prima della pandemia, l’azienda lavorava molto sugli affitti brevi, gestendo 60 appartamenti: questo richiedeva la registrazione quotidiana di grandi volumi di entrate e uscite. La pandemia ha imposto una revisione delle priorità: il focus si è spostato sul blog e sugli infoprodotti, aumentando il numero di aree da gestire e rendendo più complessa la contabilità per un team di 20 persone.

Le specificità dei progetti

Anita Solovei e il suo team gestiscono diverse attività, ognuna con le proprie caratteristiche:

1. Affitti di appartamenti Be My Guest
   Gli affitti brevi richiedono un monitoraggio costante di entrate e uscite, che cambiano ogni giorno. Registrare correttamente ogni transazione è essenziale per capire la redditività di ciascun appartamento.
   ‍
2. Live.Here.Hotel
   Il settore alberghiero richiede non solo gestione finanziaria, ma anche servizio al cliente, e questo rende la contabilità più articolata. Le spese possono includere stipendi del personale, manutenzione e altri costi operativi.
   ‍
3. Corsi online
   Gestire corsi online significa organizzare le spese per pubblicità, piattaforme didattiche e altri servizi legati ai corsi.
   ‍
4. Blog di Anita Solovei
   Anche il blog ha le sue spese: creazione di contenuti, promozione, manutenzione tecnica e così via.
   ‍

Con la nascita di più aree di attività, è diventato necessario semplificare il processo: gestire i fogli Excel iniziava a richiedere troppo tempo. La grande quantità di dati rendeva difficile capire cosa stesse succedendo davvero in azienda.

Per questo a Finmap sono stati affidati questi obiettivi:

• Sistematizzare la contabilità, per vedere sia il quadro complessivo dell’azienda sia i dati di ogni singola area.
• Semplificare la contabilità e dedicarle meno tempo.
• Rendere i dati visivi, così da capire rapidamente, in qualsiasi momento, la situazione finanziaria dell’azienda senza perdere tempo in analisi.

Definire nuovi principi finanziari

Bohdan ha deciso subito di non creare più aziende all’interno del servizio, ma di gestire la contabilità in un’unica azienda, suddividendola in Progetti. In fondo, l’azienda è una sola. C’è un conto bancario principale da cui il denaro viene distribuito tra le diverse aree.

Per questo era più comodo creare più progetti all’interno di un’unica azienda, così da vedere:

• quanti soldi ha complessivamente il business;
• come sono distribuiti i flussi finanziari;
• quale area sta andando bene e quale no.

Nella prima implementazione di Finmap 1.0, ogni appartamento dell’attività di affitti brevi era stato impostato come progetto separato. Alla fine i progetti erano 70. Da un lato, questo permetteva di monitorare la redditività di ogni appartamento.

Dall’altro, un numero così alto di progetti complicava la contabilità, perché molte spese erano condivise. Per esempio l’acquisto di asciugamani, biancheria da letto e prodotti per le pulizie: una sola spesa, ma da distribuire su 70 progetti. Per questo il primo utilizzo di Finmap è stato piuttosto impegnativo.

L’evoluzione delle strategie di gestione

Con l’inizio della pandemia, la domanda di affitti brevi è calata in modo significativo. Anita e Bohdan si sono resi conto che l’efficienza del business era diminuita, mentre il tempo richiesto restava elevato. Hanno quindi deciso di affittare la maggior parte degli appartamenti con contratti a lungo termine e di rinunciare a una parte degli immobili. Il focus principale si è spostato sui corsi online e sul blog.

Oggi Bohdan gestisce 7 progetti in Finmap invece di 70. Tutti gli appartamenti sono stati riuniti in un unico progetto, perché la maggior parte è affittata a lungo termine e i dati cambiano poco di mese in mese. Allo stesso tempo, grazie alla possibilità di suddividere un pagamento tra più progetti, riescono comunque a gestire in modo efficace le finanze di ogni singolo appartamento. Per una contabilità più dettagliata usano i tag, che permettono di visualizzare rapidamente le informazioni su ogni immobile.

Categorie e Calendario pagamenti

Bohdan usa attivamente la funzionalità Categorie di Finmap per attribuire in modo chiaro entrate e uscite ai diversi ambiti dell’azienda. Questa funzione gli permette di strutturare facilmente i flussi finanziari, separando i pagamenti legati alla gestione immobiliare, ai progetti formativi e al blog. Così Bohdan può vedere non solo il quadro generale, ma anche analizzare nel dettaglio ogni area del business.

Le Categorie lo aiutano a individuare rapidamente dove stanno cambiando le performance finanziarie, così può reagire in tempo e correggere la strategia. È particolarmente importante perché i flussi finanziari possono variare molto da un progetto all’altro: il settore immobiliare genera entrate stabili e di lungo periodo, mentre corsi online e blog possono avere andamenti più dinamici, legati alla stagionalità o alla domanda del mercato. Con un’organizzazione finanziaria di questo tipo, per Bohdan è più semplice gestire l’azienda e prendere rapidamente decisioni consapevoli. Inoltre usa il Calendario pagamenti per pianificare entrate e uscite, monitorare gli incassi e prevenire buchi di liquidità.

È molto comodo contrassegnarle con le categorie e vedere dove e quanto denaro viene speso. Questo aiuta anche ad accorgersi quando alcune spese variabili diventano fisse, così possono essere pianificate nel Calendario pagamenti per i periodi successivi.

Nel Calendario pagamenti di Finmap è possibile pianificare entrate e uscite. Inoltre, se si inseriscono spese o incassi futuri, il Calendario pagamenti mostra se ci saranno abbastanza soldi o se esiste il rischio di un buco di cassa.

Come semplificare la contabilità finanziaria: i lifehack di Bohdan per una gestione efficace‍

La contabilità finanziaria può sembrare un compito impegnativo, soprattutto quando progetti e spese si accumulano. Bohdan, però, condivide alcuni consigli pratici che aiutano a mettere ordine nelle finanze ed evitare stress inutile:

• Inserire le informazioni ogni giorno. Se non è possibile, almeno prendere appunti: altrimenti ci si dimentica tutto già entro la sera dello stesso giorno.
  ‍

• Collegare conti e carte in Finmap, così le transazioni vengono inserite automaticamente.
  ‍

• Se ci sono più progetti o aree, ma le stesse persone lavorano su tutti, è meglio separare gli stipendi dai progetti e trasformarli in una categoria di spesa a parte. Per esempio, se hai un hotel, un blog e un corso, ma lo stesso marketer gestisce i social media di tutti.
  ‍
• Se non lo fai, diventa difficile attribuire ogni stipendio a tutti i progetti. E collegarlo a una sola area è sbagliato, perché un solo progetto finirebbe per sostenere i costi di tutti.
  ‍
• Non esitare a contattare il team di supporto Finmap.
  ‍

Trasparenza e controllo: i risultati dell’utilizzo di Finmap nel business di Anita Solovei

L’implementazione di Finmap ha permesso ad Anita Solovei e al suo team di sistematizzare la contabilità finanziaria, riunendo tutti i dati in un unico posto. Ora è comodo monitorare sia la situazione finanziaria complessiva dell’azienda sia gli indicatori dei singoli progetti. Grazie all’automazione e a report trasparenti, il controllo finanziario è diventato molto più semplice e le spese molto più chiare.

• La contabilità finanziaria di tutti i 7 progetti di Anita Solovei è stata sistematizzata. Ora tutti i dati sono in un unico posto. È comodo vedere sia le informazioni sullo stato finanziario dell’intero business sia quelle relative a ogni singolo progetto.
  ‍
• In qualsiasi momento, Bohdan può controllare quanti soldi ci sono su ogni conto e su ogni carta. Non deve più accedere separatamente agli account di ogni banca. Inoltre è subito chiaro quanta parte del denaro sulla carta appartiene al business. È particolarmente comodo quando ci sono carte usate sia per il business sia per esigenze personali.
  ‍
• Ora Bohdan e Anita sanno esattamente quali spese l’azienda può permettersi. Finmap contiene le informazioni sulle spese pianificate e su quanto denaro è attualmente disponibile sui conti. È facile stimare cosa resterà a fine mese e se ci si può permettere qualche spesa extra.
  ‍
• Ora vengono registrate anche le piccole spese, come le commissioni bancarie, che prima non venivano monitorate perché gli importi sembravano insignificanti. Ma in un mese o in un anno si trasformano in costi rilevanti.
  ‍
• I report non devono più essere preparati manualmente: il programma Finmap esegue l’analisi in autonomia. Ora chiunque ne abbia bisogno può accedere e vedere il quadro completo dell’azienda. E grazie alla chiarezza dei report, anche chi non è esperto di finanza capisce cosa sta succedendo nel business.
  ‍
• La contabilità è diventata più semplice. Ora si dedica meno tempo all’inserimento delle informazioni e alla loro analisi.
  ‍

Bohdan Puzansky, direttore finanziario, e l’imprenditrice Anita Solovei sono riusciti a risolvere con successo i problemi di gestione finanziaria implementando il sistema Finmap. Il programma ha permesso loro di organizzare la contabilità, semplificare i processi finanziari e ottenere risultati importanti nel controllo di uscite ed entrate. Finmap ha aiutato Anita Solovei e il suo team a concentrarsi sullo sviluppo del business e sulla realizzazione di nuove idee, garantendo stabilità e trasparenza nei processi finanziari.

Grazie alla sistematizzazione dei dati finanziari e a strumenti comodi per la gestione finanziaria, le aziende di Anita Solovei possono ora pianificare e controllare le spese in modo efficace, assicurandosi una crescita finanziaria stabile.